Excel使用技巧

王春紅

在工作中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高工作效率。

⒈快速定義工作簿格式

首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框；然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容；單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

⒉快速復(fù)制公式

復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

①拖動復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實心十字時，按住鼠標(biāo)左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計算。公式復(fù)制的快慢可由小實心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來調(diào)節(jié)：小實心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快；反之，復(fù)制越慢。

②輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

③選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的"復(fù)制"按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的"選擇性粘貼"命令。打開"選擇性粘貼"對話框后選中"粘貼"命令，單擊"確定"，公式就被復(fù)制到已選中的單元格。

⒊快速顯示單元格中的公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，操作方法：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，再設(shè)置"窗口選項"欄下的 “公式”項失效即可。

⒋快速刪除空行

為了刪除Excel工作簿中的空行，可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

⒌自動切換輸入法

當(dāng)使用Excel2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。下面的方法可以實現(xiàn)Excel2000中對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換。

①新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。

②選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。

③當(dāng)插入點處于不同的單元格時，Excel2000能夠根據(jù)設(shè)置，自動在中英文輸入法間進(jìn)行切換。就是說，當(dāng)插入點處于已設(shè)置為輸入漢字的單元格時，系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài)，當(dāng)插入點處于剛才我們設(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時，系統(tǒng)又能自動關(guān)閉中文輸入法。

⒍自動調(diào)整小數(shù)點

如果有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，在錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會使輸入速度成倍提高。

①單擊“工具”菜單中的“選項”，然后單擊“編輯”選項卡，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。比如在此鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

②如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.04”。此時如果在單元格中鍵入的是“8888”，則在結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?8.88”。