模糊語言在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用及功效

湯文瑞

(賀州學(xué)院 外語系,廣西 賀州 542800)

模糊語言在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用及功效

湯文瑞

(賀州學(xué)院 外語系,廣西 賀州 542800)

文章討論了多種典型的國際商務(wù)交往背景下模糊語言在商務(wù)英文信件中的應(yīng)用,通過實例介紹了模糊語言在特定情境下的使用及其功用,著重分析模糊語言如何有效地為國際商務(wù)人員在商務(wù)交往中爭取更大的靈活性,同時提出了一些可能會因使用模糊語言而產(chǎn)生的負面影響,為以英語作為交流工具的國際商務(wù)人員更恰當(dāng)?shù)剡\用模糊語言提供一些參考。

模糊語言;暗示;承諾;靈活性

一、引 言

根據(jù)傳統(tǒng)語言學(xué)理論的觀點,語言表達形式應(yīng)該是精確的,但在實際語言交際時一直都存在著大量的模糊表達方式。1965,美國控制論專家L.A. Zadeh在美國《信息與控制》雜志發(fā)

表了題為《模糊集》的文章,正式提出了模糊理論[1]P16。1979年,伍鐵平先生在其發(fā)表的《模糊語言初探》中,首次將模糊理論引入我國[2]P17。目前,模糊語言已成為現(xiàn)代語言學(xué)中一個廣受重視的課題。

在英語中,模糊語言被稱為“vague language”或“fuzzy language”。對于那些意義表達不確定,缺乏精確界限的語言,無論小到一個詞語,或大到一篇文章,我們都可將其視為模糊語言[3]《26。

商務(wù)英語信函寫作通常被要求具備以下7個C的特點——Completeness(完整)、Clarity(明了)、Concreteness(具體)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Courtesy(禮貌)、Consideration(體諒),其中Completeness、Clarity、Concreteness這三個C都與準確嚴謹?shù)奶卣飨喾蟍4]p18-24。然而隨著全球一體化經(jīng)濟的發(fā)展,在一貫要求準確嚴謹?shù)膰H商務(wù)信函中,許多模糊語言得到了人們的廣泛應(yīng)用。如今,中國已加入WTO,涉外商務(wù)行為愈加頻繁,要在復(fù)雜多變的涉外商務(wù)中活動中從容應(yīng)對、進退自如,不但需要熟悉相關(guān)的流程及法律規(guī)定,對于語言技巧的藝術(shù)掌握也非常重要,了解及靈活運用模糊語言,能夠促進雙方友好合作的順利進行。

二、模糊語言在商務(wù)英語信函中的表現(xiàn)形式

在商務(wù)英語信函中,模糊語言最常見的表現(xiàn)形式為使用一些特定的語言結(jié)構(gòu)以及添加限制語。

(一)被動結(jié)構(gòu)

在商務(wù)英語信函中,如對方尚未付款,相對與使用主動結(jié)構(gòu)“You haven’t paid off the last shipment yet.”,通常使用被動結(jié)構(gòu)來表述:“We’d like to remind you that the payment for last shipment hasn’t been made yet.”。

(二)否定結(jié)構(gòu)

“I’m afraid we are not able to supply you as much as you require.”在實際的商務(wù)信函溝通中,常常用I’m afraid(not),I’m not sure,I don’t think等否定結(jié)構(gòu)表達拒絕。

(三)程度限制和范圍限制

“Your reply is a little late.”這句話中抱怨方用little來限制late的程度,削弱語氣。

“The reports will be sent to you by Thursday this week.”這句話將交報告的日期模糊為星期四一整天,表明只要在這一天的范圍內(nèi)即可,不必精確到哪個時刻。

“I will see what I can do if your order is large enough.”在這句話中,“I will see what I can do”和“l(fā)arge enough”都是模糊用語,“I will see what I can do”表明并不是對方訂單大就滿足對方的要求,還要看具體的情況或者還要請示上司才能作出決定。對于“l(fā)arge enough”,多少才是enough呢?寫信方并沒有給出具體的數(shù)字。

三、模糊語言在商務(wù)英語信函中的作用

不同形式的模糊語言在商務(wù)溝通中發(fā)揮著怎樣的作用呢?在本部分,筆者將設(shè)定一些具體的商務(wù)活動背景,并分析在該具體背景下采用模糊語言表達的應(yīng)對方式,通過具體實例闡述商務(wù)英文信函中模糊語言的作用。

(一)使商務(wù)溝通更具彈性

信譽是在商務(wù)領(lǐng)域獲得成功的一個重要因素。一旦作出的承諾無法達成,對方對于我們的信任會受到嚴重的影響。這就要求我們盡量的少作沒有把握的承諾,即便在作承諾的時候也要使用一些模糊的表達方式來爭取最大的靈活度,從而起到保護自己的作用。這里所指的承諾意義是非常廣泛的,小如無關(guān)利益的約會以及大如金額巨大的款項都有可能涉及。以下將用一些實例說明:

1.時間承諾的表達

在商務(wù)活動中,時間就是金錢的觀念已深入人心,一旦作出了與時間有關(guān)的承諾,應(yīng)盡可能地根據(jù)約定按時兌現(xiàn),若是時常出現(xiàn)無法按時完成承諾工作的情況,對企業(yè)信譽將會產(chǎn)生非常消極的影響。因而在對時間控制無明確把握的情況下,應(yīng)避免作出具體時間上的承諾,并恰當(dāng)?shù)厥褂媚：Z言進行應(yīng)對,為己方爭取最大限度的彈性。

比如某日,某企業(yè)項目經(jīng)理收到外方潛在合作伙伴的一份詳細提案,而這份提案的部分內(nèi)容需要較長時間與多位同事及領(lǐng)導(dǎo)進行論證討論,無法準確預(yù)計完成時間。出于禮貌原則,收到信件后即使不能立即對其進行回饋,也應(yīng)回復(fù)約定答復(fù)時間,否則長時間不作反應(yīng)會讓對方感覺不受重視,對可能的合作不利。

該項目經(jīng)理的答復(fù)如下:

“We are interested in your proposal.But our General Manager is not in the office now.After his coming back next Monday,we will let you know our consideration ASAP.”

以上回復(fù)包含了幾個模糊的隱含內(nèi)容,首先第一句We are interested in your proposal.表示該企業(yè)對合作計劃感興趣,暗示合作是可能的,對方得到這個暗示后,等待答復(fù)更有耐心,但由于未清楚說明可能性的大小,所以無論此提案最終被全盤接受或全盤拒絕,這句話都無懈可擊。而第二句But our General Manager is not in the office now.則暗示有些問題需與總經(jīng)理面談討論才能作決定,說明該企業(yè)對對方提案的重視,但由于現(xiàn)在總經(jīng)理不在辦公室,無法回答,因此請對方耐心等待,由于未明確說明總經(jīng)理的去處,這句活的背景可以是多種多樣的,可能他出國與對方的競爭對手進行業(yè)務(wù)談判了,也有可能只是臨時離開去吃午飯,而第三句中his coming back next Monday則從側(cè)面將對方引向了一種理解:在下周一前該項目經(jīng)理不能與總經(jīng)理見面討論(雖然這可能不是事實),we will let you know our consideration ASAP.中的ASAP是一種非常模糊的表達方式,原本在商務(wù)信件中出現(xiàn)這類詞語會給人一種不負責(zé)任的感覺,但配合前文所提到的next Monday這一具體時間表達,則可以使這一感覺淡化。這樣的表達可以使得答復(fù)日期有一定的彈性,由于沒有作出具體的時間承諾,因此即使答復(fù)時間比對方預(yù)計的時間要晚上一些也不會有太大問題。

2.訂單承諾的表達

在對外商務(wù)活動中存在許多的實物貿(mào)易活動,由于買賣雙方的信息不對稱,賣家的報盤策略各有不同,為將效益最大化,買家通常需要向多方詢盤比價以對賣家的真實價格底線進行預(yù)估,以便在確定最終合作伙伴時能通過談判爭取到更優(yōu)惠的價格。在詢盤的信件中,為了能夠從對方那兒得到最優(yōu)惠的報價,一般可在信件中要表示長期合作的可能,采用可能的長期訂單吸引對方,但要注意避免用語過于精確而使得詢盤變成了要約。

比如某日,某企業(yè)采購經(jīng)理在網(wǎng)絡(luò)上看到了一外方企業(yè)的廣告,對其IS-001型號產(chǎn)品感興趣,希望進一步深入了解產(chǎn)品的詳細信息。

該采購經(jīng)理的信件如下:

“We are interested in your products,especially the item IS-001,after seeing the advertisement on the website.Will you please send us your catalogues, full details ofyourexportprices andterms of payment,together with any samples you can let us have?If your prices are competitive,we believe we can place regular orders with you.”

信件中首先提出We are interested in your products,模糊地使用了products一詞,而未明確指出具體產(chǎn)品,暗示對方多款產(chǎn)品都有交易的可能。隨后通過especially the item IS-001進行強調(diào),較之We are interested in the item IS-001的直接表達更有吸引力,讓對方更重視其詢價。之后請對方提供的full details也是一種模糊的表達,在這樣的模糊要求之下,對方提供的信息很有可能會超出預(yù)期。最后給誘餌regular orders使用的是We believe,表達的是一種意愿而非承諾,并且本句加上了一個模糊的限定條件competitive,而價格是否有競爭力,沒有精確的衡量指標(biāo),最終仍取決于詢價方的主觀判斷。此信可以給對方一種期望,吸引對方報出低價,卻不會讓詢價方背負責(zé)任。

3.價款承諾的表達

在貿(mào)易過程中,價格始終是非常重要的一環(huán),成交的價格決定著買賣雙方的利潤或損失。在市場相對穩(wěn)定的情況下,針對買方的詢盤,賣方通常會以訂有期限的要約進行詳細報價,然而在市場波動的情況下,以要約形式發(fā)出具體報價是不明智的。

比如某日,某企業(yè)外貿(mào)經(jīng)理收到國際買家的一份詳細詢盤,詢問其所在企業(yè)的幾款產(chǎn)品的報價。而當(dāng)前國內(nèi)市場上原材料的價格變動幅度較大,有可能會進一步走高。若該外貿(mào)經(jīng)理不報出價格,就不可能達成交易,甚至?xí)屬I家對其所在企業(yè)的業(yè)務(wù)能力產(chǎn)生懷疑;若報的價格高了則有可能嚇走買家,而報的價格低了(或者原材料價格的上漲超出預(yù)期),則有可能導(dǎo)致?lián)p失。

該外貿(mào)經(jīng)理的答復(fù)內(nèi)容如下:

“Concerning your inquiry,we are pleased to quote as follows basing on the current cost:

IS-001……………………

500 per unit

IS-002……………………

600 per unit

IS-003……………………

700 per unit

IS-004……………………

800 per unit

You are allowed a discount of 5%for items ordered in quantities of 10,000 or more.

The above quotation is subjectto our final confirmation.”

在以上答復(fù)中,該外貿(mào)經(jīng)理通過列表清楚地報出了一些款型的價格,簡單明了,方便買家比價考慮。但是由于最后一句The above quotation is subject to our final confirmation.的存在,使得這次的報價不會成為成交的要約,這種模糊的表達方式能夠在市場行情呈上漲趨勢或前景非常不明朗的時候有效地保護己方利益。然而由于交易條件的不確定性,也有可能會失去一些潛在買家。出于對負面影響的考慮,在第一句中出現(xiàn)的based on the current cost暗示了萬一價格發(fā)生變動是由于因為成本的原因,讓買家感到即便價格變動也是有理可循的,雖未明確成本的項目及數(shù)目,也可有效地將負面影響降低。

(二)使商務(wù)溝通更禮貌、委婉

商業(yè)活動中有各種合作的可能,對于己方不感興趣的提案,如果使用簡單直白的話語去拒絕,會傷害感情或給對方留下粗魯?shù)挠∠?甚至可能因此喪失今后可能的合作機會。因此要求商務(wù)人員根據(jù)實際情況,采取靈活、委婉的方式表達拒絕的意思。以下將用兩個實例說明:

1.婉拒對方的還盤

在國際貿(mào)易活動中,由于交易數(shù)量通常較大,在單價基礎(chǔ)上作出的微小變動也有可能極大地影響雙方的總體利潤,因而在談判過程中,討價還價的過程是必不可少的。作為商家,留住客戶是發(fā)展的根本,因此只要存在交易的可能,即使對方提出的交易條件過于苛刻,也應(yīng)避免采用簡單直接的方式去拒絕,而應(yīng)采用模糊的婉拒表示,為將來可能的變動留有余地。

比如某企業(yè)外貿(mào)部業(yè)務(wù)員給一些潛在客戶報出價格后,其中一家企業(yè)進行了還盤,要求再優(yōu)惠5%,此還盤條件過于苛刻,利潤空間太小。如果答應(yīng)對方則無利可圖,但直接拒絕會立即丟掉客戶。可在與對方協(xié)商爭取的過程中加入一些模糊語言,爭取時間觀察其他客戶的反應(yīng)之后再做決定。

該業(yè)務(wù)員的回復(fù)如下:

“I appreciate your counter-offer.But it is beyond what is acceptable to our manager.

Our price has already been very competitive,as compared with many others in the market.But in order to start a business with you,we are willing to offeryou another1.5%discountbased on our previous quotation.”

上述回復(fù)首先通過委婉的方式beyond what is acceptable to our manager表示對方的還盤超出manager可接受的范圍,這里明確的指出了不接受對方還盤是manager的意見,卻模糊了寫信人的看法,暗示寫信人是接受的。之后提到了其他企業(yè)的價格比較,采用的是competitive而不是low,因為low是直接體現(xiàn)在數(shù)字上的,而competitive需要綜合各種因素考慮,并且沒有明確進行比較的是哪些企業(yè),采用的是many others這樣范圍界定非常模糊的詞,既不會得罪同行,也可以顯示自身的優(yōu)勢。最后即使對方發(fā)現(xiàn)市場上有價格更低的產(chǎn)品也不會有什么壞的影響,因為信中用詞選取的是many而不是all。最后一句中的表達價格態(tài)度的主語we與之前提到的manager起到對比作用,為將來留出了余地:如果得到其他客戶的訂單,此訂單重要性降低,可堅持不接受對方當(dāng)前的還盤,因為決定權(quán)在manager;若最終未能獲得其他客戶的訂單,則需要此訂單來維持企業(yè)的正常運作,也可以接受當(dāng)前還盤,因為I最終說服了manager。

2.婉拒對方的提案

商務(wù)活動的形式是多種多樣的,處于合作中的任何一方都有可能因為前期試探性合作的順利而產(chǎn)生與對方簽訂長期協(xié)議、進一步與深入合作的想法。面對對方提出這樣的要求,如若己方暫無與之進一步深入合作的意圖,理應(yīng)向?qū)Ψ奖砻?但需要小心選擇委婉的表達方式以保證雙方已達成的合作關(guān)系不受負面影響,并為將來可能的合作留有余地。

比如某企業(yè)在與某外方客戶完成初次交易后,客戶提出希望成為該企業(yè)在本國經(jīng)營區(qū)域的獨家代理,并提出了初步的合作方案。該企業(yè)對客戶的銷售能力不太了解,同時客戶所在國家還有其他客戶也有類似的意愿表達。如若該企業(yè)答應(yīng)對方的要求,將來有可能使在該區(qū)域的銷售陷入被動,而直接拒絕會傷害對方的合作積極性。所以該企業(yè)的外貿(mào)經(jīng)理決定采取緩兵策略,先委婉拒絕,經(jīng)過一段時間觀察不同客戶的銷售情況再作決定。

外貿(mào)經(jīng)理的回復(fù)如下:

“Wegreatlyappreciateyourinterestin cooperation with IS Company.

There are also similar emails from some clients in your country.But it is still not the time for IS Company todevelop its exclusive agency policy. Maybe we can discuss this question further when the business between us has developed to our mutual satisfaction.”

該外貿(mào)經(jīng)理在向?qū)Ψ奖硎靖兄x之后,表示有客戶也提出了類似的要求,這里采用了similar以及some clients這樣的模糊詞表達一個背景,未具體說明,卻為之后的拒絕奠定作了鋪墊。隨后提出it is still not the time for IS Company,把否定的原因歸于自身,模糊了被拒絕的主體。加上前一句的鋪墊,讓對方感到他并不是唯一被拒絕的,只是由于IS企業(yè)出于自身原因的考慮,拒絕了許多客戶的類似要求。隨后提出將來討論的可能性,這里采用了三個模糊表達Maybe、further、以及to our mutual satisfaction,這種迂回的拒絕照顧了對方的感情,并且不但不傷害對方合作的積極性,反而會起到激勵作用,對將來發(fā)展的表達也僅是一種設(shè)想,而沒有作出承諾。

3.向?qū)Ψ奖磉_抱怨

如果在合作中遭受了損失、或預(yù)計將要遭受損失而不作任何表示,既無法引起對方的重視,讓對方在后續(xù)合作中作出改良,也得不到對方的尊重,而如果采用尖銳的語言指責(zé)對方,則對雙方的合作關(guān)系是一種破壞。有效地使用模糊語言,可委婉地向?qū)Ψ奖磉_不滿,也能夠使得后續(xù)合作能往好的方向發(fā)展。

比如某企業(yè)的國外供貨商未能即時將貨物送達,有可能會影響該企業(yè)后期的工作安排,但預(yù)期影響并未嚴重到失控的地辰?？紤]到對方的失誤有可能會造成己方的損失,該企業(yè)決定向?qū)Ψ竭M行抱怨,指出該事件會對其產(chǎn)生負面影響,但考慮到預(yù)期影響不大,該認為抱怨應(yīng)在表明責(zé)任的同時照顧對方情緒,避免對方產(chǎn)生抵觸心理,以便后期合作能夠順利進展。

該企業(yè)采購經(jīng)理的抱怨信內(nèi)容如下:

“The products we ordered from you should have reached us last week,but we have not received anything.Now the delay in delivery has put us in an inconvenient position.

Could you look into the order and see to the delivery?We will have to think about to buy from other places if we cannot receive it from you in one week.”

抱怨信前兩句中,采購經(jīng)理通過對句子主語的轉(zhuǎn)換使抱怨的對象通過變成了product以及delay,從字面上模糊了真正導(dǎo)致問題產(chǎn)生的主體——對方。這樣的表達既明確說明了事件本身,也避免了直白地采用you作為主語會給對方造成的情感傷害。而為了引起重視,采購經(jīng)理在最后一句中向?qū)Ψ教岢隽司?但并未使用確定性表達而是采用了模糊性表達thank about,如此既為他將來可能作出的取消訂單決定作了鋪墊,也不會讓其在找不到替代供貨商時陷入進退兩難的境地。

(三)保護自我利益,在溝通中不被動

合作雙方在商務(wù)活動過程中一旦出現(xiàn)失誤,就可能會導(dǎo)致?lián)p失。當(dāng)局面尚未明朗之時,若是貿(mào)然在信件中承認己方有過錯,有可能會使在將來的合作或理賠過程中陷入被動局面。

在國際合作中,由于雙方的文化差異,標(biāo)準設(shè)定的不同,或是操作人員工作不夠細致,都有可能導(dǎo)致合作一方對另一方的不滿。在收到對方的抱怨信后,不可在答復(fù)時作出承擔(dān)責(zé)任的表示,也不能無理地推卸責(zé)任,應(yīng)積極向?qū)Ψ奖硎竟餐鉀Q問題的意愿。

比如某企業(yè)外貿(mào)經(jīng)理收到國外客戶的抱怨信,信中抱怨該企業(yè)向他們提供的產(chǎn)品品質(zhì)未達到之前約定的要求。該企業(yè)在出貨前的檢驗結(jié)果是產(chǎn)品符合要求,但不能排除檢驗人員有所疏漏。該外貿(mào)經(jīng)理決定立即回復(fù)客戶進行安撫,爭取時間調(diào)查原因。

該外貿(mào)經(jīng)理的答復(fù)內(nèi)容如下:

“We regret to learn from you that you are not satisfied with the quality of the goods.

Maybe there is some misunderstanding between us.Please send some samples back to us and we will make a thorough re-inspection.If it is found that it is our fault,you can most certainly rely on us to replace the goods.”

在該外貿(mào)經(jīng)理的回信中首先使用了learn from you從側(cè)面表示對方的不滿是基于自身的主觀判斷,同時be not satisfied的表示也加強了這一觀點的意思表達,產(chǎn)品是否未達到約定標(biāo)準是客觀事實,而對方是否滿意是一種主觀感覺,是模糊的印象。在沒有最終弄清事實的情況下,采取這樣的表示,將責(zé)任不明朗化,有利于將來處理的靈活性。第二句使用maybe和misunderstanding模糊地提出起因可能是存在誤解,卻不指明責(zé)任方。這樣既未承認過失,也不推卸責(zé)任。最后積極提出解決方案,但使用了most certainly的模糊表達,既表明了其愿意為自身過失承擔(dān)責(zé)任,體現(xiàn)了對客戶負責(zé)的態(tài)度,但也留出了余地與后路,可有效的保護己方利益。

四、結(jié) 語

通過以上分析可以得出以下總結(jié):模糊語言是國際商務(wù)信函交流的重要組成部分。在國際商務(wù)信函中靈活合理地運用模糊語言,可以有效地避免己方因為明確承諾而處于進退兩難的地步,使己方在未來的商務(wù)活動中有更大的選擇余地,也可以避免直白地語言傷害合作雙方感情,有效地保護雙方的合作積極性。同時我們也應(yīng)注意到在使用模糊語言得到正面效果的同時也可能會產(chǎn)生一些負面影響,在信件中使用模糊語言的同時也應(yīng)采取各種方式降低其負面影響,確保模糊語言在能夠為己方在國際商務(wù)交往中爭取最大安全性和靈活性。

[1]韓曉方,溫美昕.國際商務(wù)信函中模糊語言的語用分析[J].商場現(xiàn)代化,2007(13).

[2]陳治安,文 旭,文家榮.模糊語言學(xué)概論[M].重慶:西南師范大學(xué)出版社,1997.

[3]張 虹.論模糊語在對外經(jīng)貿(mào)談判中的積極作用[J].商場現(xiàn)代化,2007(19).

[4]尹小瑩,郭黎光.外貿(mào)英語函電[M].西安:西安交通大學(xué)出版社,1998.

The Application of Vague Language in English Business Letters and Its Functions

Tang Wenrui
(Foreign Languages Department,Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

This paper discusses the application of vague language in English business letters under several typical kinds of international business backgrounds,analyzes how vague language could be used under those specific situations and how it offers the international business persons more flexibility for further dealing with business affairs,and introduces some possible negative influence may come along with vague language,hoping to give some reference on proper use of vague language to the international business persons who use English as a communicating tool.

vague language;imply,promise;flexibility

H0

A

1673-8861(2010)02-0073-05

2009-11-19

湯文瑞(1983-),女,廣西賀州市人,賀州學(xué)院外語系助教。主要研究方向:特殊用途英語。

本文系賀州學(xué)院“十一五”教改工程重點基金項目“面向中國—東盟的商務(wù)英語課程設(shè)置與教學(xué)改革研究”(項目編號:2009J GA06)成果之一。