中小型圖書館圖書編目工作之探析

劉 欣

(晉中學(xué)院圖書館,山西晉中 030600)

中小型圖書館圖書編目工作之探析

劉 欣

(晉中學(xué)院圖書館,山西晉中 030600)

探討中小型圖書館編目工作中存在的問(wèn)題,分析了影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的諸多因素,從編目員的綜合素質(zhì)、外來(lái)數(shù)據(jù)的利用、制定編目細(xì)則、建立約束機(jī)制、編目外包的慎重采用等多個(gè)方面,提出了完善編目工作的具體措施。

中小型圖書館;編目工作;質(zhì)量控制

編目工作就是對(duì)文獻(xiàn)自身特征及存在狀況的揭示,其直接結(jié)果就是書目數(shù)據(jù),書目數(shù)據(jù)庫(kù)是圖書館在未來(lái)信息社會(huì)生存和發(fā)展的王牌,因此數(shù)據(jù)質(zhì)量至關(guān)重要。一條優(yōu)秀的書目記錄,必須能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地反映所編文獻(xiàn)的個(gè)體特征,為讀者提供必要的、準(zhǔn)確的檢索點(diǎn)。在實(shí)際工作中,盡管每位編目員都希望將工作做得最好,編目質(zhì)量還是不易控制。目前,大多數(shù)中小型圖書館,編制機(jī)讀目錄主要還是使用“人機(jī)結(jié)合”的方式,計(jì)算機(jī)編目系統(tǒng)可以自動(dòng)生成一些信息,但目錄數(shù)據(jù)的絕大多數(shù)信息還必須由人工來(lái)收集、分析、選擇、整理,并上機(jī)輸入到編目系統(tǒng)中。在這樣的機(jī)編過(guò)程中,諸多因素會(huì)影響到編目質(zhì)量。

一、編目工作的障礙因素

1.著錄標(biāo)準(zhǔn)化的程度

目前,我國(guó)中文圖書編目普遍采用的是CNMARC格式,CNMARC格式(包括臺(tái)灣的CNMARC)是根據(jù)我國(guó)出版物的一些特殊情況和規(guī)則的新變化,在 UN IMARC的基礎(chǔ)上加上自己需要的特定字段而編制的。[1]102由于我國(guó)圖書情報(bào)標(biāo)準(zhǔn)化的研究還不能完全跟上工作實(shí)踐的發(fā)展,加上書目著錄標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展滯后,使得制作編目數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)和書商各行其是,這是造成著錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、著錄內(nèi)容不規(guī)范的主要原因,比如國(guó)家圖書館的著錄標(biāo)準(zhǔn)與 CAL IS的標(biāo)準(zhǔn),在編目細(xì)節(jié)處理上,也就是在CNMARC格式字段著錄上,也是存有差異的。還有對(duì)叢書、多卷書是集中編目還是分散編目以及在主題編目方面,沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。再者,由于CNMARC格式的不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一,加上不同層次的編目員對(duì)文字錄入存在著不同的認(rèn)識(shí)和對(duì)CNMARC格式著錄規(guī)則的不同理解,造成了題名中的外文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字、空格、標(biāo)點(diǎn)等錄入的不規(guī)范,從而使得編目數(shù)據(jù)內(nèi)容著錄不完整。編目質(zhì)量的尺度是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,著錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、著錄內(nèi)容不規(guī)范影響著編目工作的質(zhì)量。

2.編目員的水平

我國(guó)中小型圖書館除少數(shù)引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源外,大部分圖書館還是處在自建數(shù)據(jù)庫(kù)階段,中文圖書普遍采用CNMARC格式著錄,CNMARC編目非常嚴(yán)謹(jǐn),沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)和長(zhǎng)期實(shí)踐,一般人員根本無(wú)法參與編目工作,由于機(jī)讀目錄描述方法的特殊性,編目員在機(jī)編過(guò)程中,一些人為因素極易導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的低下,比如編目員的思想素質(zhì)跟不上,缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)的工作作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力的局限性,都可能影響到編目質(zhì)量。據(jù)國(guó)外統(tǒng)計(jì),檢索文獻(xiàn)信息時(shí)的誤檢率和漏檢率 60%是編目人員的差錯(cuò)造成的。[2]77因此,每一位編目員的職業(yè)準(zhǔn)則、能力水平和綜合素質(zhì)對(duì)編目質(zhì)量而言是很關(guān)鍵的因素。

3.編目員對(duì) CIP數(shù)據(jù)和套路數(shù)據(jù)過(guò)于依賴

CIP數(shù)據(jù)的實(shí)施,既節(jié)省了分編人員的腦力勞動(dòng)和時(shí)間,又使得分編工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,并且解決了各信息部門今后的聯(lián)網(wǎng)以及實(shí)現(xiàn)資源共享的書目數(shù)據(jù)難于統(tǒng)一的問(wèn)題,不過(guò)需要注意的是某些 CIP數(shù)據(jù)存在一些不適合利用的情況,比如分類錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確或不適合本館的分類細(xì)則以及數(shù)據(jù)不完全或有誤等,過(guò)于依賴 CIP數(shù)據(jù)必定會(huì)影響編目質(zhì)量。

隨著圖書流通市場(chǎng)的發(fā)展和書商的成熟,為了達(dá)到促銷的目的,書商往往會(huì)采用各種各樣的營(yíng)銷方式,書商為圖書館提供的套路數(shù)據(jù)即是其一。規(guī)模較大的書商提供的套路數(shù)據(jù)可能是通過(guò)購(gòu)買所得,比如購(gòu)買 CAL IS數(shù)據(jù)或國(guó)圖數(shù)據(jù),這都有很高的信譽(yù)度,可是有些書商為了節(jié)約資金,隨便外聘編目員來(lái)做這項(xiàng)工作,或者干脆對(duì)他們自己工作人員進(jìn)行短期的培訓(xùn)就上崗,書商聘用的編目員或許有一定的編目水平和編目經(jīng)驗(yàn),但也不能排除編目能力一般的可能性,因此他們提供的數(shù)據(jù)質(zhì)量可想而知。相對(duì)于圖書館,每個(gè)編目員都希望將記錄做得準(zhǔn)確、規(guī)范,可是由于利用了套錄數(shù)據(jù)的不規(guī)范性,難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)錄、漏錄的情況,所以說(shuō),編目員過(guò)于信賴書商提供的套路數(shù)據(jù)的做法是影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的又一主要因素。

4.突擊編目的現(xiàn)象

不少中小型圖書館都經(jīng)歷過(guò)置原則于不顧,唯評(píng)估是從的狀態(tài),為了追求評(píng)估指標(biāo),只重?cái)?shù)量而輕質(zhì)量狀況就很難避免。以我校為例,前幾年由于受升本和評(píng)估指標(biāo)的影響,我館要在學(xué)校規(guī)定的有限時(shí)間內(nèi)完成幾十萬(wàn)冊(cè)圖書的加工,在這樣的緊迫形勢(shì)下,圖書館找不到更好的辦法應(yīng)對(duì),唯有采取突擊行為,除了館內(nèi)一些懂編目的人員外,從未對(duì)圖書分編過(guò)的工作人員也都上陣,還抽調(diào)了一批勤工儉學(xué)學(xué)生來(lái)參與編目工作,這樣突擊編目的后果,就是編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的低下。

5.編目業(yè)務(wù)外包

近幾年,由于各種原因,中小型圖書館采用編目外包的現(xiàn)象也很普遍。圖書館采編外包實(shí)際上是社會(huì)地位低下的圖書館突遇超常規(guī)發(fā)展機(jī)會(huì)引發(fā)的人員緊張和國(guó)內(nèi)圖書市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)白熱化的結(jié)果。[3]37承包編目業(yè)務(wù)大多數(shù)情況下是書商為了促銷而被迫采取的策略,沒(méi)有幾家書商樂(lè)意免費(fèi)提供此項(xiàng)服務(wù)。試想,承包商最終追求的目的只有一個(gè),即利潤(rùn)最大化,當(dāng)書商的利益和圖書館的利益產(chǎn)生沖突時(shí),書商必然會(huì)想盡各種辦法來(lái)追求更多的商業(yè)利潤(rùn)。[4]117-118所以說(shuō),外包編目人員的專業(yè)水平、人員的流動(dòng)性、編目工作的特性以及集體主義觀念等都很大程度地會(huì)影響到書商提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

6.編目細(xì)則的缺失

一個(gè)圖書館如果缺乏一套可行性較強(qiáng)的編目細(xì)則,編目員在實(shí)際工作中遇到有爭(zhēng)議的問(wèn)題時(shí),就無(wú)章可循,各行其是的后果就是編目數(shù)據(jù)前后不一致、不統(tǒng)一。比如在分類法復(fù)分表的使用上如果不作出具體的規(guī)定,會(huì)出現(xiàn)標(biāo)引工作的人為性;叢書和多卷書是分散著錄還是集中著錄如果沒(méi)有規(guī)定,會(huì)出現(xiàn)著錄工作的隨意性等。再者,圖書館的工作是有繼承性的,只有前期工作做得好,后來(lái)的接替者的工作才會(huì)順利進(jìn)行,不然各自為政,勢(shì)必影響編目質(zhì)量,造成書目數(shù)據(jù)的不一致、不統(tǒng)一。

7.缺乏必要的約束機(jī)制

高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)庫(kù),是每個(gè)館都在追求的目標(biāo)。每個(gè)館都在強(qiáng)調(diào)提高編目質(zhì)量,但那只是屬于單方面的質(zhì)量要求,缺乏必要的約束機(jī)制,要高質(zhì)量地完成編目工作,仍然是很難保證的。因?yàn)閳D書館的每位工作人員在新的時(shí)期都會(huì)承擔(dān)新的工作任務(wù),尤其是編目部門大都實(shí)行量化管理制,工作人員都忙于新的工作任務(wù),追求速度,忽視質(zhì)量的現(xiàn)象就難以避免。因此沒(méi)有硬性的制度約束,確實(shí)存在的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題就難以得到處理和維護(hù),長(zhǎng)此以往,書目數(shù)據(jù)庫(kù)存在的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)只增不減的狀況。

二、完善編目工作的措施

通過(guò)對(duì)影響編目工作諸多障礙因素的分析,不難看出,一個(gè)館編目數(shù)據(jù)質(zhì)量如果不高,既有著錄標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的客觀原因 ,也有圖書館管理機(jī)制不善的問(wèn)題,更有編目員自身的內(nèi)在因素,下面就對(duì)這些有礙于編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的問(wèn)題,提出一些個(gè)人的看法和解決之道:

1.編目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

盡管CNMARC向全國(guó)各類圖書館提供了編制中文書目數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和較為規(guī)范的參考依據(jù),并且最大限度地方便了國(guó)內(nèi)外書目信息的交換與共享,然而由于我國(guó)著錄標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展的滯后,與著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化相比還有一定的距離,要縮短這之間的差距,需要圖書館權(quán)威界的介入,有待于業(yè)內(nèi)人士共同研究和開發(fā),也要靠我們?nèi)ズ粲酢⑷ネ苿?dòng)、去影響。只有編目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化,編目員在處理編目細(xì)節(jié)上才容易界定,不出差錯(cuò),才能完善CNMARC數(shù)據(jù),確保書目數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)質(zhì)量,進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的如何,直接影響一個(gè)館的形象,甚至可以說(shuō),書目質(zhì)量是一個(gè)館編目水平和管理水平綜合能力的反映。因此一個(gè)館的進(jìn)取心還可以體現(xiàn)在對(duì)書目數(shù)據(jù)的建設(shè)上,館領(lǐng)導(dǎo)首先要重視書目數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

(1)認(rèn)真選派編目員

CNMARC格式的著錄對(duì)編目員的綜合素質(zhì)要求較高,編目員除了要有過(guò)硬的思想素質(zhì),還需要有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力,不僅要熟悉 CNMARC格式的著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn),熟悉本館的藏書特點(diǎn)和編目細(xì)則,還要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能,并且還需要具備分析綜合處理文獻(xiàn)的能力。

(2)制定適合本館的編目細(xì)則

每個(gè)館都需要在嚴(yán)格把握國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,根據(jù)本館的實(shí)際情況,制定出一套適合本館藏書特點(diǎn)的編目細(xì)則。因?yàn)?任何一個(gè)館的任何一名編目員都可能遇到一些在實(shí)際操作過(guò)程中難以界定的問(wèn)題,分類法和編目規(guī)則也無(wú)法做到面面俱到,這時(shí),本館的編目細(xì)則就可以起到至關(guān)重要的作用。比如在復(fù)分表的使用方面、叢書和多卷書的分散還是集中著錄方面都應(yīng)該做出適合本館館情的規(guī)定,來(lái)減少編目員的隨意性,進(jìn)而提高數(shù)據(jù)的一致性和統(tǒng)一化的程度。另外,在實(shí)際工作中如果再出現(xiàn)新的難以定奪的情況,這時(shí)就可以集中本館館員的智慧,找到較為科學(xué)、合理的解決辦法的同時(shí),及時(shí)補(bǔ)充編目細(xì)則,為以后工作的順利進(jìn)行提供參考依據(jù)。

(3)建立質(zhì)量審核制度

圖書館除了選派優(yōu)秀的編目員,采取科學(xué)的、人性化的管理方法,在量化管理上要采取以人為本、區(qū)別對(duì)待、整體協(xié)調(diào)的原則外,還需要在全面質(zhì)量管理上制定必要約束機(jī)制,比如建立編目質(zhì)量審核制度。質(zhì)量審核制度是圖書館通過(guò)審校環(huán)節(jié)對(duì)圖書編目工作質(zhì)量實(shí)施控制的一種管理制度。主要表現(xiàn)在:編目工作人員對(duì)著錄數(shù)據(jù)的自校、互校和總校等多方面的管理。一名編目員,無(wú)論他的工作態(tài)度如何嚴(yán)謹(jǐn),編目經(jīng)驗(yàn)怎樣豐富,計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)多么熟悉,都難以做到每條數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失、毫無(wú)漏錯(cuò),在這樣的實(shí)際情況下,審核是保證書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要手段。質(zhì)量審核制度的目的就是將質(zhì)量的隱患消除在每條記錄的形成過(guò)程中,盡可能在數(shù)據(jù)傳到中央庫(kù)之前,做到準(zhǔn)確無(wú)誤。所以除了自校、互校以外,還很有必要選派綜合素質(zhì)過(guò)硬的專門人員對(duì)編目的數(shù)據(jù)進(jìn)行總審核和把關(guān)。要想切實(shí)提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,審核環(huán)節(jié)是必不可少的,嚴(yán)格的審核制度不僅是數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),還是質(zhì)量控制的表現(xiàn)形式。

(4)建立信息反饋制度

信息反饋制度是圖書館利用讀者反饋信息對(duì)正在流通的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行的有組織、有目的地控制的一項(xiàng)管理制度。主要表現(xiàn)在:讀者發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題、相關(guān)工作人員收集整理信息、反饋數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的管理以及編目員針對(duì)反饋信息修正編目數(shù)據(jù)等多方面的管理。因?yàn)樵u(píng)判書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn),需要通過(guò)讀者的查詢和圖書館的各項(xiàng)服務(wù)工作來(lái)檢驗(yàn),所以說(shuō)讀者的信息反饋對(duì)維護(hù)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量很關(guān)鍵。這項(xiàng)制度具體操作起來(lái),涉及到的人員比較多,不僅需要流通部門的人員配合,還要有讀者的參與。所以圖書館需要建立一套完備信息反饋制度作約束,來(lái)強(qiáng)化相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí),使他們不僅積極、主動(dòng)而且有組織地、有目的地進(jìn)行收集、分析、整理質(zhì)量信息,真正存在的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題就能夠得到及時(shí)的處理,進(jìn)而使書目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量得到全面的提高。

(5)慎重采用編目外包

編目外包的優(yōu)點(diǎn)顯而易見,節(jié)省人力、物力、財(cái)力和提高工作效率,但缺點(diǎn)也是突出的,中間控制不易操作,數(shù)據(jù)質(zhì)量令人擔(dān)憂。[5]83-84

編目工作相對(duì)于中小型圖書館,應(yīng)該屬于核心業(yè)務(wù),對(duì)于核心業(yè)務(wù)外包一定要慎重選擇,既要考慮本部門的人才結(jié)構(gòu)、人員比例、館內(nèi)經(jīng)費(fèi)等相關(guān)問(wèn)題,也需考查承包商的技術(shù)實(shí)力、服務(wù)態(tài)度、信譽(yù)度、工作效率、社會(huì)影響、以及以往的業(yè)績(jī)等。一經(jīng)采用,就要選派專門的編目員做好驗(yàn)收工作,把好質(zhì)量關(guān)。

3.編目員的自身努力

數(shù)據(jù)質(zhì)量是生命,是圖書館將自身融入整個(gè)文獻(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)、開展資源共享的基礎(chǔ),編目員必須意識(shí)到自己肩負(fù)的責(zé)任。作為數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主體因素,每一位編目員都要更新編目理念,從傳統(tǒng)的“以藏為主——學(xué)術(shù)梳理”到“藏以致用——館藏報(bào)道”而躍至今天的“利用至上——信息整合”,努力使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)具有現(xiàn)實(shí)意義和前瞻意義。[6]1尤其在現(xiàn)今編目也外包的趨勢(shì)下,既要看到有利的一面,也要有一定的危機(jī)感,要審視圖書館編目員的未來(lái),找好自身努力的方向。

具體工作時(shí),首先要端正工作態(tài)度,注意著錄細(xì)節(jié),對(duì)于 CIP數(shù)據(jù)要經(jīng)過(guò)綜合分析,根據(jù)本館的實(shí)際情況有選擇地參考;對(duì)于的套錄數(shù)據(jù)也要有選擇地利用,需要詳細(xì)核對(duì)套錄數(shù)據(jù)中各個(gè)著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容是否著錄完整。許多套錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目有明顯的缺漏,編目員需要對(duì)其加以補(bǔ)充。盡管有些套錄數(shù)據(jù)比較規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),具體到每個(gè)圖書館的編目部門來(lái)說(shuō),都要根據(jù)本館的編目細(xì)則來(lái)對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等局部的修整,來(lái)適應(yīng)本館的館情。比如,各館的分類細(xì)則不同,編目員就應(yīng)該對(duì)套路數(shù)據(jù)的分類號(hào)進(jìn)行調(diào)整以順應(yīng)本館使用。對(duì)于套錄數(shù)據(jù),不論是書商提供的,還是聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目下載的數(shù)據(jù),都不能過(guò)于迷信或只圖省事而全盤照搬。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)看,書目數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致、復(fù)雜的工作,在中小型圖書館中,圖書編目工作的障礙因素是多方面的,要全面優(yōu)化編目工作,不僅需要做到制度化,還應(yīng)該做到經(jīng)常化,并且需要多方面的協(xié)作和配合。

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G254

A

1009-5462(2010)04-0090-04

2010-11-13

劉欣(1969-),女,河北保定人,山西晉中學(xué)院圖書館館員。

[責(zé)任編校:張勇 ]