血站檔案管理工作實(shí)踐

廣州血液中心 李潔

血站檔案管理工作實(shí)踐

廣州血液中心 李潔

血站檔案管理對醫(yī)院具有重要意義，本文就血站檔案管理工作中存在的問題以及改進(jìn)的措施提出了一些看法。

血站 檔案 衛(wèi)生系統(tǒng)

檔案管理是血站管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的需要，并在血站建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的好壞，充分體現(xiàn)了血站的基礎(chǔ)管理水平，與血站分級管理、文明單位建設(shè)、醫(yī)療保健事業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。

一、血站管理檔案的重要性

血站業(yè)務(wù)工作主要是組織發(fā)動公民無償獻(xiàn)血，經(jīng)過體檢、初篩、采血、檢驗(yàn)及成分分離等過程，最后提供醫(yī)院臨床使用。血站業(yè)務(wù)檔案是血站依法開展業(yè)務(wù)的憑證，是血站采供血過程的質(zhì)量記錄，同時也是體現(xiàn)血站管理水平的一個重要方面。隨著公民法律知識的普及和受血者的自我保護(hù)意識增強(qiáng)，與輸血有關(guān)的醫(yī)療糾紛訴訟案件呈逐年上升的態(tài)勢，其中不乏社會影響大的案件，如輸血后感染丙肝、乙肝、艾滋病等。社會各界普遍同情受血者，而法院也采用舉證責(zé)任倒置的原則，由血站負(fù)責(zé)提供證據(jù)證明其在采供血過程中無過錯。因此，記錄清晰、保存完整的業(yè)務(wù)檔案就是證據(jù)，是血站在訴訟中維護(hù)自身的合法權(quán)益、保護(hù)單位的公眾形象、占據(jù)主動地位的有力依據(jù)。

二、血站檔案管理存在的問題

盡管目前血站的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成就，但仍然很多不足值得我們改進(jìn)，主要體現(xiàn)在：

1．重視程度不夠

檔案管理工作滯后主因：一是一些領(lǐng)導(dǎo)在決策時，對檔案管理在采供血工作中的地位和重要性認(rèn)識不到位，沒有將檔案管理與總體工作同步?jīng)Q策與啟動。許多血站建站多年，但血站檔案管理工作卻才剛剛起步；二是血站工作人員往往更重視其專業(yè)工作；三是缺乏責(zé)任感，錯誤地認(rèn)為文件材料歸檔僅僅是檔案室或檔案員的事。上述情況必然影響到檔案管理工作，不利于血站的全面管理與發(fā)展。

2，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

血站作為供血專門機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)工作的獨(dú)特性，決定了血站檔案管理的獨(dú)特性。目前國家和衛(wèi)生部還沒有這方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的衛(wèi)生機(jī)構(gòu)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于血站的檔案管理。因此，目前的血站檔案管理中，對歸檔文件的范圍、鑒定、整理和管理等都很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，難以保證文件材料的齊全、完整歸檔。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。

3，歸檔與不歸檔文件管理的不足

按照檔案工作條例的規(guī)定，各種文件材料業(yè)務(wù)部進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔”。目前血站檔案的整理多由檔案室來完成，這就容易產(chǎn)生如下弊端：盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業(yè)務(wù)工作和文件處理過程，以及文件之間的聯(lián)系，因此立卷工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。對于不歸檔文件材料，如采供血工作過程中形成的重份文件、未成文的草稿、統(tǒng)計(jì)草表、作廢的隨記表和科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無關(guān)的參考性材料等，往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇，不能及時銷毀，易因保管、使用和處置不當(dāng)而造成丟失和泄密。

4，檔案信息的開發(fā)利用有待加強(qiáng)

近年來，非紙質(zhì)檔案如照片、底片、聲像檔案（錄像帶、錄音帶）等不斷增多，特別是隨著血站網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟磁盤、光盤、軟件等，在血站檔案管理中的比例和重要性日益突出，如何加強(qiáng)對這類檔案的管理和使用，是血站檔案管理的新課題。而目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，甚至沒有納入檔案管理范圍，影響檔案的完整性和對檔案信息的開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)血站檔案管理工作的措施

1，提高認(rèn)識，樹立正確的檔案管理價值觀

要加大對《檔案法》的宣傳力度，增強(qiáng)血站領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，樹立檔案工作是為血站管理工作服務(wù)的思想，充分認(rèn)識到檔案不僅起憑證作用，而且是血站制訂工作計(jì)劃與決策的依據(jù)，不斷更新觀念，依法管理血站檔案工作。血站檔案管理是一項(xiàng)既細(xì)致又繁瑣的工作，與外界聯(lián)系少，工作單調(diào)、枯燥，所以每位檔案工作者對本職工作要正確認(rèn)識和評價。堅(jiān)定檔案工作默默無聞，但檔案工作卻不能默默無為的信念，立足實(shí)際，找準(zhǔn)位置，認(rèn)清責(zé)任，不懈努力，使檔案工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，為血站事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。加快檔案人才培養(yǎng)．建立完整的血站檔案管理體系。

2，規(guī)范檔案的整理

規(guī)范完整的檔案給工作帶來極大便利由于檔案工作平常整理具有隨時性的特點(diǎn)，因此需要在日常工作中及時將檔案整理好，分類存檔。一旦領(lǐng)導(dǎo)查閱或者上級主管部門要求上報(bào)數(shù)據(jù)、材料等，可以做到及時準(zhǔn)確提供。如果日常只是采血、供血，而將檔案方面事情推往一邊，文件、資料到處亂放，查閱起來就很麻煩，并且容易丟失。如果是檔案管理達(dá)到規(guī)范，筆者認(rèn)為應(yīng)根據(jù)輸血行業(yè)特點(diǎn)制定歸檔項(xiàng)目類別，清楚哪些是需要保存的材料，尤其要將影響血液質(zhì)量的關(guān)鍵要件重點(diǎn)保存完整，并作為長期保存的內(nèi)容。

3，檔案管理體制需要進(jìn)一步健全

血站系統(tǒng)應(yīng)該有統(tǒng)一規(guī)范的管理模式。就血站而言，目前在行業(yè)內(nèi)尚未建立統(tǒng)一管理模式和歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員多數(shù)是兼職，不是檔案專業(yè)人員，由于血站工作性質(zhì)的特殊，因此血站檔案管理一家一個樣，不利于本行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一管理，也不利于血站評審工作。血站系統(tǒng)作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)的特殊系統(tǒng)應(yīng)該形成統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，建立專門的檔案管理制度。

4，更新觀念，開拓創(chuàng)新

加快血站檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率。借助血站管理網(wǎng)絡(luò)化的條件和優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)血站檔案管理由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化、由“重藏輕用”向“管用結(jié)合”的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案在血站管理中的作用。首先，要開展血站檔案性質(zhì)研究，尤其加強(qiáng)對血站檔案科學(xué)管理和有效利用的規(guī)律和方法的研究，提高血站檔案管理工作水平；二是立下高質(zhì)量、高效率和方便實(shí)用的原則。加強(qiáng)非紙質(zhì)檔案、尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理。要加強(qiáng)對在檔案管理和利用中引人網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理模式的探討，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

【1】孟凡超 血站業(yè)務(wù)檔案管理之管見 -黑龍江檔案2009(6)

【2】鄭小文.宋楊血站業(yè)務(wù)檔案管理探討 -中國誤診學(xué)雜志2008，8(23)