檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題與對策

周麗霞

(黑龍江省收費公路管理局牡丹江管理處)

信息時代的到來使得社會發(fā)生了很大的變化,檔案管理也不可例外的受到了信息化的沖擊,為適應信息化的要求進行了相應的信息化改革與建設(shè),這種建設(shè)是一項綜合工作需要考慮多種因素,以一種合理有效的、可操作性強的信息化建設(shè)方案推進檔案管理的信息化進程可以起到事半功倍的效果,可是現(xiàn)實中的具體問題是檔案管理不得不面對的。

1 檔案信息化建設(shè)的主要任務

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務是:制定檔案信息化管理的有關(guān)標準,研制、推廣檔案管理應用軟件;加強電子文件和電子檔案的管理,做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效,建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò),建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò),并入國家信息網(wǎng)。

檔案信息化建設(shè)的最終目的就是切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理,使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化體系由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)五個方面構(gòu)成。我們可以形象地將信息化建設(shè)的各方面比做 “路、車、貨、駕駛員、交通規(guī)則”。內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等各種不同類型的網(wǎng)絡(luò)就是“路”,計算機的軟硬件是“車”,數(shù)字化的檔案信息就是“貨”,檔案 信息化建設(shè)的標準規(guī)范就是信息高速公路上的“交通規(guī)則”。掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識的復合型人才就是“駕駛員”。五者缺一不可。

2 檔案信息化建設(shè)的要求和原則

檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求。它也是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務建設(shè),檔案館要想在信息化建設(shè)中有所建樹,使檔案工作適應社會和時代發(fā)展的需要,應堅持量力而行的大原則。

檔案信息化建設(shè)的終極目標是最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享,是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程,都需要高昂的費用,因此在信息化實施過程中,一定要審時度勢,深入調(diào)查,科學論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求,還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。

檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求,對于人力、財力有限的檔案部門來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題,只有堅持協(xié)作的原則,加強與政府信息化辦公室、相關(guān)單位的溝通、協(xié)調(diào)與配合,才能保證這項工作在各階段的順利實施。

檔案信息化建設(shè)不僅在量,更在于質(zhì),從已于顯現(xiàn)效果的館藏檔案目錄數(shù)字化開始,有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化,在信息服務的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求,使自己的信息具備“惟一性”,并將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息,有機地將它們連接成一個整體,為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問題與對策

檔案管理觀念上的一些問題,制約了檔案信息化建設(shè)的進程。目前,檔案部門仍然存在著“為保管而保管,重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟效益”的舊觀念,還存在著 “閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法?，F(xiàn)代信息社會日新月異,新技術(shù)及相關(guān)學科理論的不斷滲透,使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新情況、新問題,特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,缺乏開放和創(chuàng)新意識,成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。

檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案保密和檔案安全因素主要有以下兩方面。

(1)人為因素,檔案部門的安全意識和保密意識不強,往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息。對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理;

(2)技術(shù)問題,當前電腦病毒橫行,又加上黑客的惡意攻擊,使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

數(shù)字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。另外,很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案管理者參與,或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識無法參與,使得數(shù)字化文件從生成到歸檔存在著不少問題。

高素質(zhì)的檔案管理人才嚴重缺乏。信息技術(shù)的突飛猛進,促進了檔案管理的變革,原有的管理方式、方法、手段都不能適應信息化管理的要求,因而對檔案管理人員提出更高要求。然而檔案部門從業(yè)者整體素質(zhì)不高,人才缺乏,難于適應信息化建設(shè)的要求。

面對以上問題我們應當在以下幾個方面給予充分的重視。

(1)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,積極為現(xiàn)代社會服務。破除“重管理設(shè)施購置、輕服務研究”的做法,樹立開放意識和創(chuàng)新意識,使得檔案管理有利于檔案信息的利用,服務于經(jīng)濟建設(shè),服務于社會;變被動服務為“面向社會,多方聯(lián)系”的主動服務,拓寬服務渠道,改善服務功能,并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,積極主動地為利用者提供方便、快捷的信息服務。同時在加強館際交流,加強宣傳和推銷自己的同時加強檔案信息的開發(fā)利用并進行深層次的加工開發(fā)檔案信息資源,為信息時代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。

(2)建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息,以便提供利用,以達到檔案信息利用功能的最大化,實現(xiàn)檔案信息資源共享,其核心是建立完善的安全管理制度和針對數(shù)字化檔案的一整套嚴格的安全措施,從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

(3)健全與檔案信息化相關(guān)的標準規(guī)范。檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲與呈現(xiàn)必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范化,兼顧國際標準,做到標準規(guī)范,避免檔案信息資源的重復開發(fā)、利用率低等問題,為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

(4)培養(yǎng)和引進高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容,就是開發(fā)利用檔案信息資源,并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強的工作,它要求管理人員既要有高度的工作責任感,良好的職業(yè)道德,辦事細心的工作態(tài)度,樂于奉獻的精神,又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能,全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標準。因此,面對新的形勢,迫切需要造就一支高素質(zhì)檔案隊伍。如果檔案管理者水平不高。缺乏創(chuàng)新意識,就會成為檔案信息資源開發(fā)的瓶頸。因此必須特別重視人才的培養(yǎng),必須建立 一支適應信息時代的復合型檔案干部隊伍,對在職人員進行各種形式的再教育,以適應新技術(shù)發(fā)展的需要,同時注意引進多方面的專業(yè)人才,充實檔案干部隊伍,建立復合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍,以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要,適應信息化時代的挑戰(zhàn)。

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