企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及其管理防范

○顏 冬 （華中光電技術(shù)研究所武漢光電國(guó)家實(shí)驗(yàn)室）

企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及其管理防范

○顏 冬 （華中光電技術(shù)研究所武漢光電國(guó)家實(shí)驗(yàn)室）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，資源市場(chǎng)空間越來越大，而在全球企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成中，采購(gòu)的原材料及零部件成本占企業(yè)總成本的比重隨行業(yè)的不同而不同，平均水平在60%以上。作為物流活動(dòng)的起點(diǎn)，采購(gòu)涵蓋了從供應(yīng)商到需求方之間的貨物、技術(shù)、信息或服務(wù)流動(dòng)的全過程。而采購(gòu)活動(dòng)一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和資金周轉(zhuǎn)就會(huì)受到嚴(yán)重的影響，甚至?xí)蛊髽I(yè)無法正常運(yùn)作。因此，對(duì)企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理與控制應(yīng)深入到采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、企業(yè)采購(gòu)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

1、企業(yè)物資采購(gòu)?fù)庖蛐惋L(fēng)險(xiǎn)

（1）采購(gòu)合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時(shí)很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)主要包括：以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同；以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保；接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款、擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利；供應(yīng)商設(shè)置的合同陷阱，如供應(yīng)商無故終止合同、更改合同條款、違反合同規(guī)定等。

（2）采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。由于供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，在投標(biāo)前相互串通，有意抬高價(jià)格，使企業(yè)采購(gòu)蒙價(jià)格受損失的風(fēng)險(xiǎn)。而當(dāng)企業(yè)認(rèn)為價(jià)格合理的情況下進(jìn)行批量采購(gòu)時(shí)，該種物資將可能在不久之后跌價(jià)，從而引發(fā)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。一方面由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致加工的產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面的損害。另一方面因采購(gòu)的原材料質(zhì)量有問題，直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，降低企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。

（4）技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品由于技術(shù)進(jìn)步而引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，造成已采購(gòu)原材料的積壓損失；或者由于某種原材料因技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生變化，導(dǎo)致原有原材料因質(zhì)量不符合要求而不得不棄之。采購(gòu)物資由于新項(xiàng)目開發(fā)周期縮短，如計(jì)算機(jī)新型機(jī)不斷出現(xiàn)，更新周期愈來愈短，剛剛購(gòu)進(jìn)了大批計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因信息技術(shù)發(fā)展快，所采購(gòu)的設(shè)備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下，造成技術(shù)進(jìn)步而競(jìng)爭(zhēng)力下降的局面。

2、企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)

（1）合同風(fēng)險(xiǎn)。一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡(jiǎn)化，偏信口頭協(xié)議、君子協(xié)定等；鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變?cè)谑袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的不利地位，往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對(duì)采購(gòu)人員行賄，套取企業(yè)采購(gòu)標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品。而有些采購(gòu)人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂經(jīng)常出現(xiàn)檔案分類模糊不清，無人管理的現(xiàn)象。

（2）采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。由于人為因素造成企業(yè)所采購(gòu)物資在進(jìn)入倉庫前未按合同及制度要求，對(duì)采購(gòu)物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、單據(jù)等多方面進(jìn)行審核和驗(yàn)收而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對(duì)路，不符合合同規(guī)定要求；在價(jià)格上發(fā)生變形等。

（3）采購(gòu)存量風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)量不能及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)之需要，發(fā)生生產(chǎn)中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)過多，造成積壓，其中多數(shù)因技術(shù)進(jìn)步而導(dǎo)致的無形損耗，使企業(yè)大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機(jī)會(huì)利潤(rùn)，形成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，結(jié)果很快價(jià)格下跌，引起價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)“零庫存”策略，可能因供應(yīng)商出現(xiàn)干擾因素，使企業(yè)因無貨發(fā)生生產(chǎn)中斷而陷入困境，或因供應(yīng)商供貨不及時(shí)而造成缺貨的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）采購(gòu)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。由于企業(yè)經(jīng)辦部門或個(gè)人責(zé)任心不強(qiáng)或管理水平不高，造成采購(gòu)物資不符合生產(chǎn)發(fā)展要求而形成的損失，也有不少風(fēng)險(xiǎn)是由于采購(gòu)人員假公濟(jì)私、牟取私利而引起的。

（5）預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)企業(yè)為了得到急需的物資，會(huì)采取預(yù)先支付貨款的方式購(gòu)進(jìn)物資。然而，一旦質(zhì)量有問題，就會(huì)相互指責(zé)，影響企業(yè)信譽(yù)，且款項(xiàng)又被供方控制，處于被動(dòng)局面。

二、企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理與控制措施

風(fēng)險(xiǎn)管理是對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的提早防范和預(yù)警，并通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)價(jià)和分析，及時(shí)、科學(xué)地處理各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，降低或消滅風(fēng)險(xiǎn)因素的影響，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過程的有效控制。針對(duì)上述采購(gòu)中存在的內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)，首先應(yīng)該考慮采購(gòu)的物資必須是企業(yè)所需要的，其次應(yīng)該對(duì)所要采購(gòu)物資的質(zhì)量和效用進(jìn)行通盤考慮，在為企業(yè)節(jié)約采購(gòu)資金的同時(shí)，保證采購(gòu)質(zhì)量。所以應(yīng)該從以下幾個(gè)方面對(duì)采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理和防范。

1、建立有效的組織管理機(jī)構(gòu)

為使采購(gòu)活動(dòng)正常有序地運(yùn)作，必須設(shè)立相應(yīng)的組織管理機(jī)構(gòu)做保障。從管理角度來考慮，在縱向方面，由企業(yè)經(jīng)營(yíng)者直接擔(dān)任或管理層授權(quán)高層管理人員擔(dān)任采購(gòu)活動(dòng)的主管，由采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量和財(cái)務(wù)等專業(yè)人員組成公司采購(gòu)小組，在采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)下作為企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)最高機(jī)構(gòu)，開展日常采購(gòu)活動(dòng)管理工作；在橫向方面，設(shè)立采購(gòu)部門，接受生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等橫向聯(lián)系部門的監(jiān)督管理，并授權(quán)這些機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)計(jì)劃、技術(shù)、質(zhì)量、結(jié)算等問題進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查和監(jiān)控。

2、建立有效的采購(gòu)程序控制制度

建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序，這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證。實(shí)行采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商資格審查、合同簽訂、合同審核、標(biāo)的驗(yàn)收、經(jīng)費(fèi)支付相分離的制度，以此形成術(shù)業(yè)專攻和權(quán)力制衡，避免由于采購(gòu)人員能力素質(zhì)弱和尋租行為，以及管理制度不健全和管理疏漏而增加采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)重大物資采購(gòu)業(yè)務(wù)定期開展審計(jì)制度，通過審計(jì)督查物資需求計(jì)劃的提報(bào)、采購(gòu)渠道選擇、價(jià)格確定、質(zhì)檢驗(yàn)收、貨款支付等重點(diǎn)環(huán)節(jié)是否執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問題的發(fā)生。既要注重考核采購(gòu)員的專業(yè)能力考核，還應(yīng)注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。

3、建立供應(yīng)商資格審查和信譽(yù)等級(jí)評(píng)定機(jī)制

來自于供應(yīng)商方面的風(fēng)險(xiǎn)往往使企業(yè)面臨重要的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)踐中可以通過建立供應(yīng)商資格審查機(jī)制來降低和化解此類風(fēng)險(xiǎn)。一方面建立采購(gòu)前供應(yīng)商資格審查機(jī)制。實(shí)行采購(gòu)前資格審查，不僅可以把住企業(yè)采購(gòu)“準(zhǔn)入關(guān)”、發(fā)放“通行證”，而且還可以落實(shí)對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)隱患、不符合資質(zhì)條件的供應(yīng)商不予進(jìn)入企業(yè)的采購(gòu)資格。另一方面建立采購(gòu)中供應(yīng)商資格審查機(jī)制。實(shí)行采購(gòu)中資格審查，也就是落實(shí)對(duì)采購(gòu)資格有效期限內(nèi)的注冊(cè)供應(yīng)商、參加采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商和正在履行合同的供應(yīng)商的資格審查。采購(gòu)中資格審查內(nèi)容，主要針對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量管理體系運(yùn)行和保持情況、質(zhì)量管理水平和質(zhì)量保證能力、財(cái)務(wù)資金狀況、配套企業(yè)協(xié)作關(guān)系情況和合同履行情況等方面進(jìn)行展開。對(duì)于發(fā)生質(zhì)量保證能力下降、資金狀況惡化等情況，影響到采購(gòu)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施降低或消滅風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)的效率和質(zhì)量。

實(shí)踐中還可以通過建立信譽(yù)等級(jí)評(píng)定機(jī)制來降低和化解來自于供應(yīng)商方面的風(fēng)險(xiǎn)。信譽(yù)是指供應(yīng)商遵紀(jì)守法、履行責(zé)任和兌現(xiàn)合同承諾的程度。世界主要國(guó)家基本都建立了供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)評(píng)定機(jī)制，加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商誠(chéng)信的管理。實(shí)踐證明，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)評(píng)定機(jī)制不僅激勵(lì)供應(yīng)商遵守履約期限、保證標(biāo)的質(zhì)量，還大大降低了履約風(fēng)險(xiǎn)，提高了采購(gòu)的效益。建議以履約期限、質(zhì)量、售后服務(wù)和工作協(xié)調(diào)性等內(nèi)容為要素進(jìn)行信譽(yù)等級(jí)分級(jí)評(píng)定，可以分A信譽(yù)好、B信譽(yù)較好、C信譽(yù)一般、D信譽(yù)較差和E信譽(yù)差五個(gè)等級(jí)。信譽(yù)等級(jí)評(píng)定不搞終身制，每三至五年評(píng)定一次。同時(shí)，對(duì)于信用等級(jí)好（A、B級(jí)）的供應(yīng)商，可以在未來的采購(gòu)項(xiàng)目招投標(biāo)中適當(dāng)加分；對(duì)于信譽(yù)等級(jí)差（D、E級(jí)）的供應(yīng)商，可以限制或取消其一定期間內(nèi)參與采購(gòu)活動(dòng)的資格，提高其失信成本。

4、建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系

全面歸納影響企業(yè)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)因素，深入剖析各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素的屬性、發(fā)生頻率、發(fā)生概率和影響程度，科學(xué)確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)和評(píng)估方法，以及各指標(biāo)的權(quán)重和分值。通過運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，從而科學(xué)地制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，提高采購(gòu)決策水平；全面規(guī)劃和設(shè)計(jì)采購(gòu)活動(dòng)，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的提早預(yù)防和預(yù)警，減少被動(dòng)、增加主動(dòng)；同時(shí)還可以積累有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的資料和數(shù)據(jù)，不斷改進(jìn)未來的采購(gòu)管理工作。

（責(zé)任編輯：胡冬梅）

book=22,ebook=172