淺談高校檔案的信息化管理

趙淑英

（赤峰學(xué)院 職教部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺談高校檔案的信息化管理

趙淑英

（赤峰學(xué)院 職教部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著信息化新技術(shù)革命的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代.全國(guó)檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會(huì)的腳步.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)最大限度的開(kāi)發(fā)利用檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù).

高校檔案；計(jì)算機(jī)管理；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化是我國(guó)信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化水平對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用.國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》要求，把建設(shè)數(shù)字檔案館列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，充分運(yùn)用信息化建設(shè)這一新的發(fā)展突破口，積極探索數(shù)字檔案之路，以發(fā)展數(shù)字檔案館為目標(biāo)，創(chuàng)新檔案服務(wù)工作機(jī)制，由檔案實(shí)體的傳統(tǒng)管理向檔案信息現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)檔案的新要求.

1 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必要性

21世紀(jì)，是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代.但隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作始終還處于從屬的地位.究其原因,主要有如下三方面：一是檔案信息形式多樣、年代跨越大、內(nèi)容寬廣，很難把握,同時(shí)從事檔案工作的人員少、事情雜、整天忙于簡(jiǎn)單的瑣碎的工作之中.而對(duì)所藏檔案價(jià)值也不完全了解，更不可能去研究,所以就無(wú)法超前地為社會(huì)開(kāi)發(fā)提供服務(wù)，利用率就不高；二是檔案面對(duì)的利用者，是一群要求各異又是及其復(fù)雜的需求者.檔案人員很難預(yù)見(jiàn)利用者的利用意圖，顯然就不能按需主動(dòng)提前編輯提供利用，也就只能是被動(dòng)的要什么找什么的服務(wù)方式.就主動(dòng)而言，也只是簡(jiǎn)化查閱手續(xù)、熟練查閱工具的一種初級(jí)形式，而不能象計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)那樣真正實(shí)現(xiàn)檔案查閱快捷、準(zhǔn)確、高效化；三是檔案?jìng)鹘y(tǒng)利用方式?jīng)Q定了檔案的從屬性.檔案的價(jià)值是早已在經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益中體現(xiàn)出來(lái)，但是不被人們所重視，故而人們?cè)跈n案發(fā)展上投入不足，造成人為的制約檔案工作的發(fā)展.

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代能夠改變這一現(xiàn)狀.打開(kāi)計(jì)算機(jī)，網(wǎng)上瀏覽一圈，就知天下事.這是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的突出特點(diǎn).人們?cè)谛⌒〉碾娔X前，可以快捷、準(zhǔn)確、高效，遠(yuǎn)距離地實(shí)現(xiàn)自己的愿望，真是方便又明了.這就是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)檔案利用者帶來(lái)的優(yōu)越，也是檔案工作的一種變革，更是一種挑戰(zhàn).隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)的連通，檔案工作者只有隨時(shí)代的發(fā)展而提高自己，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔，才能準(zhǔn)確、高效地為利用者服務(wù)，才能讓檔案信息體現(xiàn)出真正的有效價(jià)值.

2 檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求

隨著網(wǎng)上政府工程的完善，電子文件的運(yùn)作將成為辦公的主體，作為政府直屬的部門(mén)來(lái)說(shuō)也不例外，也要積極地響應(yīng)政府的號(hào)召，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化和辦公自動(dòng)化，把檔案信息和網(wǎng)絡(luò)化融為一體.

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息.

目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段和途徑，同時(shí)可以提高檔案的管理效率.

網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中.以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作.

其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效.數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用.平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作.這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類(lèi)檔案管理中同樣適用.在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架.而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問(wèn)題已不復(fù)存在.

校園網(wǎng)中各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類(lèi)數(shù)據(jù)“數(shù)出一門(mén)”，使各類(lèi)歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確.學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過(guò)網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況.

3 高校具有檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越條件

第一，具有豐富的電子資源.高等學(xué)校一直是科學(xué)發(fā)展的前沿領(lǐng)域，在接觸新知識(shí)，獲取新信息方面，高校檔案部門(mén)有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件.計(jì)算機(jī)在高校檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用.高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息，進(jìn)而產(chǎn)生了數(shù)字化檔案.第二，具有發(fā)達(dá)的信息傳播網(wǎng)絡(luò).許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并于教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連.校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教育，科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作，查詢(xún)資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等.既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又贏得了時(shí)間，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式.第三，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)多年的努力有了較快的發(fā)展，許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理.自動(dòng)化建設(shè)大大的改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制度和完善.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定得規(guī)模.第四，擁有一批素質(zhì)相對(duì)較高得檔案管理人才.所謂近水樓臺(tái)先得月，一方面，高校作為教育和科研基地，擁有一批受過(guò)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)教育、訓(xùn)練的人才，為高校檔案管理人員的選擇、錄用、培訓(xùn)提供了較好的環(huán)境.另一方面，高校計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才.所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有利的技術(shù)保證.

4 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

4.1 高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效

自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路.自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)10多年的努力，開(kāi)發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件.許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理.自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善.尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模.所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證. 4.2 經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙.加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度.通過(guò)I n t e r n e t、C E R n e t網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性.領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入.檔案館自身通過(guò)多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能.近年來(lái)，許多高校撥專(zhuān)款給檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀.

5 高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題

5.1 數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料.計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù).其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入.表現(xiàn)在：

首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入.編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄.以供展示或手工查閱.

其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體.這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力.

5.2 高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

雖然高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對(duì)于高校信息資源的利用具有重要作用，并取得了很大的發(fā)展，但再許多方面還需要改進(jìn).第一，對(duì)檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問(wèn)題.由于對(duì)檔案工作重視不夠，檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，無(wú)法滿足社會(huì)的要求.第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)化水平低.由于缺乏統(tǒng)一要求和有效的組織協(xié)調(diào)，各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊，目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差，而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大的盲目性，這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患.第三、網(wǎng)絡(luò)封閉，資源共享性差，網(wǎng)絡(luò)之優(yōu)勢(shì)在于其開(kāi)放性、共享性，由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面.雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)，而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作.大多數(shù)檔案館仍然采取封閉式的辦館方式，不能充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，信息共享程度差.因此，建立高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，改革當(dāng)前的條塊分割、各自為政的局面，建立一個(gè)系統(tǒng)、統(tǒng)一的全國(guó)高校檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享.在這一建設(shè)中，尤其要注意加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，通過(guò)制定共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文件標(biāo)引等，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù).同時(shí)，要充分利用高校資源優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù).

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面.雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng).而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作.大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程.

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入.學(xué)校檔案以數(shù)字的形式采集、存儲(chǔ)、以高度有序的自動(dòng)化方式進(jìn)行管理已是必然趨勢(shì).充分利用學(xué)校的條件和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，可以較快的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案工作以手工管理向以計(jì)算機(jī)管理為主，以管理檔案實(shí)體為主向以管理檔案信息為主，以檔案存儲(chǔ)保管為主向提供利用、服務(wù)為主的轉(zhuǎn)變，為學(xué)校和社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化信息服務(wù).

〔1〕周曙東.電子商務(wù)概論[M].南京：東南大學(xué)出版社，2002.

〔2〕李超，周定文，黃驍儉.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2002.

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1673-260X（2010）08-0172-03