談如何做好高校電子文件歸檔管理工作

陳敏

（瀘州醫(yī)學(xué)院 院長(zhǎng)辦公室，四川 瀘州 646000）

談如何做好高校電子文件歸檔管理工作

陳敏

（瀘州醫(yī)學(xué)院 院長(zhǎng)辦公室，四川 瀘州 646000）

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校電子文件歸檔管理工作越發(fā)重要，許多高校這方面的工作還存在不少問(wèn)題.本文將分析這些問(wèn)題，并從抓好高校電子文件歸檔管理的制度建設(shè)、培養(yǎng)適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的人才、堅(jiān)持“雙套制”的歸檔原則這幾個(gè)方面提出如何做好高校電子文件歸檔管理工作的建議.

高校；電子文件；歸檔管理

高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校師生創(chuàng)造性勞動(dòng)的凝結(jié).隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)在高校教學(xué)、科研、行政管理等各個(gè)領(lǐng)域的普及應(yīng)用，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)水平不斷提高，各部門形成了大量的電子文件.高校越來(lái)越成為人才資源、科研資源的高集中區(qū)，它不但發(fā)揮著傳統(tǒng)的解惑、培養(yǎng)人才的職能，也擔(dān)負(fù)著重要的科研任務(wù)，是知識(shí)創(chuàng)新、增長(zhǎng)的基地.今天，人類已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)信息化的時(shí)代，如果信息不能及時(shí)地發(fā)布和廣泛地傳播就是死信息，無(wú)效信息.高校檔案工作已經(jīng)進(jìn)入了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的新階段.高校檔案部門如何做好電子文件的歸檔管理工作，關(guān)系到學(xué)校發(fā)展歷史真實(shí)面貌留存的完整與安全.歸檔是檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)細(xì)致且難度較大的工作.要在歸檔工作中保證電子文件的齊全完整，充分發(fā)揮電子文件的作用，是許多單位的不足之處但又是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展所必須解決的問(wèn)題.本文就如何做好高校電子文件歸檔管理工作談幾點(diǎn)建議.

1 高校電子文件歸檔管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 電子文件形成量已成規(guī)模，而歸檔與管理工作相對(duì)滯后

當(dāng)前國(guó)內(nèi)高?；緦?shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，每年產(chǎn)生的各種各樣的電子文件有上千份，而且隨著學(xué)校辦公室自動(dòng)化的不斷完善，電子文件的數(shù)量還會(huì)越來(lái)越多.但是由于大部分高校檔案信息化都還處于起步階段，許多重要的文件還處于無(wú)人監(jiān)管的狀態(tài)，如果不及時(shí)歸檔很有可能造成電子檔案的大量流失，對(duì)今后檔案工作帶來(lái)許多不便.

造成這種情況的原因，一方面是因?yàn)楦鞲咝Ｒ恢币詠?lái)執(zhí)行的原國(guó)家教委于1989年制定的《普通高校檔案管理辦法》中缺少與電子文件、電子檔案管理相關(guān)的規(guī)定，在具體工作中無(wú)章可循，國(guó)家新的檔案管理辦法27號(hào)令頒布實(shí)施不久，電子文件歸檔工作才處于起步階段.另一方面是多數(shù)高校還沒(méi)有把電子文件與電子檔案的歸檔工作納入檔案管理工作的軌道.

檔案工作者必須引起重視并盡快介入電子文件管理，以適應(yīng)信息時(shí)代的要求.現(xiàn)代信息傳播學(xué)研究成果表明，要充分發(fā)揮信息對(duì)社會(huì)的推動(dòng)作用，除了要重視信息的發(fā)布和傳播，還必須重視信息的開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，而電子文件則是高校檔案網(wǎng)絡(luò)的重要基礎(chǔ)工作，高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，更是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會(huì)發(fā)布信息，發(fā)揮高校科研先導(dǎo)作用的重要媒介.因此，加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，必須要從電子文件抓起.

1.2 高校檔案工作人員信息技術(shù)水平還有待提高

傳統(tǒng)的檔案工作是站在檔案管理者的角度思考問(wèn)題，新形勢(shì)下的檔案工作強(qiáng)調(diào)以人為本，從利用者的角度出發(fā)，做到主動(dòng)、方便、快捷、準(zhǔn)確、有效.高校檔案工作能不能發(fā)展，人是第一位的，最終取決于檔案工作者隊(duì)伍的素質(zhì)和實(shí)力.

開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是《辦法》中規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)中的一條重要職責(zé)，是提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要途徑.為適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需求，對(duì)檔案工作人員必須進(jìn)行階段性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，不斷拓寬知識(shí)層面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐漸掌握計(jì)算機(jī)和其他有關(guān)方面的知識(shí)和技能，逐步培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化.

1.3 缺乏專業(yè)的檔案工作管理軟件

目前大部分高校都有了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，但是有的系統(tǒng)已使用多年，有的尚處于初建階段，而有些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，歸檔問(wèn)題還沒(méi)有被納入學(xué)?？傮w規(guī)劃之中.這是由于一方面是許多自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員不了解檔案管理工作，缺乏檔案意識(shí)；而檔案管理部門又缺乏對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的深入了解，對(duì)于如何將歸檔管理與各種系統(tǒng)接口這一問(wèn)題沒(méi)有更好的措施與辦法，致使這些環(huán)節(jié)不能很好的結(jié)合在一起，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案工作脫節(jié).因此，做好電子文件的管理就是我們檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急.

近年來(lái)各高校的檔案管理系統(tǒng)五花八門，大多數(shù)都是單機(jī)版本的，只能實(shí)現(xiàn)檔案管理部門內(nèi)部的錄入和查詢，不能實(shí)現(xiàn)互動(dòng)，更不能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享.這樣的狀態(tài)不能適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展的要求，因此，使用專業(yè)的檔案工作管理軟件勢(shì)在必行.

2 高校電子文件歸檔的管理辦法

2.1 抓好高校電子文件歸檔管理的制度建設(shè)

高校電子文件歸檔的制度建設(shè)是指根據(jù)電子文件歸檔管理的需要，以及本單位的實(shí)際情況，合理地制定歸檔流程和管理制度，形成統(tǒng)一，規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系，實(shí)行科學(xué)管理.

為了規(guī)范電子文件、電子檔案的管理，國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如《電子文件歸檔管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但是這些規(guī)范并沒(méi)有在普通高校的檔案工作中得到有效的實(shí)施.一方面，他們不能完全適用于本單位，另外一方面，對(duì)制度的推廣的必要性還缺乏認(rèn)識(shí)，缺少電子文件形成者的配合，大多數(shù)電子文件形成者受傳統(tǒng)觀念影響，將電子文件排除在歸檔范疇之外.

缺乏具體的歸檔管理制度，工作職責(zé)不明確，歸檔范圍不明確，歸檔方式、歸檔時(shí)間、歸檔要求、程序等得不到明確規(guī)定，不僅造成相關(guān)部門相互推諉，有的部門甚至因?yàn)榕略黾庸ぷ髁慷辉敢獬袚?dān)電子文件歸檔工作，導(dǎo)致有相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件進(jìn)行了歸檔，而無(wú)相應(yīng)紙質(zhì)文件的則處于自生自滅的狀態(tài).

要做好高校電子文件歸檔工作，就要明確電子文件歸檔管理制度，明確各部門的工作職責(zé)與分工.確定收集歸檔范圍，規(guī)定歸檔方式和時(shí)間，明確歸檔的質(zhì)量要求，制定歸檔移交程序，只有這樣，電子文件歸檔工作才能層層落實(shí)，確保完整歸檔.

2.2 培養(yǎng)適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的人才

電子文件歸檔屬于檔案管理現(xiàn)代化的范疇，要適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作者的工作能力、執(zhí)行能力、落實(shí)能力等必須要與時(shí)俱進(jìn)，培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才就顯得非常必要.檔案工作者是整個(gè)檔案工作要素中最為活躍的，起決定作用的因素，因此，檔案管理人員素質(zhì)的高低決定著檔案部門的工作效率和檔案管理質(zhì)量的高低，在高等教育領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，作為高校管理工作中重要一環(huán)的管理工作正經(jīng)歷著由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代檔案管理方法，需要具備基本的政治思想素質(zhì)，高度的敬業(yè)精神和高尚的職業(yè)道德，基本的知識(shí)能力素質(zhì)，具有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的思想意識(shí)等.

培養(yǎng)檔案現(xiàn)代化管理人才，就是要提高檔案管理人員的管理水平，要把學(xué)習(xí)作為提高能力的基礎(chǔ)，把協(xié)調(diào)作為提高能力的前提，把效率作為提高能力的特征，把責(zé)任作為提高能力的保障，把服務(wù)作為提高能力的重點(diǎn).

因此，檔案部門可以根據(jù)各校實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，補(bǔ)充電子文件管理方面的知識(shí)，提高管理的科技含量和引進(jìn)計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才.此外，還可以利用學(xué)校智力資源豐富的優(yōu)勢(shì)，聘用計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生勤工助學(xué)，并保持相對(duì)穩(wěn)定，協(xié)助檔案部門解決現(xiàn)代化管理方面的問(wèn)題，在電子文件與校園辦公自動(dòng)化之間找到一個(gè)契合點(diǎn)，要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，添置必要的設(shè)備，建立檔案部門局域網(wǎng)等.

2.3 堅(jiān)持“雙套制”的歸檔原則，研發(fā)先進(jìn)統(tǒng)一的高校檔案工作管理軟件

為確保檔案的完整和安全，檔案形成部門還需要將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件一同歸檔，即堅(jiān)持電子版本和紙質(zhì)文件一同歸檔原則.這一歸檔原則在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中有明確規(guī)定：“電子公文的形成機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔”.它的提出是針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)管理水平，以及電子公文本身的載體形式及長(zhǎng)期保存對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)的技術(shù)依賴性等特點(diǎn)提出的不很經(jīng)濟(jì)方便、但相對(duì)穩(wěn)妥的歸檔辦法.從目前來(lái)看，電子文件的安全、真實(shí)、有效性有待進(jìn)一步論證，紙質(zhì)文件憑證作用在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍不會(huì)改變，因此，保留紙質(zhì)載體形式是有效的、必要的.所以，相比較而言，在“雙套制”的原則要求下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行到歸檔這一環(huán)節(jié)并沒(méi)有使工作真正簡(jiǎn)化，反而繁瑣了，客觀上也影響了真正無(wú)紙化辦公的進(jìn)程.各歸檔部門不僅要在系統(tǒng)中完成電子文件歸檔所必須的信息要素的錄入及傳輸（既電子版本文件歸檔），還要將需要?dú)w檔的電子文件脫機(jī)打印，生成紙質(zhì)文件后歸檔，很明顯，部門的工作量增加了.

為了方便就近歸檔，應(yīng)該實(shí)行誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔的原則，應(yīng)該歸檔的電子文件一般有三類：收文、發(fā)文、簽報(bào).收文主要是上級(jí)來(lái)文，由黨辦、校（院）辦負(fù)責(zé)登記歸檔；發(fā)文指校外來(lái)文和校內(nèi)發(fā)文，校外來(lái)文由兩辦負(fù)責(zé)打印生成紙質(zhì)文件并加蓋學(xué)校公章，會(huì)同校外批復(fù)或回執(zhí)一同歸檔.校內(nèi)發(fā)文由各發(fā)文單位負(fù)責(zé)歸檔，包括正式套紅文件（由兩辦集中打印），附有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)的發(fā)文稿及發(fā)文稿鏈接的部門簽報(bào)，將三者的打印件加蓋學(xué)校公章后歸檔；簽報(bào)由簽報(bào)單位打印并加蓋部門公章后歸檔，由多個(gè)部門會(huì)簽的文件，由主要承辦部門打印并加蓋部門公章后歸檔.

高校檔案工作為了與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)，需要配備先進(jìn)統(tǒng)一的檔案工作管理軟件，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享.

〔1〕馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

〔2〕湯道鑾.高?，F(xiàn)行電子文件實(shí)時(shí)歸檔與管理研究[J].學(xué)校檔案,2004(4).

〔3〕吳愛(ài)芬.做好高校電子文件歸檔管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].學(xué)校檔案，2007(1).

〔4〕黃勝菊.高校電子文件的收集與歸檔[J].中國(guó)檔案，2004（10）：35.

G271

A

1673-260X（2010）08-0168-02