高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對策

易秋芳

高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對策

易秋芳

分析了高校教學(xué)秘書工作中普遍存在的待遇偏低、隊伍不穩(wěn)定、崗位職責(zé)范圍不明、自身素質(zhì)不高等問題，提出了高度重視、優(yōu)化機(jī)制、加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)等措施。

高校；教學(xué)秘書；服務(wù)；管理

一、目前高校教學(xué)秘書工作存在的問題

（一）待遇偏低，隊伍不穩(wěn)定

（1）不受重視，政治待遇低。長期以來，人們錯誤地認(rèn)為教學(xué)秘書的工作就是排課、調(diào)課、統(tǒng)計成績、管理學(xué)籍等簡單重復(fù)的工作，什么人都可以做，因此沒有政治地位。又由于工作的瑣碎性，很難量化，工作的難度和業(yè)績不易體現(xiàn)出來，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書缺乏工作的主動性和積極性。特別是年輕、學(xué)歷高的教學(xué)秘書，他們工作一段時間后，發(fā)現(xiàn)這種工作勞累、瑣碎，與所學(xué)專業(yè)不對口，工作沒有成就感，被提升的機(jī)會也很少，于是不安心本職工作，認(rèn)為只有在教學(xué)、科研、行政崗位上才有前途，才可以將其作為長期從事的職業(yè)。

（2）職稱評定存在困難。在評定職稱時，教學(xué)秘書往往被劃在管理系列，與機(jī)關(guān)工作人員一起參加評審。但是，教學(xué)秘書不可能有行政人員那樣明顯的政績，因而處于相對劣勢，無論是職稱評定還是行政級別都不如其它崗位上的人員，通常十幾年后還只是個科員，因此挫傷了部分教學(xué)秘書的工作積極性。

（3）收人較低。教學(xué)秘書的工資、津貼及其它待遇難以和教師、科研人員及行政管理人員相比，通常是院系中待遇最低的人。按照國內(nèi)大多數(shù)本科院校的現(xiàn)行規(guī)定，教職工的津貼發(fā)放分為兩大類：教學(xué)、科研和教學(xué)輔助系列按職稱領(lǐng)取，管理系列按聘任的崗位級別領(lǐng)取。由于教學(xué)秘書屬于管理系列崗位，于是享受科員待遇，因此即使評上副高級職稱，往往也只能按科員檔次領(lǐng)取崗位津貼。這樣就造成干好干壞一個樣，教學(xué)秘書們漸漸失去了工作的積極性。

（4）外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會少。高校普遍重視專任教師的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，不斷提高他們的學(xué)歷和業(yè)務(wù)素質(zhì)，甚至不惜代價把他們送到國外去學(xué)習(xí)、交流。教學(xué)秘書則很少有外出交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會。

（二）崗位職責(zé)范圍不明

（1）職責(zé)范圍界定不清。教學(xué)秘書作為高校的教學(xué)管理人員，應(yīng)該在教務(wù)部門和院（系）雙重領(lǐng)導(dǎo)下開展具體的管理和服務(wù)工作。雖然對教學(xué)秘書的職責(zé)范圍或多或少各校都有些規(guī)定，但由于學(xué)校的各個部門、院（系）的領(lǐng)導(dǎo)和師生對教學(xué)秘書的職責(zé)范圍不清楚，因而不論是教學(xué)管理，還是科研、行政、黨務(wù)方面的工作，都習(xí)慣于找教學(xué)秘書。

（2）編制崗位欠缺。大多數(shù)本科院校按照學(xué)生人數(shù)來確定編制、設(shè)置工作崗位，特別是新建的本科高校，仍沿用過去中專、大專時期的管理模式，因此許多院（系）沒有設(shè)置成教秘書、科研秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書乃至辦公室主任等崗位，這些工作部分或全部由教學(xué)秘書承擔(dān)。

（3）認(rèn)識不到位。教學(xué)秘書的責(zé)任重大，任何一個環(huán)節(jié)稍有拖拉和疏忽，就會影響到整個教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。但有的領(lǐng)導(dǎo)和教師對此認(rèn)識不夠，甚至錯誤地將教學(xué)秘書視為打字員、話務(wù)員、門衛(wèi)、收發(fā)員、清潔工。

（三）自身素質(zhì)不高

（1）思想素質(zhì)有待提高。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書在和學(xué)生接觸中，不僅要向?qū)W生介紹有關(guān)課程設(shè)置和學(xué)籍管理等方面的知識，而且應(yīng)該指導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)，與學(xué)生工作者一道做好學(xué)生的思想政治工作。這就要求教學(xué)秘書必須具有較高的政治修養(yǎng)、道德素質(zhì)和較強(qiáng)的思想政治工作能力，但目前普遍存在相當(dāng)大的差距。

（2）知識結(jié)構(gòu)不合理。教學(xué)管理工作本身需要一支年輕化、知識化、專業(yè)化、信息化的教學(xué)秘書隊伍，但由于歷史、認(rèn)識等原因，高校教學(xué)秘書的平均年齡偏大。雖然近年來教學(xué)秘書的學(xué)歷有所提高，但他們的知識結(jié)構(gòu)仍不能滿足教學(xué)管理工作的要求，難以提高教學(xué)管理水平。

（3）業(yè)務(wù)不精。隨著我國改革開放的不斷深入，高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，教學(xué)計劃、教學(xué)內(nèi)容、考試方法、招生規(guī)模及就業(yè)形勢也在不斷發(fā)生變化，這就對教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。但是，大多數(shù)教學(xué)秘書忙于具體事務(wù)，停留在事務(wù)性、經(jīng)驗型的管理上，習(xí)慣于被動接受任務(wù)，缺乏科學(xué)性、主動性和創(chuàng)新性。

（4）研究薄弱。由于教學(xué)秘書事務(wù)繁雜，科研能力弱，因此很少開展教學(xué)研究工作，沒有花時間、精力從平常的教學(xué)管理事務(wù)中去總結(jié)經(jīng)驗、摸索規(guī)律，更沒有對教學(xué)管理中出現(xiàn)的新問題、新情況進(jìn)行研究和探討。因此，不能為深化教學(xué)改革獻(xiàn)計獻(xiàn)策，無法實現(xiàn)教學(xué)管理的科學(xué)化和創(chuàng)新。

二、改進(jìn)教學(xué)秘書工作的措施

（一）高度重視，優(yōu)化機(jī)制

（1）重視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書與教師一樣，都是為了高校培養(yǎng)人才而工作，沒有高低之分，只是分工和崗位不同。在院（系）的教學(xué)管理中，教學(xué)秘書處于極其重要的位置，直接關(guān)系著院（系）乃至全校的教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。高校的各級領(lǐng)導(dǎo)、全體師生應(yīng)對此有足夠的認(rèn)識，尊重并密切配合教學(xué)秘書開展工作。

（2）明確崗位職責(zé)。教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)。他們的工作可以分為事前、事中和事后三個方面：一是教學(xué)計劃的制定和教學(xué)工作的安排；二是不僅要做好教學(xué)管理文件的上傳下達(dá)和調(diào)課、考試等通知，負(fù)責(zé)學(xué)生的注冊、報到，組織、出席院（系）的教學(xué)工作會議，而且要檢查學(xué)生的上課情況，安排畢業(yè)實習(xí)、畢業(yè)論文及答辯工作，落實監(jiān)考、巡考及試卷的印刷、保密等工作；三是檔案資料的收集、整理和保管等。

（3）提高教學(xué)秘書的待遇。不僅要改善教學(xué)秘書的工作環(huán)境，而且在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面建立更合理的制度。第一，根據(jù)教學(xué)秘書在德、勤、能、績各方面的表現(xiàn)，給予他們升職的機(jī)會。第二，基于教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)，提高其津貼標(biāo)準(zhǔn)。第三，教學(xué)秘書不參加行政管理干部系列的技術(shù)職稱評定，應(yīng)單設(shè)教學(xué)秘書職稱系列。

（4）建立激勵機(jī)制。對高校的教學(xué)秘書可實行崗位聘任制，制定崗位職責(zé)，明確工作范圍和任務(wù)，開展評比活動，獎優(yōu)罰劣，拉開收入差距。對于辦事拖拉、不負(fù)責(zé)任者給予批評和處罰；對于管理能力差、不能勝任崗位的人員要調(diào)離甚至解聘；對工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績突出者給予表彰和物質(zhì)獎勵；對特別突出者晉升院（系）辦公室主任等職。

（二）加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)

（1）培養(yǎng)優(yōu)良的思想道德素質(zhì)。一是提高政治思想素質(zhì)。教學(xué)秘書應(yīng)主動學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想，樹立正確的人生觀和價值觀，貫徹黨的教育方針。二是樹立良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。要求教學(xué)秘書熱愛本職工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和樂于奉獻(xiàn)的精神，兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實實地工作。牢固樹立為師生服務(wù)的觀念，對待教師要熱情，盡量滿足他們在上課或考試時間安排等方面的要求；對待學(xué)生既要堅持原則，又要誠心誠意地關(guān)心、幫助和指導(dǎo)。

（2）全面提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。第一，提高處理日常教學(xué)事務(wù)管理的能力。教學(xué)秘書應(yīng)熟悉本職工作的特點(diǎn)、學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理的規(guī)章制度和院（系）的重要教學(xué)信息。第二，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力。高校的教學(xué)管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作才能完成。教學(xué)秘書應(yīng)學(xué)會協(xié)調(diào)院（系）與學(xué)校各部門、本院（系）教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，并注意在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色位置。同時，團(tuán)結(jié)其他同志，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊協(xié)作的精神，保證本單位教學(xué)管理工作正常有序地開展。第三，熟練運(yùn)用現(xiàn)代辦公手段。要學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)代化設(shè)備和高科技管理手段，熟練地運(yùn)用電話、傳真、電子郵件、校園網(wǎng)絡(luò)等，及時、準(zhǔn)確搜集、發(fā)布有關(guān)教學(xué)管理信息，高效地處理教學(xué)管理事務(wù)。

（3）有計劃地組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。為了提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力，學(xué)校、教務(wù)處和院（系）應(yīng)為教學(xué)秘書提供不同形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會。一是進(jìn)行崗前培訓(xùn)。不僅要系統(tǒng)學(xué)習(xí)高校管理的理論知識，明確教學(xué)秘書的基本職責(zé)，而且要掌握排課、教材征訂、檔案管理等方面的基本技能。二是開展在崗培訓(xùn)。不僅學(xué)習(xí)教育學(xué)、管理學(xué)和本院（系）專業(yè)知識，了解教育教學(xué)管理的現(xiàn)狀和前沿動態(tài)，更要注重表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力的培訓(xùn)和提高。三是加強(qiáng)交流。組織教學(xué)秘書到其它院校參觀訪問，學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗，從而開闊視野、啟發(fā)思維、揚(yáng)長避短。四是聘請教學(xué)管理經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀教學(xué)秘書和專家作導(dǎo)師，進(jìn)行傳、幫、帶。五是支持教學(xué)秘書在職攻讀學(xué)士學(xué)位或碩士學(xué)位，提高他們的學(xué)歷，改善知識結(jié)構(gòu)。

（4）倡導(dǎo)科研。鼓勵教學(xué)秘書參與教學(xué)管理和教學(xué)改革方面的研究，探索高校教學(xué)管理規(guī)律，通過分析教學(xué)管理中出現(xiàn)的典型案例來提高教學(xué)秘書的管理水平，并將教學(xué)管理實踐與理論研究相結(jié)合，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理和教學(xué)改革方面的意見和建議。

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G645

A

1673-1999（2010）05-0184－02

易秋芳（1973-），女，重慶科技學(xué)院（重慶401331）藝術(shù)系講師。

2009-10-17