淺析建設(shè)施工的合同管理

何穎潔,劉 玲

(江西銅業(yè)集團公司永平銅礦,江西鉛山 334506)

淺析建設(shè)施工的合同管理

何穎潔,劉 玲

(江西銅業(yè)集團公司永平銅礦,江西鉛山 334506)

介紹了合同管理的主要任務(wù),合同管理是項目管理的核心,合同管理工作始終貫穿于項目管理的全過程。合同分配著工程任務(wù),在項目中,目標(biāo)和計劃的落實是通過合同來實現(xiàn)的。闡述了合同管理的意義和作用,針對合同管理中出現(xiàn)的合同法律體系不完善、不重視合同文本分析、合同管理意識淡薄、缺乏有效的分包合同管理、不重視合同歸檔管理等問題提出了一些建議和對策,目的旨在加強建筑施工企業(yè)的合同管理,維護企業(yè)的合法權(quán)益。

合同;管理;工程

1 概述

建設(shè)施工合同是指承包人按照發(fā)包人的要求,依據(jù)勘察、設(shè)計的有關(guān)資料、要求,進行施工建設(shè)、安裝的合同。是承發(fā)包雙方為實現(xiàn)建設(shè)工程目標(biāo),明確相互責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議;是承包人進行工程建設(shè),發(fā)包人支付價款,控制工程項目質(zhì)量、進度、投資,進而保證工程建設(shè)活動順利進行的重要法律文件。有效的合同管理是促進參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定的義務(wù),確保建設(shè)目標(biāo)(質(zhì)量、投資、工期)的重要手段。

建設(shè)施工合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設(shè)工期、工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付時間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款;其合同文本主要內(nèi)容如下:

協(xié)議書名稱:

協(xié)議書包括發(fā)承包雙方全稱;工程概況;工程承包范圍和方式;合同工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);合同價款;組成合同的文件;甲方關(guān)于按照合同約定支付合同價款的承諾及乙方按照合同約定進行施工、竣工交付工程及質(zhì)量保修的承諾;生效日期及條件。

通用條款:

通用條款是雙方都需認(rèn)可的詞語、合同文件和對于工程事務(wù)的處理方法。包括雙方的一般權(quán)利和義務(wù);施工組織設(shè)計和工期;質(zhì)量與檢驗;合同價款與支付;設(shè)備材料供應(yīng);工程變更;竣工驗收與結(jié)算;違約、索培和爭議;其他有關(guān)安全施工、發(fā)現(xiàn)文物及地下障礙物的處理方法、工程分包、不可抗力、保險、擔(dān)保、合同解除、合同生效與終止的處理方法。

專用條款:

規(guī)定以上內(nèi)容和結(jié)合具體工程的一些特殊規(guī)定。

附件:

(1)乙方承攬工程項目一覽表;

(2)甲方供應(yīng)材料設(shè)備一覽表;

(3)工程質(zhì)量保修書。

2 合同管理的主要任務(wù)

合同管理是項目管理的核心,合同管理工作始終貫穿于項目管理的全過程。合同規(guī)定了工程任務(wù),在項目中,目標(biāo)和計劃的落實是通過合同來實現(xiàn)的。它詳細地、具體地定義著工程任務(wù)相關(guān)的各種問題。

2.1 合同簽訂前的主要任務(wù)

先對招標(biāo)文件進行分析和合同文本審查,并作出相應(yīng)的分析報告,對合同的風(fēng)險性及可以取得的利潤作出評估。其次進行工程合同的策劃,如分包合同策劃,解決各合同之間的協(xié)調(diào)問題。再次為工程預(yù)算、報價、合同談判和合同簽訂提供決策的信息、建議、意見等,對合同修改進行法律方面的審查,配合企業(yè)制定報價策略,配合合同談判。

2.2 合同簽訂后的主要任務(wù)

(1)建立合同的保證體系,以保證合同實施過程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進行,使工程項目的全部合同事件處于控制中,保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

(2)對合同實施情況進行跟蹤;收集合同實施的信息,及各種工程資料,并作出相應(yīng)的信息處理,將合同實施情況與合同分析資料進行對比分析,找出其中的偏離,對合同履行情況作出診斷,提出合同實施方面的意見、建議,甚至警告。

(3)進行合同變更管理。主要包括:參與變更談判、對合同變更進行事務(wù)性處理、落實變更措施、修改變更相關(guān)的資料、檢查變更措施的落實情況。

(4)日常的索賠和反索賠工作。

2.3 合同確定了項目的組織關(guān)系

合同規(guī)定著項目參加者各方面的責(zé)權(quán)利關(guān)系和工作的分配情況,直接影響著整個項目組織和管理系統(tǒng)的形態(tài)和運作。

3 合同管理的意義和作用

3.1 規(guī)范建設(shè)各方行為的需要

目前,從建筑市場經(jīng)濟活動及交易行為看,工程建設(shè)的參與各方缺乏市場經(jīng)濟所必須的法制觀念和誠信意識,不正當(dāng)競爭行為時有發(fā)生,加之市場機制難以發(fā)揮應(yīng)有的功能,從而加劇了建筑市場經(jīng)濟秩序的混亂。因此,管理部門必須加強建設(shè)工程施工合同的管理,規(guī)范市場主體的交易行為,促進建筑市場的健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 施工合同是承發(fā)包雙方履行義務(wù)、享有權(quán)利的法律基礎(chǔ)

為保證建設(shè)項目的順利實施,通過明確承發(fā)包雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù),合理分?jǐn)偝邪l(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險,建設(shè)工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。如發(fā)包方必須按時支付工程進度款,及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收,及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結(jié)算等。承包方則必須按施工圖紙和批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計組織施工,向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建筑產(chǎn)品等。

3.3 合同是處理建設(shè)項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)

建設(shè)項目由于建設(shè)周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復(fù)雜等特點。在合同履行過程中,業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避兔地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先作出的各種約定和承諾,如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價款調(diào)整變更條款等等。作為合同的一種特定類型,建設(shè)工程合同同樣具有一經(jīng)簽訂即具有法律效力的屬性。

4 目前合同管理存在的主要問題

4.1 法律有待健全

當(dāng)前我國建筑、合同法律體系還不夠完善,部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn),有漏洞可鉆。有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的問題時有發(fā)生。

4.2 不重視合同文本分析

合同主體不當(dāng);文字不嚴(yán)謹(jǐn);條款不全面,不完整,有缺陷,有漏洞,掛一漏萬。

4.3 合同管理意識淡薄

不習(xí)慣按合同辦事,出現(xiàn)問題不找合同,而是習(xí)慣于協(xié)調(diào)。大多數(shù)項目管理機構(gòu)都未設(shè)立合同管理部門,缺乏可行的有效的合同管理體系和具體的操作流程,不能對工程進行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理。合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全,合同管理程序不明確,或有制度不執(zhí)行,該履行的手續(xù)不履行,缺少必要的審查和評估步驟。缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

4.4 缺乏有效的分包合同管理,只有從合同而沒主合同

總承包商和各專業(yè)分包商之間及各分包商之間經(jīng)營因合同界限不清,責(zé)、權(quán)、利不明確,互相推諉,影響工程建設(shè)的順利進行。特別是土建和水電、設(shè)備安裝之間的交接部分,扯皮更多。

4.5 專業(yè)的合同管理人才匱乏

建設(shè)合同涉及內(nèi)容多,專業(yè)面廣,合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識。合同管理是高智力型的、涉及全局的,又是專業(yè)性、技術(shù)性強、極為復(fù)雜的管理工作,對合同管理人員的素質(zhì)要求很高。管理人才的缺乏也是影響建設(shè)項目合同管理效果的一個重要因素。

4.6 不重視合同歸檔管理,管理信息化程度不高,合同管理手段落后

一些建設(shè)項目合同管理仍處于分散管理狀態(tài),合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定,合同履行過程中沒有嚴(yán)格監(jiān)督控制,合同履行后沒有全面評估和總結(jié),合同管理粗放。沒有按照現(xiàn)代項目管理理念對合同管理流程進行重構(gòu)和優(yōu)化,沒能實現(xiàn)項目內(nèi)部信息資源的有效開發(fā)和利用,建設(shè)項目合同管理的信息化程度偏低。

5 建議與對策

5.1 加強合同管理體系和制度建設(shè)

項目建設(shè)各方要重視合同管理機構(gòu)設(shè)置、合同歸口管理工作。做好合同簽訂、審查、授權(quán)、公證、履行的監(jiān)督管理。建立健全合同管理制度,嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行操作,提高合同管理水平。同時建立以合同管理為核心的組織機構(gòu)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立合同管理組織,使合同管理專業(yè)化。要確立合同與成本、工期、質(zhì)量等管理子系統(tǒng)的界面,將合同管理融入施工項目管理全過程中。及時準(zhǔn)確的了解工程的種種情況,從整體上把握工程的順利進行。

5.2 加強合同管理意識,重視合同管理

要從思想上真正意識到合同的重要性,強調(diào)按合同要求施工,而不僅僅是按圖施工。但是,意識的形成是一項長期的工作,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這項工作,常抓不懈?？梢越?jīng)常舉辦學(xué)習(xí)班、講座等方式,提高全員的合同管理意識。

5.3 加大合同管理力度,保證施工合同全面履約

為保證施工合同全面履行,管理部門應(yīng)把施工合同管理工作列為整頓規(guī)范市場工作的重要內(nèi)容。要在嚴(yán)把審查關(guān)的基礎(chǔ)上,加大合同履約管理力度。對資金不到位的項目不予辦理工程報建手續(xù),不得組織招投標(biāo),建設(shè)行政主管部門不予辦理施工許可;堅決取締墊資、帶資施工現(xiàn)象,努力凈化建筑市場,進一步維護承包商的合法利益。

5.4 制定合同管理工作制度,明確合同管理的工作流程

為保障管理流程的順利實施,制定必要的工作制度是十分必要的。如:合同交底制度;責(zé)任分解制度;每日工作報送制度;進度款的審查批準(zhǔn)制度等。對于一些經(jīng)常性工作,如圖紙批準(zhǔn)程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的帳單審查程序,材料、設(shè)備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗收程序、工程進度付款帳單的審查批準(zhǔn)程序、工程問題的請示報告程序等,應(yīng)規(guī)范工作程序,做到有章可循。

5.5 加強分包合同和合同變更管理

在訂立分包合同時要充分考慮工程的實際情況,劃清合同界面,明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時合同管理人員還需要建立分包合同檔案,對分包范圍和部位進行動態(tài)跟蹤管理。合同變更在工程實踐中是非常頻繁的,變更意味著索賠的機會,在工程實施中必須加強管理。合同管理人員應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件,如圖紙、各種計劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令,并對變更部分的內(nèi)容進行審查和分析。

5.6 加強合同及相關(guān)文件歸檔管理工作,為合同順利履行創(chuàng)造條件

合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件,發(fā)生之后應(yīng)及時建帳并妥善保存。由于建設(shè)項目周期長,涉及專業(yè)多,面臨情況復(fù)雜。在經(jīng)過一個長時間的建設(shè)過程之后,很多具體問題要依靠相應(yīng)資料予以解決。為此,做好資料歸檔工作決不是簡單的文檔管理問題,應(yīng)專人負責(zé),負責(zé)到底。另外,要加快合同管理信息化步伐,及時應(yīng)用先進管理手段,改善合同管理條件,不斷提高管理水平。

5.7 重視合同管理人才的培養(yǎng)

合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員,同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī);熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價和會計帳務(wù);精通合同業(yè)務(wù),勝任合同擬稿、修改、談判和解釋。

6 結(jié)語

現(xiàn)代社會是合同社會。建立以合同管理為龍頭的項目管理體系,才是抓住了問題的關(guān)鍵。研究項目管理,就不得不研究合同、研究如何制定與執(zhí)行合同?？梢哉f,離開合同,就沒有工程質(zhì)量,也沒有對進度與費用的管理,合同管理已經(jīng)成為了經(jīng)濟建設(shè)的基礎(chǔ),因此,建立以合同管理為核心的項目管理體系,是提高項目管理水平的必由之路。一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同與合同管理有密切關(guān)系。只有重視合同、重視合同管理,才能有效的降低工程風(fēng)險,增加企業(yè)利潤。

REFERENCES

[1] 成虎.建設(shè)工程合同管理與索賠.東南大學(xué)出版社,2008.

[2] 建設(shè)工程施工管理.中國建筑工業(yè)出版社.

[3] 周吉高.建設(shè)工程專項法律實務(wù).法律出版社.

On ContractManagement of Project Construction

HE Ying-jie,L IU Ling
(Jiangxi Copper Corporation Yongping CopperMine,Yanshan 334506,Jiangxi,China)

Contractmanagement is the core of project management.This article illustrates the meaning and function of contract management,problems existing and puts for wars to some suggestions and countermeasures.

contract;management;project

F273.7

:C

:1009-3842(2010)01-0105-03

2009-12-28