新時期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展淺議

凌志華

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東廣州510225）

新時期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展淺議

凌志華

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東廣州510225）

新時期，高校要把做好學(xué)校檔案工作納入深入開展學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動的重要內(nèi)容，要舉全校之力，集師生之智，想盡一切辦法，主動、高效地服務(wù)好高等教育改革發(fā)展的需要。

高校檔案工作科學(xué)發(fā)展

一、加強基礎(chǔ)建設(shè)，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提

1.加強法制建設(shè)。中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中強調(diào)：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作，學(xué)校應(yīng)當加強管理，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。”因此，高校應(yīng)堅定不移地執(zhí)行教育部第27號令，真正做到校長領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，全校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，分級負責(zé)的原則，構(gòu)建起上級抓下級，層層抓落實的責(zé)任體系。二級院、系、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)亦要從自身做起，帶頭學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案法和國家教委《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，加強對各院系、各單位執(zhí)法檢查監(jiān)督，加大執(zhí)法宣傳力度，使全校上下都能充分認識檔案工作的重要性、法規(guī)的嚴肅性，真正做到人人懂法、守法，依法治檔，為學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供法律保障。

2.加強素質(zhì)培養(yǎng)。高校檔案工作者是檔案管理的主體，是高校檔案工作持續(xù)發(fā)展的決定因素，檔案工作者的素質(zhì)是保證和提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)能力的關(guān)鍵。因此，要提高檔案工作者的素質(zhì)，就要加強學(xué)習(xí)，加強實踐，提高學(xué)習(xí)、實踐能力。首先要學(xué)習(xí)理論，做到活到老、學(xué)到老，要樹立“我要學(xué)習(xí)”的主動意識。只有這樣，并結(jié)合自己的特點和本單位的實際進行合理、科學(xué)、創(chuàng)新地學(xué)習(xí)，把自覺學(xué)習(xí)融入每天的生活，貫徹到一生的不懈追求中，才能不斷地提高自己，跟上時代前進的步伐，贏取成功的綜合實力。其次，要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。最后，要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代文化知識，掌握相關(guān)學(xué)科的理論知識，拓寬知識領(lǐng)域，提高科學(xué)管理水平。在自覺學(xué)習(xí)的同時，還要勤于實踐，只有投身到實踐中去，帶著實踐中碰到的問題勤學(xué)習(xí)，勤思考，才能真正得到提高，檔案事業(yè)也才能科學(xué)發(fā)展。

3.加強設(shè)施建設(shè)。要像重視教學(xué)、科研和圖書館工作一樣重視檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，特別是在招生規(guī)模不斷擴大、檔案的種類和數(shù)量都不斷增加的情況下，檔案館庫房、辦公室、閱覽室的面積也應(yīng)相應(yīng)擴大，并科學(xué)合理地配置好設(shè)備，引進先進科學(xué)的檔案管理軟件，建設(shè)與校園網(wǎng)鏈接的檔案館局域網(wǎng)，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而達到方便高效的檔案管理、安全快捷的網(wǎng)絡(luò)查詢、快速精確的全文檢索、高倍壓縮的原文處理、功能強大的編研利用效果。

4.增強業(yè)務(wù)能力。高校檔案館是國家永久保管檔案的基地，因此，學(xué)校應(yīng)把建設(shè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、整理規(guī)范、館藏豐富的檔案館當作一項戰(zhàn)略任務(wù)來抓，做到收集齊全完整，綜合管理嚴格，開發(fā)利用高效，不斷創(chuàng)新服務(wù)，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中發(fā)揮高校各自的特色，爭取做到人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特。

二、強化檔案意識，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵

要從提高全員檔案意識入手，把學(xué)習(xí)、宣傳檔案法規(guī)看作是當前和今后的一項重要性、長期性的戰(zhàn)略任務(wù)，做到廣泛性、經(jīng)常性、持久性和有效性。

1.強化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。高校檔案管理水平的高低，很大程度上取決于主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的強弱，取決于學(xué)校整個領(lǐng)導(dǎo)班子中每個成員檔案意識的強弱?！耙话咽止こ獭币?guī)定，校長負責(zé)檔案工作，其他校領(lǐng)導(dǎo)分別負責(zé)檢查，督促所分管的部門，或聯(lián)系單位，齊心協(xié)力做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。二級院系和職能部門的領(lǐng)導(dǎo)更要明確，每年都有向?qū)W校檔案館移交檔案的法律義務(wù)。因為學(xué)校各個職能部門都是檔案材料立卷歸檔的基層單位，職能部門的領(lǐng)導(dǎo)就是本部門職能活動的組織者和實踐者，他們的檔案意識直接影響著學(xué)校檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

2.強化教學(xué)、科研和黨政工團管理人員的檔案意識。

要切實讓他們明白，自身承擔(dān)著向?qū)W校檔案部門移交檔案的法律義務(wù)，同時依法享有利用檔案的權(quán)利。因為承擔(dān)學(xué)校的教學(xué)、科研及其他工作的人員，既是檔案的形成者，又是檔案的利用者，他們檔案意識的強弱，直接影響到教學(xué)、科研和黨政工團管理檔案的工作成效，以及歸檔的完整性、系統(tǒng)性和合格率。

3.強化檔案管理人員的檔案意識。中華人民共和國《檔案法》賦予檔案管理人員的法律權(quán)力，是檔案人員履行工作職責(zé)的法律依據(jù)?！稒n案法》規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)忠于職守”，而具備檔案意識，是對檔案工作者最基本的素質(zhì)要求。它對檔案工作者收集、整理、綜合管理檔案和提供服務(wù)起到至關(guān)重要的作用，也是檔案工作者做好檔案工作的思想基礎(chǔ)。

4.強化社會檔案意識。社會檔案意識的高低直接影響著檔案工作人員的服務(wù)熱情。社會檔案意識增強，意味著檔案和檔案工作的重要性在人們的心目中達成了共識，人們就會積極參與，廣泛利用和傳播檔案信息，推動檔案利用服務(wù)工作積極開展，從而調(diào)動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，實現(xiàn)檔案利用價值最大化。

三、堅持服務(wù)創(chuàng)新，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的動力

圍繞發(fā)展，服務(wù)發(fā)展，促進發(fā)展，是當前檔案管理部門的中心任務(wù)，因此檔案管理部門必須強化發(fā)展意識。管理人員通過自身的科學(xué)發(fā)展，能更好地為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)，更好地為學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展大局服務(wù)。因此，檔案工作者必須樹立創(chuàng)新意識，必須深入實踐，切實了解廣大師生的真實需求，只有這樣才能點燃創(chuàng)新的欲望，激發(fā)創(chuàng)新的動力。

1.創(chuàng)新服務(wù)理念。國家檔案局強調(diào)，高校檔案館是學(xué)校各項工作管理的信息中心，檔案工作人員就是信息管理員，不僅要管理好檔案的實體，還要利用好檔案實體所反映的各種信息，并通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析，從更深層次研究檔案所包含的實質(zhì)內(nèi)容，參與學(xué)校各項改革工作。學(xué)校要加強培養(yǎng)檔案管理人員的信息意識、信息素養(yǎng)和獲取與交流信息的基本技能、分析與利用信息的能力。優(yōu)化信息配置，注意把握以下幾點：①要把握信息的綜合性，即要掌握各方面的信息，并進行綜合整理。②要把握信息的適應(yīng)性，即將適用的信息，在適當?shù)臅r間，提供給有需要的對象。③要把握信息的均衡性，即根據(jù)實際情況在同一時段，將同類的信息提供給各有關(guān)單位。④要把握信息的通暢性，即保證信息不失真、不受阻地傳送。

2.創(chuàng)新服務(wù)模式。目前，高校應(yīng)用計算機管理檔案多數(shù)還局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，因此必須進行革新，要一手抓檔案實體資源與檔案信息資源建設(shè)，一手抓檔案信息資源的開發(fā)與利用，全面實行計算機輔助檔案管理，實現(xiàn)多層次、多渠道、多形式、多功能為學(xué)校各項工作服務(wù)。

3.創(chuàng)新服務(wù)機制。創(chuàng)新服務(wù)機制就是在原有的提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，獲得新的創(chuàng)造和新的發(fā)展。在指導(dǎo)思想上，圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)“第一線要務(wù)”，把服務(wù)學(xué)校改革發(fā)展大局作為工作的出發(fā)點，強化職能作用；在創(chuàng)新服務(wù)上，要堅持既重管理又重利用，既重收集又重開發(fā)，既重安全又重搞活的原則。行政管理上，首先要加強綜合分析，把握工作重點，提出建設(shè)意見，更好地發(fā)揮檔案館的參謀助手作用；其次要加大協(xié)調(diào)力度，體現(xiàn)檔案館上傳下達的橋梁紐帶作用，做到對內(nèi)協(xié)調(diào)有方，對外聯(lián)絡(luò)順暢；最后要加強與各院系、各部門聯(lián)系，了解各單位對檔案信息的需求，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

總而言之，新時期高校要做好檔案工作，必須加強各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，堅持以服務(wù)發(fā)展為主線，以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以開拓創(chuàng)新為動力，進一步管理好、開發(fā)好、利用好高校檔案信息資源，為高校各項事業(yè)又好又快發(fā)展提供滿意的服務(wù)。

［1］中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》.

［2］陳利等.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的問題與對策［J］.檔案學(xué)通訊，2004，（3）.

［3］王賢生.論高校教學(xué)管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)［J］.高教探索，2008，（1）.

［4］宋琦.高校檔案工作領(lǐng)域和服務(wù)職能的拓展［J］.蘭臺世界，2008，（5）.

［5］張佩.重點讀者：圖書館服務(wù)模式新向度［J］.蘭臺世界，2009，（4）.