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      基層健康教育工作檔案的收集與管理

      2010-08-15 00:48:47
      衛(wèi)生軟科學(xué) 2010年6期
      關(guān)鍵詞:公共衛(wèi)生資料檔案管理

      許 蓉

      (玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心,云南 玉溪 653100)

      基層健康教育工作檔案的收集與管理

      許 蓉

      (玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心,云南 玉溪 653100)

      隨著基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn),基層健康教育工作檔案的收集與管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,必須以《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(2009年版)》為原則,理清思路,科學(xué)分類,規(guī)范管理,發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)性功能,才能更好地完成基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作。

      檔案收集管理;健康教育

      健康教育是以傳播、教育、干預(yù)為手段,以幫助個(gè)體和群體改變不健康行為和建立健康行為為目標(biāo),以促進(jìn)健康為目的所進(jìn)行的系列活動(dòng)及其過程[1]。每一個(gè)健康教育項(xiàng)目與活動(dòng),都要經(jīng)歷規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和評價(jià)這幾個(gè)階段,在整個(gè)過程中,將形成大量不同載體的檔案,其中有文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等,這些檔案不僅體現(xiàn)了上級(jí)文件精神和基層以往工作意圖,而且對這些精神和意圖的貫徹實(shí)施提供了證明,它不僅如實(shí)地記錄了健康教育工作的進(jìn)程,還總結(jié)積累下大量的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),對發(fā)揚(yáng)成績、吸取教訓(xùn)、改進(jìn)工作起到了巨大的指導(dǎo)作用。但健康教育檔案的收集、整理工作正是基層健康教育工作的薄弱環(huán)節(jié),多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院,特別是衛(wèi)生所的健康教育檔案分類不清、項(xiàng)目不全、內(nèi)容貧乏,不能如實(shí)反映日常工作的整個(gè)過程,更不能體現(xiàn)自己工作的特色和內(nèi)涵?;竟残l(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn),對基層健康教育檔案的收集、整理工作提出了更高要求,因此,基層健康教育專兼職人員更要時(shí)刻關(guān)注工作進(jìn)展情況,隨時(shí)收集工作過程中形成的一切資料,本著方便實(shí)用的原則,采取平時(shí)收集和年終收集相結(jié)合的方法,及時(shí)將匯集的材料編排入檔案,建立有條不紊、簡便易行的檢索程序,才有利于基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的深入發(fā)展。

      1 基層健康教育工作檔案的分類

      圍繞《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(2009年版)》要求,筆者根據(jù)多年的工作實(shí)踐,認(rèn)為以下幾類資料是今后在基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作中必須立檔的。

      健康教育機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備等基礎(chǔ)資料;健康教育年度工作計(jì)劃、總結(jié);健康教育媒體材料的流通情況; 健康教育宣傳欄的更換記錄;公眾健康咨詢活動(dòng)資料;健康知識(shí)講座資料;調(diào)查研究、科研設(shè)計(jì)、效果評價(jià)的原始資料、總結(jié)、報(bào)告、論著等;各種專業(yè)會(huì)議、培訓(xùn)、交流的業(yè)務(wù)資料。

      2 基層健康教育工作檔案的收集整理

      《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(2009年版)》對基層提供健康教育媒體材料、宣傳欄更換、開展公眾咨詢活動(dòng)、舉辦健康知識(shí)講座等工作的考核指標(biāo)有明確規(guī)定:一是發(fā)放健康教育印刷資料的種類和數(shù)量。二是播放健康教育音像資料的種類、次數(shù)和時(shí)間。三是健康教育宣傳欄設(shè)置和內(nèi)容更新情況。四是舉辦健康教育講座和健康教育咨詢活動(dòng)的次數(shù)和參加人數(shù)[2]。

      針對以上指標(biāo),以往只做不留痕跡的衛(wèi)生宣傳工作模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)衛(wèi)生改革的需要,只有在健康教育工作資料檔案的收集、管理上下足功夫,把健康教育檔案管理工作做實(shí)、做細(xì),才有利于基層健康教育工作的良性發(fā)展。

      2.1 提供健康教育媒體材料

      健康教育媒體材料泛指健康教育活動(dòng)中所使用的輔助材料,如傳單、報(bào)刊、小冊子、墻報(bào)、折頁、標(biāo)語、宣傳畫等印刷平面材料和錄像片、錄音帶、光盤等聲像材料等[1]。健康教育媒體材料的來源除了自制,還有上級(jí)下發(fā)、外地交流等。

      以往,基層健康教育工作人員對這一塊工作的做法往往局限于發(fā)放印刷品、播放音像資料,而不做任何登記管理,由于缺乏有效監(jiān)管,有的甚至將印刷品當(dāng)廢紙?zhí)幚?,造成人為浪費(fèi)。基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,要求基層在各種媒體材料流入后,必須認(rèn)真做好流通登記,對材料的流入時(shí)間、流入單位以及材料名稱、內(nèi)容、形式、數(shù)量及其去向或用途等進(jìn)行詳細(xì)登記,并留樣保存。使用過程中,做好發(fā)放記錄,集中發(fā)放的要讓領(lǐng)取單位簽名,并留下對方聯(lián)系方式,便于日后對資料使用情況做進(jìn)一步的跟蹤調(diào)查。播放音像資料時(shí),做好播放內(nèi)容、日期、次數(shù)、累計(jì)時(shí)間、責(zé)任人,收看人群及人數(shù)等的記錄也很有必要。

      2.2 設(shè)置健康教育宣傳欄

      一直以來,考核基層健康教育宣傳欄是否更換只需出示宣傳欄的文字材料即可,這為檔案的造假提供了可能,為杜絕健康教育宣傳欄檔案資料造假成為普遍現(xiàn)象,在版面制作過程中必須在版面上留日期,同時(shí)以照片資料為依據(jù)。所以,為基層配備相機(jī)等設(shè)備勢在必行。

      2.3 開展公眾健康咨詢活動(dòng)

      利用各種健康主題日或針對轄區(qū)重點(diǎn)健康問題,開展健康咨詢活動(dòng)并發(fā)放宣傳資料是基層開展健康教育工作的主要方式,但很多基層單位僅限于參與,沒有收集活動(dòng)資料的意識(shí),最終導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)字任意編造,甚至同一活動(dòng)在不同文字資料上的統(tǒng)計(jì)數(shù)字都不同。即使有的基層單位能提供活動(dòng)相關(guān)資料,但由于資料不全,不能體現(xiàn)資料的真實(shí)性,從而使健康教育檔案資料失去了其基礎(chǔ)性功能。因此,活動(dòng)后認(rèn)真填寫《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(2009年版)》附表《健康教育活動(dòng)記錄表》,把活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、形式、主辦單位、合作伙伴、參與人數(shù)、宣傳品發(fā)放種類及數(shù)量、活動(dòng)主題、宣教人、活動(dòng)小結(jié)、活動(dòng)評價(jià)一一填寫清楚,并將活動(dòng)所產(chǎn)生的相關(guān)書面材料或圖片材料、印刷材料、影音材料、居民簽到表及其他材料盡可能多地搜集起來,因?yàn)橹挥袕谋姸嗟臄?shù)量中經(jīng)過鑒別、比較才能篩選出質(zhì)量高的文件,所謂量中求質(zhì),就是這個(gè)道理。

      2.4 舉辦健康知識(shí)講座

      隨著人民生活水平的不斷提高,定期舉辦面對面的健康知識(shí)講座,已逐漸成為人們喜愛的健康教育服務(wù)手段之一。但由于基層健康教育師資的匱乏,使這一項(xiàng)工作無法在鄉(xiāng)鎮(zhèn)乃至村一級(jí)深入開展,只有通過基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,大力培養(yǎng)基層健康教育師資力量,把工作開展起來后,再按上述收集公眾健康咨詢活動(dòng)檔案資料的方法,把健康知識(shí)講座檔案建立起來,為今后的工作方式方法及效果評估提供理論和實(shí)踐方面的指導(dǎo),使基層健康教育工作得到長足發(fā)展。

      3 為加強(qiáng)基層健康教育檔案管理工作的建議

      3.1 健全制度

      建立健全檔案管理和各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案工作的前提。要制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度,如:檔案室安全制度、查閱制度、入檔文件要求、材料收集制度等。有條件的基層健康教育機(jī)構(gòu)要建立電子檔案,探索現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理。要逐步形成一套自己的檔案管理操作程序,健全完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系,制定一整套規(guī)范合理的管理制度,使檔案工作建立在科學(xué)規(guī)范的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

      3.2 全員收集

      歸檔文件要齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。為了使材料收集齊全又分散工作量, 可以實(shí)行全員參與、責(zé)任到人的方法,使檔案工作與每個(gè)人都有聯(lián)系,做到分工明確人人有責(zé),及時(shí)移交定時(shí)歸檔。

      3.3 分類歸檔

      分類歸檔是基層健康教育檔案管理中最重要的環(huán)節(jié),也是實(shí)現(xiàn)基層檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的關(guān)鍵?;鶎咏】到逃龣C(jī)構(gòu)的各類檔案都應(yīng)逐件登記、編制目錄、分類保存;文書檔案需要科學(xué)分類歸檔管理,結(jié)合基層健康教育工作實(shí)際并遵循檔案分類科學(xué)、實(shí)用、清晰、明了的原則。

      3.4 妥善保存

      檔案資料收集整理歸檔后還要妥善保存。首先要保證所有存檔文件不丟失,并注意防火、防盜、防浸水;其次應(yīng)嚴(yán)格借閱制度,及時(shí)歸還放入原卷,同時(shí)機(jī)密文件要注意保密,不得隨便外借,嚴(yán)守檔案管理的有關(guān)規(guī)定。積極研究計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的存儲(chǔ)、加工、管理開發(fā)、利用等新技術(shù),以適應(yīng)基層健康教育檔案管理工作的需要。

      3.5 充分利用

      檔案反映了基層健康教育機(jī)構(gòu)許多豐富的有價(jià)值的信息,檔案是過去經(jīng)驗(yàn)的積累,記錄了基層健康教育發(fā)展的歷史,更重要的是隨著衛(wèi)生改革形勢的發(fā)展,有些方法過時(shí)了,有些方法仍然有成效,我們可以通過翻閱檔案,針對當(dāng)前形勢,揚(yáng)長避短、與時(shí)俱進(jìn),把健康教育工作搞得更加有聲有色。

      4 基層健康教育檔案管理發(fā)展的思考

      4.1 檔案管理意識(shí)要由被動(dòng)變主動(dòng)

      檔案管理者的思想觀念要轉(zhuǎn)變,業(yè)務(wù)水平要不斷提高。首先要使基層健康教育工作者了解檔案工作的重要性,使大家對檔案管理有一定的了解和認(rèn)識(shí);其次要善于利用各種有利時(shí)機(jī)收集檔案材料。

      4.2 檔案管理手段要由舊變新

      首先檔案人員要具備過硬的、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí),使管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)從單一型、封閉型轉(zhuǎn)化為綜合型、開放型;第二,檔案人員應(yīng)掌握現(xiàn)代化管理工具,熟練掌握電腦操作,以方便快捷的方法,增強(qiáng)信息交往能力,從而提高工作效率。

      4.3 管理層次由淺變深

      為了更好地利用和挖掘基層健康教育檔案資源,在收集整理檔案過程中,應(yīng)對檔案中相關(guān)聯(lián)性的資料進(jìn)行分析、分類。用科學(xué)的方法開發(fā)健康教育檔案的更多功能,協(xié)助基層健康教育工作人員挖掘檔案資料中蘊(yùn)含的知識(shí)資源,使其能夠及時(shí)獲取信息,并從信息中獲取、提煉和開發(fā)出有參考價(jià)值的東西。

      [1] 田本淳.健康教育與健康促進(jìn)實(shí)用方法[M].北京:北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社,2005:1.

      [2] 衛(wèi)生部.《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(2009年版)》[Z].2009

      R197.32

      B

      1003-2800(2010)06-0564-02

      2010-07-15

      許 蓉(1973-),女,云南玉溪人,大專,健康教育技師,主要從事基層健康教育工作。

      鄒 鈺)

      ● 海上述林 ●

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