淺議衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策

鄭 慧

（甘肅省中醫(yī)院人力資源部，甘肅 蘭州 730070）

淺議衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策

鄭 慧

（甘肅省中醫(yī)院人力資源部，甘肅 蘭州 730070）

為了適應(yīng)新時(shí)期組織人事工作對人事檔案管理的新要求，檔案工作由保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案管理人員也因此由消極的文獻(xiàn)記錄者、保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，具有明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。這一系列的變化迫使檔案管理者盡快地調(diào)整自己，提高自身素質(zhì)，努力改變目前知識(shí)老化、新技術(shù)知識(shí)較為貧乏的問題。

衛(wèi)生職業(yè)院校；畢業(yè)生檔案管理；現(xiàn)狀與對策

1 目前衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對學(xué)生檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

長期以來人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，尤其是重視教學(xué)質(zhì)量的衛(wèi)生職業(yè)院校，認(rèn)為人事檔案管理工作就是抄抄寫寫、保管檔案的事務(wù)性工作，工作人員只要“守好攤”，不丟失資料，不泄密，能應(yīng)付調(diào)檔、查檔就行了。因此很多單位往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，導(dǎo)致人事檔案管理工作者長期處于被動(dòng)、應(yīng)付的工作狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為人事檔案管理工作服務(wù)。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

各級(jí)衛(wèi)生職業(yè)院校檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對檔案管理的重要性、要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且個(gè)別檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有對材料及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在設(shè)備配備上，大多采取因陋就簡、因地制宜的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一室，檔案室既無鐵門、鐵窗等基本防盜設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。此外，管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成文件紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.3 檔案管理不規(guī)范，材料不完整，檔案移交不及時(shí)

部分衛(wèi)生職業(yè)院校配備的學(xué)籍管理人員不是從事檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，管理人員本身就缺乏人事檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，又不熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，加之單位對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)一般不是很重視，使檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，從而造成學(xué)生檔案管理不規(guī)范；而且大多數(shù)檔案管理人員往往只是將材料放入檔案盒，沒有對其進(jìn)行及時(shí)的整理歸檔，這嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和檔案的質(zhì)量。大部分畢業(yè)學(xué)生的檔案材料沒有分類、不編頁碼，學(xué)籍、材料混裝在一起，甚至有缺漏、缺失，造成轉(zhuǎn)到用人單位的學(xué)生檔案基本是所有材料都沒有類別、順序等，如同年同校同專業(yè)的畢業(yè)生，檔案的材料不一致、不統(tǒng)一，給單位的檔案整理和管理工作帶來一定的困難。個(gè)別衛(wèi)生職業(yè)院校沒有及時(shí)將已經(jīng)報(bào)到的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)到其接收單位，甚至轉(zhuǎn)到了錯(cuò)誤接收地，從而造成部分學(xué)生的人事檔案丟失。

1.4 檔案內(nèi)容參差不齊

畢業(yè)生評語、學(xué)校結(jié)論是用人單位使用、培養(yǎng)、發(fā)展畢業(yè)生的可靠依據(jù)。我們發(fā)現(xiàn)有些學(xué)生的評語具體，沒有大話，能客觀評價(jià)學(xué)生的優(yōu)缺點(diǎn)，突出學(xué)生特長，結(jié)論明確不含糊；而個(gè)別學(xué)生的評語則含含糊糊，看不清學(xué)生特點(diǎn)；有些評語則是一點(diǎn)論，教師對喜歡的學(xué)生溢美隱惡，而在其不喜歡的學(xué)生評語中出現(xiàn)這也不好那也不行的語句；有的評語中喜歡講大話、空話，“高舉”、“堅(jiān)定”、“最最”等詞語泛濫，違背了檔案材料求真防假、不溢美、不隱惡、實(shí)事求是的原則，讓人感覺檔案不能客觀、真實(shí)地反映學(xué)生的全貌。

2 解決衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理環(huán)節(jié)薄弱的對策

（1）各級(jí)衛(wèi)生職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視學(xué)生檔案管理工作，把它納入到議事日程。定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。要建立學(xué)生檔案管理達(dá)標(biāo)、升級(jí)考核機(jī)制，實(shí)行定性定量考核、分級(jí)分類指導(dǎo)、等級(jí)升降、動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

（2）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事學(xué)生檔案管理工作，并注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，加大資金投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)分開。

（3）各級(jí)衛(wèi)生職業(yè)院校應(yīng)選配政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，具有良好的心理素質(zhì)，熱心人事檔案管理工作，精通信息技術(shù)，熟悉計(jì)算機(jī)操作的人事檔案管理人員。要重視學(xué)生人事檔案管理人員的崗前培訓(xùn)工作，做到先培訓(xùn)、后上崗，在崗人員要定期進(jìn)行知識(shí)、技能培訓(xùn)，使其不斷更新知識(shí)，提高技能。

（4）進(jìn)一步規(guī)范學(xué)籍管理，確保歸檔材料完整入檔。管檔人員應(yīng)認(rèn)真、細(xì)心工作，絕不能出現(xiàn)錯(cuò)統(tǒng)、錯(cuò)登、錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象；認(rèn)真做好成績、獎(jiǎng)懲的核實(shí)及謄寫工作，把每位學(xué)生每學(xué)期的期評成績謄寫到畢業(yè)生登記表的成績欄里，每位學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況謄寫到畢業(yè)生登記表的獎(jiǎng)懲欄里；把學(xué)生入學(xué)時(shí)的新生登記表、體檢表、團(tuán)員材料、每學(xué)期的總結(jié)鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術(shù)等級(jí)審批表以及其他材料，按時(shí)間順序一一整理，裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄；學(xué)校應(yīng)組織專人認(rèn)真對畢業(yè)生登記表里的4個(gè)結(jié)論逐個(gè)檢查，按照領(lǐng)導(dǎo)是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規(guī)定的內(nèi)容書寫來檢查。

總之，社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。檔案工作由保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案管理人員也因此由消極的文獻(xiàn)記錄者、保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，具有明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。這一系列的變化迫使檔案管理者盡快地調(diào)整自己，提高自身素質(zhì)，努力改變目前知識(shí)老化、新技術(shù)知識(shí)較為貧乏的問題。為此，希望各級(jí)衛(wèi)生職業(yè)院校加大對學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)力度，進(jìn)一步規(guī)范和健全檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制。

G40-03

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1671-1246（2010）20-0040-02