論醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化

魯梅

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理及醫(yī)療等各項(xiàng)活動形成的歷史記錄和生產(chǎn)資料，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)院改革的不斷深入和快速發(fā)展，綜合檔案材料形成的門類、數(shù)量等逐年增多。如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的科學(xué)管理，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，以適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于醫(yī)學(xué)教育和科研工作，是擺在各級醫(yī)院管理者，尤其是檔案工作者面前的重要課題。筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，關(guān)鍵要認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性;進(jìn)行管理理念的更新，樹立現(xiàn)代化管理理念;增強(qiáng)現(xiàn)代化服務(wù)能力;運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，最終提高醫(yī)院檔案管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1.1 飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強(qiáng)，對檔案工作管理的要求也相應(yīng)地越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式不斷受到新的挑戰(zhàn)，正經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰(zhàn)和沖擊，醫(yī)院檔案管理只有順應(yīng)時(shí)勢，加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇，使檔案管理工作完全適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。

1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑。近年來，醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作，取得了一定成效，但總體來看，現(xiàn)代化程度并不高。這主要是管理意識、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

1.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才，為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會大大提高自身的工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長檔案壽命。

2 檔案管理工作理念的創(chuàng)新，樹立現(xiàn)代化管理理念

要?jiǎng)?chuàng)新理念，思想是行動的的先導(dǎo)，它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果，長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法，使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守成規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，日常工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少人次，而對檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要思之甚少，更談不上如何主動、超前服務(wù)，這必將使檔案工作失去生機(jī)和活力。因此，醫(yī)院檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些魄力與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念。檔案工作只有日日思變，天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意，從而提高檔案工作的自身價(jià)值。

3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育，增強(qiáng)現(xiàn)代化服務(wù)能力

人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。從目前醫(yī)院檔案工作人員構(gòu)成來看，大部分檔案工作人員檔案管理知識結(jié)構(gòu)老化，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，關(guān)鍵是要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)素質(zhì)教育，拓寬知識面，優(yōu)化人才隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，采用多種途徑培養(yǎng)素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才，不斷充實(shí)完善檔案管理隊(duì)伍。通過開設(shè)計(jì)算機(jī)課程，普及現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育，組織參加社會認(rèn)可的計(jì)算機(jī)應(yīng)用資格證書考試等方式，進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)和知識水平，對在崗檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行定期考核，不斷提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平。

4 加大投入提高配備，檔案管理手段的現(xiàn)代化

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲存整個(gè)單位的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的占地空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。用計(jì)算機(jī)儲存、管理醫(yī)院的各種檔案，方便利用者及時(shí)利用，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高了工作效率。

檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設(shè)工作，同時(shí)又是軟件建設(shè)工作;它是一個(gè)整體工作而不是局部的工作，應(yīng)進(jìn)行整體規(guī)劃;它是長期持久的工作，不可能一蹴而就;它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在社會之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來化是相結(jié)合的。許多工作還有待檔案管理者不斷探索和創(chuàng)新。