高校黨委辦公室模塊化工作法探索與實踐

廣東 鄭榮奕

高校黨委辦公室模塊化工作法探索與實踐

廣東 鄭榮奕

本文概述了模塊化理論的研究狀況，界定了模塊化的概念。我們將模塊化工作法應(yīng)用于學(xué)校黨委會辦公室管理，實踐證明，模塊工作法規(guī)范了工作流程、細(xì)化了工作責(zé)任、提升了工作效率。

模塊；模塊化工作法；實踐

目前，模塊化理論在全球范圍迅速崛起并受到學(xué)術(shù)界和企業(yè)界的普遍關(guān)注。有學(xué)者認(rèn)為，我們己經(jīng)進(jìn)入了一個嶄新的模塊化時代。伴隨著模塊化在實踐中的迅速發(fā)展，國內(nèi)外學(xué)術(shù)界也陸續(xù)開展了相關(guān)的理論研究。模塊化管理理念正逐步從計算機(jī)、金融等領(lǐng)域滲透到政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位。通過文獻(xiàn)檢索，模塊化管理現(xiàn)在很少應(yīng)用于高校事務(wù)管理。高校黨委辦公室作為黨委工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，如何提升工作水平，提高工作效率，是新時期新形勢下高校黨委辦公室面臨的一個重要而緊迫的理論和實踐課題。面對這一挑戰(zhàn)，我們大力推行模塊化工作法，并取得良好成效。

一、模塊化工作法概述

20世紀(jì)60年代，模塊化技術(shù)取代流水線技術(shù)成為新的主導(dǎo)范式。模塊化，英文為“modularity”，哈佛大學(xué)教授Baldwin和Clark對模塊化做了精辟的說明，他們認(rèn)為，模塊化的核心是從相對小的、可以獨(dú)立進(jìn)行功能設(shè)計的系統(tǒng)組建成一個復(fù)雜產(chǎn)品或流程，不同模塊的研發(fā)和改進(jìn)相對獨(dú)立，其信息處理過程被包含在模塊內(nèi)部，通過標(biāo)準(zhǔn)界面與其他模塊相互連接。模塊化是產(chǎn)業(yè)分工細(xì)化的產(chǎn)物，已經(jīng)成為全球制造業(yè)的發(fā)展趨勢。他們在2000年出版的《設(shè)計規(guī)則：模塊化的力量》書中指出：“模塊”是指“半自律性的子系統(tǒng)，通過和其他同樣的子系統(tǒng)按照一定的規(guī)則相互聯(lián)系而構(gòu)成的更加復(fù)雜的系統(tǒng)或過程”。而把復(fù)雜的系統(tǒng)分拆成不同模塊，并使模塊之間通過標(biāo)準(zhǔn)化接口進(jìn)行信息溝通的動態(tài)整合過程就叫做模塊化。

日本學(xué)者青木昌彥教授則給“模塊”下的定義是：“模塊”是指半自律性的子系統(tǒng)，通過和其他同樣的子系統(tǒng)按照一定規(guī)則相互聯(lián)系而構(gòu)成的更加復(fù)雜的系統(tǒng)或過程?！澳K化”則是按照某種規(guī)則，一個復(fù)雜的系統(tǒng)或過程和若干能夠獨(dú)立設(shè)計的半自律的子系統(tǒng)的過程相互整合或分解的過程。其理論核心是標(biāo)準(zhǔn)化意識，流程化操作，可組合、分解、更換、獨(dú)立編譯的體系結(jié)構(gòu)等。

二、模塊化工作法主要做法

近年來，根據(jù)學(xué)校工作實際，創(chuàng)新開展“模塊化工作法”，全面分類工作類型，梳理工作流程、探索工作規(guī)律，打造了辦會辦文、綜合調(diào)研、信息報送等60多個業(yè)務(wù)工作模塊。

整合辦文模塊。我們將文件分為來文和發(fā)文。根據(jù)來文單位和急緩程度歸納整理了8個業(yè)務(wù)模塊；發(fā)文分上行文和下行文整理了12個業(yè)務(wù)模塊。如在下行文中我們統(tǒng)一各種發(fā)文格式，整理了通知、通報、決定等7個模塊，發(fā)文模塊以Word形式保存并發(fā)送給人事處、教務(wù)處、學(xué)生工作處等經(jīng)常發(fā)文的部門，在平時發(fā)文時可以直接套用模塊。辦文模塊縮短了辦文時間，提高了辦文質(zhì)量。

整合辦會模塊。辦會模塊以圖解、文字說明與實用模板等形式固定下來。例如，我們整理了黨代會、教代會、黨委會、院長辦公會、中層干部會、全體教職工會等重要會議的模塊，將各種會議的籌備方案、工作流程圖、會議通知、會議議程等匯編成冊并以文件夾形式保存下來，以供隨時調(diào)用。辦會模塊使會議籌備職責(zé)更加清晰，工作人員可以在執(zhí)行過程中按圖工作、“對號入座”，負(fù)責(zé)同志可以“循表責(zé)實”、動態(tài)監(jiān)控，提高了會議組織的規(guī)范性。

整合辦事模塊。我們認(rèn)真提煉歷年重大節(jié)慶活動、來賓接待、突發(fā)事件處理、考察調(diào)研、項目督查等工作的規(guī)律，做成模塊，待有相似的情況發(fā)生時，在此基礎(chǔ)上再結(jié)合當(dāng)時當(dāng)?shù)氐木唧w情況做一些調(diào)整，可以確保工作及時到位。同時，為推動高效執(zhí)行，我們在建立工作模塊時注重體現(xiàn)“方便檢索”和“自動生成”的原則，充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，大量使用表格、圖標(biāo)、公文格式等實用模板，可直接輸入時間、內(nèi)容、地點(diǎn)、任務(wù)等要素，自動生成，大大縮短了工作時間，提高了應(yīng)急處理能力。

實踐證明，模塊工作法在決策參謀、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障等方面，均取得了較好成效。

[1]Baldwin,C,Kin.B Clark.Design Rules：The Power of Modularity[M].Cambridge MA：MATPress,2000.

[2]童時中編著,模塊化原理設(shè)計方法及應(yīng)用[M].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2000.

[3]凌偉憲.以“模塊工作法”提高黨委辦公廳執(zhí)行力[J].秘書工作,2010(7).

(作者單位：鄭榮奕，廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院黨政辦公室，主任)