檔案管理工作是救助工作的基石

山東 高杰

檔案管理工作是救助工作的基石

山東 高杰

檔案管理工作是救助管理工作的基石，是提高救助工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和諧的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量救助工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。救助人員檔案記載著這個(gè)自愿求助，無(wú)償救助的原則，對(duì)生活無(wú)著的流浪乞討人員和急需幫助的人提供了第一手資料，是接待求助人員、未成年人、護(hù)送返鄉(xiāng)人員的最好記載。

檔案管理；救助管理

檔案管理工作做好了，一方面可以為市政府領(lǐng)導(dǎo)和民政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)求助對(duì)象、生活無(wú)著的流浪乞討人員的生活狀況能得到及時(shí)了解，適時(shí)調(diào)整為特急人員特殊服務(wù)、醫(yī)療救治服務(wù)的方法，提供救助策略及準(zhǔn)確依據(jù)。另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定救助管理的結(jié)果，為與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好救助檔案管理工作，可以不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，可以全面、真實(shí)地反映救助整體發(fā)展?fàn)顩r和對(duì)生活無(wú)著的流浪乞討人員的幫助情況。檔案管理工作決定著救助工作的好壞與未來(lái)的發(fā)展，能夠更好的實(shí)現(xiàn)局領(lǐng)導(dǎo)提出的“一流環(huán)境、一流設(shè)施，一流管理、一流服務(wù)”的工作總要求，對(duì)不斷提高內(nèi)部管理，規(guī)范服務(wù)行為具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升社會(huì)安保具有重要意義。

檔案管理工作對(duì)現(xiàn)場(chǎng)救助、快速救助、直接救助、主動(dòng)救助、保護(hù)性救助，起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我市救助管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)救助檔案管理工作人員工作的熱情。

目前，人們對(duì)檔案管理工作的重要性淡化，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在業(yè)務(wù)工作中有所存在，沒(méi)能形成重視檔案管理工作的氛圍。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙，在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理發(fā)展中有邊緣化現(xiàn)象存在。

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。

20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程，檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段，不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理及前端控制提供了理論依據(jù)，但缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造。

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還手工進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序，當(dāng)前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形式虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范，登記不及時(shí)。救助工作近幾年發(fā)展較快，檔案人員也有所更換，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對(duì)多個(gè)種類(lèi)進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成了困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)、一次考試，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，雖在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性；再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在救助工作中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，在某些人眼中將救助工作檔案室看成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上很多人存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，檔案管理工作對(duì)救助管理服務(wù)的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

檔案管理工作是救助工作的基石，是提高救助工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和諧的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)救助工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。救助人員檔案記載著這個(gè)自愿求助，無(wú)償救助的原則，對(duì)生活無(wú)著的流浪乞討人員和急需幫助的人提供了第一手資料；是接待求助人員、未成年人、護(hù)送返鄉(xiāng)人員的最好記載。

如何做好該工作，要立足于救助管理工作的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。

經(jīng)過(guò)認(rèn)真、細(xì)致的分析，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理才能不斷地提升救助管理工作的水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的救助保護(hù)工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：山東省菏澤市救助管理站）