利用ExceL2003編制工作日志

張旭光

天津市激光研究所，天津 300192

1 編制工作日志的意義

工作日志與人們的日常工作關(guān)系密切，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)度和業(yè)績(jī)考核工作，是保證全年工作目標(biāo)完成的重要手段和保障。就科級(jí)管理而言，每個(gè)科室和每個(gè)科室成員的崗位都有各自的特點(diǎn)。因此，提高管理者的能力和水平，規(guī)范科室管理，建立工作日志制度，對(duì)完成各項(xiàng)工作目標(biāo)，調(diào)動(dòng)職工的工作主動(dòng)性，具有重要的意義。

眾所周知Microsoft ExceL是一個(gè)功能齊全的辦公軟件，非常易懂易學(xué)。具有較強(qiáng)的信息錄入、分類統(tǒng)計(jì)管理功能。

基于上述想法，本人利用ExceL 2003功能，編制工作日志，同時(shí)給出了工作日志的模板，并對(duì)工作日志的格式和內(nèi)容以及操作方法進(jìn)行了規(guī)定和說明。所編制的工作日志作為科室管理規(guī)范化中的一種形式，信息能夠較真實(shí)的反映出全年各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)實(shí)施的具體情況，既方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解各項(xiàng)工作進(jìn)度，同時(shí)也對(duì)各項(xiàng)工作的進(jìn)度實(shí)施，起到一定的督促和保障作用。

2 編制的基本原則

從工作日志的實(shí)施過程，既可以體現(xiàn)管理部門對(duì)完成工作目標(biāo)的堅(jiān)定性，同時(shí)也反映出工作人員的責(zé)任心和工作態(tài)度。突出工作日志的針對(duì)性，內(nèi)容的真實(shí)性，是工作日志編寫的基本原則。

2.1 工作日志的針對(duì)性

工作日志要堅(jiān)持圍繞全年的工作計(jì)劃和目標(biāo)，要堅(jiān)持針對(duì)性的原則。規(guī)定的格式和內(nèi)容，應(yīng)取決于科室的工作性質(zhì)與科室成員崗位的特點(diǎn)。對(duì)不同崗位工作日志的格式、內(nèi)容有不同的規(guī)定和要求。如：對(duì)科研研發(fā)部門來說，既要承擔(dān)科研研發(fā)任務(wù)，同時(shí)還承擔(dān)了科研產(chǎn)品的市場(chǎng)營(yíng)銷任務(wù)。那么對(duì)于從事科研研發(fā)崗的人員，對(duì)工作日志格式的要求，主要包含研究?jī)?nèi)容、項(xiàng)目名稱、上報(bào)部門、完成人和時(shí)間等，而對(duì)工作日志的內(nèi)容規(guī)定要求，主要是圍繞年內(nèi)各類科研項(xiàng)目申報(bào)、驗(yàn)收、推廣、專利和獲獎(jiǎng)等具體情況。而對(duì)于市場(chǎng)化銷售崗的人員，工作日志往往是圍繞與客戶的往來記錄，主要包含科研產(chǎn)品、銷售客戶、洽談進(jìn)展、責(zé)任人和時(shí)間等，銷售員要把接訪客戶的結(jié)果逐項(xiàng)記錄。盡管工作日志的格式和內(nèi)容不同，但都必須具備時(shí)間、人員和事件等基本要素。

2.2 工作日志的真實(shí)性

編寫工作日志，要堅(jiān)持信息的真實(shí)性，內(nèi)容上應(yīng)該緊緊圍繞編寫人具體的工作，根據(jù)科室的工作性質(zhì)與科室成員崗位的不同，按時(shí)逐項(xiàng)記錄，以便清晰反映工作的過程和效果。對(duì)于日志的編寫人員，應(yīng)該求真務(wù)實(shí)，保證工作日志的真實(shí)性。

3 工作日志模板和操作

由于不同崗位的工作日志的格式、內(nèi)容有不同的規(guī)定和要求。本文僅以編制的“XXXX年XXX科室科研崗位工作日志”舉例說明。為便于對(duì)該模板功能的解釋說明更清晰，模版中所設(shè)計(jì)的內(nèi)容和信息均為虛擬。

3.1 模板

編制的“XXXX年XXX科室科研崗位工作日志”模版，共設(shè)計(jì)6個(gè)分類，包含有“記錄序號(hào)”、“完成時(shí)間”、“科研內(nèi)容”、“項(xiàng)目名稱”、“上報(bào)部門”和“完成人員”。其中：

“序號(hào)”欄，為日志的條目，方面統(tǒng)計(jì)信息條數(shù)，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示；

“完成時(shí)間”欄目，是體現(xiàn)科研工作或完成具體工作任務(wù)的時(shí)間，具有檔案查詢的作用；

“科研內(nèi)容”欄目，主要記錄科研實(shí)施的具體內(nèi)容，如，可以將科研項(xiàng)目的申報(bào)、驗(yàn)收、推廣、專利、獲獎(jiǎng)等具體情況如實(shí)填寫，是要體現(xiàn)出完成了那些具體工作；

“項(xiàng)目名稱”欄目，是要記錄下完成的科研工作是屬于哪個(gè)項(xiàng)目中的內(nèi)容；

“上報(bào)部門”欄目，是指所完成的科研項(xiàng)目的來源或申報(bào)的部門；

“完成人員”欄目，是要體現(xiàn)某項(xiàng)具體工作是由何人承擔(dān)的。

可見，對(duì)“XXXX年XXX科室科研崗位工作日志”模版的設(shè)計(jì)思路，主要是能夠體現(xiàn)出某項(xiàng)科研工作或科研任務(wù)，在具體任務(wù)分解后，由何時(shí)何人完成以及項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度情況。同時(shí)，還可以幫助管理部門或科研項(xiàng)目主持者，及時(shí)、方便的掌握某個(gè)科研項(xiàng)目具體實(shí)施的進(jìn)展情況。這樣，就完成了“XXXX年XXX科室科研崗位工作日志”中的“信息填寫”；在此基礎(chǔ)上，管理者根據(jù)管理的需求，還可以對(duì)“記錄序號(hào)”、“完成時(shí)間”、“科研內(nèi)容”、“項(xiàng)目名稱”、“上報(bào)部門”和“完成人員”進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。對(duì)開展不同時(shí)段的工作總結(jié)、年度業(yè)績(jī)考核，提供了充實(shí)的信息資源，不僅有助于管理者了解職工的工作態(tài)度、責(zé)任心和工作實(shí)施的具體信息，更重要的是大大提高工作效率，有利于提高職工的工作責(zé)任心，調(diào)動(dòng)對(duì)工作的主動(dòng)性。

3.2 操作

具體操作方法是，打開一個(gè)新的Microsoft ExceL文件，在該文件的A2、B2、C2、D2、E2和F2的空格處，分別輸入漢字“記錄序號(hào)”、“完成時(shí)間”、“科研內(nèi)容”、“項(xiàng)目名稱”、“上報(bào)部門”、“完成人員”，就算完成了“XXXX年XXX科室科研崗位工作日志”最初的模版設(shè)計(jì)工作，方法很簡(jiǎn)潔，注意保存文件。建議最后是建一個(gè)部門的或科室的或科研團(tuán)隊(duì)的共享文件，這樣方便大家的信息錄入和分類查詢。

建立好了工作日志的模版，接下來，就需要隨時(shí)將本人完成的具體工作按照已設(shè)計(jì)的6大類進(jìn)行信息的追加，在A3、B3、C3、D3、E3和F3的空格處依次填寫XX序號(hào)，XX月XX日至XX月XX日，完成了什么科研工作，是哪個(gè)項(xiàng)目的工作，項(xiàng)目的來源，筆者最后注明完成人即可，這樣就算完成了工作日志的第一條信息，照此方法錄入第2條工作日志內(nèi)容，依次追加新的信息，注意信息保存。該日志，可以在同一天內(nèi)追加多條工作信息，也可以注明XX月XX日至XX月XX日完成了一條信息，能如實(shí)記錄某項(xiàng)工作的完成時(shí)間，完成信息的錄入工作，他的作用雖然看似流水賬，但確是完成工作日志管理的基礎(chǔ)。

接下來，你就會(huì)驚喜的發(fā)現(xiàn)，我們每天利用Microsoft ExceL填寫的工作日志的信息文件，具有很好的信息統(tǒng)計(jì)管理功能，它詳細(xì)的記錄下每位同志在某一段時(shí)間內(nèi)完成的工作情況，在開展年度工作總結(jié)或不定時(shí)進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，具有很好的統(tǒng)計(jì)管理的利用價(jià)值。統(tǒng)計(jì)的方法同樣很簡(jiǎn)單，首先要將建立好的工作日志的標(biāo)題行抹黑后，點(diǎn)擊表頭中的信息，在工作表的上方的標(biāo)題欄“篩選”中將“自動(dòng)篩選”畫“√”，于是最初我們輸入的第2行的“記錄序號(hào)”、“完成時(shí)間”、“科研內(nèi)容”、“項(xiàng)目名稱”、“上報(bào)部門”、“完成人員”的每個(gè)單元格的右下方，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“”，點(diǎn)擊任意的“”，在下拉的菜單中，便可以進(jìn)行任意選項(xiàng)，這就實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的分類管理功能，簡(jiǎn)便易學(xué)。

4 結(jié)論

該工作日志模版具有操作簡(jiǎn)單、維護(hù)方便，用戶在Microsoft ExceL環(huán)境下均可操作。且有通用性較強(qiáng)的特點(diǎn)，可適用于各單位的各專業(yè)。

領(lǐng)導(dǎo)管理者可以通過工作日志隨時(shí)查閱、統(tǒng)計(jì)各科室當(dāng)天、月所完成的具體工作實(shí)施情況，及時(shí)了解工作進(jìn)度，還可間接的了解到職工考勤和工作態(tài)度。如果科室能夠共享一個(gè)文件會(huì)更加方便大家，有利于年度職工考核和工作總結(jié)工作的實(shí)施。