淺析電子檔案的管理

孫冬冰

遼源市工程建設(shè)定額站，吉林遼源 136200

隨著我國(guó)工程建設(shè)管理體制的不斷完善，工程造價(jià)檔案管理工作的重要性日益突出。如何以現(xiàn)代檔案管理理念與方法實(shí)施工程造價(jià)檔案管理已經(jīng)成為工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)、工程建設(shè)造價(jià)辦面臨的首要問(wèn)題。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，積極應(yīng)用電子檔案技術(shù)進(jìn)行工程造價(jià)檔案管理，用于提高檔案管理與檢索效率，降低檔案管理過(guò)程中環(huán)境因素對(duì)檔案的影響，提高檔案管理質(zhì)量。

1 工程造價(jià)電子檔案管理概述

工程造價(jià)電子檔案管理是通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，為工程造價(jià)辦檔案管理現(xiàn)代化提供完整的解決方案。其能夠?yàn)楣こ淘靸r(jià)辦提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，同時(shí)通過(guò)其自動(dòng)化功能還可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，可設(shè)定檔案密級(jí)，可按部門(mén)按專(zhuān)業(yè)按用戶(hù)級(jí)別檢查訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷(xiāo)毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊。能夠?qū)崿F(xiàn)工程造價(jià)電子檔案管理的自動(dòng)化、數(shù)字化，為提高工程造價(jià)辦檔案管理工作效率與工作質(zhì)量提供便利條件。

2 電子檔案管理的實(shí)施

2.1 明確電子檔案管理目的與要求，構(gòu)架科學(xué)的檔案管理體系

工程造價(jià)辦為了提高工程造價(jià)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，為工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)管理與指導(dǎo)奠定良好的基礎(chǔ)，其檔案管理工作必須以現(xiàn)代檔案管理理念為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)，實(shí)施檔案管理工作，以此促進(jìn)工程造價(jià)辦檔案管理工作質(zhì)量的提高。以明確電子檔案管理目的與要求為基礎(chǔ)，針對(duì)工程造價(jià)辦檔案管理工作特點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)的電子檔案管理體系。管理體系要求明確電子檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、明確其管理制度，并通過(guò)明確職責(zé)、責(zé)任到人的方式使電子檔案管理個(gè)工作從形成到承辦、整理、管理等工作有章可循、有據(jù)可依。同時(shí)也促進(jìn)電子檔案管理工作日常監(jiān)督、指導(dǎo)、保管、開(kāi)發(fā)利用等工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

2.2 注重電子檔案管理的基本原則，促進(jìn)電子檔案管理工作的開(kāi)展

工程造價(jià)辦電子檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的基本原則。利用密碼權(quán)限的方式針對(duì)不同權(quán)限開(kāi)放不同的使用限制，以此保障電子檔案的安全。工程造價(jià)辦電子檔案管理工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施統(tǒng)一管理制度的方式確保其管理該工作的開(kāi)展。同時(shí)，其檔案管理工作還要遵循維護(hù)電子檔案完整與安全的基本原則，加強(qiáng)電子檔案?jìng)浞莨芾?，保障電子檔案的安全。針對(duì)工程造價(jià)辦電子檔案的特點(diǎn)，其檔案管理工作還要遵循全面管理、系統(tǒng)管理、過(guò)程管理的基本原則。以全面管理的原則保障電子檔案從生成、到管理規(guī)則、管理方法、質(zhì)量要求等始終處于電子檔案管理監(jiān)督體系下，保障電子檔案管理過(guò)程管理的全面性，保障電子檔案管理工作質(zhì)量。系統(tǒng)管理是強(qiáng)調(diào)電子檔案管理過(guò)程中各個(gè)階段的活動(dòng)必須以科學(xué)統(tǒng)籌兼顧的理念強(qiáng)調(diào)電子檔案內(nèi)容與管理工作的無(wú)縫連接、保障電子檔案管理質(zhì)量。過(guò)程管理也是對(duì)系統(tǒng)管理工作的不要補(bǔ)充，其通過(guò)對(duì)電子檔案管理過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果的控制，保障電子檔案管理質(zhì)量。

2.3 電子檔案管理過(guò)程中的注意事項(xiàng)分析

在實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中，工程造價(jià)辦需要特別助于紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容的原始性，其字體、字跡、圖像、印章等必須清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。因此在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中，需要通過(guò)原始文件掃描的方式保障電子文件的原始性與真實(shí)性。同時(shí)電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性也是電子檔案管理工作的重點(diǎn)，由于電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。因此，必須要備份管理時(shí)保障電子文件、穩(wěn)當(dāng)完整性的關(guān)鍵?，F(xiàn)代工程造價(jià)辦在實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中，必須通過(guò)科學(xué)的管理方式有效保障電子檔案的真實(shí)性、完整性，同時(shí)注重其保密措施的管理，促進(jìn)電子檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展。

3 針對(duì)電子檔案管理的需求加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

現(xiàn)代工程造價(jià)辦實(shí)施電子檔案管理工作需要針對(duì)電子檔案管理對(duì)人才的需求強(qiáng)化檔案管理人才培養(yǎng)。加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子檔案管理有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技術(shù)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子檔案管理工作注意事項(xiàng)的認(rèn)識(shí)，以此促進(jìn)電子檔案管理工作的開(kāi)展。同時(shí)工程造價(jià)辦還要針對(duì)自身檔案管理的特性與電子檔案管理的特點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，通過(guò)科學(xué)的、動(dòng)態(tài)的人才培養(yǎng)體系，緊跟電子檔案管理技術(shù)的發(fā)展，及時(shí)針對(duì)電子檔案技術(shù)發(fā)展對(duì)人才進(jìn)行培訓(xùn)與培養(yǎng)，提高檔案管理技術(shù)水平、提高電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用水平，促進(jìn)電子檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展，促進(jìn)工程造價(jià)辦檔案管理工作的科學(xué)實(shí)施。

4 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)代工程造價(jià)辦電子檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展對(duì)工程造價(jià)辦有著重要的意義，其是提高工程造價(jià)辦電子化辦公、提高辦公效率、提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。工程造價(jià)辦必須認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作開(kāi)展的重要意義，以針對(duì)自身特點(diǎn)的電子檔案管理體系建立為基礎(chǔ)，注重基本原則的應(yīng)用以及實(shí)施過(guò)程的注意事項(xiàng)，以此提高電子檔案管理工作開(kāi)展效果，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高、促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提供，為工程造價(jià)辦更好的對(duì)工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)、工程施工企業(yè)提供服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)我國(guó)工程建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展。

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