檔案管理中的安全管理啟示

段 永，賀曉東

云南省腫瘤醫(yī)院、昆明醫(yī)學(xué)院第三附屬醫(yī)院，云南昆明 650118

醫(yī)院檔案綜合管理是指按照集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)醫(yī)院工作中形成的文書(shū)、病歷、科研成果、人事、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像等檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)、利用，并對(duì)這些工作進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理。隨著醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息資源的出現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理獲得巨大發(fā)展，突破庫(kù)房，跳出固定場(chǎng)所，主動(dòng)接觸臨床，在信息的采集、加工、組織、服務(wù)方面，面向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以新的方式為醫(yī)院建立開(kāi)放的服務(wù)系統(tǒng)。同時(shí)，檔案安全也成為新的研究領(lǐng)域，在提供檔案信息利用優(yōu)化的情況下，保障檔案安全管理顯得尤為重要，而我院在這個(gè)方面做到了一步一步完善。通過(guò)多年來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職工的努力，我院申報(bào)檔案管理五星級(jí)證書(shū)已經(jīng)成功。這標(biāo)志著我院檔案管理已經(jīng)上了一個(gè)新的臺(tái)階，在檔案安全管理、信息資源優(yōu)化等方面有重大提高。

在保障檔案安全管理的前提下，推行醫(yī)院全部檔案綜合管理，既體現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理原則，又有利于醫(yī)院統(tǒng)籌安排人、財(cái)、物，完善醫(yī)院檔案管理體制，改善醫(yī)院檔案保管條件，更利于醫(yī)院檔案作用的發(fā)揮，便于醫(yī)院檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。借鑒近年來(lái)國(guó)際國(guó)內(nèi)先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)，我們?cè)颇鲜∧[瘤醫(yī)院從以下多個(gè)方面做到了嚴(yán)格保障檔案的安全管理。

1 管理層重視，從機(jī)制上保證檔案安全管理的實(shí)施

從1998年12月起，我院加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，開(kāi)始規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理。成立管理機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。做到機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)三落實(shí)，明確了檔案工作由院領(lǐng)導(dǎo)總管、院辦公室主管、綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施、各相關(guān)科室專、兼職檔案員具體完成立卷的工作職責(zé)。按照《檔案法》要求成立了綜合檔案室、干部人事檔案分室、病歷檔案分室。各種門類、栽體檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。凡是有檔案的地方我院都配備了相應(yīng)的檔案管理人員，所有科室專兼職檔案人員由醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一培訓(xùn)，統(tǒng)一考核，統(tǒng)一管理，確保了檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案工作從2005年起就列入我院年度工作重點(diǎn)、科主任責(zé)任目標(biāo)管理，作為年終考核內(nèi)容之一。這些政策和措施是強(qiáng)化檔案管理的先決條件，作為管理機(jī)制的首要保證。

2 經(jīng)費(fèi)支持和硬件設(shè)備上予以保障

檔案管理不僅僅保障通常的安全性，更要應(yīng)對(duì)如火災(zāi)、坍塌等突發(fā)事件，應(yīng)對(duì)危機(jī)下重點(diǎn)檔案搶救修復(fù)。除了從管理制度上加強(qiáng)和完善，首先要從檔案館的設(shè)計(jì)建設(shè)、硬件設(shè)施做起。主要體現(xiàn)在檔案存放地點(diǎn)的選擇和日常維護(hù)上。要避開(kāi)地下室等易受澇地點(diǎn)，避開(kāi)周圍有易燃易爆品的地方;平日注意通風(fēng)除濕，驅(qū)蟲(chóng)滅鼠等。我院為檔案管理增加資金投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)。醫(yī)院于2006將近450平方米的場(chǎng)地全部撥給綜合檔案室作為辦公用房，并投資數(shù)48.5萬(wàn)元對(duì)房屋進(jìn)行了裝修改造，購(gòu)買電腦、辦公桌等辦公用品，改善了檔案管理的條件。做到了檔案庫(kù)房、辦公室和閱覽室三分開(kāi)，檔案用房、裝具已能滿足我院未來(lái)20年的發(fā)展需要。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)配備了密集架、遮光窗簾、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)及防火、防 蟲(chóng)、防盜等必要設(shè)備，檔案的安全、技術(shù)保護(hù)和庫(kù)房管理符合國(guó)家要求。歸檔電子文檔的載體及保管條件符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和要求。良好的硬件設(shè)備和物質(zhì)保障使得檔案管理能夠順利進(jìn)行，安全性大為提高，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的保障也大為加強(qiáng)。

3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能

檔案管理人員的能力直接關(guān)系到檔案管理的優(yōu)劣，近年來(lái)國(guó)內(nèi)外機(jī)構(gòu)都注重了加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的選撥和培訓(xùn)。我院相當(dāng)注重加強(qiáng)檔案管理員人員培訓(xùn)工作，連續(xù)兩年舉辦檔案培訓(xùn)班，邀請(qǐng)了省檔案局專家和省衛(wèi)生廳有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授課，院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能科室的負(fù)責(zé)人和專、兼檔案員全部參加了培訓(xùn)，大大提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。我院綜合檔案室共有專兼職檔案員共28人，其中專職檔案員8人，兼職檔案員20人，專兼職檔案員的配備適應(yīng)工作需要。其中大學(xué)本科15人、?？?人，大專以上檔案管理人員占總數(shù)的85.7%，具有中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占總?cè)藬?shù)的53.5%。從學(xué)歷和職稱上保證了檔案管理員的素質(zhì)，也進(jìn)一步保證了檔案管理的高效性和安全性。

4 完善檔案管理制度保障，并嚴(yán)格執(zhí)行

嚴(yán)格的制度是保障高效管理的重要條件，凡是檔案管理做得好的機(jī)構(gòu)，其必不可少的就是制度保障。在國(guó)家《檔案法》精神指導(dǎo)下,檔案管理必須有各種行之有效的制度予以保證,應(yīng)制定本單位的《檔案管理細(xì)則》及各種制度，形成完整的管理體系,做到有法可依,有章可循,確保檔案的完整、安全、保密。我院在省檔案局、省衛(wèi)生廳領(lǐng)導(dǎo)和專家的幫助指導(dǎo)下，制訂了《云南省腫瘤醫(yī)院檔案管理暫行辦法》等21項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度和檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及檔案分類編號(hào)實(shí)施細(xì)則。建立健全了檔案移交接收、整理、保密、查借閱、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、庫(kù)房管理、崗位職責(zé)、文書(shū)立卷整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案考核評(píng)比辦法等等，保證了檔案工作規(guī)范、順利地開(kāi)展。我院檔案的歸檔率、完整率達(dá)100%。

以上幾項(xiàng)措施使得我院檔案管理水平大為提高，順利獲得五星級(jí)認(rèn)證。在保證檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，我院檔案信息化的利用也大為提高。醫(yī)院信息化管理為醫(yī)院檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了科學(xué)的保障, 從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的管理水平,提高醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研的能力。我院將檔案資料信息的開(kāi)發(fā)列為檔案工作的重點(diǎn)之一， 已將資料信息的現(xiàn)代化管理納入本單位的信息化建設(shè)之中，使用浩瀚檔案管理軟件進(jìn)行管理。檔案管理信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步， 取得了很好的效果。我院開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理、查找，部分檔案可以進(jìn)行全文檢索。

5 做好數(shù)字檔案信息安全的防范措施

面對(duì)當(dāng)今信息時(shí)代復(fù)雜的信息安全形勢(shì)，越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到維護(hù)醫(yī)院檔案信息安全的重要性。醫(yī)院檔案管理在信息化利用越來(lái)越大的情形下，數(shù)字檔案信息安全也受到了廣泛的關(guān)注。根據(jù)國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)報(bào)道，目前威脅數(shù)字檔案信息安全的幾種主要因素有，計(jì)算機(jī)病毒、黑客惡意入侵、對(duì)計(jì)算機(jī)上的檔案信息資料隨意存放，計(jì)算機(jī)軟硬件故障等等。我院對(duì)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，并未達(dá)到全程化，目前還缺乏遠(yuǎn)程利用；有專用于檔案管理的計(jì)算機(jī)，但目前沒(méi)有與網(wǎng)絡(luò)連接。在注重?cái)?shù)字檔案信息安全方面我院仍需要加強(qiáng)。

5.1 要建立網(wǎng)絡(luò)安全思維意識(shí)

建立網(wǎng)絡(luò)安全思維意識(shí)是解決醫(yī)院檔案信息安全問(wèn)題的根本所在。首先，要在計(jì)算機(jī)上安裝具有實(shí)時(shí)監(jiān)控功能的防病毒軟件，并隨時(shí)打開(kāi)，注意及時(shí)進(jìn)行防毒升級(jí)，需要定期檢查計(jì)算機(jī)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行主動(dòng)查毒。設(shè)置適當(dāng)權(quán)限，確保擁有權(quán)限的人只能看到該權(quán)限的檔案信息。

5.2 采取多種技術(shù)手段防范風(fēng)險(xiǎn)

防病毒，不要從網(wǎng)絡(luò)上下載來(lái)路不明的軟件，不打開(kāi)電子郵件中可疑的附件，特別是可執(zhí)行文件。防網(wǎng)絡(luò)人侵，安裝防火墻，操作系統(tǒng)要及時(shí)下載、安裝補(bǔ)丁程序等。使用數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)。主要方法有離線數(shù)據(jù)備份，以及為防止火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害以及人為破壞，在異地建立數(shù)據(jù)備份中心等。數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)是近幾年發(fā)展起來(lái)的數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)，它作為數(shù)據(jù)保護(hù)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在醫(yī)院檔案信息保護(hù)中具有不可替代的作用。

總的說(shuō)來(lái)，經(jīng)過(guò)全院多年的努力建設(shè)，我院的檔案管理做得相當(dāng)不錯(cuò)，很多方面能夠?yàn)閲?guó)內(nèi)同行提供借鑒和啟示，同時(shí)也需要發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)不足，做到進(jìn)一步的優(yōu)化和完善，提高信息的網(wǎng)絡(luò)利用度和注重?cái)?shù)字檔案信息安全。除了日常的制度化管理和硬件維護(hù),同時(shí)還要強(qiáng)化安全保衛(wèi)機(jī)制，搞好防火、防盜、防泄密等工作。查閱檔案必須嚴(yán)格覆行程序，防止事故差錯(cuò)發(fā)生。在檔案安全得以保障的情況下，開(kāi)發(fā)檔案有效信息、促進(jìn)資源利用。

[1]醫(yī)院檔案管理制度.

[2]陳奇星.對(duì)檔案管理的探討[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005，15(24).

[3]易利華，胡敏敏.創(chuàng)新理念在現(xiàn)代醫(yī)院管理中的應(yīng)用與價(jià)值[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2005(3).

[4]郭方.論病案在醫(yī)院管理中的價(jià)值[J].中國(guó)水電醫(yī)學(xué)，2010(1).