淺談醫(yī)院檔案管理中的幾個問題

李晏菊，楊秀菊，孫麗芬

云南省腫瘤醫(yī)院昆明醫(yī)學院第三附屬醫(yī)院，云南 昆明 650118

醫(yī)院檔案是醫(yī)院內(nèi)部在醫(yī)療活動中形成的，是圍繞醫(yī)療活動的真實記錄。隨著醫(yī)院各項業(yè)務的不斷發(fā)展，檔案管理工作已由原來的階段性工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘９ぷ?，由原來的一般性工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾臉I(yè)務工作，檔案管理工作普遍引起醫(yī)院領(lǐng)導的高度重視，并在各項管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。我院在十幾年的醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展上，由于領(lǐng)導的重視和有關(guān)人員的不懈努力，取得了不小的成績：建立了檔案管理的三級網(wǎng)絡，有關(guān)規(guī)章制度已齊全、完整，檔案歸檔的數(shù)量，設備的規(guī)模都成倍地增加。經(jīng)過考評，我院檔案工作2000年進入國家二級，2007年又達到國家五星級標準。盡管如此，作為醫(yī)院管理工作的一個重要部分，它仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研和行政管理對它的要求相適應。根據(jù)本人多年對檔案工作的實踐，對醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在的一些問題提出幾點看法。

1 領(lǐng)導不重視與開發(fā)領(lǐng)導的問題

許多醫(yī)院檔案同行談起檔案工作，領(lǐng)導不重視似乎是一個永恒的，普遍存在的問題，于是，使許多同行也產(chǎn)生了混一天算一天的想法，反正領(lǐng)導都不重視，我又能怎么樣呢！這想法粗看起來不奇怪，因為檔案工作本來就處于一個次要的位置，領(lǐng)導當然不可能向醫(yī)療工作那么重視。我們不應該自我放松，檔案工作需要領(lǐng)導的重視和支持，而重視和支持有來自檔案工作本身，取決于我們的工作成績。我們不僅要努力搞好本職工作，還要學會開發(fā)領(lǐng)導。在工作上，我們要注重，強調(diào)檔案的開發(fā)利用，檔案的價值主要反映在開發(fā)利用上，工作有價值，領(lǐng)導能不重視嗎？同時，我們應加強對領(lǐng)導的宣傳力度，許多領(lǐng)導不重視，是因為對檔案工作不了解或了解很少，通過我們的宣傳，明白了檔案工作的意義及重要性，自然也就重視起來了。

2 帳外檔案收集難的問題

醫(yī)院文件材料的收集是醫(yī)院檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不齊全，就會影響醫(yī)院檔案的內(nèi)在質(zhì)量。由于醫(yī)院檔案涉及部門多，不同部門在工作中形成了種類、載體不同的檔案，許多工作人員又因為不了解歸檔范圍，以自己工作便利為出發(fā)點等原因，造成大量帳外檔案，嚴重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展，收集這些檔案，則成了我們工作中的一個難點。針對這個問題，我們認為，首先是要加強宣傳、增強全員的歸檔意識。許多認為自己經(jīng)手的文件材料，應自己保管，真是不對的，要充分、突出宣傳《檔案法》中關(guān)于“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”的條款。其次，要充分發(fā)揮各部門中的兼職檔案人員的作用，加強他們的業(yè)務水平，對哪些文件材料應該歸檔做到心中有數(shù)。三是要處處留心，隨時注意是否有文件材料該歸檔未歸檔的情況。就這一點說專職檔案人員的責任心是非常重要的。

3 重視病歷檔案、忽視文書檔案的問題

現(xiàn)行各醫(yī)院檔案管理方式，基本都是病案與文書檔案分開管理的這種方式，造成了財物的分散使用和重復購置，同時造成重病案、輕文書的局面，也不利于檔案的整體利用和開發(fā)，存在著一定的弊端。根據(jù)檔案工作發(fā)展的趨勢和今后信息一體化的要求，我們提出改原來的分散模式為綜合管理，希望能夠改變這種局面，使檔案工作發(fā)揮出更大的作用。

4 重保管輕開發(fā)利用的問題

長期以來，檔案管理工作似乎走入了一個誤區(qū)，就是好像只要把檔案管好了就行了，檔案沒蟲蛀、沒受潮、完好無損就行了，檔案室成了保管室。檔案工作的關(guān)鍵在開發(fā)利用，其價值表現(xiàn)也在利用，保管是為了利用，這才是檔案工作的核心。檔案工作人員要確立以利用為中心的業(yè)務指導思想，提供全面、準確、關(guān)鍵性的檔案信息給利用者，積極開展多種檔案編研工作，科學地開發(fā)檔案信息資源，對檔案信息進行深層次開發(fā)和加工，為利用者提供多層次、多方面的信息，以滿足醫(yī)療、教學、和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

[1]劉賽芳.醫(yī)學檔案管理[J].中國現(xiàn)代醫(yī)學雜志，2000，4.

[2]陳福貴，張悅.對我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設想[J].中華醫(yī)院管理雜志，2006，6.

[3]趙鳳英，方朝鳳.醫(yī)學檔案現(xiàn)代化管理趨勢芻議[J].山東檔案，2006，5.