如何做好數(shù)碼照片檔案的管理工作

王瑞玉 呂翠

（1.伊春市五營區(qū)地方志辦公室 黑龍江 伊春 153000；2.伊春市上甘嶺區(qū)檔案局 黑龍江 伊春 153000）

數(shù)碼照片檔案是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而誕生的一種新型的信息記錄載體，它是檔案信息資源中最重要的組成部分。它以特殊的載體方式，反映悠久的歷史重大變革和重要人物的歷史面貌，極大的彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足。因此，要特別重視做好數(shù)碼照片檔案的收集、保管與利用工作，以更好地發(fā)揮它的檔案管理作用。

一、注意數(shù)碼照片的收集范圍質(zhì)量工作

首先，作為檔案管理人員，應(yīng)該提高對數(shù)碼照片檔案的歸檔意識，加強(qiáng)對檔案工作意義、作用的認(rèn)識，盡職盡責(zé)地做好收集工作。目前，人們對照片檔案歸檔的范圍和要求不甚了解，應(yīng)加大宣傳力度，注重宣傳照片檔案的價(jià)值和重要性，擴(kuò)大照片檔案的影響，使照片檔案的收集工作獲得各方面的支持。

其次，完善收集法規(guī)，明確收集范圍。為使檔案照片的收集工作進(jìn)一步做到有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理的軌道，須建立全面、合理的檔案歸檔制度。對歸檔時(shí)間、范圍、質(zhì)量等提出具體要求。對收集程序途徑和獎懲作出明確規(guī)定，以增強(qiáng)收集的權(quán)威性，確保收集渠道的暢通。

第三，注重?cái)?shù)碼照片收集的質(zhì)量問題。必須明確數(shù)碼照片形成積累的責(zé)任部門和形成者，具體規(guī)定責(zé)任和要求，約束數(shù)碼照片的形成品質(zhì)和形成者的行為。除對照片的格式尺寸大小等要求作出規(guī)定外，還要對照片按文件夾分類，對需歸檔的進(jìn)行編號，說明刻錄光盤，光盤中應(yīng)刻制數(shù)碼照片圖像文件，類目表文件，數(shù)碼照片目錄文件和說明文件。并且注解說明文件應(yīng)包括對存儲的數(shù)碼照片所反映每項(xiàng)活動的概況與背景的說明文字，同時(shí)包括說明光盤本身特征及信息的文件，確保數(shù)碼照片的收集質(zhì)量。

二、注意數(shù)碼照片檔案的保管工作

通過各種方式多種渠道收集的數(shù)碼照片檔案，與紙質(zhì)檔案有所區(qū)別，它是以感光材料為載體的，因此必須注重保管工作。

1.對于需要長期永久保存的重要照片檔案，其保存方式一是在數(shù)碼照片整理的同時(shí)，沖洗出紙質(zhì)照片進(jìn)行整理，并隨數(shù)碼照片一起歸檔保存。二是將數(shù)碼照片制成微縮品或?qū)χ匾掌谱鞯灼浔４娴陌踩詴O大提高，保存周期也會延長。三是建立數(shù)碼照片信息管理系統(tǒng)。數(shù)碼照片儲存在硬盤上保存時(shí)間長、相對光盤保存來說安全系數(shù)高；原數(shù)據(jù)信息易于規(guī)范和保存；數(shù)碼照片檔案保存在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中方便檢索和共享利用。四是對數(shù)碼照片的安全進(jìn)行保護(hù)。因?yàn)楣獗P壽命有限，而自刻光盤更容易損壞，計(jì)算機(jī)上的信息管理系統(tǒng)也可能出現(xiàn)軟硬件損壞和受到病毒侵害，所以對歸檔后數(shù)碼照片的保存情況，要定期檢查定期轉(zhuǎn)存遷移，并做好記錄，還要對數(shù)碼照片進(jìn)行靠多重備份和適時(shí)遷移。如使用光盤要一式三套，做好數(shù)碼照片檔案遷移登記表的記錄。

2.把好入庫關(guān)，做好安全防護(hù)措施。第一，在照片檔案入庫前，檔案管理人員應(yīng)對照片底片光盤等認(rèn)真細(xì)致的檢查，防止受污染的照片底片破損的光盤入庫，并對已受污染的進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第二，感光材料屬易燃材料，因此庫房要干燥涼爽，嚴(yán)禁煙火，并且防光防塵防蟲防鼠害。應(yīng)有專門的檔案柜存放照片和檔案。庫房內(nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)超出3℃，濕度變化不應(yīng)超出5%。第三，選擇和使用規(guī)范的照片檔案裝具，并且建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)解決。

三、注意做好照片檔案的利用工作

數(shù)碼照片檔案必須在歸檔后保持其原始性、真實(shí)性，才能進(jìn)行利用。

首先，利用照片檔案舉辦展覽。利用照片檔案舉辦展覽，使公眾參觀，這是一種提供利用的有效方式。比如結(jié)合建國60周年舉辦慶典活動、改革開放30年活動，都是數(shù)碼照片檔案利用工作發(fā)揮的作用。一方面它發(fā)揮了檔案宣傳教育群眾的作用；另一方面通過色彩鮮明的照片又宣傳了檔案工作，拉近了檔案和百姓的距離，使塵封已久的照片檔案發(fā)揮作用。

其次，編輯出版照片畫冊。編輯出版照片畫冊，是挖掘照片檔案的信息資源，為社會提供利用的好方式。如伊春市五營區(qū)旅游風(fēng)景照片，反映了五營區(qū)旅游資源豐富、山清水秀的自然風(fēng)光，給人以美的享受；反映林區(qū)改革開放的重大變化，給人以強(qiáng)烈的時(shí)空感受和深刻的藝術(shù)感染。同時(shí)又有紀(jì)念收藏的價(jià)值，另外畫冊的出版發(fā)行又促進(jìn)了檔案的廣泛利用。

第三，注重照片檔案與文書檔案結(jié)合利用。它們是兩種不同的載體，所反映的內(nèi)容和信息又往往是同一事物或事件，單一的照片檔案有時(shí)表達(dá)的內(nèi)容不夠全面翔實(shí)，如能夠在提供照片檔案的同時(shí)，主動為用戶提供相關(guān)的文書檔案，將會更好的提高檔案的利用價(jià)值。