網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理舉措

張輝 王瑩

（黑龍江省第二醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150010）

由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，帶來了文檔管理、存儲(chǔ)和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的歷史發(fā)展機(jī)遇，信息資源在管理模式上正在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理能使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。

一、現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢(shì)

成熟的信息及電子技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，我國(guó)近年來大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫(yī)院的建設(shè)，發(fā)展服務(wù)，這是新時(shí)期人事檔案管理工作的需要，也是國(guó)家信息化工作的必然趨勢(shì)。

二、規(guī)范化管理人事檔案的需要

在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)。要改變這種情況，這就需要建立一套完備的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規(guī)范化程度和利用效率。

三、能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息

建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案管理系統(tǒng)提供了人事管理過程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫內(nèi)人員的基本情況，簡(jiǎn)歷，德能勤績(jī)等方面的信息，還可以對(duì)這些信息進(jìn)行分析，很快為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供相關(guān)信息，改變了紙質(zhì)檔案的局限性，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。

四、人事檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。

（一）人事檔案管理制度相對(duì)落后。隨著人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化，由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)，派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事代理。但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

（二）人事檔案管理方式和手段落后人事檔案。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起，由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔管理，存在檔案資料不完整的情況。

（三）人事檔案管理人員配備不足，專業(yè)能力有待提高。由于人事檔案管理要求管檔人員須為中共黨員，干部身份，要有高度的責(zé)任感和無私奉獻(xiàn)精神，對(duì)工作嚴(yán)謹(jǐn)，求實(shí)，綜合素質(zhì)好等高要求，而在待遇上又沒有特殊的規(guī)定，因此，符合條件的人都不愿意主動(dòng)干這項(xiàng)工作，愿意干的人又不符合條件?？傊壳搬t(yī)院人事管理工作繁雜，量大，人員編制不足，沒有專人管理人事管理，或者作為老護(hù)士退休前的過渡崗，人員流動(dòng)性大，管理檔案人員不安心，檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，責(zé)任不能落實(shí)到人，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔并裝訂成冊(cè)，存在檔案資料遺失，不完整的情況，久而久之人事檔案管理問題會(huì)越來越突出，安全隱患也會(huì)逐漸增大。

五、醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想

人事檔案管理目的和意義。人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)，同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

（一）加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配，人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)方面都將發(fā)揮重要作用，所以加強(qiáng)干部人事檔管，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化，開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

（三）建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升，干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括（1）基礎(chǔ)材料。個(gè)人基本情況：學(xué)歷，學(xué)位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明，證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)，參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。（2）專業(yè)技術(shù)任職材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書，聘任證書和聘任合同。（3）衛(wèi)生技術(shù)成果材料：著作、專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文（分級(jí)），專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷，搶救成功的病案，手術(shù)分析等。（4）其它材料：三基、三嚴(yán)，考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料；參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書，證明，優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料，證書和獎(jiǎng)狀，專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。

（四）實(shí)行人事代理，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放化。管理人事代理是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)，相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

（五）建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理。系統(tǒng)建立有效的人力資源，信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命，人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益。

（六）提高檔案管理人員的素質(zhì)。（1）檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)，掌握檔案管理工作的新知識(shí)，新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。（2）倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率。（3）引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

（七）加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，增加資金的投入。引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購(gòu)買空調(diào)，除濕機(jī)，檔案密集架和電腦，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)束語

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡，通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)?？傊?，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都有了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

[1]唐微微，李秀艷，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理初探[J]，中國(guó)醫(yī)院管理，2006，21（4）：50

[2]周渝霞，董文富，新形式下醫(yī)院信息化建設(shè)的幾個(gè)問題[J]，現(xiàn)代醫(yī)院，2005（8）134