對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

朱 靜，李 爽

（1.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157021；2.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011）

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生,造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。如2003年的“非典”病毒、2004年的“禽流感”及近期突發(fā)的“甲型H1N1”流感疫情，使我們對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件已不感到陌生。如何防范與有效應(yīng)對(duì)、化解突發(fā)公共衛(wèi)生事件，已成為人們關(guān)注的重要議題。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。建立、健全突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作、完善其管理，更好地服務(wù)于社會(huì)，顯得日趨重要。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的構(gòu)成

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理收集范圍應(yīng)包括重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置機(jī)構(gòu)組成材料、各級(jí)組織在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重大決策、預(yù)案、監(jiān)測(cè)方案；各級(jí)組織、領(lǐng)導(dǎo)在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重要批示、指示、講話、會(huì)議材料；反映本單位的決策和部署，指揮與協(xié)調(diào)各方面力量處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的具體措施、預(yù)案、處置方案、疫情報(bào)告、報(bào)表及本單位在防治工作中形成的疫情簡(jiǎn)報(bào)、疫情信息、防治方法、診斷標(biāo)準(zhǔn)、流行病學(xué)調(diào)查、個(gè)案調(diào)查、處置進(jìn)程、已采取的措施；病例報(bào)告表、調(diào)查表、個(gè)案統(tǒng)計(jì)表、藥品發(fā)放使用等方面的記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)告，事件的診斷等材料；處置過(guò)程中形成的現(xiàn)場(chǎng)記錄、新聞報(bào)道、電子傳輸文件材料；各種聲像材料等第一手原始資料。

二、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的整理

突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料，既有紙質(zhì)文件材料，又有特殊載體文件材料。對(duì)于這些文件材料的整理要以一個(gè)突發(fā)公共衛(wèi)生事件為整理單位，在一個(gè)整理單位內(nèi)，嚴(yán)格按照文書(shū)檔案、聲像檔案、照片檔案、電子檔案和科技檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。為避免應(yīng)歸檔文件在忙亂工作中造成損壞和遺失，各單位檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，可以要求把所形成的文件先設(shè)專盒、專柜保管，最后統(tǒng)一整理。要求各部門(mén)形成的照片和資料要按不同的載體分類，統(tǒng)一載體按時(shí)間順序注明事由，定點(diǎn)定柜存放，重要的資料要有多種備份，以便日后整理歸檔和利用。大量對(duì)患者的調(diào)查報(bào)告、疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表、每天疫情通報(bào)等，采用跟蹤收集，要求各業(yè)務(wù)科室的兼職檔案員按有關(guān)規(guī)定做好收集工作，檔案管理人員要經(jīng)常檢查督促、指導(dǎo)進(jìn)行規(guī)范化整理和簡(jiǎn)易組卷，力爭(zhēng)使每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的文件材料都做到齊全完整，事件結(jié)束或告一段落后，及時(shí)移交到單位的綜合檔案室。使檔案收集工作的起點(diǎn)處在一個(gè)較高的水平上。綜合檔案室要結(jié)合文件材料的時(shí)間、內(nèi)容及檔案載體的特點(diǎn)形成完整的檔案編目和數(shù)據(jù)庫(kù)，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。在整個(gè)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的分類、立卷到利用的過(guò)程中，用數(shù)據(jù)化的文件代碼與原始的文件材料對(duì)應(yīng)歸檔雙重管理，既保存了原始材料的完整性、佐證性，便于反映真實(shí)的歷史記錄，同時(shí)，還能把文件材料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，并以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。

三、加強(qiáng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的有效措施

基于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中應(yīng)采取有力措施，對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的檔案實(shí)施全過(guò)程管理，保證文件材料收集齊全，管理有序。

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件材料收集歸檔

突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料是各級(jí)組織在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件活動(dòng)的整體反映，是在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件活動(dòng)中形成的、真實(shí)的原始記錄。同時(shí)，突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料又是處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作的重要依據(jù)。因此，一要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳，提高對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件材料收集歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案工作人員的法制觀念和業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成文件材料收集歸檔工作的責(zé)任。要通過(guò)宣傳，將檔案意識(shí)根植于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的頭腦中，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員把對(duì)檔案工作的理解與支持落實(shí)在行動(dòng)上，同時(shí)還要使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員認(rèn)識(shí)到歸檔工作是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作，不是檔案部門(mén)自己的事，只有各職能部門(mén)相互配合才能把歸檔工作做好。二要落實(shí)責(zé)任制，以保證收集歸檔工作順利進(jìn)行。在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中，要同時(shí)落實(shí)文件材料的形成、整理和歸檔工作的時(shí)間和進(jìn)度；制定各有關(guān)部門(mén)和人員文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責(zé)，并且作為考核與獎(jiǎng)勵(lì)的一個(gè)條件，營(yíng)造一個(gè)主動(dòng)歸檔的良好氛圍。

2.檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的研究

檔案工作具有承擔(dān)保存史實(shí)、為突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置工作提供決策參考和今后處置類似事件提供借鑒的服務(wù)功能。從檔案學(xué)的視角出發(fā)進(jìn)行突發(fā)公共衛(wèi)生事件的研究，可以幫助我們找到一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，做好預(yù)防工作。并為各級(jí)政府制定衛(wèi)生政策、疾病的防治提供依據(jù)，為衛(wèi)生行政部門(mén)提供咨詢和決策服務(wù)，為全社會(huì)的健康提供服務(wù)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是一種豐富的信息資源，也是一種無(wú)形的寶貴資產(chǎn)。檔案部門(mén)應(yīng)聯(lián)合有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展有關(guān)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案研究，選擇案例，建立各種疫情案例庫(kù)，從實(shí)踐與理論上加以分析研究。利用這些珍貴的檔案記載，對(duì)每一起突發(fā)公共衛(wèi)生事件疫情發(fā)生、流行病學(xué)調(diào)查、所實(shí)施的應(yīng)急預(yù)案、采取的防治措施等進(jìn)行分析研究，從中進(jìn)行類比，尋找各次突發(fā)疫情之間的內(nèi)在聯(lián)系，得出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而做好預(yù)測(cè)預(yù)警工作。把突發(fā)公共衛(wèi)生事件造成的損失控制到最小的程度，提高對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防和應(yīng)急能力。

3.充分發(fā)揮檔案部門(mén)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中的核心作用

在非常時(shí)期，一定要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把本單位兼職檔案員統(tǒng)領(lǐng)起來(lái)，尤其是在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的早期，協(xié)助他們?cè)诠ぷ髦欣眄槞n案工作的頭緒。明確提出做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體材料的收集、整理工作，并指導(dǎo)他們搞好歸檔和進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性，為以后利用提供有效服務(wù)。檔案部門(mén)要在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中履行好職責(zé)，發(fā)揮好作用，經(jīng)得起檢驗(yàn)，就應(yīng)在第一時(shí)間采取措施，加強(qiáng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作，檔案部門(mén)不僅要在重大突發(fā)事件發(fā)生之前，而且在發(fā)生過(guò)程中、發(fā)生之后都應(yīng)到事件的第一線去，真實(shí)記錄、反映客觀實(shí)際，做好檔案資料的收集整理和保管工作。要對(duì)重大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)分散在不同業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案督促其及時(shí)收集、整理，確保檔案材料齊全、完整、安全。

4.檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)開(kāi)展征集、編研工作

把握重點(diǎn)，挖掘突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的潛在價(jià)值，根據(jù)利用者的不同需要，有針對(duì)性的編制編研材料。根據(jù)流行病發(fā)展的規(guī)律，提供檔案的超前服務(wù)，為科學(xué)研究提供真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確的信息，為今后處理類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。檔案部門(mén)要積極主動(dòng)、認(rèn)真總結(jié)近幾年在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件中積累的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，制定出本單位突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理辦法。

5.做好專（兼）職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案工作人員素質(zhì)高低，對(duì)作好檔案管理工作有直接影響。因此，在不斷提高檔案工作人員素質(zhì)和能力的同時(shí)，一定要加強(qiáng)對(duì)工作人員檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。提高工作人員對(duì)做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)水平，使工作人員不但能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要樹(shù)立科學(xué)的管理觀念和思想，提高檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平。