水利水電工程檔案質(zhì)量探析

李 軍

（黑龍江農(nóng)墾勘測設計研究院 黑龍江 哈爾濱 150090）

水利水電工程建設檔案是水利工程的重要組成部分,也是今后工程運行、改造、維護、擴建等最主要的原始依據(jù)。該文從目前水利水電工程建設檔案存在的問題入手,分析了水利水電工程建設過程中控制檔案質(zhì)量的幾個關鍵點,提出了解決問題的措施,供參考。

水利水電 工程檔案 質(zhì)量控制

水利水電建設是國家基礎建設的重要內(nèi)容，水利水電工程檔案管理是水利水電工程建設的重要組成部分，必須將其納入工程建設項目管理的全過程。筆者曾參與了黑龍江省省內(nèi)一些水利水電項目的建設和工程竣工驗收前的檔案整理工作，深感水利水電工程檔案存在著不容忽視的質(zhì)量問題，需要引起各相關部門的重視。

1.水利工程檔案存在的質(zhì)量問題和原因分析

1.1 驗收水利水電工程項目檔案質(zhì)量包括兩個方面：首先是內(nèi)容質(zhì)量，具體指檔案所反映的數(shù)據(jù)準確性、過程的真實性。第二是案卷質(zhì)量，它是指檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性程度。水利項目檔案要求內(nèi)在質(zhì)量與案卷質(zhì)量統(tǒng)一，而內(nèi)容質(zhì)量重于外觀形式。文件資料短缺不全，在后期發(fā)現(xiàn)后采取東拼西湊、甚至造假的情況，即使有再好的整理形式，也不可能通過檔案驗收關。

1.2 在以經(jīng)濟效益為中心的利益驅(qū)動下，由于檔案作用滯后，從短期效益衡量，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，使檔案工作在工程建設中不能排在應有的位置，故而沒有切實將檔案工作納入水利水電工程管理體系，導致檔案管理職責不明確，更談不上嚴格的檔案管理制度和制約措施，最終造成文件資料的原件不齊全，難以真實地反映工程建設的全貌。其他在工程建設中形成并應保存的管理性文件、施工記錄、監(jiān)理資料也存在歸檔不全問題。一些工程檔案原件散失后，難以補救，直接影響了檔案的整體質(zhì)量。即使在整理階段發(fā)現(xiàn)了問題，采取相應的補救措施，往往也難以奏效，這就是由于水利水電工程檔案原始性的性質(zhì)決定了檔案文件資料的不可補和不可替代性。同時也決定了文件資料的形成積累必須同步進行，才能見效。

1.3 有些項目僅注重紙質(zhì)文件資料的收集，而忽視工程建設中所產(chǎn)生的其他門類、載體檔案的收集。由于水利水電工程的特殊性，涉及工程質(zhì)量的隱蔽性、關鍵性部位（比如：大壩、溢洪道、廠房等建筑物的基礎，隧洞沿線開挖及地質(zhì)情況等）的照片、聲像檔案因其形式簡單、直觀，記錄真實、迅速，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性，其價值是文字資料無法比擬和替代的。反映水利水電工程重大事件、事故必須有完整的文字、照片和聲像等材料，因此，照片、聲像檔案的收集應成為水利水電工程檔案管理的重要內(nèi)容之一。一些工程雖然在建設過程中及時地照了照片（或錄像），但未進行整理，有的甚至流失在個人手上，時間一長，造成丟失而無法搜集。

1.4 一些建設單位，在工程建設過程中，特別是建設初期，文件資料無專人管理，或有人管也是其他事務工作人員兼管，他們沒有檔案專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過檔案業(yè)務培訓，不知道哪些文件材料應歸檔，連一些具有法律效力的現(xiàn)場記錄也棄之不要，造成難以彌補的損失?；蚴遣患臃治?，所有資料都作為檔案保存。并且不知道怎樣分類、組卷，文書、科技、會計等文件雜亂堆放，無從下手，盡管他們也付出很大的努力，但工程檔案質(zhì)量仍然不高。

1.5 由于水利水電工程具有投資大、建設周期長、參建單位多、標段多、文件資料在形成過程中所涉及部門人員多等特點，并且還因參建單位資質(zhì)、檔案意識及領導重視程度差異大，以至于同一項目檔案質(zhì)量參差不齊。大型重點項目檔案質(zhì)量相對好一些，個別中、小型工程檔案質(zhì)量水平仍然很低，檔案原始資料在工程建成后被施工單位遺失或帶走，造成工程檔案原件不全、丟失事件時有發(fā)生。隨著基本建設管理體制改革的進一步探化、豆腐渣工程的曝光以及各種利益的爭端，水利水電工程檔案的重要性逐步引起人們的關注。

2.提高水利工程檔案質(zhì)量的措施

2.1 提高各參建單位領導干部的檔案意識，加強對他們進行建設項目檔案管理法律法規(guī)的學習教育，提高對水利水電檔案工作重要性的認識，確實把檔案工作列入領導的議事日程和目標責任制。各參建單位的檔案工作要由一名單位主要領導分管，并能及時解決檔案工作中存在的問題。

2.2 要確保水利水電工程檔案的質(zhì)量，必須確立建設單位在工程建設中檔案管理的主導地位，由建設單位來負責整個建設項目檔案資料的統(tǒng)一管理。作為建設單位首先必須建立工程建設檔案管理的組織網(wǎng)絡，明確各參建單位的職責；其次，建立工程建設檔案的管理制度，對于各參建單位在建設過程中檔案資料的形成、歸檔作出明確的規(guī)定，并將其列入有關的合同，使各參建單位在平時的立卷、歸檔過程中有章可循，把規(guī)范化管理納入各單位和相關人員的職責，與經(jīng)濟責任制掛鉤，嚴格考核，真正實施檔案材料的超前控制；再次，必須實行檔案工作與工程建設進程的同步管理，做到工程進行到哪個環(huán)節(jié)；檔案工作就延伸到哪個環(huán)節(jié)。第四，建設單位檔案人員必須參與工程建設項目的檔案管理工作，加強技術指導。

2.3 重視水利水電工程檔案的原始性積累。水利水電工程檔案是直接反映建設項目質(zhì)量的重要載體，檔案原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)和憑證，因此保存原件就顯得尤其重要。另一方面加強隱蔽工程、關鍵部位質(zhì)量資料管理。由于水利項目隱蔽工程在建成后不可再現(xiàn)，其工程質(zhì)量資料是質(zhì)量和監(jiān)督過程的實際記錄，它既可以反映施工單位的工程質(zhì)量，也可為工程竣工后正常運行、維護提供依據(jù)和保證，同時也可為工程運行過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，提供技術數(shù)據(jù)和補救措施，因此，做好隱蔽工程、關鍵部位質(zhì)量、保證材料、記錄資料的歸檔是這項關鍵的工作內(nèi)容。

2.4 提高水利水電項目檔案專兼職人員的專業(yè)技術水平，加強檔案業(yè)務指導。首先要抓好水利水電建設項目檔案人員的在崗培訓，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識和操作技能，還要懂得工程建設方面的知識；其次，檔案行政管理部門須加強對水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導，各方面嚴格執(zhí)行重點建設項目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場進行具體指導，解決實際問題，確保水利水電工程檔案的質(zhì)量。

2.5 建立新的檔案管理體制，使項目檔案工作與項目建設“三同步”。管理制度是保證檔案工作正常運行的重要依據(jù)。為確保重點技改工程投入生產(chǎn)后，為管理、維護、改造和擴建等提供可靠依據(jù)，使工程達到預期的經(jīng)濟效益、社會效益和環(huán)保效益，把與工程有關的全部檔案收集完整是很重要的環(huán)節(jié)。堅持檔案工作與工程建設“三同步”，是基建檔案工作的一條關鍵經(jīng)驗，一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產(chǎn)生文件材料的管理；在合同中明確對文件材料編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，同時檢查落實檔案工作的情況。三是竣工驗收時，同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按照要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。

2.6 積極推行“四制”管理，落實檔案工作領導責任制?！八闹啤保错椖糠ㄈ素熑沃啤⒄袠送稑酥?、工程監(jiān)理制、合同制）管理，著重落實建設項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領導責任制進行監(jiān)督；將工程檔案，資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設單位認真學習有關文件規(guī)定，落實建設單位對建設項目檔案負責制。切實做到“三同步”（即工程項目分階段建設與提出歸檔要求同步；檢查工程項目進度和質(zhì)量與檢查工程項目檔案的管理狀況同步；驗收工程項目與驗收工程檔案同步）以確保工程項目檔案的完整、準確。