學(xué)校檔案的特點(diǎn)與管理對(duì)策

王雅茹

（大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸中學(xué) 黑龍江 大慶 163713）

一、學(xué)校檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)

1.學(xué)校檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校形象的依據(jù)。學(xué)校不僅是產(chǎn)生學(xué)校檔案的主體，而且也是檔案發(fā)揮其使用價(jià)值的重要場(chǎng)所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，它真實(shí)地記錄了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。綜觀學(xué)校檔案，可以深刻地理解本學(xué)校的特點(diǎn)以及發(fā)展的規(guī)律。通過分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，因此它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)。

2.學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)。在學(xué)校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學(xué)校教職員工為學(xué)校的發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡，反映了學(xué)校總體的教學(xué)水平，是學(xué)校教職員工的勞動(dòng)結(jié)晶。只有充分利用學(xué)校的檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，提高教育教學(xué)水平。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)薄弱，客觀上造成檔案收集難、檔案室資金投入不足，檔案室成了被遺忘的角落，領(lǐng)導(dǎo)只有在上級(jí)檔案部門要來檢查時(shí)，才象征性地抓一抓這方面的工作，很多檔案工作人員缺乏工作的緊迫感和責(zé)任心，坐、等、靠思想嚴(yán)重，滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險(xiǎn)，抱著應(yīng)付上級(jí)的檢查的心態(tài)，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低，能力差，重視不夠。

2.檔案管理人員培訓(xùn)缺乏。當(dāng)前我國學(xué)校的檔案管理人員以兼職較多，同時(shí)，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔整理、保管、利用等未能很好掌握，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員幾乎是零。大部分工作人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，無法開展信息參考咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等個(gè)性化服務(wù)。這直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。

3.規(guī)章制度流于形式，重藏輕用。檔案室的規(guī)章制度流于形式，管理分散、混亂，整理分類方法不科學(xué)、不統(tǒng)一，在檔案價(jià)值的開發(fā)利用上存在著重藏輕用的現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。

4.現(xiàn)代化程度幾乎為零。大多數(shù)學(xué)校檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零。檔案工作場(chǎng)所條件不夠，場(chǎng)館破舊，硬件設(shè)施缺損，檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是七八十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用?，F(xiàn)在，我國一些大學(xué)的檔案館、室已經(jīng)采用了計(jì)算機(jī)、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)，但這些對(duì)學(xué)校檔案室來說距離還相當(dāng)遙遠(yuǎn)。

5.大局意識(shí)不強(qiáng)。一些檔案部門的同志對(duì)新階段的檔案工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)抓住機(jī)遇實(shí)現(xiàn)檔案工作的新跨越缺乏思想上的準(zhǔn)備，缺乏足夠的工作思路和工作措施。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效途徑

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵?！稒n案法》和《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》明確指出:學(xué)校檔案是指從事黨政管理、教學(xué)、教研等各種活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等等。它是國家檔案的組成部分，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。目前，學(xué)校檔案室都按照《檔案法》的規(guī)定制定了各項(xiàng)規(guī)章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墻，但實(shí)際上卻是流于形式。因?yàn)橹贫鹊呢瀼乇仨氁揽啃姓α?，沒有強(qiáng)有力的行政管理，要將分散在各處室的檔案材料收集起來，也是非常困難的。所以，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，把學(xué)校檔案工作納入學(xué)校整體工作中通盤考慮。

2.建立健全規(guī)章制度是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)校要根據(jù)《檔案法》和學(xué)校實(shí)際，制定檔案管理制度，做到檔案管理工作有章可循，有法可依。筆者認(rèn)為，建立健全規(guī)章制度必須注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié):一是按要求規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對(duì)學(xué)校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關(guān)系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊(cè)。三是要編制實(shí)用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。

3.提高檔案工作者的素質(zhì)是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)創(chuàng)造條件讓學(xué)校檔案人員通過自學(xué)或進(jìn)修培訓(xùn)掌握從事學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。筆者認(rèn)為，學(xué)校檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而且要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡(luò)管理等知識(shí)，要具備電子文件的收集、存儲(chǔ)、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，學(xué)校檔案工作者才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

4.開發(fā)檔案信息資源是提高檔案利用價(jià)值的重要手段

檔案的價(jià)值在于利用，為教學(xué)第一線服務(wù)，（下轉(zhuǎn)54頁）和保證，同時(shí)也可為工程運(yùn)行過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，提供技術(shù)數(shù)據(jù)和補(bǔ)救措施，因此，做好隱蔽工程、關(guān)鍵部位質(zhì)量、保證材料、記錄資料的歸檔是這項(xiàng)關(guān)鍵的工作內(nèi)容。

2.4 提高水利水電項(xiàng)目檔案專兼職人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。首先要抓好水利水電建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的在崗培訓(xùn)，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和操作技能，還要懂得工程建設(shè)方面的知識(shí)；其次，檔案行政管理部門須加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導(dǎo)，各方面嚴(yán)格執(zhí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行具體指導(dǎo)，解決實(shí)際問題，確保水利水電工程檔案的質(zhì)量。

2.5 建立新的檔案管理體制，使項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)“三同步”。管理制度是保證檔案工作正常運(yùn)行的重要依據(jù)。為確保重點(diǎn)技改工程投入生產(chǎn)后，為管理、維護(hù)、改造和擴(kuò)建等提供可靠依據(jù)，使工程達(dá)到預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和環(huán)保效益，把與工程有關(guān)的全部檔案收集完整是很重要的環(huán)節(jié)。堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，是基建檔案工作的一條關(guān)鍵經(jīng)驗(yàn)，一是項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生文件材料的管理；在合同中明確對(duì)文件材料編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，同時(shí)檢查落實(shí)檔案工作的情況。三是竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收工程檔案情況，在竣工階段，必須按照要求認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。

2.6 積極推行“四制”管理，落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制?！八闹啤保错?xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制、合同制）管理，著重落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督；將工程檔案，資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設(shè)單位認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件規(guī)定，落實(shí)建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。切實(shí)做到“三同步”（即工程項(xiàng)目分階段建設(shè)與提出歸檔要求同步；檢查工程項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量與檢查工程項(xiàng)目檔案的管理狀況同步；驗(yàn)收工程項(xiàng)目與驗(yàn)收工程檔案同步）以確保工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。