辦公自動(dòng)化在文書(shū)與檔案中的運(yùn)用

任偉燕

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150025）

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，隨著高科技的飛速發(fā)展、辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生，計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)事業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。特別是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為代表的“信息高速公路”的開(kāi)通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動(dòng)化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動(dòng)化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場(chǎng)革命給傳統(tǒng)的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來(lái)了極大的沖擊。

1.文書(shū)處理中的辦公自動(dòng)化

文書(shū)處理是指文件的起草、修改、存儲(chǔ)和打印的全部過(guò)程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供的文件編輯功能，實(shí)現(xiàn)了文字處理現(xiàn)代化，即利用計(jì)算機(jī)或其他文字處理設(shè)備對(duì)文字、圖像、報(bào)表等進(jìn)行自動(dòng)的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫(xiě)，到定稿打印時(shí)，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由于使用了計(jì)算機(jī)等作為文字處理設(shè)備，文件一次輸入，便可多次重復(fù)修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進(jìn)行辦理和傳遞。在文件的內(nèi)部傳遞上，每到一文，文書(shū)人員按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)項(xiàng)目的著錄，注明日期、文件編號(hào)、系統(tǒng)名稱、文件作者、標(biāo)題、主題詞等，同時(shí)填寫(xiě)文件具體的承辦處室，然后文件通過(guò)預(yù)設(shè)的內(nèi)部傳遞途徑，自動(dòng)進(jìn)入該處室的文件處理系統(tǒng)，各處室打開(kāi)自己的終端，按命令進(jìn)入系統(tǒng)，取出文件就可以辦理。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下根據(jù)文書(shū)工作和檔案工作的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時(shí)反復(fù)使用，又可解除檔案部門(mén)重復(fù)集中錄入數(shù)據(jù)之苦，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)一次輸入和多次輸出的優(yōu)勢(shì)。

2.檔案工作的辦公自動(dòng)化

2.1 檔案收集管理的辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的檔案信息管理系統(tǒng)，是在文書(shū)處理部門(mén)日常工作各環(huán)節(jié)中形成的數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動(dòng)化的信息管理系統(tǒng)中，機(jī)讀檔案的產(chǎn)生縮短了文件形成和收集之間所經(jīng)過(guò)的時(shí)間，較容易地對(duì)文件資料進(jìn)行必要的管理、核對(duì)和移交。檔案室與產(chǎn)生檔案的各處室之間由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接，使生成的機(jī)讀檔案由計(jì)算機(jī)終端通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)傳輸?shù)綑n案室的數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案整理方面，辦公自動(dòng)化技術(shù)沖破了傳統(tǒng)的整理方法和分類原則，它可以根據(jù)用戶不同的需要，對(duì)檔案進(jìn)行自由分類，自由組合。對(duì)于機(jī)讀檔案的保管，一般以盤(pán)或卷為單位。至于機(jī)讀檔案的鑒定，則可在機(jī)讀立卷時(shí)同時(shí)進(jìn)行，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)可與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)相一致。

2.2 檔案信息開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化。檔案信息開(kāi)發(fā)是指檔案管理系統(tǒng)將輸入進(jìn)來(lái)的、經(jīng)過(guò)篩選和加工處理的檔案信息，根據(jù)社會(huì)各方面的需要提供給人們，它可以通過(guò)編目、編研和利用三項(xiàng)手段得到實(shí)現(xiàn)。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨(dú)立環(huán)節(jié)，是檔案管理專業(yè)中理論性和技術(shù)性最強(qiáng)的工作，它不但需要淵博的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，還需要一定的語(yǔ)言知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。檔案編目對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用起著“前提”性作用，面對(duì)數(shù)以萬(wàn)計(jì)、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒(méi)有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進(jìn)的檔案檢索工具是檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展不可缺少的重要手段。這個(gè)問(wèn)題，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中很容易解決。機(jī)讀文件在向檔案部門(mén)移交以前，已經(jīng)建立起能進(jìn)行各種目錄組合和全文利用的系統(tǒng)，本身具備檢索功能。在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)其檢索、編目、編研之功能，同時(shí)還可進(jìn)行目錄的自動(dòng)組合，形成一個(gè)比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內(nèi)容，可以輕松地利用計(jì)算機(jī)根據(jù)一定主題或?qū)ｎ}進(jìn)行全文或部分章節(jié)的自動(dòng)匯編，達(dá)到檔案編研利用之目的。計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目速度快、質(zhì)量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點(diǎn)，而且也符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過(guò)屏幕顯示輸出或打印、復(fù)制出來(lái)，并能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用，與文書(shū)工作達(dá)到信息資源共享，使傳統(tǒng)的檔案室藏概念得到升華。

3.應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

3.1 簡(jiǎn)化文件的排序編號(hào)。文書(shū)檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機(jī)構(gòu)分類，所以每年檔案在編制案卷號(hào)時(shí)都是按機(jī)構(gòu)固定的排列順序進(jìn)行編制，這就要求所有部門(mén)的歸檔材料必須全部集中到檔案部門(mén)后才能進(jìn)行編號(hào)，因此只要一個(gè)部門(mén)沒(méi)能按時(shí)歸檔就會(huì)使整個(gè)編號(hào)工作無(wú)法正常進(jìn)行。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門(mén)為單位，但沒(méi)有必要固定部門(mén)的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時(shí)間順序，隨時(shí)進(jìn)行編號(hào)歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門(mén)排列，只要文件辦理完畢就可以進(jìn)行編號(hào)歸檔。

3.2 辦公效率提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的一大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

3.3 文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.4 文件與檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個(gè)不同的部門(mén)——辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準(zhǔn)確性、完整性受到影響。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個(gè)不同的部門(mén)在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來(lái)。

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的不斷推廣和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)進(jìn)人文書(shū)和檔案工作領(lǐng)域已是一個(gè)不爭(zhēng)的現(xiàn)實(shí)。用計(jì)算機(jī)制作文件、統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了“文檔”一體化的實(shí)現(xiàn)，使辦公自動(dòng)化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)?huì)越來(lái)越廣泛。

[1]劉大召，安志勇，謝紅薇.基于文書(shū)流轉(zhuǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].2003,（12）.

[2]周暉蓉.文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].內(nèi)江科技,2006,（3）.