工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理淺談

肖小湘

(桂東縣公路管理局 湖南 桂東 423500)

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案(簡稱監(jiān)督檔案)是指工程質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施過程中形成的文字、表式和成像資料。監(jiān)督檔案是工程質(zhì)量監(jiān)督一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，它既是建設(shè)工程的真實(shí)記錄，又是工程建成后運(yùn)行、管理、維護(hù)和改造的依據(jù)。對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集、整理，歸檔管理工作規(guī)范化，能促使工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進(jìn)一步提高，使工程質(zhì)量監(jiān)督工作有案可查，并且查有實(shí)據(jù)，體現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的科學(xué)性、公正性、權(quán)威性。

一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問題

1.對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性和意義認(rèn)識不足

隨著《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的出臺，工程質(zhì)量的驗(yàn)收由等級核驗(yàn)制度向竣工驗(yàn)收備案制度轉(zhuǎn)化，工程監(jiān)督時，由原來僅對工程實(shí)體質(zhì)量監(jiān)督向行為和實(shí)體同時監(jiān)督轉(zhuǎn)化，所以，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容也發(fā)生了變化，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)和人員在工程建設(shè)過程中原來職責(zé)不明，現(xiàn)在變得清晰，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)和人員在工程的重要部位是否到位，該把的質(zhì)量關(guān)是否把住，工程驗(yàn)收監(jiān)督情況怎樣，工作的規(guī)范性怎樣等，從工程質(zhì)量監(jiān)督檔案可以一目了然，從而反映工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性，從另一個側(cè)面反映工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的可追溯性。有的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理沒有設(shè)立專職或兼職的檔案管理員，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案散落在質(zhì)監(jiān)人員手中，人員變化后，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案未及時移交，造成檔案的缺失。

2.工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容不統(tǒng)一，形式不規(guī)范

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案應(yīng)該是反映工程質(zhì)量監(jiān)督過程及結(jié)果的記錄，而不是工程建設(shè)全過程、全方位檔案，有的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)把工程施工資料、監(jiān)理資料、圖紙全部收集放在質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)存檔，造成人力、物力的浪費(fèi)。監(jiān)督抽查記錄未反映工程存在的問題，工程質(zhì)量狀況及各參建責(zé)任主體的行為，書寫時采用易退色耐久性不強(qiáng)的材料，字跡潦草，監(jiān)督抽查記錄和質(zhì)量整改通知書簽發(fā)時不規(guī)范，混用。

二、加強(qiáng)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.嚴(yán)格建檔程序

監(jiān)督檔案由責(zé)任監(jiān)督員負(fù)責(zé)收集、整理和編制，技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)復(fù)核和審查，站長負(fù)責(zé)審定，檔案員負(fù)責(zé)檢查、統(tǒng)計(jì)、編號、登賬、歸檔和保管，并負(fù)責(zé)按借閱規(guī)定承辦借閱及收回。監(jiān)督檔案應(yīng)隨單位工程實(shí)際到位的檢查、質(zhì)量問題處理、質(zhì)量評價等監(jiān)督工作及具體操作的進(jìn)展，同步收集、整理、編制和修正。按照監(jiān)督計(jì)劃和實(shí)際監(jiān)督工作進(jìn)展情況進(jìn)行收集，整理和編制，其內(nèi)容要正確反映工程實(shí)體質(zhì)量、結(jié)構(gòu)安全、使用功能、觀感質(zhì)量及工程質(zhì)量保證資料的真實(shí)情況。

2.明確建檔的主要內(nèi)容

內(nèi)容包括建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案封頁；檔案目錄；工程質(zhì)量監(jiān)督登記表；建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督書；工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書；工程質(zhì)量保證體系審查表；建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督記錄；隱蔽工程驗(yàn)收記錄及重點(diǎn)部位抽查統(tǒng)計(jì)表；工程質(zhì)量監(jiān)督報告；建設(shè)工程質(zhì)量整改通知單；工程質(zhì)量事故報告；工程質(zhì)量評價表；監(jiān)督結(jié)論及文字說明。程管理編號一致的原則進(jìn)行，以防造成錯亂，其編號可按單項(xiàng)工程，單位工程，分母、子號依順序編出，最好把建檔年份概括進(jìn)去，便于查找、歸檔、保管。從工程監(jiān)督檔案立檔開始到工程竣工，都要由責(zé)任監(jiān)督員負(fù)責(zé)收集、整理和編制。其中包括相關(guān)施工階段監(jiān)督業(yè)務(wù)資料、質(zhì)量評價、質(zhì)量問題及事故處理等審核、會簽資料。需要技術(shù)負(fù)責(zé)人，站長等簽證的由責(zé)任監(jiān)督員負(fù)責(zé)辦理后，經(jīng)整理存檔。內(nèi)容要做到及時、真實(shí)、正確、完善、有效，字跡要清楚、端正、保管完好。

3.完善建檔制度

實(shí)行質(zhì)量監(jiān)督檔案管理，必須建立完善的管理制度并認(rèn)真執(zhí)行，如業(yè)務(wù)會簽制度:凡是在實(shí)施監(jiān)督活動中的監(jiān)督業(yè)務(wù)資料，主要包括:①相關(guān)施工階段，特別是地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、竣工階段的質(zhì)量評價資料；②工程質(zhì)量問題及質(zhì)量事故處理等資料，必須先由責(zé)任質(zhì)量監(jiān)督員填寫“建設(shè)工程質(zhì)量整改通知單”會簽單提出初步意見，提交技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，最后由站長審定。為充分發(fā)揮監(jiān)督檔案作用，還應(yīng)制定借閱制度，保管和銷毀制度等。