淺談我國企業(yè)會計電算化存在的問題及對策

王冬平

我國會計電算化自上個世紀80年代啟動以來，深受企業(yè)的青睞。至今全國已有專業(yè)的財務(wù)軟件數(shù)百個，如用友、金蝶、管家婆、三門等等。這些財務(wù)軟件操作簡單、功能齊全，大大提高了企業(yè)工作效率和財務(wù)管理水平，促使我國大部分企業(yè)普及了會計電算化。會計電算化給企業(yè)的會計工作帶來便利，但是實際運用中還存在一些問題。深入地分析我國企業(yè)會計電算化存在的問題，有利于對我國企業(yè)的會計電算化工作形成全面性的認識，從而為我國企業(yè)發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢、完善會計電算化功能、提高會計電算化的運作提供了現(xiàn)實性的理論借鑒。

一、實際運用中存在的問題

1.缺乏復(fù)合型人才

會計電算化是一個較為復(fù)雜的信息系統(tǒng)，既涉及到財務(wù)又涉及到計算機兩種專業(yè)知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術(shù)，又精通會計業(yè)務(wù)的人才隊伍，才能保證系統(tǒng)正常運行、系統(tǒng)維護與管理、會計業(yè)務(wù)工作的處理。但目前整體人才隊伍中，既懂會計又懂電算化的人才相對缺乏。

軟件設(shè)計人才：一個企業(yè)財務(wù)管理水平的高低，最終取決于會計人員自身的素質(zhì)。幾個會計科目加上借貸方符號和金額就能準確描述企業(yè)的一項復(fù)雜的經(jīng)濟活動，這并不是一項簡單的工作，需要會計人員不僅有豐富的會計專業(yè)知識還要有實踐經(jīng)驗，真正理解會計工作的實質(zhì)。會計軟件是由人設(shè)計的，它最終體現(xiàn)的是設(shè)計人的財務(wù)管理水平。如果財務(wù)人員基本功不扎實，對于財務(wù)軟件的開發(fā)和利用就有局限性，不僅削弱會計軟件的功能，而且影響企業(yè)的財務(wù)管理水平，甚至可能釀成重大財務(wù)漏洞。

實際操作會計人員：年齡較大的會計人員，對會計業(yè)務(wù)非常熟悉，會計電算化無疑對提高工作效率、提高工作能力有很大的幫助，但是電腦出現(xiàn)任何故障就束手無策。年紀輕的會計人員則相反，特別是剛參加工作就使用會計軟件的會計人員，沒有進行手工登記會計分錄、科目明細賬、填制會計報表的實踐經(jīng)歷，在會計電算化環(huán)境下，除會計憑證由人工錄入和審核外，其余各項工作都由計算機自動完成。只需要鼠標點一下，就可以生成各種報表，使得會計人員不能直觀的了解報表的生成過程，對報表與報表之間的換算關(guān)系，報表與會計科目之間的聯(lián)系就不完全清楚，容易導(dǎo)致報表做好后自己都不理解報表中所傳遞的信息，甚至不能分辨報表中的錯誤信息。

2.內(nèi)部管理失控隱患

電算化會計不僅使傳統(tǒng)會計使用的介質(zhì)、工具、簿記格式等形式發(fā)生了變化，而且對會計核算的方式、程序、內(nèi)容和方法也產(chǎn)生了影響。企業(yè)實行會計電算化后，就需要按照會計電算化的要求來重新設(shè)置工作崗位，重新進行權(quán)限分配，以保證會計電算化工作能正常進行。因此要求企業(yè)在管理上相應(yīng)要滿足會計電算化的要求。

崗位設(shè)置方面：電算化會計崗位一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計檔案資料保管員和軟件開發(fā)（自行開發(fā)軟件）等各崗位。目前，大部分企業(yè)人員相對較少，崗位分工不明確，沒有按照會計電算化管理崗位要求進行分工，一人身兼多職。在傳統(tǒng)的手工賬下，每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，具有嚴格的審核機制。實現(xiàn)會計電算化后，大部分處理由計算機完成，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責的集中，傳統(tǒng)意義上的審批手續(xù)部分被省略，相關(guān)審核監(jiān)督環(huán)節(jié)的減少，給企業(yè)財務(wù)帶來巨大隱患。

工作流程方面：在實際工作中，目前有不少會計核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能，即允許對于已錄入并保存的憑證報表進行修改，這些設(shè)置無疑給會計人員在修正會計處理過程中帶來許多方便，但是此無痕修改功能對內(nèi)控也造成了很大的沖擊。所以，憑證的無痕修改等各種新功能的研發(fā)對會計電算化內(nèi)控是一個嚴竣的挑戰(zhàn)。

3.外部安全隱患

財務(wù)信息是企業(yè)的絕對秘密，關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的日趨普及，利用計算機舞弊、非法竊取信息成為重大安全隱患。在會計電算化工作中，一些會計軟件本身就賦予了系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限，能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能。在實際工作中表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員雖不參與會計核算，但是卻可以掌握所有信息。因此應(yīng)對系統(tǒng)管理人員進行監(jiān)管控制以防患于未然。另一方面，會計電算化以磁性介質(zhì)作為信息載體，存儲在計算機磁盤上的數(shù)據(jù)容易被修改，甚至能不留痕跡地被修改。沒經(jīng)授權(quán)的人也有可能通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽數(shù)據(jù)文件、復(fù)制、偽造企業(yè)重要數(shù)據(jù)，假若系統(tǒng)一旦癱瘓，或受病毒侵襲，恢復(fù)起來比較難。

二、解決問題的對策

1.加大培訓(xùn)力度

會計電算化的推廣是一項系統(tǒng)工程，涉及硬件購置、軟件開發(fā)、人員培訓(xùn)及組織管理等各方面，其中會計電算化人才的培養(yǎng)更是關(guān)鍵任務(wù)。財會人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)，更新知識結(jié)構(gòu)。作為企業(yè)，在某個業(yè)務(wù)量較少的子公司設(shè)置手工賬，或?qū)⒐局匾臉I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置模擬賬套，請公司有豐富實踐經(jīng)驗的會計人員負責管理，讓缺乏手工記賬經(jīng)驗的人員輪流到那里實習(xí)，盡快掌握企業(yè)會計核算的要點，幫助會計人員進一步了解會計工作的實質(zhì)。

2.建立健全制度

建立健全企業(yè)電算化制度，是高效實施會計電算化的基礎(chǔ)。包括會計人員權(quán)限的合理設(shè)置、人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約，要嚴格遵循不相容職務(wù)權(quán)限相分離原則、相互制約原則、安全和保密原則、內(nèi)部防范原則等。如人員管理制度、操作管理制度、數(shù)據(jù)管理電算化檔案管理制度、系統(tǒng)維護制度和崗位責任制度等。制定符合本單位電算化管理的具體辦法，又利于提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益，并可以形成有效的約束機制和監(jiān)督機制。

3.加強內(nèi)部審計

企業(yè)應(yīng)定期或不定期的對會計資料進行審計，審查會計賬務(wù)處理是否正確，審查電子數(shù)據(jù)與書面資料是否一致，監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式是否安全、合法，檢測電算化系統(tǒng)的工作情況，逐一審查系統(tǒng)運行的各環(huán)節(jié)，確保內(nèi)部控制制度落實到位，保障會計電算化運行質(zhì)量。

4.加強會計信息系統(tǒng)的安全性和保密性

從電算化軟件的設(shè)計入手，企業(yè)應(yīng)該嚴格執(zhí)行在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。在電算化硬件管理方面，特別是運用會計軟件的電腦應(yīng)該實行內(nèi)外網(wǎng)隔離，并安裝殺毒軟件。在操作方面，會計信息資料的備份要做到對重要的資料要實行多級備份。在財務(wù)人員方面要定期進行相關(guān)法規(guī)培訓(xùn)，提高保守單位商業(yè)秘密及財務(wù)秘密的意識，不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進入自己的軟件系統(tǒng)。