低利用率文獻合作儲存模式及管理機制的比較研究

●嚴敏斐 （上海大學 圖書情報檔案系，上海 200444）

隨著印刷型文獻迅速增長，儲存空間匱乏，再加上教學模式的改革對信息共享空間的需求，圖書館拓展空間已經(jīng)成為各圖書館發(fā)展和改進中迫切需要解決的問題。建立合作儲存圖書館，可以促進館際文獻的協(xié)調，避免在文獻收集保存上的資源浪費，有利于實現(xiàn)文獻資源的合理布局和館藏的零增長，改善日益緊張的圖書館文獻儲存空間問題。

合作儲存模式從宏觀上可以分為兩類：地區(qū)合作儲存模式和國家集中儲存模式，地區(qū)合作儲存模式又可以按管理機制進一步劃分。筆者將對現(xiàn)行各類合作儲存模式逐個比較分析，并在此基礎上提出符合我國現(xiàn)實情況的第三種合作儲存模式設想。

1 地區(qū)合作儲存模式

地區(qū)合作儲存庫接收來自同一類型或不同類型圖書館的低利用率文獻。如華盛頓研究圖書館聯(lián)盟是由華盛頓地區(qū)8所大學圖書館之間的合作而組成。北美聯(lián)盟儲存模式中除了少數(shù)幾個以系統(tǒng)為范圍建立儲存庫以外，絕大多數(shù)既有高校圖書館和研究圖書館，又有公共圖書館。地區(qū)合作儲存通常是采用密集式排架，主要為各成員館提供文獻永久性儲藏和服務。在地區(qū)合作儲存模式下，存在4種不同的管理機制。

1.1 分藏分管獨用模式

參與聯(lián)盟的各成員館租用、購買或合建一個儲存庫，但是各館單獨儲藏管理自己的文獻，并根據(jù)教學和科研需要隨時調劑存取，開放對象僅局限于本校師生，成員館之間不實行文獻資源共享。這種儲存庫相當于各成員館書刊資料的密集型倉庫，僅是一種空間意義上的合作。

這種模式暫時緩解了各館自身空間緊張的問題，共同承擔了物理空間的費用，成員館之間不存在文獻權屬轉移和利益上的競爭。但是由于該種模式?jīng)]有剔除重復文獻，沒有能夠真正解決文獻存儲空間和成本問題，因此這種獨用模式“只適宜于成員館所在學校專業(yè)設置文獻種類差異大，讀者對文獻需求共性小的情況”，［1］即無重復文獻的剔除環(huán)節(jié)。因此，這種模式對緩解空間緊張的問題并無實質性的意義，如今已不多見。

1.2 分藏分管共享模式

共建儲藏館的各方分別管理本館的文獻，保留文獻的所有權，但所有入藏的書刊資源，各方師生均可共享利用。如“北美的研究館藏和保存聯(lián)盟儲藏庫（Research Collections and Preservation Consortium facility,ReCAP），由紐約公共圖書館、哥倫比亞大學和普林斯頓大學聯(lián)合擁有，但是各家圖書館的文獻都是各自獨立存放的，就像3個圖書館共享一個公寓建筑一樣?！保?］在經(jīng)費承擔上，紐約公共圖書館和哥倫比亞大學圖書館各自支付43%，普林斯頓支付剩余的14%；活動費按比例攤派支付，成員館的用戶可以共享資源。

這種模式的優(yōu)點在于：（1）文獻權屬不變，不存在權屬爭議。（2）文獻資源共享，既能滿足用戶需求，又能增加文獻利用率，提高文獻聚合效應，發(fā)揮資源優(yōu)勢。（3）共同承擔館舍費用，節(jié)省成本。而其不足在于：（1）管理環(huán)節(jié)各自為政，缺少溝通，不利于存取環(huán)節(jié)的暢通。（2）需要協(xié)商制定較復雜的政策，才能對經(jīng)費分攤、空間安排、共享范圍等利益問題進行支持和協(xié)調。（3）缺乏處置冗余復本的協(xié)調政策，從長遠看，仍無法顯著地節(jié)省成本，以致不能提高利用儲存庫空間的目的。

1.3 合藏共管共享模式

這是一種較常用的管理模式，合作方通常擁有共享式的圖書儲藏庫，作為現(xiàn)用館藏的附加部分。在存儲前剔除復本，并放棄文獻資料的所有權。對所有各方入藏的書刊資源，由各館派人組成共管機構進行統(tǒng)一編排、統(tǒng)一管理，如“華盛頓研究圖書館儲藏庫在共享目錄中以一個圖書館分館的形式出現(xiàn)，文獻卷冊不考慮所有權，一起歸并到儲藏庫書架上”；［2］“科羅拉多學術圖書館存取中心（PASCAL） 成員館聯(lián)合運行的共享式的密集存儲倉庫，這個密集書庫不僅合作管理館藏，而且采取保存自留本方針，共享館藏；北美聯(lián)盟儲存庫在管理模式上采用由成員館推選的理事和常務理事進行決策和管理”。［2］

這種模式的優(yōu)點是：（1） 組成共同管理的機構，便于文獻資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，管理政策容易制定，文獻資源較易存取，而且節(jié)省了各館的人力、物力和財力。（2） 剔除重復文獻，真正節(jié)省了空間。（3） 文獻的所有權發(fā)生轉移，成員館不能隨意處理文獻，有利于文獻保存的穩(wěn)定性。但是這種模式也存在一定的局限性：（1）所有權發(fā)生轉移，各館可能會出于自身利益考慮而降低參與合作儲存的積極性。（2） 對于涉及本館重復文獻的剔除和保留問題上產(chǎn)生爭議。

1.4 協(xié)藏協(xié)管共享模式

這種模式的本質是分藏分管共享模式和合藏共管共享模式的綜合，各館將入藏合作儲存庫的文獻劃分為兩類：一類是本館貯存不下、相比其他文獻利用較少的一部分基本書刊資源，則放入合作儲存庫，采用分藏分管共享模式；第二類是指本館很少利用或幾乎無利用率的書刊資料，這些文獻偶然會有一定的利用價值，但各館的數(shù)量都很少，分散管理會造成用戶需求的分散，［1］因而采用合藏共管模式，由各方商定派專人負責。

這種模式的優(yōu)點在于：（1）將有利用價值但數(shù)量較少的文獻集中在一起管理，能降低管理成本。（2）將低利用率文獻聚集，可以增加文獻利用率，形成文獻資源優(yōu)勢。（3）對于實現(xiàn)分藏分管共享的文獻，不必擔心文獻權屬轉移問題?？傊撃Ｊ綄⒎植胤止芘c合藏共管的優(yōu)勢相結合，彌補了各自的一些不足。但是亦有其局限性：即管理過程比較復雜，不是一般的小規(guī)模合作儲存庫可以承擔的。

2 國家集中儲存模式

國家存儲圖書館的主要職能是接收、存儲全國圖書館的文獻，采用高度密集的存儲方式保存去掉了重復的文獻，通過建立書目數(shù)據(jù)庫，編制聯(lián)合目錄為全國用戶提供合作圖書館的所有文獻。

芬蘭儲存圖書館保證芬蘭境內的出版物至少保存一本，其被儲存的文獻來自研究圖書館，也來自大學圖書館。1993年投入使用的芬蘭國內第一個聯(lián)合數(shù)據(jù)庫——LINDA數(shù)據(jù)庫，包括芬蘭學術圖書館和儲存圖書館的期刊、手稿數(shù)據(jù)，這其中約15%的聯(lián)合書目記錄由儲存圖書館提供。儲存圖書館還進行回溯編目。該數(shù)據(jù)庫檢索簡單便利，存取所有資料都非常容易。館藏文獻大部分可通過芬蘭大學圖書館聯(lián)合目錄和儲存圖書館目錄檢索，讀者可以通過聯(lián)機、電話、電子郵件、電傳等得到預定服務。在國家存儲圖書館的總體費用中芬蘭大學圖書館占1.6%，而每年大學圖書館可節(jié)省91.8萬到149萬美元。［3］

3 地區(qū)合作儲存模式和國家集中儲存模式的比較

特點 地區(qū)合作儲存模式 國家集中儲存模式優(yōu) 點1.地緣上相近，容易在文獻資源建設、協(xié)調、共享方面取得實質性的合作成果。2.同一類型圖書館的合作，資金來源、政策較接近，容易獲得上級部門的資金支持，便于管理。3.管理方式靈活多樣。4.有的成員館之間本身存在聯(lián)盟關系，成員館對合作儲存高度信任。1.費用直接來自政府，無需與其他成員館展開經(jīng)費競爭。2.服務成本低，滿足率高。3.集中管理，便于指導文獻館藏發(fā)展的整體利益和戰(zhàn)略，能使重復文獻降到最少。4.有利于保存國家文化遺產(chǎn)。局 限1.缺乏統(tǒng)一的館藏發(fā)展規(guī)劃和處置重復文獻的政策，區(qū)域聯(lián)盟間各自為政，未必能實現(xiàn)預設的目標和效果。2.分藏分管的各成員館有權自主處置文獻，造成文獻儲存的不穩(wěn)定性。3.不同系統(tǒng)之間的聯(lián)盟缺乏地區(qū)間信息共享和協(xié)調的紐帶。4.不同系統(tǒng)的圖書館聯(lián)盟由于隸屬關系，政策制定較復雜，且籌資方式難統(tǒng)一。1.更適用于國土面積小的國家，否則存在文獻傳遞代價高、周期長等問題。2.文獻所有權發(fā)生轉移，基層圖書館無自主權，服務能力減弱。3.對文獻的控制力越強服務越少，低利用率文獻集中儲存之后產(chǎn)生的聚合效應，將會提高儲存館的文獻服務量，尤其當免費服務與服務數(shù)量之間產(chǎn)生矛盾時會導致讀者滿意度的下降。

4 第三種合作儲存模式構想

“隨著國外儲存庫思想的影響和我國‘CALIS’‘全國文化信息資源共享工程’等一些全國性文獻共享服務體系的建立，我國低利用率文獻合作儲存模式的構建已具備了思想、組織、合作機制等方面的基礎保障”。［4］而如何從方便和促進用戶利用文獻的角度出發(fā)，選擇和組織適合自身的合作儲存模式和管理機制，以便更好地促進各館館藏的新陳代謝，發(fā)揮低利用率文獻的集聚效應，推動圖書館館藏發(fā)展實現(xiàn)整體化和體系化，便成為了合作儲存模式構建中的關鍵問題。

我國地域遼闊，區(qū)域分塊多，而且各地域的文獻資源具有非常深厚的地域生態(tài)特點，小范圍內的文獻資源共享比較容易實現(xiàn)。即使如今計算機網(wǎng)絡十分普及，文獻傳遞服務非常便捷，但是相關數(shù)據(jù)表明在求近心理的驅使下，讀者的大多數(shù)文獻需求仍然會在本地區(qū)解決。另外，文獻資源共享的邊際成本會隨著用戶數(shù)量的增加而遞增，所以用戶達到一定規(guī)模后，文獻共享的平均成本會超過一定值，使文獻資源的共享無效；且用戶數(shù)量達到或接近這一值時，會造成信道擁塞，進而增加用戶利用文獻的時間成本。所以，無論從節(jié)省用戶存取文獻的時間成本的角度，還是從儲存庫及時提供用戶文獻服務的角度，以區(qū)域或者系統(tǒng)聯(lián)盟建立儲存庫是解決藏書危機的最佳選擇之一。

但是，我國區(qū)域發(fā)展不平衡，單一的地區(qū)合作儲存模式仍會造成各自為政的孤立局面，無法平衡和協(xié)調各地區(qū)的文獻資源，而有些地區(qū)的低利用率文獻可能對其他地區(qū)而言十分重要，這就需要一個統(tǒng)一的組織加以宏觀協(xié)調。區(qū)域聯(lián)盟建的越多，文獻重復儲存的現(xiàn)象也越多，而且合作儲存庫既有同類型圖書館的合作，也有不同類型圖書館之間的合作，這就需要地區(qū)性的文獻儲存中心來協(xié)調各合作儲存庫之間的資源共享，提高文獻資源優(yōu)勢。因此，我國需要考慮在統(tǒng)一的儲存制度下，發(fā)展地區(qū)管理和國家調控相結合的組織形式，組建我國的儲存圖書館系統(tǒng)，使我國的圖書館成為一個既各自獨立又互相配合的整體。Schottlaender于2003年提出的分散式收藏模式（distributed collection model），即初級——地方圖書館、次級——區(qū)域儲藏庫、三級——檔案儲藏庫，［5］從初級到三級,讀者對文獻資源的可獲取性越來越低，圖書館的自主權也越來越低，同時，共享管理的程度越來越高，文獻的永久性保存的保證也越來越高，［6］這對我國圖書館儲存模式的構建有一定的啟發(fā)，但又不盡相同。我國儲存模式可以由國家文獻儲存中心、地區(qū)文獻儲存中心、同系統(tǒng)合作儲存庫和成員館組成，并由中心負責協(xié)調工作，如下圖所示。

該模式由四種要素構成，即國家儲存中心、地區(qū)儲存中心、同系統(tǒng)合作儲存庫和成員館。國家儲存中心負責接收、管理地區(qū)送交的低利用率文獻以及地區(qū)間文獻的調度，地區(qū)儲存中心負責接收、管理各系統(tǒng)合作儲存庫低利用率文獻以及不同系統(tǒng)之間文獻的調度，而合作儲存庫負責同一系統(tǒng)內成員館之間的文獻收集、管理和利用。在我國，同一類型的圖書館隸屬于同一個系統(tǒng)，較易獲得資金和政策方面的支持，而且地緣、體制上相近，容易在文獻資源建設、協(xié)調、共享方面取得實質性的合作成果。而不同系統(tǒng)組成的合作儲存庫之間難免存在各自為政的局面，給信息交流和文獻共享帶來不便，這就需要地區(qū)儲存中心負責協(xié)調。

在管理機制上，同系統(tǒng)合作儲存庫和地區(qū)儲存中心之間、地區(qū)儲存中心和國家儲存中心之間宜采用協(xié)藏協(xié)管共享方式，即一部分對各地區(qū)或各成員館而言利用率較高的文獻自行保存，服務對象以本地區(qū)本系統(tǒng)成員館為主；另一部分利用較少的文獻直接交給中心負責保管，一則用于協(xié)調地區(qū)間資源的不平衡，二則對于需要跨系統(tǒng)或跨地區(qū)利用文獻的特殊用戶，中心起到統(tǒng)一的協(xié)調作用。由同類型圖書館組成的合作儲存庫則采用合藏共管共享的管理模式比較理想，成員館既派專員參與到合作儲存文獻的審計、編排和管理等工作中，同時又直接參與到文獻資源的共享服務中來。

如圖所示，低利用率文獻集中儲存之后產(chǎn)生的聚合效應，將會增加儲存庫的文獻服務數(shù)量，從成員館到國家文獻儲存中心，文獻的控制和協(xié)調能力逐漸增強，這雖然有利于文獻的永久性保存，擴大了服務的覆蓋面，但服務力度卻隨之削弱，此時地區(qū)儲存中心便可以分擔國家文獻資源的儲存和服務壓力，在平衡文獻資源的分配方面起到重要作用。由成員館組成的合作儲存庫擁有一部分相對利用率較高的文獻資源的所有權，能自主地對文獻進行管理和使用，能有效地服務于本地區(qū)成員館的用戶，因而又能分擔地區(qū)儲存中心文獻服務的壓力，加快文獻流通。

圖 我國儲存模式示意圖

由此可見，這種由國家儲存中心、地區(qū)儲存中心、同系統(tǒng)合作儲存庫及成員館組成的模式，既能實現(xiàn)空間利用的最優(yōu)化，達到合作儲存預定的目標，又符合我國的實際情況，同時彌補了地區(qū)儲存模式和集中儲存模式各自的缺限。

5 結語

采用何種合作儲存低利用率文獻的模式和管理機制，是實現(xiàn)資源合作共享過程中的首要問題，只有采用符合本國國情、制度、歷史等具體情況的模式，才能保證合作行為的長效性和實現(xiàn)合作效益的最大化。

［1］查旭東.改善高校圖書館儲藏空間措施的第三種選擇 ［J］.圖書館建設，2001（3）：14－16.

［2］Payne，Lizanne.Depositories and repositories：changing models of library storage in the USA ［J］.Library Management，2005，26 （1－2）：10－17.

［3］于文蓮.芬蘭國家儲存圖書館［J］.國家圖書館學刊，2005（3）：57－58.

［4］趙伯興，鄭春汛.我國低利用率文獻的合作儲存模型研究 ［J］.圖書館，2009（2）：40－43.

［5］Schottlaender C.You sayyou want an evolution?the emerging UC Libraries shared collection,Symposium on PreservingAmerican Print Resources［EB/OL］.［2005－11－30］.http://www.crl.edu/PAPR/Schottlaender%20_unedited.pdf.

［6］宋力生.網(wǎng)絡環(huán)境下圖書儲藏模式的轉變［J］.大學圖書館學報，2006（5）：63－67.