高校圖書館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送采購模式探討

洪詩玲

南京財經(jīng)大學(xué)圖書館

〔江蘇省南京市 210003〕

在當(dāng)今“知識激增”的信息時代里,高等教育得到飛速的發(fā)展,并對高校提出了更高的要求,特別是對文獻(xiàn)資源的配置和利用等。一方面,當(dāng)前圖書(包括電子版和紙質(zhì)版)發(fā)行市場空前繁榮,文獻(xiàn)資料的半衰期日益縮短,圖書資料的價格不斷攀高,高校圖書資料經(jīng)費比較緊俏;另一方面,采購回來的資料又出現(xiàn)上架后有時借閱者不多,甚至?xí)霈F(xiàn)無人問津的現(xiàn)象。如何解決這種矛盾,是擺在當(dāng)前高校圖書資料采購的一項緊迫任務(wù)。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選薦圖書和書商主動配送的現(xiàn)代新型采購模式,正是解決這一問題的妙方。筆者對該新模式作如下的探討與分析。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送現(xiàn)代新型采購模式與傳統(tǒng)采購模式的區(qū)別

新模式與傳統(tǒng)模式的區(qū)別在于:第一,理念先進(jìn)。新模式是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下依托實物樣書為平臺,走向市場、參與競爭,以市場為導(dǎo)向、以讀者為本,一切為了讀者科學(xué)發(fā)展觀的現(xiàn)代理念。新模式對讀者有廣泛參與性,對購書有明確的針對性,對圖書館事業(yè)有重要的科學(xué)發(fā)展性。而傳統(tǒng)模式是封閉的自我服務(wù)理念和守株待兔的陳舊運作方法。第二,組織形式先進(jìn)。新模式是點到點地服務(wù),讀者與書直接面對面的采購組織模式。而傳統(tǒng)模式是層層申報、多頭管理,圖書選薦對象窄而單一的組織形式。第三,目的先進(jìn)。新模式能主動地最大限度滿足讀者對科技圖書類載體的需求。傳統(tǒng)模式是消極面向社會供應(yīng)科技圖書商品,一般以新華書店為承載體。第四,技術(shù)手段先進(jìn)。新模式采用高科技的現(xiàn)代信息化技術(shù)和現(xiàn)代物流管理技術(shù),淘汰了傳統(tǒng)費時費力的手工操作。第五,主要功能先進(jìn)。新模式的主要功能包括采購信息、配送、包裝、裝卸、運輸、保管等。而傳統(tǒng)模式的功能是圖書的驗收入庫、儲存保管、搬運裝卸和發(fā)貨等。這表明新模式是與社會需求進(jìn)行有機聯(lián)系的,避免了傳統(tǒng)模式的孤立性和不連續(xù)性。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送圖書的實施方法

(一)利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行圖書資料的選薦

采訪部門要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把書商的電子目錄按學(xué)科系統(tǒng)劃分,將它上傳到圖書館的主頁上,便于讀者對圖書資料進(jìn)行比較訪問。訪問對象是圖書館的所有讀者,他們可以隨時在圖書館的網(wǎng)頁上進(jìn)入新書電子目錄,根據(jù)學(xué)科和專業(yè)的特點及讀者的需求來參與選薦圖書資料,然后圖書館采訪部門將收集到的讀者對圖書選薦信息,并結(jié)合圖書館的館藏特色和主體發(fā)展方向加以整理、分析、匯總,再將信息結(jié)果反饋給書商進(jìn)行樣本配送。其訪問流程見“圖1”。

圖1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書資料信息訪問流程圖

(二)書商主動配送圖書服務(wù)

所謂書商主動配送圖書服務(wù),就是圖書館給書商設(shè)置一個面積較大的樣書閱覽區(qū),書商主要根據(jù)館方采集整理的信息免費配送樣書,在不加工的條件下直接將樣書按類上架供所有讀者選薦圖書閱覽(不外借)。但要給本樣書套上一個保護(hù)書籍的透明塑料書皮,并在書皮上加插有簽名留言的白紙,供讀者閱覽后簽名留言。在圖書館與書商雙方配合管理下,樣書陳列一定時間后,館方工作人員清理圖書,并將收集的讀者信息(選薦信息和留言信息)匯總,結(jié)合館藏情況通知書商購買相應(yīng)數(shù)量的復(fù)本,同時將不需要的樣本圖書由書商收回,隨后對購進(jìn)的圖書進(jìn)行讀者借閱信息跟蹤調(diào)查,以便進(jìn)一步改進(jìn)完善。其流程如“圖2”所示。

圖2書商主動配送樣書流程圖

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送圖書采購模式的優(yōu)勢

(一)避免了采購圖書的盲目性

借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境平臺的書商主動配送服務(wù),使圖書館采訪模式實現(xiàn)了一場深刻的變革,確定了全新的流程化采購模式。它不僅是圖書采訪手段上的變化,更重要地是它將圖書采訪從傳統(tǒng)手工模式轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化模式與書商主動配送圖書服務(wù)相結(jié)合的模式。這種新的圖書采購模式:一是突破了舊的傳統(tǒng)模式,以無形的、實時動態(tài)的網(wǎng)上采購,與圖書實樣加動態(tài)分析代替了傳統(tǒng)有形的、靜態(tài)的采購。二是利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使采購業(yè)務(wù)處理更易于異地化、遠(yuǎn)程化,不再受傳統(tǒng)采購模式下的時空限制,并且結(jié)合書商主動配送服務(wù),能使館方和讀者都可以直接看到圖書,館方能及時了解讀者對圖書的反應(yīng),并根據(jù)相關(guān)信息準(zhǔn)確地判斷圖書有無入藏的價值,能更科學(xué)地做出購書決定,有效地避免了“隔山買?！钡葐栴}。

(二)提高了采購效益

新模式采購提高效益的主要表現(xiàn)為:(1)利用網(wǎng)絡(luò)檢索途徑多樣化,用戶可從書名、著者、出版社、關(guān)鍵詞等多種途徑入手進(jìn)行檢索;另外,網(wǎng)上書目信息的提供之多、之快,是傳統(tǒng)印刷型書目望塵莫及的。(2)新模式使書目的傳遞和錄入時間、訂單的傳遞時間和圖書的驗收時間縮短了20%～70%,使圖書采購周期顯著縮短。(3)新型模式采購無需采購人員填寫訂單和查重等煩瑣又易出差錯的工作,只需點擊所選圖書書目,通過計算機與館內(nèi)圖書數(shù)據(jù)庫進(jìn)行比對,就能自動生成無重訂現(xiàn)象的訂購單。采購人員還可以直接查看到是否有重名新版、重訂現(xiàn)象和同類書、同名書等的館藏情況,大大提高了購書準(zhǔn)確度。(4)新型模式采購時間短,資料的配送更為及時、準(zhǔn)確。(5)新型模式能使館方及時地了解讀者對配送圖書的反應(yīng)情況,掌握圖書資料的總體購置動態(tài),進(jìn)一步提高了采購效益。

(三)提高了圖書資料調(diào)查訪問力度

“訪”是“采”的基礎(chǔ),然而在傳統(tǒng)的圖書采訪過程中,“訪”的力度是不夠的,這有許多原因,其中最主要的一點是圖書館工作人員缺少與讀者直接交流的機會,還有不參與教學(xué)和科研等,所以許多讀者需求得不到及時地反饋。而現(xiàn)在,采訪人員充分利用信息技術(shù)手段,加大了圖書資料的宣傳和調(diào)查訪問的廣度和深度,充分調(diào)動了讀者的積極性和擴(kuò)大讀者對圖書選購的參與性,使所有讀者都參與選薦圖書,使圖書采訪部門能真正獲得讀者的真實需求。

(四)提高了圖書館的藏書質(zhì)量

衡量高校圖書館是否強大,不再是只看它的藏書規(guī)模和藏書量,而關(guān)鍵是藏書質(zhì)量。在繁雜的圖書世界里,如何“精、準(zhǔn)、好、快”地選購高水平、高質(zhì)量圖書,是保障藏書質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前形勢是:首先,學(xué)科間的相互交叉和滲透,使同種圖書所含的信息紛繁復(fù)雜,專業(yè)文獻(xiàn)量呈分離耗散狀況,增加了分析評價和鑒別選擇的難度。其次,出現(xiàn)了粗編濫抄和亂出書的現(xiàn)象。再次,傳統(tǒng)指定選薦圖書的教師,因為知識面窄,或教師本身頭銜多、事務(wù)忙,存在著對選薦圖書的積極性不高等問題。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送這種動態(tài)性的全方位、高效、高質(zhì)量的全新圖書采購模式,就能使圖書采購真正做到“精、準(zhǔn)、好、快”,提高圖書館的藏書質(zhì)量和使用效率。

四、圖書采購新模式的實施策略

(一)尋找合適的合作伙伴

圖書館應(yīng)挑選實力雄厚、信譽良好、誠信度高,有相當(dāng)規(guī)模的書商為合作伙伴。因為書商信譽的好壞會直接影響著圖書館信息資源建設(shè)任務(wù)的完成效率,還涉及到圖書館建設(shè)的質(zhì)量。主要考察:(1)書商的經(jīng)濟(jì)實力與經(jīng)營理念。書商的經(jīng)濟(jì)實力是其對圖書館服務(wù)承諾的保障,其經(jīng)營理念則是對圖書館服務(wù)承諾的概括和升華,其經(jīng)營理念可以反映出書商所能提供的信譽保證和誠信水平。(2)書商所在的地理位置。圖書館在信息資源建設(shè)過程中,需涉及物流問題,書商所處地理位置對其提供圖書的能力有一定影響。(3)書商所能提供的出版信息及格式等的規(guī)范性和兼容性。(4)書商應(yīng)具備運輸合理化、倉儲自動化、包裝標(biāo)準(zhǔn)化、裝卸機械化、加工配送一體化、信息管理網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代物流管理系統(tǒng),以便實現(xiàn)雙方信息采集和識別的自動化。

(二)全面了解書商的服務(wù)質(zhì)量

書商服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣,在很大程度上直接影響著館藏建設(shè)和讀者服務(wù)的質(zhì)量。全面了解書商的服務(wù)質(zhì)量具體做法是:圖書采訪員應(yīng)經(jīng)常和書商取得聯(lián)系,館方應(yīng)建立較詳細(xì)的書商信息庫,定期記錄他們的服務(wù)質(zhì)量,如圖書到書率、書目數(shù)據(jù)、供貨周期和雙方信息互動等,并進(jìn)行統(tǒng)計分析,為正確掌握書商的服務(wù)質(zhì)量提供依據(jù)。

(三)要有一個現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送新模式,要加快建設(shè)高速寬帶互聯(lián)網(wǎng),使網(wǎng)上信息交流發(fā)展具備良好的網(wǎng)絡(luò)平臺和運行環(huán)境,提高網(wǎng)絡(luò)速度及工作效率,以滿足新采購模式和建設(shè)高水平高質(zhì)量圖書館的要求。

(四)要有一批具有較高素質(zhì)的管理人員

樣書陳列閱覽是需要責(zé)任心強、文化素質(zhì)高和工作經(jīng)驗豐富的圖書館工作人員才能勝任。采購(訪)員、圖書館工作人員和書商之間應(yīng)保持經(jīng)?；?、溝通,并對樣書陳列閱覽情況、網(wǎng)上訂購信息和信息發(fā)展趨勢等進(jìn)行動態(tài)分析,以便隨時糾正采購誤差,杜絕漏訂、重訂等浪費現(xiàn)象。

五、結(jié)論

綜上分析,可以得出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書商主動配送新模式是當(dāng)前高校圖書館圖書采購的最有效模式。它既節(jié)省了時間和經(jīng)費,也縮短了購買圖書的周期,提高了圖書的利用率,又能根據(jù)各館館藏特色進(jìn)行持久性的資源建設(shè),使圖書采購能夠顯現(xiàn)出“精、準(zhǔn)、好、快”的新局面,保障圖書館的館藏質(zhì)量和服務(wù)水平得到提高,使圖書館的合理化資源建設(shè)更上一個新臺階。

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