嚴格公文管理 提高使用成效

劉 兆 峰

作為負責督查落實的政務處室，青島市委督查室每天都接到幾十件上下級機關傳遞來的公文，這些公文包括國家政策文件、領導講話、基層部門工作推進情況匯報等，如何利用好上述資源，成為督查業(yè)務工作的重要內容。近年來，青島市委督查室不斷創(chuàng)新文件管理機制，力求所管理的文件“由厚變薄”；不斷提高公文使用成效，力求自身起草的成果性公文“由薄變厚”?，F已取得明顯成效。

一、完善公文管理機制，優(yōu)化工作流程

一是建章立制，強化控制環(huán)境建設。先后建立健全《督查室文件辦理工作規(guī)范》、《督查室文稿起草發(fā)放工作規(guī)范》等4個公文管理方面的制度文件，基本涵蓋了公文收發(fā)、辦理、起草、歸檔、保密等各個方面內容，實現了從質量標準到資源配置等方面對公文處理的所有過程和要素進行監(jiān)控。

二是分類辦理，提高管理效率。

分四類進行分別辦理：上級和青島市委辦公廳內部下發(fā)的需要辦理的公文，中央、國務院、省、市級黨委和政府下發(fā)的不需要辦理的文件、講話和重要材料，基層部門來文，外地交流來的刊物、資料。其中上級和青島市委辦公廳內部下發(fā)的需要辦理的公文，由專人簽收、登記，填寫《辦文處理單》并提出擬辦意見，報室主任提出批辦意見。文件管理專人根據批辦意見進行傳閱、辦理、轉辦或督辦。內部各處按照批辦意見及時辦理，按時反饋辦理情況。文件管理專人對公文承辦情況按時進行催辦，保證按期辦結。辦理結果和原文由文件管理專人統(tǒng)一歸檔保管。對中央、國務院、省、市級黨委和政府下發(fā)的不需要辦理的文件、講話和重要材料等，指定專人統(tǒng)一收發(fā)、登記并組卷傳閱，傳閱后妥善保管，按規(guī)定歸檔、清退。一般情況下，每周一、三、五下午到機要交通部門領取文件。對基層單位來文，按照內部處室分工，文件管理專人交由各處登記管理、使用。對外地交流來的刊物、資料，指定專人負責整理，其他人員需用時可辦理借閱，用后歸還。對內部辦公信息網上有關公文信息，文件管理專人每天分早、中、晚三次查看、下載打印，并參照書面來文程序及時辦理。

三是規(guī)范文件傳閱，提高流轉效率。凡需傳閱的文件，均有專人負責單向傳閱，工作人員之間不能橫向傳閱。一般情況下，每月組織傳閱文件兩次。閱卷時間為每人1天，閱后簽字并注明時間。在規(guī)定時間內未能閱完者也要按時退卷，可另行借閱。傳閱時，不得抽掉卷內文件或調換順序，不得攜帶文件外出。建立“急件卷”，根據需要隨時傳閱；需要全室（或黨支部全體黨員）集中傳達學習的重要文件，由室主任（黨支部書記）或副主任（黨支部副書記）提出、確定，在全室人員（或支部全體黨員）會議上傳達學習。借閱文件，一般不超過一周，并辦理借閱手續(xù)；密級公文應當天交回，特殊需要的，不超過兩天。

四是建立內部公文信息平臺，方便使用調閱。依托內部金宏網辦公平臺，建立內部公文資料信息庫。在不涉密的情況下，文件管理專人將中央、國務院、省、市級黨委和政府下發(fā)的文件，基層部門和外地提供的對督查工作有借鑒意義的來文，全部掃描上傳，方便工作人員查閱。對不涉密的自身起草的公文，也實施網上送簽、修改、發(fā)文；工作成果網上共享，便于工作人員之間利用關聯(lián)性對督辦事項相互驗證，相互學習借鑒，達到擴展知識面、共同提高督查業(yè)務水平的目的。

五是嚴格保密管理，確保信息安全。嚴格秘密文件的收發(fā)、傳遞、運送和復制，不準在不利于保密的地方存放秘密文件資料，不準私存秘密文件資料，不準攜帶秘密文件資料出入公共場所或探親訪友。涉密文件不得隨意復印，確需復印的，報批同意后方可復印，要嚴格登記復制時間、份數和發(fā)放范圍，復印件視同原件進行管理。未經批準，不得擅自傳抄、復制、私自查閱、摘錄和引用秘密文件資料。機密文件應妥善保管，閱后及時存放文件柜內，不得隨意擺放在辦公室桌上；如有丟失，應立即報告。按規(guī)定應當銷毀的秘密文件資料，必須送機要交通部門統(tǒng)一處理，嚴禁將內部文件、刊物、資料當廢紙出售。

二、緊抓公文實踐應用，提高督查業(yè)務水平

一是關注重要文件內容開展調研，抓好黨委政府政策落實。重要文件或文件中的重點內容，一般都是黨委政府當前的重點工作或群眾關心的熱點問題，抓住這些工作或問題，就能很好地了解全局、把握全局，在服務大局中做到視野開闊、重點突出，從而形成“建言”與“納言”、“獻策”與“求策”的良性循環(huán)。青島市委督查室特別注重引導工作人員從中央、省市黨委政府下發(fā)文件中發(fā)現督查調研重點。2008年底，青島市出臺了擴大內需促進經濟增長措施文件，其中對如何緩解企業(yè)生產經營困難、加大對中小企業(yè)的扶持力度等做了詳細規(guī)定，占有較大篇幅。2009年一季度，我們將工作重點放在了全市企業(yè)應對金融危機情況督查調研上。我們注意到：青島市的韓資企業(yè)大多是從事加工貿易的勞動密集型中小企業(yè)，吸納了不少農村剩余勞動力就業(yè)，但從2008年下半年以來，由于經營困難，惡意逃逸現象比較嚴重。從另一側面也反映出，中小企業(yè)當時經營十分艱難，而它們又是最有活力的經濟力量，對吸納就業(yè)維護社會穩(wěn)定等具有重要意義。根據上述因素，我們最終將調研切入點定為中小企業(yè)應對金融危機情況的督查調研。通過問卷調查、挑選部分具有代表性的企業(yè)入企座談等形式，廣泛征求意見建議。撰寫了急需健全政府主導的中小企業(yè)貸款擔保體系、多方開拓融資渠道的調研報告，市委主要領導給予了重要批示，進入了市委、市政府的決策范圍，有關建議進一步豐富完善了全市擴大內需促進經濟增長的政策措施。接到加強全市“掃黃打非”工作的文件后，我們對照文件認真分析了全市政治文化安全、加快經濟文化強市戰(zhàn)略實施中存在的問題，先后到市新聞出版部門及工作開展比較好和比較差的兩個區(qū)市調研，發(fā)現了網上“掃黃打非”工作亟待整合力量、部門聯(lián)動執(zhí)法還有待進一步加強等問題，分管市領導給予“報告很有針對性，當全面落實”的肯定性批示。

二是關注領導講話要點開展調研，當好參謀助手。調研成果要進入領導的決策視野，重要的一條就是選題要“想領導之所想”，避免督查選題與領導需求“兩張皮”。要及時知曉“領導之所想”，就要經常研究各級領導的重要講話。2008年奧運會前夕，中央領導來青島召開了京外賽區(qū)安保工作會議，對青島的奧帆賽安全保衛(wèi)工作提出了很高的要求。青島市的主要領導、分管領導在各種會議、調研中，對做好安保工作都提出了明確要求。在北京奧運會開始的前兩個月，我們組織了全市奧帆賽安保工作情況的督查調研。分成五個督查組，對各區(qū)市的安保組織動員，電廠、水廠等重要部位的保衛(wèi)措施情況，就小場所消防情況等進行了詳細調查了解，注意到了各類應急預案制定多演練少、農村危化品監(jiān)管亟待加強等問題，并以此提出了相關意見建議。報告得到了包括市委主要領導在內的五位常委的批示，所提意見建議全部得到落實。在去年下發(fā)的市委主要領導在全委擴大會議上講話中，領導大篇幅分析了全市安全生產的嚴峻形勢，部署了工作重點。我們據此聯(lián)合市政府督查室、市安委會辦公室，采取實地座談、暗訪督查等方式，對12區(qū)市和市政公用局、青鋼集團等單位的安全生產工作情況進行了專項督查，共抽查了12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處的安全生產工作組織開展情況，現場察看了16家企業(yè)安全生產情況，形成的全市安全生產情況報告得到市委主要領導、市政府分管市長的高度重視，所發(fā)現的問題逐一得到有效落實。

三是關注基層部門工作動態(tài)，聯(lián)動督查出成效?；鶎硬块T每天都上報一些反映上級政策落實情況的報告，既有問題類也有典型經驗類。處理好上述報告，對推動全局工作有重要指導意義。根據市審計部門上報反映的一些地方存在農村集體經濟審計缺位、漏管，導致集體資產流失問題，我們聯(lián)合市審計部門到三個農村區(qū)市調研，側重對存在問題發(fā)現有針對性的解決辦法，所起草的報告得到三位市領導的肯定批示。根據統(tǒng)計部門提供的國際金融危機以來全市畜牧業(yè)發(fā)展情況分析報告，我們聯(lián)合市畜牧部門深入調研了如何應對國際金融危機對畜產品價格波動帶來的不利影響，先后到財政部門、畜牧業(yè)經濟較發(fā)達的區(qū)市座談、走訪農戶等，提出了加大資金扶持力度、破解畜牧業(yè)發(fā)展用地瓶頸、完善良種體系建設等五方面17條意見建議。市委主要領導批示：這些建議很好。針對部門、區(qū)市上報的中央、省市委政策落實中探索出的好機制、好做法，我們聯(lián)合有關職能部門認真做好一線核實、總結推廣工作。先后挖掘了即墨市大項目建設、萊西市建設創(chuàng)新型城市等200多個經驗做法，均得到了市領導的肯定性批示。其中70多個典型經驗還以市委《參閱件》形式下發(fā)各區(qū)市、市直單位學習借鑒。