Excel軟件在會計電算化巾的應(yīng)用

鄭 霆

【摘要】本文通過分析Excel軟件在高效專業(yè)報表制作、財務(wù)數(shù)據(jù)分析與預(yù)測、財務(wù)函數(shù)運算中的應(yīng)用，對Excel軟件在會計電算化中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】會計電算化Excel財務(wù)管理

一、會計電算化與Excel軟件

“會計電算化”是指在會計工作中運用電子計算機，是會計學(xué)與計算機科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的一門新興邊緣學(xué)科，它隨著會計學(xué)理論、會計法規(guī)與制度以及計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展。會計電算化的“化”字體現(xiàn)了一個循序漸進(jìn)的演變過程，即從非電算化逐步過渡到電算化，從初級電算化過渡到高級電算化這樣一個長期而艱巨的演變過程。會計電算化要求會計人員必須具備扎實的專業(yè)知識、先進(jìn)的信息技術(shù)知識以及嫻熟的信息技術(shù)運用技能。會計電算化的工作要求是，會計工作人員應(yīng)能運用企業(yè)財務(wù)會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術(shù)，對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進(jìn)行改造，并建立起電算化會計信息系統(tǒng)。Microsoft Excel軟件一經(jīng)問世，就被認(rèn)為是當(dāng)前功能強大、使用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統(tǒng)計、分析等多項工作，可生成精美直觀的表格、圖表。從1993年，Excel就開始支持vi—sual Basic fnr Applications(VBA)。VBA是一款功能強大的工具，它使Excel形成了獨立的編程環(huán)境。使用VBA和宏，可以把手工步驟自動化，VBA也允許創(chuàng)建窗體來獲得用戶輸入的信息。因此，Mi—crosoft Excel是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砀魇礁鳂拥谋砀竦牧己霉ぞ?。而人們可以運用最新版的Microsoft Office Excel 2007來創(chuàng)建電子表格并為其設(shè)置格式，以及分析和共享信息，以作出更加明智的決策。通過使用面向結(jié)果的新界面、豐富的直觀數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)透視表視圖，可以更加輕松地創(chuàng)建和使用專業(yè)水準(zhǔn)的圖表。

二、Excel軟件在會計電算化中的應(yīng)用探討

目前，我國企業(yè)解決會計核算問題都是利用電算化軟件進(jìn)行的。利用電算化軟件解決會計核算問題既簡單又方便，但也存在一定的局限性。一是由于企業(yè)的業(yè)務(wù)種類繁多，因而電算化軟件也會遇到解決不了的問題。二是由于電算化軟件的功能有限，因而難以滿足企業(yè)管理的需要。隨著計算機應(yīng)用的不斷普及和會計人員素質(zhì)的不斷提高，會計人員應(yīng)了解更多處理會計數(shù)據(jù)的工具，而不應(yīng)僅僅局限于電算化軟件。只有這樣，會計人員在工作中遇到問題時，處理思路才會廣，解決辦法才會多，工作效率才會高。以下以財務(wù)管理工作中Excel軟件的具體應(yīng)用為例，對Excel軟件在會計電算化中的應(yīng)用進(jìn)行探討。

(一)Excel軟件在高效專業(yè)報表制作中的應(yīng)用

1Excel模板。當(dāng)人們通過Excel新建報表時，通常借助于Excel內(nèi)置的模板來創(chuàng)建專業(yè)級的報表．也可以通過Mi-crosoftOfficeOnline或者Office應(yīng)用模板庫提供的相關(guān)財務(wù)模板，來快速建立財務(wù)報表。2數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。企業(yè)大多數(shù)財務(wù)數(shù)據(jù)都是存放在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)中，而Excel軟件支持常用的數(shù)據(jù)類型，如文本文檔、Word文件、Access數(shù)據(jù)庫及Html網(wǎng)頁數(shù)據(jù)等。因此，通過Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)人程序，可以很快地將網(wǎng)絡(luò)中的財務(wù)數(shù)據(jù)以各種方式導(dǎo)入Excel表中，這樣有利于財務(wù)人員快速填充財務(wù)報表的數(shù)據(jù)。

3智能填充柄。由于Excel軟件支持常見的數(shù)據(jù)庫類型，如字符、數(shù)值及日期、時間等，并可偵測使用者操作動作以提供實時的“省時省力”的操作建議，因此，通過智能填充柄來快速輸入諸如連續(xù)的編號、日期等序列，可創(chuàng)建高效的工資報表。4數(shù)據(jù)的驗證。借助于Excel軟件強大的數(shù)據(jù)驗證工具，財務(wù)人員可以盡可能地提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。例如，Excel軟件提供的“文本與語音”工具，可以利用對錄入數(shù)據(jù)的朗讀來檢驗數(shù)據(jù)的正確性；可以利用“有效性”規(guī)則來降低輸入大量數(shù)據(jù)的出錯率；還可以利用自建文字序列提高輸入的效率。

5為報表設(shè)置格式。在Excel中，格式設(shè)置是一項重要的菜單命令，人們可以通過“格式”命令來美化報表。除了一些常用的格式命令以外，財務(wù)報表還可以利用以下菜單命令，對報表進(jìn)行美化。如需要對報表數(shù)據(jù)根據(jù)不同情況設(shè)置相應(yīng)的格式時，可以采用“條件格式”命令，或通過自定義格式、自動套用專業(yè)報表格式、定義報表樣式等方式來實現(xiàn)．以快速制作專業(yè)報表。

(二)Excel軟件在財務(wù)數(shù)據(jù)分析與預(yù)測中的應(yīng)用

財務(wù)預(yù)測是企業(yè)決策的前提與基礎(chǔ)，Exed是一個具有強大功能的數(shù)據(jù)管理與分析軟件，人們可以運用Excel軟件進(jìn)行財務(wù)信息的分析，以提供決策的依據(jù)。

1數(shù)據(jù)的排序與分類匯總。財務(wù)人員可以利用Excel軟件的排序功能，依據(jù)數(shù)據(jù)表的一個或多個字段進(jìn)行升序或降序排列，甚至自定義序列排序。Excel軟件在財務(wù)分析中的主要作用是進(jìn)行分類匯總，通過分類匯總，可以得到財務(wù)中諸如小計或總計的匯總數(shù)據(jù)，并且可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分級顯示。2數(shù)據(jù)透視表。Excel軟件提供的數(shù)據(jù)透視表可以將數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總?cè)齻€過程結(jié)合在一起，它可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示所選區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)，非常便于用戶在一個清單中重新組織和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

3財務(wù)預(yù)測。通過對數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析之后，財務(wù)部門需要進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測，為相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的數(shù)據(jù)參考。這些數(shù)據(jù)能夠為會計工作或相關(guān)部門的工作起指導(dǎo)作用。財務(wù)預(yù)測是借助于歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)相關(guān)計算工具或計算公式來獲得一定的結(jié)果，并根據(jù)這個結(jié)果作出相應(yīng)的決策。人們可以通過運用Excel軟件的相應(yīng)工具來實現(xiàn)對原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與預(yù)測，而不必由具有較強數(shù)學(xué)或統(tǒng)計功力的財務(wù)人員來完成。此外，財務(wù)人員運用Excel軟件中的函數(shù)或輔助工具(分析工具庫)進(jìn)行預(yù)測工作，不必掌握太多的公式就可以進(jìn)行眾多的分析預(yù)測。

(三)Excel軟件在財務(wù)函數(shù)運算中的應(yīng)用

Excel軟件中的函數(shù)其實是一些預(yù)定義的公式，通過參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計算。用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運算，如分析和處理日期值與時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計算平均值、排序顯示、運算文本數(shù)據(jù)等。Excel軟件中的函數(shù)一共有11類，其中包括了許多財務(wù)函數(shù)。財務(wù)函數(shù)可用以進(jìn)行一般的財務(wù)計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價值。這些財務(wù)函數(shù)大體上可分為四類，即投資計算函數(shù)、折舊計算函數(shù)、償還率計算函數(shù)、債券及其他金融函數(shù)，它們?yōu)樨攧?wù)分析提供了極大的便利。財務(wù)人員如果能夠正確、靈活地使用Excel軟件進(jìn)行財務(wù)函數(shù)的計算，則能大大減輕日常工作中有關(guān)指標(biāo)計算的工作量。

1投資計算函數(shù)。投資計算函數(shù)可分為與未來值fv有關(guān)、與付款pmt有關(guān)、與現(xiàn)值pv有關(guān)、與復(fù)利計算有關(guān)及與期間數(shù)有關(guān)等的幾類函數(shù)。財務(wù)人員只要根據(jù)不同函數(shù)，在Excel軟件中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)就可以快速得到計算結(jié)果。

2折舊計算函數(shù)。折舊計算函數(shù)主要包括AMORDEGRC、AMORLINC、DB、DDB、SLN、SYD、VDB。這些函數(shù)都是用來計算資產(chǎn)折舊的，只是采用了不同的計算方法。具體選用哪種折舊方法，則須視各單位情況而定。3償還率計算函數(shù)。償還率計算函數(shù)主要用以計算內(nèi)部收益率，包括IRR、MIRR、RATE和XIRR幾個函數(shù)。4債券及其他金融函數(shù)。債券及其他金融函數(shù)又可分為計算本金、利息的函數(shù)，與利息支付時間有關(guān)的函數(shù)，與利率、收益率有關(guān)的函數(shù)，與修正期限有關(guān)的函數(shù)．與有價證券有關(guān)的函數(shù)，以及與證券價格表示有關(guān)的函數(shù)。

Microsoft Excel軟件所具有的操作靈活性及其豐富的內(nèi)置函數(shù)和各種數(shù)據(jù)處理工具，可以讓使用者很容易地構(gòu)建出復(fù)雜的財務(wù)模型，對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷的分析，為企業(yè)的決策提供幫助。Excel軟件訪問外部數(shù)據(jù)源功能的逐漸增強．以及其一貫擁有的豐富的第三方軟件包，使其在未來相當(dāng)長一段時間里將繼續(xù)成為財務(wù)工具的最優(yōu)選擇。