淺談信息化環(huán)境下如何加強企業(yè)內(nèi)部控制

張星貴

（濟鋼集團有限公司 財務(wù)處，山東 濟南250101）

淺談信息化環(huán)境下如何加強企業(yè)內(nèi)部控制

張星貴

（濟鋼集團有限公司 財務(wù)處，山東 濟南250101）

企業(yè)信息化增加了企業(yè)內(nèi)部控制的潛在風(fēng)險，對企業(yè)內(nèi)部控制提出了新的挑戰(zhàn)，使企業(yè)組織扁平化，改變了管理信息的采集、存儲及處理方式等。通過分析信息化對內(nèi)部控制五要素的不同影響，提出了建立與信息化建設(shè)相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，信息系統(tǒng)控制及審計，實施業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和固化，加強企業(yè)人力資源管理等信息化環(huán)境下企業(yè)加強內(nèi)部控制的對策。

企業(yè)管理；內(nèi)部控制；信息化；對策

當(dāng)前企業(yè)信息化應(yīng)用正逐步深入，財務(wù)管理軟件、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、客戶關(guān)系管理（CRM）、電子商務(wù)（EC）等應(yīng)用日益廣泛。企業(yè)信息化建設(shè)促使企業(yè)的組織形式、管理體制、控制要點發(fā)生相應(yīng)的改變，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化，管理人員越來越依賴于管理信息平臺經(jīng)營和控制企業(yè)，電子商務(wù)也成為企業(yè)進行全球貿(mào)易經(jīng)營的發(fā)展方向。與此同時，企業(yè)信息化也給企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新的挑戰(zhàn)，本研究擬探討信息化應(yīng)用對內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響，為適應(yīng)變化內(nèi)部控制應(yīng)進行的改變以及企業(yè)應(yīng)該如何加強信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制。

1 企業(yè)信息化對內(nèi)部控制提出挑戰(zhàn)

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，也是國家五部委對上市企業(yè)提出規(guī)范管理的明確要求。企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的目的在于：1）保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的效果與效率；2）保證財務(wù)報告的可靠性，以堵塞企業(yè)內(nèi)部管理漏洞，確保企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實性，制定合理的績效考核指標及依據(jù)；3）使企業(yè)自覺遵循國家、地方相關(guān)法令、法規(guī)，預(yù)防、控制企業(yè)內(nèi)部的舞弊行為。

按照國際權(quán)威美國COSO委員會定義，企業(yè)內(nèi)部控制包括5個要素：

1）控制環(huán)境。影響企業(yè)員工內(nèi)部控制意識，使內(nèi)部控制得以貫徹執(zhí)行，確保企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。2）風(fēng)險評估。在市場日趨激烈競爭中，企業(yè)內(nèi)部控制必須分析、了解自身所面臨的各種風(fēng)險，并適時加以處理。3）控制活動。確保企業(yè)管理層的指令得以實現(xiàn)的政策和程序?？刂苹顒又饕ǎ航灰资跈?quán)、職責(zé)分離、監(jiān)管、業(yè)務(wù)記錄、接觸控制和獨立稽核。4）信息和溝通。企業(yè)必須保證員工能夠取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，使員工順利履行其職責(zé)。5）監(jiān)督。整個內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，并在必要時對其加以修正。

企業(yè)信息化增加了企業(yè)內(nèi)部控制的潛在風(fēng)險，在企業(yè)由傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變過程中，構(gòu)建系統(tǒng)、嚴密、完善的內(nèi)部控制體系，不僅是現(xiàn)代企業(yè)必須遵循的基本管理法則，也是企業(yè)提高防范風(fēng)險能力和經(jīng)營管理水平的內(nèi)在要求。

2 企業(yè)信息化對內(nèi)部控制的影響

2.1 主要體現(xiàn)方面

1）企業(yè)信息化應(yīng)用增加了企業(yè)決策者的管理幅度，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)扁平化，優(yōu)化、固化了業(yè)務(wù)流程，內(nèi)控制度必須與之相適應(yīng)；2）企業(yè)信息化改變了管理信息的采集、存儲及整理方式，數(shù)據(jù)及時、準確、真實性大大提高，為實施更有效的內(nèi)部控制打下了基礎(chǔ)；3）企業(yè)信息化改變了管理信息的溝通、處理方式，提高了管理效率和信息的集成性，企業(yè)內(nèi)部控制由傳統(tǒng)控制轉(zhuǎn)向?qū)崟r控制。

實時控制主要體現(xiàn)在：1）控制目標，由“確保資產(chǎn)安全完整”變?yōu)椤疤岣咂髽I(yè)經(jīng)營效率和效益，實現(xiàn)價值增值”；2）控制內(nèi)容，由“資金或資本會計要素的單項變動控制”發(fā)展為“企業(yè)價值鏈系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的多維控制”；3）控制方式，由“只限于經(jīng)營活動過程中的適時控制”變?yōu)椤皩崟r控制”；4）控制信息，由“以貨幣價值量的控制”發(fā)展為“利用時間量、實物量和貨幣量的信息控制”；5）控制屬性，由靜態(tài)控制拓展為動態(tài)控制，由局部控制轉(zhuǎn)向經(jīng)營活動全過程的控制，以滿足信息使用者任何時間、地點獲取所需的信息。

2.2 對內(nèi)部控制五要素的影響

1）對控制環(huán)境的影響。企業(yè)信息化使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化，管理層次減少，對企業(yè)管理者的素質(zhì)提出了更高的要求，有利于決策者全面、及時地掌握企業(yè)運營情況，為正確制定戰(zhàn)略、資源分配和績效評價等企業(yè)決策提供依據(jù)。

2）對風(fēng)險評估的影響。企業(yè)信息化規(guī)范、固化了業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)控制降低了人員疏漏或舞弊的風(fēng)險；同時信息存儲高度集中,系統(tǒng)失靈、崩潰和數(shù)據(jù)竊取等風(fēng)險增加，需建立良好的IT治理機制，防范災(zāi)難和減少災(zāi)難發(fā)生時的損失。

3）對控制活動的影響。①控制活動是根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的節(jié)點控制進行設(shè)置，業(yè)務(wù)控制對象是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，對業(yè)務(wù)控制由信息系統(tǒng)自動完成；②業(yè)務(wù)授權(quán)由信息系統(tǒng)完成，但授權(quán)過程不明顯，控制的失效往往在發(fā)生損失后才被察覺。應(yīng)關(guān)注、檢查系統(tǒng)授權(quán)的正確性和完整性；③業(yè)務(wù)職責(zé)分離、監(jiān)管及獨立稽核仍是重要的控制措施，信息系統(tǒng)應(yīng)建立規(guī)范的審批工作流程；④信息化環(huán)境下，業(yè)務(wù)記錄不再是書面的簽章、編碼、交叉索引等，而是通過登錄密碼、操作日志等技術(shù)手段進行業(yè)務(wù)記錄，其有效性受信息系統(tǒng)的正確性、完整性和安全性的影響；⑤信息化環(huán)境下，對于信息資產(chǎn)的接觸控制，由于網(wǎng)絡(luò)的遠程接入性，應(yīng)當(dāng)通過防火墻、操作員權(quán)限設(shè)置、登錄密碼安全策略、信息系統(tǒng)審計等技術(shù)手段和管理措施加以實現(xiàn)。

4）對信息和溝通的影響。企業(yè)信息化有利于內(nèi)部控制的信息和溝通，利用完善的企業(yè)信息系統(tǒng)，企業(yè)員工能夠更好地取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，順利履行其職責(zé)。當(dāng)然，也要警惕信息過量及借助高速信息處理能力造假的問題。

5）對監(jiān)督的影響。借助信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)實時監(jiān)督，從而提高監(jiān)督效果和效率，對信息系統(tǒng)的開發(fā)、實施和維護過程所進行的監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)成為監(jiān)督的重點。企業(yè)應(yīng)運用CSA做法，定期或不定期地對內(nèi)部控制系統(tǒng)進行評估，評估其有效性及實施的效率效果，以期能更好地達到內(nèi)部控制的目標。

3 加強內(nèi)部控制的對策

3.1 建立與信息化建設(shè)相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度

企業(yè)信息化應(yīng)服從企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略，要站在企業(yè)治理的高度，制定與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相融合的信息化戰(zhàn)略，從戰(zhàn)略投資、企業(yè)管理變革的角度，降低企業(yè)信息化風(fēng)險。幫助企業(yè)管理層建立以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以外界環(huán)境為依據(jù)，以業(yè)務(wù)和信息化整合為中心，針對不同業(yè)務(wù)發(fā)展要求，整合信息資源，制定并執(zhí)行推動企業(yè)發(fā)展的信息化戰(zhàn)略。

3.2 加強信息系統(tǒng)控制及審計

在企業(yè)信息化環(huán)境下，對信息系統(tǒng)的有效控制是企業(yè)開展正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提和保障。內(nèi)部審計機構(gòu)是信息系統(tǒng)控制最重要的執(zhí)行者之一，在信息系統(tǒng)的開發(fā)、實施、維護和操作過程中應(yīng)當(dāng)進行嚴格的獨立審查和監(jiān)督，保證信息系統(tǒng)的正確性、完整性和安全性。

信息系統(tǒng)審計主要包括以下方面：1）評價信息系統(tǒng)的管理、規(guī)劃與組織方面的策略、政策、標準、程序和相關(guān)實務(wù)。2）評價企業(yè)在信息系統(tǒng)技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施與操作實務(wù)的管理和實施方面的有效性及效率，以確保其充分支持企業(yè)的運營目標。3）對邏輯、環(huán)境與信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的安全性進行評價，確保其能支持企業(yè)保護信息資產(chǎn)的需要，防止信息資產(chǎn)在未經(jīng)授權(quán)的情況下被使用、披露、修改、損壞或丟失。4）評價災(zāi)難恢復(fù)與業(yè)務(wù)持續(xù)計劃，這些計劃保證在發(fā)生災(zāi)難時，能夠使企業(yè)持續(xù)處理業(yè)務(wù)。5）對應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、獲得、實施與維護方面所采用的方法和流程進行評價，以確保其滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)目標。6）評估業(yè)務(wù)系統(tǒng)與處理流程，確保根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)目標對相應(yīng)風(fēng)險實施管理。

3.3 實施業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和固化

企業(yè)信息化系統(tǒng)，蘊含了先進管理思想，但其業(yè)務(wù)流程仍然保持手工環(huán)境下的狀態(tài)，必然造成信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程之間的沖突，從而使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理出現(xiàn)低效率，而且會形成內(nèi)部控制的弱點和許多問題。因此，企業(yè)信息化過程中實施業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、固化，具有十分重要的意義。

3.4 加強企業(yè)人力資源管理

企業(yè)管理要以人為本，人力資源管理是合理配置和開發(fā)企業(yè)的人力資源，以實現(xiàn)企業(yè)目標的管理活動。在信息化環(huán)境下，企業(yè)加強內(nèi)部控制的一個重要方面就是加強對人力資源的管理。

對于內(nèi)部控制而言，人力資源管理的目標主要是保證和提高員工的素質(zhì)和品行。信息化環(huán)境對員工的素質(zhì)提出了更高的要求，員工不但要熟悉業(yè)務(wù)，還要掌握軟件系統(tǒng)的操作。企業(yè)應(yīng)該通過完善的內(nèi)控制度來約束企業(yè)員工行為，建立良好的績效評價、激勵機制，防止掌握企業(yè)重要信息資源的人才流失以及相應(yīng)的信息資源損失。

3.5 重在執(zhí)行

企業(yè)管理效率取決于管理流程的規(guī)范、業(yè)務(wù)流程的暢通以及信息上傳下達的及時準確，企業(yè)內(nèi)部控制、ISO9001、TQM等管理體系，無不強調(diào)的是過程控制，一切由數(shù)據(jù)說話。企業(yè)信息化建設(shè)目標之一就是為管理者提供及時、準確、全面的管理數(shù)據(jù)。

企業(yè)建立內(nèi)部控制制度是規(guī)范管理、保證企業(yè)信息化系統(tǒng)有效運行的基礎(chǔ)，而信息化系統(tǒng)是提高工作效率，保證管理信息及時、準確，量化考核做到公正、客觀，制度得以真正落實下去的關(guān)鍵。因此，無論是內(nèi)部控制，還是企業(yè)信息化應(yīng)用，有效執(zhí)行是關(guān)鍵。

Talking about Strengthening the Internal Control of Enterprises under Informationization Environment

ZHANG Xing-gui
（The Financial Department of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Enterprise informationization increased potential risks of internal control,gave a new challenge to it,makes the enterprise organization flat and changed the way of collecting,storing and processing management information.In this article,the author analyzed the influence of informationization on the five elements of internal control and proposed countermeasures to strengthen internal control under informationization environment,such as establishment of an internal control system compatible to information construction,the control and audit of information system,the optimization and regularization of business process and the strengthening of human resources management.

enterprise management;internal control;informationization;countermeasure

F270.7

A

1004-4620（2010）04-0066-02

2010-03-25

張星貴，男，1966年生，1988年畢業(yè)于山東水利?？茖W(xué)校經(jīng)濟與財務(wù)管理專業(yè)；2007年畢業(yè)于北京科技大學(xué)會計學(xué)專業(yè)。現(xiàn)為濟鋼財務(wù)處科長，會計師，從事財務(wù)管理工作。