水利檔案信息化管理的探討

□張學俊

水利檔案是在水利建設和水利科學研究過程中逐步形成的，是水利建設成果的歷史記錄，它將為今后的水利建設提供重要的參考信息，它是整個國民經濟建設和社會發(fā)展的決策依據(jù)之一，檔案信息化工作，是促進檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項重大舉措。加強水利檔案信息化，實現(xiàn)水利檔案信息資源共享，對發(fā)展水利事業(yè)具有重要意義。

一、檔案信息化

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。具體地說，檔案信息化包括檔案信息存儲的數(shù)字化、管理的虛擬化、傳遞的網絡化、內容的知識化。

二、檔案信息化的作用

(一)可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館(室)對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。必須使現(xiàn)代化設備物盡其用，有效地為檔案信息化服務。

(二)縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。選題-選材-編輯-出版是手工信息加工模式，這一工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”的時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化后，編者可直接利用機讀形式的檔案，在電腦上完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

(三)檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，消除經費對信息加工工作的限制。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，期望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

(四)檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，既能擴大社會影響，又能拓寬服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

(五)檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案管理要注意這方面的發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為檔案管理步入“信息高速公路”打下基礎。

三、水利檔案信息化

水利工程檔案是在水利建設和水利科學研究過程中逐步形成的，是應當歸檔保存起來以備查考的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，也是水利建設成果的歷史記錄，它將為今后的水利建設提供重要的信息參考。水利檔案信息化就是把這些原始資料通過現(xiàn)代電子技術進行收集立卷、整理編目、著錄標引、檢索利用、價值鑒定、檔案統(tǒng)計、加工整編、庫房管理、字跡恢復、安全管理、系統(tǒng)維護等，使其成為整個水利建設和水利發(fā)展的決策依據(jù)之一。這樣，必須做好如下幾方面的工作：

(一)建立水利檔案管理網絡。建立水利檔案管理網絡就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網絡的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關業(yè)務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點，更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協(xié)調管理。

(二)作好水利檔案信息安全管理工作。檔案信息安全包括檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內容安全。

解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待于檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

(三)深化水利檔案信息管理。要充分發(fā)揮檔案的利用價值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進行優(yōu)化。隨著水利事業(yè)的發(fā)展，基層單位檔案數(shù)量不斷增多，信息量不斷增大，如果一直采用手工書寫進行檔案管理，則很難提高檔案的利用效率和管理質量，現(xiàn)代化技術應用于檔案管理已經勢在必行。如縮微技術在檔案管理中的應用，可解決長期困擾檔案管理的圖紙問題。檔案信息儲存在計算機中，不僅便于檢索、延長保存期和增加保密性，還可通過對比來選擇最佳水利施工方案，以達到節(jié)約人力和物力的目的。因此，要加大對檔案工作的投入，盡快配備必要的先進設備，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

總之，水利檔案信息自動化的實現(xiàn)需要多學科、多專業(yè)配合，多部門合作，多環(huán)節(jié)配套，是實現(xiàn)水利現(xiàn)代化的一個全新課題。