試論電大科研檔案管理的信息化建設(shè)

□李 瑩

( 山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

電大作為開展遠程教育的創(chuàng)新型高校，應(yīng)認真研究科研檔案管理信息化趨勢，同時制定電大科研檔案管理信息化建設(shè)對策，促進電大科研檔案管理的信息化建設(shè)。

一、電大科研檔案管理信息化趨勢

在全國電大系統(tǒng)的共同努力下，教育信息化基礎(chǔ)信息建設(shè)，取得了突破性進展，以“天網(wǎng)地網(wǎng)結(jié)合，三級平臺互動”的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)環(huán)境初步形成。隨著國家信息化建設(shè)步伐加快和廣播電視大學(xué)教育信息化建設(shè)取得突破性進展，電大科研檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然的趨勢。

(一)信息化有利于提高工作效率

電大科研管理部門專職工作人員較少，直接或?qū)ｉT從事科研檔案管理的人員更少。面對龐大繁雜的科研檔案信息，要想提高管理效率，加快檔案信息化建設(shè)將是一種行之有效的手段。它不僅可以實現(xiàn)科研檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理，將科研檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進科研檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變。同時，基于網(wǎng)絡(luò)的科研檔案管理，既可以反映項目的申報、研究的過程、成果的展示，也可以開展網(wǎng)絡(luò)查詢、發(fā)布信息、下載資料，從而更好地實現(xiàn)網(wǎng)上跟蹤服務(wù)，促進管理分工的集約化，加速管理信息的傳遞和反饋過程，充分發(fā)揮科研檔案信息資源的價值,實現(xiàn)科研檔案信息資源共享。完整的、全面的、有效的電子檔案,是保證高校這個知識生產(chǎn)基地大量、高效地生產(chǎn)知識的前提，也將減輕科研人員重復(fù)進行的體力勞動和低效率帶來的資源浪費，檔案管理信息化將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境。

(二)信息化有利于實現(xiàn)動態(tài)管理

傳統(tǒng)的科研檔案管理，收集和管理的多是結(jié)果性的材料，“死”的東西多，缺少的是過程的材料，“活”的東西少。目前現(xiàn)狀是已歸檔的科研檔案中的科技文件材料，大多數(shù)是為通過成果鑒定、報獎后歸檔的。案卷中只有來源性材料、成果性材料、鑒定審視性材料，缺少核心技術(shù)材料、工藝技術(shù)材料的科研檔案不在少數(shù)。這樣欠完整、不系統(tǒng)的檔案影響著科研檔案實現(xiàn)全程跟蹤的動態(tài)管理，“死”檔案難以變成“活”信息。改變了常規(guī)的以年度為單位、以結(jié)果性材料為檔案的管理方式。

(三)信息化有利于加強學(xué)術(shù)交流

傳統(tǒng)的科研檔案管理，重管理輕交流，重管理輕服務(wù)，重管理輕轉(zhuǎn)化的現(xiàn)象普遍存在。然而，科研成果的轉(zhuǎn)化，既是政府、產(chǎn)業(yè)界、學(xué)術(shù)界共同關(guān)注的課題，也是經(jīng)濟與科技、教學(xué)相結(jié)合的成功經(jīng)驗。科學(xué)研究的信息通過網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)，可以及時發(fā)布、生動展示；可以相互借鑒，相互啟發(fā)；可以實現(xiàn)動態(tài)管理，體現(xiàn)全程服務(wù)：可以為擁有成果的學(xué)校與從事應(yīng)用研究開發(fā)和工藝創(chuàng)新、并將科研成果商品化的企業(yè)架起合作創(chuàng)新的橋梁。既有利于學(xué)術(shù)的交流，又有利于成果的轉(zhuǎn)化；既有利于檔案的管理，又有利于服務(wù)的開展。

二、電大科研檔案管理信息化建設(shè)對策

電大科研檔案管理，要改變傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)實，加快科研檔案信息化建設(shè)，應(yīng)做好以下幾方面的工作：

(一)轉(zhuǎn)變觀念，重視科研工作和科研檔案信息化建設(shè)。首先是要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)的觀念。檔案管理是一項長期、細致的工作，科研檔案管理工作的好壞，會影響到學(xué)校其他工作的順利開展，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在重視科研工作的基礎(chǔ)上，要進一步重視科研檔案管理工作，要更新觀念，牢固樹立科研檔案信息化建設(shè)理念。了解先進單位的檔案信息化建設(shè)情況，重視科研檔案信息化工作，認識到科研檔案信息化是提高檔案服務(wù)水平的重要途徑，確保人力物力財力支持，加快科研檔案工作信息化建設(shè)。其次要轉(zhuǎn)變科研人員的觀念。要通過各種宣傳，多方協(xié)調(diào)，強化檔案意識，取得廣大科研工作人員支持和配合，主動、適時報送科研檔案材料，特別是與文字材料所符合的電子檔案材料。要對科研人員提供統(tǒng)一的歸檔要求，要為科研人員開展及時的相關(guān)服務(wù)，通過熱情、及時、準確、便捷的檔案服務(wù)，讓大家認識到檔案資源的價值，從而激發(fā)他們收集、移交檔案的熱情。再次要轉(zhuǎn)變科研管理部門及工作人員觀念?？蒲泄芾聿块T要明確提出要求，積極創(chuàng)造條件，努力開展服務(wù)，檔案工作人員應(yīng)在做好提供檔案利用工作的同時，主動深入到各部門，尤其是教學(xué)一線，宣傳檔案歸檔范圍和要求，了解一線教師科研工作開展情況，解決他們在收集檔案過程中遇到的問題，同時為教師查閱相關(guān)科研檔案提供及時、便捷的服務(wù)，讓教師覺得科研檔案存在職能部門既安全又方便。確?？蒲袡n案管理工作向標準化、規(guī)范化、流程化、高效化邁進。

(二)建設(shè)環(huán)境科研檔案管理的信息化,一般是指設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案保管的縮微化、復(fù)制檢索和利用的自動化。檔案管理部門應(yīng)該在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面多做文章。在重視軟環(huán)境，努力建章立制，營造氛圍的基礎(chǔ)上，加大投入，加快硬環(huán)境的建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是科研檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提?？蒲胁块T可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于校園網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑科研信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄。用于特殊的工作項目，如編制大型索引、編制科研成果介紹，為科研工作者進行選題、開展研究、參與交流、準備結(jié)題等提供服務(wù)。1.要合力加快信息化建設(shè)。電大信息化建設(shè)內(nèi)容，要統(tǒng)籌考慮、分步實施、整體推進?？蒲袡n案信息化建設(shè)是一項細致、復(fù)雜的工作，并且?guī)в幸欢ǖ膶I(yè)性和針對性，不是一朝一夕能完成的，它需要有一個總體、宏觀的規(guī)劃和部署。因此，我們在明確提出以科研檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大科研檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快科研檔案數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程的科研檔案信息化建設(shè)目標后，針對學(xué)校工作實際，在不斷完善現(xiàn)有的科研信息網(wǎng)頁基礎(chǔ)上，介紹學(xué)校科研狀況、科研成果等基本信息外，提供各種資源的使用方法以及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)，將國內(nèi)外上網(wǎng)科研檔案和熱門科研站點與網(wǎng)頁鏈接起來。同時憑借現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，擴展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，開發(fā)一套管理系統(tǒng)，用于項目管理、過程管理、成果管理，提供專題檢索、定題跟蹤服務(wù)、科技成果查詢、文獻調(diào)研、編制專題數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容的綜合性服務(wù)；開發(fā)一個服務(wù)平臺，用于發(fā)布通知、研討交流、網(wǎng)上咨詢，開展遠程交互式服務(wù)，為使用者提供文字、聲音、圖像等多媒體信息，使資源共享成為現(xiàn)實。2.切實加強科研檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)。加強科研管理部門信息化建設(shè)，推進科研檔案工作信息化進程。開發(fā)科研檔案管理信息系統(tǒng)，就是要從科研檔案管理的內(nèi)容、流程出發(fā)，按照規(guī)范、高效管理的要求，使日常管理工作自動化。開發(fā)科研檔案資源采集系統(tǒng)，提供有效、規(guī)范、可行的采集手段和技術(shù)，形成完善的數(shù)字化采集規(guī)范和保障體系。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過校園網(wǎng)完成校內(nèi)歸檔部門電子文件的接收、對科研檔案進行數(shù)字化加工變得方便、快捷、高效。在保證數(shù)據(jù)的完整性、原始性基礎(chǔ)上，完成對大量檔案資源的有序管理，為有效的查詢打下了堅實的基礎(chǔ)。使科研檔案資源在保密范圍之外優(yōu)質(zhì)高效、無時空限制地實現(xiàn)信息共享，更好的為電大教育的改革好發(fā)展服務(wù)。

(三)培養(yǎng)“復(fù)合型”科研檔案管理工作者。信息化科研檔案管理，本質(zhì)是一個管理系統(tǒng)，因此，建設(shè)一支既懂技術(shù)又懂管理的“復(fù)合型”管理隊伍至關(guān)重要。我們知道，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在科研檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，在具有深厚的檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，要加強現(xiàn)代信息管理理論的學(xué)習(xí)，形成新的管理理念。另一方面，注重科研管理檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機會讓他們參加各種培訓(xùn)。了解檔案工作的最新動態(tài)。通過集中培訓(xùn)，個別指導(dǎo)，對計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理進行現(xiàn)場操作和指導(dǎo)。通過學(xué)習(xí)考察，解放思想，開闊眼界，增加感性認識，更讓他們切身體會到現(xiàn)代化的信息手段給檔案工作帶來的便利，加深他們對檔案信息化建設(shè)的理解，更好地為科研檔案信息化建設(shè)出力。

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