淺談如何優(yōu)化高校圖書館的服務(wù)職能

河北醫(yī)科大學第三醫(yī)院圖書館

〔河北省石家莊市 050051〕 顧沿泊*

現(xiàn)代科學技術(shù)以及社會與經(jīng)濟的迅速發(fā)展使社會信息總量驟增,而讀者的文獻信息需求在數(shù)量上和質(zhì)量上也都在日益提高,這和高校圖書館低水平服務(wù)之間的矛盾越來越突出。高校圖書館面臨著如何跟上時代發(fā)展的問題。筆者認為,高校圖書館的宗旨就是為讀者服務(wù),只有不斷優(yōu)化文獻信息服務(wù)職能、提高文獻信息服務(wù)質(zhì)量才是高校圖書館發(fā)展壯大的唯一途徑,才能使高校圖書館的工作邁上新臺階。本文試從以下幾個方面論述高校圖書館如何優(yōu)化自己的文獻信息服務(wù)職能。

一、提高文獻信息服務(wù)能力

(一)建設(shè)一支高素質(zhì)的圖書館員工隊伍

高校圖書館必須加強專業(yè)隊伍建設(shè),注重補充與本校所設(shè)專業(yè)相同的專業(yè)人才,為培養(yǎng)學科專家打好基礎(chǔ)。高校圖書館應(yīng)創(chuàng)造必要的條件,以保證員工能夠經(jīng)常進行業(yè)務(wù)學習與交流,開展業(yè)務(wù)培訓與繼續(xù)教育。有關(guān)崗位上的員工應(yīng)當擁有較強的現(xiàn)代化信息能力,能高效地從各種渠道獲取信息,熟練準確地評價信息,高效率地推送信息。高校圖書館員工要具有一定的研究能力、與讀者溝通的能力以及良好的工作作風和心理素質(zhì)。高校圖書館員工要具備一定的心理學知識,不僅能了解讀者的文獻信息需求,還要能了解讀者的性格特點,能夠與讀者進行文獻信息需求方面的溝通及心理溝通,使文獻信息服務(wù)工作有趣味、有深度,強化服務(wù)效果。

(二)加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的引進及應(yīng)用

合理應(yīng)用先進的信息技術(shù)手段是高校圖書館提高服務(wù)能力的利器。借助現(xiàn)代化技術(shù)可以使高校圖書館的文獻信息服務(wù)更快捷方便,實現(xiàn)手工操作無法實現(xiàn)的服務(wù)功能。在技術(shù)和設(shè)備的選擇上應(yīng)該注意以下幾個問題:(1)設(shè)備購置前要進行全面評估、論證和預(yù)測,要具有前瞻性,多走訪一些圖書館,防止造成資金浪費、管理混亂和數(shù)據(jù)錯誤。(2)軟件購置要綜合分析其性價比,在資金許可的情況下應(yīng)盡量選購信譽良好、運行穩(wěn)定、功能全面與使用便捷的軟件,也可適當應(yīng)用一些免費軟件。(3)要充分利用本館人才資源進行新技術(shù)及其應(yīng)用的研發(fā)。新技術(shù)和新設(shè)備的應(yīng)用不但要與改變傳統(tǒng)服務(wù)手段、開展新的服務(wù)項目相結(jié)合,還要與有關(guān)制度的更新相結(jié)合。要以新技術(shù)帶動管理制度的創(chuàng)新,以制度改革促進新技術(shù)的開發(fā)和引進。

二、優(yōu)化服務(wù)軟環(huán)境

(一)積極開展讀者培訓

讀者培訓旨在主動與讀者溝通,樹立圖書館在讀者心目中的地位,消除圖書館與讀者之間的矛盾,拉近圖書館與讀者之間的距離,融洽員工與讀者的關(guān)系,形成員工與讀者良性互動的良好環(huán)境。信息意識和信息能力是讀者培訓的常規(guī)項目。高校圖書館的服務(wù),特別是新開發(fā)的服務(wù)項目需要向讀者詳細介紹和推薦,要向讀者清楚地解釋圖書館的規(guī)章制度,使他們能嚴格遵守。讀者培訓有三種主要方式:(1)定期培訓。高校圖書館要對新入學的大學生讀者進行入館教育,給予系統(tǒng)的培訓。對老讀者也要進行不同層次內(nèi)容的定期培訓。(2)不定期培訓。高校圖書館每推出一項新的服務(wù)項目,都要對讀者進行培訓;不定期召開座談會也是一種對讀者進行培訓的方式;還可建立網(wǎng)絡(luò)教室,將各種專題教程上傳供讀者下載自學。(3)實時培訓。高校圖書館可以利用網(wǎng)絡(luò)和讀者進行實時交互溝通,在線回答讀者的提問和咨詢。

(二)正確處理好各方面的關(guān)系

作為高校圖書館,要處理好四個方面的關(guān)系。(1)高校圖書館內(nèi)部員工之間的關(guān)系。處理好員工之間的利益與責任關(guān)系,營造一個融洽的工作氣氛,使員工工作愉快,是提高員工工作熱情和工作效率的重要保障。(2)高校圖書館以及員工與讀者之間的關(guān)系。高校圖書館要處理好圖書館與讀者、員工與讀者之間的各種矛盾。因為圖書館及員工與讀者的關(guān)系不但可以影響讀者利用圖書館的效率,而且還可以影響讀者對高校圖書館的評價,而讀者對圖書館的評價會影響學校領(lǐng)導(dǎo)對圖書館的認可程度。(3)圖書館與學校的關(guān)系。高校圖書館在學校領(lǐng)導(dǎo)心目中的形象和地位非常重要。要改善校領(lǐng)導(dǎo)對圖書館的態(tài)度,除了員工們努力工作、提高服務(wù)水平外,圖書館領(lǐng)導(dǎo)必須拿出一定的精力搞好圖書館的公關(guān)工作。(4)高校圖書館與其他圖書館的關(guān)系。高校圖書館應(yīng)該時刻與外界交流。但是,公開的交流不足以大力改善圖書館的工作。要真正促進圖書館工作,各圖書館之間必須有更深入的交流。

三、強化為科研服務(wù)功能

為科研服務(wù)是高校圖書館的重要職能。但是,目前許多高校圖書館在這方面做得較差,特別是在主動性上尚需努力。高校圖書館要加強為科研服務(wù),就必須積極開展定題服務(wù)和專題服務(wù)。高校圖書館要跟蹤學?？蒲腥藛T的研究課題,建立課題信息數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫的使用者應(yīng)該包括員工自己。高校圖書館還要根據(jù)本院校專業(yè)設(shè)置,建立多個專題信息數(shù)據(jù)庫,隨時準備為來咨詢的讀者服務(wù)。讀者既可以直接檢索利用本數(shù)據(jù)庫,也可以利用數(shù)據(jù)庫導(dǎo)航功能去擴展查詢;讀者既可以將自己感興趣的資料下載到個人計算機上,也可以在圖書館服務(wù)器上建立個人圖書館。讀者可以制定標準,由圖書館定期向個人圖書館發(fā)送信息。

高校圖書館為科研服務(wù)不能僅限于本校讀者,應(yīng)該向社會讀者推出自己的信息產(chǎn)品。向社會讀者提供科研服務(wù)應(yīng)該注意以下幾點:(1)要有市場意識。在對社會讀者服務(wù)中要找準自己的優(yōu)勢,在豐富文獻信息服務(wù)市場的同時也要為自己爭得一席之地和相應(yīng)的經(jīng)濟效益。(2)要主動出擊,開展信息推送服務(wù)。向社會讀者提供科研服務(wù),不能坐等讀者上門,要主動地搞宣傳、找讀者,推銷自己的產(chǎn)品。(3)要有法律和保密意識。向社會讀者提供定題服務(wù),高校圖書館員工實際上已經(jīng)參與了科研工作,而且付出可能很大,對方從中也會受益頗多。所以,應(yīng)該在法律框架內(nèi)規(guī)范雙方的義務(wù)和權(quán)利,也要注意知識產(chǎn)權(quán)保護和保密問題。

四、開展學術(shù)研究

(一)開展專業(yè)學術(shù)研究

高校圖書館可通過出版自己的內(nèi)部刊物,并制定配套的獎勵措施,鼓勵和幫助員工開展學術(shù)研究。開展學術(shù)研究的目的在于讓員工通過學術(shù)研究來樹立專業(yè)信心、接受新的服務(wù)理念、增強助人為樂的服務(wù)觀、加強工作中的主動性、正確處理個人和讀者之間的矛盾。通過論文寫作,高校圖書館員工可以了解本職工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢,還存在哪些不足,以便改進。

(二)開展用戶研究

過去,高校圖書館的工作主要是“經(jīng)營”圖書館、“經(jīng)營”圖書館的書。現(xiàn)代高校圖書館要以讀者和讀者需求為中心,以讀者和讀者需求為中心就必然突顯讀者研究的重要性。特別是對較重要的讀者,要研究其客觀需求和主觀需求、現(xiàn)實需求和潛在需求、信息心理和信息行為,以便為其提供比較準確的個性化信息服務(wù)。

(三)開展資源研究

常言道:“巧婦難為無米之炊?！备咝D書館豐富的文獻信息資源是為讀者提供有深度和有針對性文獻信息服務(wù)的堅強后盾。資源研究包括對現(xiàn)有資源的研究和新的資源建設(shè)的研究。資源研究的過程也是摸清家底、建設(shè)自己可用文獻信息資源的過程。文獻信息資源建設(shè)要注意以下幾點:(1)能與外部資源共享利用的就不要自己重復(fù)建設(shè)。(2)要進行成本核算,能夠購買到合適的,就不要耗巨資自建。(3)自建數(shù)據(jù)庫要注意特色性、唯一性和必要性。(4)要大力注意免費資源的使用。

(四)服務(wù)項目研究

高校圖書館應(yīng)為哪些讀者開展哪些服務(wù)不能沒有計劃。為此,就必須好好地進行研究。高校圖書館要跟蹤圖書館理論研究新成果,對適合本館的要勇于在實踐中應(yīng)用。

五、扎扎實實做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

(一)做好文獻信息資源建設(shè)工作

目前,由于紙質(zhì)文獻信息資源還具有很大優(yōu)勢,“借借還還”在高校圖書館工作中仍占有較大份額。要做好“借借還還”,就必須有一個豐富而優(yōu)質(zhì)的館藏文獻信息資源體系。為此,要做好以下幾項工作:

1.文獻采訪工作。高校圖書館要根據(jù)本院校專業(yè)設(shè)置和科研任務(wù)構(gòu)建本館的藏書體系,要加強對本館藏書結(jié)構(gòu)及藏書適用性的研究,定期對藏書質(zhì)量進行分析評估,根據(jù)結(jié)果修改采訪制度。文獻信息采訪要吸收讀者參與,可以引進新華書店推出的網(wǎng)上選書業(yè)務(wù),讓讀者在本館的網(wǎng)頁上初選新華書店提供的書目。

2.文獻分類編目工作。文獻分類編目和著錄人員要提高業(yè)務(wù)水平,以保證文獻分類編目的準確度和對相同主題文獻分類的一致性。要嚴格按照文獻著錄規(guī)則著錄,目錄體系要準確和完善,以便準確地揭示館藏資源的全貌,使館藏文獻信息資源物盡其用。目前,許多高校圖書館將這項業(yè)務(wù)外包,并廢除了卡片目錄甚至機讀目錄。這雖然是一種進步,但其弊端也是同樣存在的。

在文獻分類編目工作中:對于分類不準、同書異號、異書同號、相同或相近主題圖書過于分散以及不能準確反映文獻主題內(nèi)容的分類和著錄要下決心進行修改;對于數(shù)據(jù)錄入錯誤、書號筆誤、模糊不清以及書刊亂架等現(xiàn)象也要及時修改或整理;對于條碼破損、丟失的文獻也要及時修補。要定期進行文獻清點,消除有書無數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)無書的現(xiàn)象。

(二)搞好制度建設(shè)

1.人事行政制度。沒有規(guī)矩不成方圓。高質(zhì)量的服務(wù)必然是以良好的業(yè)務(wù)管理為基礎(chǔ)的,而良好的業(yè)務(wù)管理又必然是以良好的行政管理為基礎(chǔ)的。但是,人事紀律制度不是絕對的,要提高工作人員的積極性和創(chuàng)造性,只靠制度約束還是不夠的。只有工作人員認識到自己工作的價值,并且有一個舒暢的工作環(huán)境,其積極性和創(chuàng)造性才能得以最大發(fā)揮。

2.業(yè)務(wù)制度。業(yè)務(wù)制度包括工作規(guī)范和文獻信息利用制度。各工作崗位都要有操作規(guī)范,員工要按操作規(guī)范來進行工作。規(guī)范中有不合適的地方要修改,員工不能隨心所欲地把規(guī)范拋在一邊,各行其事。在制定文獻信息利用制度時要注意以下兩點:一要發(fā)揮文獻信息資源的最大效益,要用制度來調(diào)整文獻信息資源的使用頻率。二要處理好文獻信息資源利用和保護之間的關(guān)系,文獻信息資源利用與保護中隱藏著讀者權(quán)益的公平性問題。通常講,讀者對館藏文獻信息資源有著均等的利用權(quán)利。讀者權(quán)利均等也能發(fā)揮文獻信息資源的最大利用價值。但是,如果所有文獻信息資源對讀者都實行無任何限制的開放就會損害文獻信息資源的保護原則,甚至造成與謀求發(fā)揮文獻信息資源最大價值這一愿望相反的結(jié)果。當然,現(xiàn)代化技術(shù)使問題變得簡單了,數(shù)字文獻信息資源可以無限制地下載或復(fù)印,不過有的文獻信息資源也涉及到版權(quán)問題。

六、結(jié)束語

優(yōu)化高校圖書館讀者服務(wù)職能是一項系統(tǒng)工程,涉及高校圖書館工作的各個方面,單方面的努力雖有成效但不會長久,齊抓共進才是根本。但是,每個高校圖書館對每項工作不一定都能做得很好,應(yīng)該根據(jù)自身的情況本著為讀者負責、為自己負責的精神盡量多做工作,以提高文獻信息服務(wù)水平。

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