圖書館推行精細(xì)化管理的思考★

東北林業(yè)大學(xué)圖書館

〔黑龍江省哈爾濱市 150040〕 周慶梅* 張曼玲**

精細(xì)化管理作為現(xiàn)代工業(yè)化時代的一個管理概念,最早是由日本企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出的。這一概念引入中國企業(yè)已有20年左右的時間,現(xiàn)在已逐漸被各行各業(yè)、各類組織所接受,帶動了我國企業(yè)的發(fā)展,并逐漸成為當(dāng)今企業(yè)管理改革的潮流。目前,國內(nèi)對精細(xì)化管理的研究和應(yīng)用主要集中在學(xué)校、銀行、房地產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)院等領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域,精細(xì)化管理已基本上形成了比較系統(tǒng)的理論體系和實(shí)施模型,進(jìn)入了實(shí)施階段,并已取得了較好的效果。圖書館要想取得長足的發(fā)展,必須引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,實(shí)施精細(xì)化管理,提高服務(wù)質(zhì)量,提升自身形象。

一、圖書館精細(xì)化管理的含義

圖書館精細(xì)化管理是建立在圖書館常規(guī)管理基礎(chǔ)上,通過業(yè)務(wù)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化,將“精細(xì)”引入圖書館的管理思想和管理模式。強(qiáng)化服務(wù)細(xì)節(jié)是圖書館提高核心競爭力的重要手段。要運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化手段,使圖書館各部門精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理要求每個工作人員都要盡職盡責(zé),自己的工作日清日結(jié),每天都要對當(dāng)天的工作情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。精細(xì)化管理的核心思想包括:精益求精、準(zhǔn)確定位、細(xì)化目標(biāo)、嚴(yán)格考核。

“精益求精”是要求每個工作人員都要對工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,做到由粗到細(xì),由細(xì)到精,由精到優(yōu),由優(yōu)到領(lǐng)先,盡善盡美,不斷達(dá)到“更好”,使管理工作處于一個永無止境、持續(xù)改進(jìn)的創(chuàng)新過程。

“準(zhǔn)確定位”是指對每一個部門、每一個崗位的職能與職責(zé)都要準(zhǔn)確定位,將管理責(zé)任具體化、明確化,使每一種行為都有其合理的表現(xiàn)方式,對每一項(xiàng)工作的各道工序和各個環(huán)節(jié)都要規(guī)范清晰、有機(jī)銜接。

“細(xì)化目標(biāo)”是指對每一項(xiàng)工作都要進(jìn)行層層分解,指標(biāo)落實(shí)到人。這是對圖書館各項(xiàng)工作分解細(xì)化和落實(shí)的過程,是提升管理執(zhí)行能力的一個重要途徑。

“嚴(yán)格考核”是指對圖書館工作人員進(jìn)行考核時做到定量準(zhǔn)確、考核及時、獎懲兌現(xiàn)。用具體、量化的標(biāo)準(zhǔn),取代籠統(tǒng)、模糊的管理要求,以量化的數(shù)據(jù)作為提出問題的依據(jù)、分析判斷的基礎(chǔ)和考核的尺度,從而使無形的管理變成有形的管理,使管理過程在控與可控。

圖書館精細(xì)化管理的本質(zhì)就是對圖書館戰(zhàn)略目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程,使戰(zhàn)略規(guī)劃能夠貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用。當(dāng)圖書館確立了實(shí)施精細(xì)化管理目標(biāo)之后,重要的就是結(jié)合自身現(xiàn)狀,按照“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的思路,找準(zhǔn)實(shí)施的關(guān)鍵問題,分階段進(jìn)行。每階段完成一個體系,完善一個體系,并及時修改相關(guān)體系,精益求精。只有這樣,才能最終整合全部體系,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理在組織發(fā)展中的功能、效果與作用。

二、圖書館實(shí)施精細(xì)化管理的必要性

(一)通過管理與服務(wù)工作的創(chuàng)新,可以促進(jìn)辦館效益的最大化

隨著信息社會和知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,圖書館界無論在管理理念還是在服務(wù)理念上都發(fā)生了新的轉(zhuǎn)變,充分認(rèn)識到了文獻(xiàn)信息服務(wù)職能的作用。但是,由于受圖書館管理體制和傳統(tǒng)觀念的影響,在圖書館管理上重投入、輕效益,重規(guī)模、輕管理的落后觀念仍然存在。沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展。圖書館精細(xì)化管理,不僅是管理手段的創(chuàng)新,更重要地是可以為服務(wù)創(chuàng)新提供必要條件和原動力,促進(jìn)管理和服務(wù)的規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合,增強(qiáng)圖書館自身的核心競爭力。因此,有必要將精細(xì)化管理理念引入到圖書館中來,從思想觀念上徹底摒棄經(jīng)驗(yàn)型管理,明確職責(zé)分工,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,完善崗責(zé)體系,加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合,實(shí)施精確計劃、精確決策、精確控制、精確考核,切實(shí)解決工作過程中“淡化效益”的問題。通過優(yōu)化和細(xì)化管理與服務(wù)過程,降低成本投入,促進(jìn)圖書館管理與服務(wù)效益的不斷提高。

(二)是圖書館管理與先進(jìn)管理理論相結(jié)合的必由之路

長期以來,我國圖書館界一直在孜孜不倦地探索圖書館管理的新理念、新方法,作了許多有益的嘗試。例如,實(shí)行知識管理、目標(biāo)管理、人本管理等。這些方法的應(yīng)用對提高圖書館管理水平起到了積極的作用。但從整體上說,我國圖書館管理仍然是一種粗放式管理。管理浮于表面,停留在理論或制度層面,缺乏對具體管理方法和手段的研究,針對性、可操作性和穩(wěn)定性不強(qiáng),管理中存在眾多交叉和盲點(diǎn),滿足于“差不多、過得去”,遠(yuǎn)未達(dá)到精確、量化和規(guī)范的要求,一些工作看似做了、實(shí)際沒做,有的做了、但細(xì)處沒做。理論研究和實(shí)際工作之間形成了一條不可逾越的鴻溝,沒能從根本上解決圖書館管理和服務(wù)的質(zhì)量問題。而精細(xì)化管理正是對戰(zhàn)略目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程。秉承“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的管理理念,從細(xì)節(jié)中將管理理論一點(diǎn)一滴地滲透到實(shí)踐中去,將時髦的名詞落到實(shí)處,從小事做起,實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的結(jié)合。因此,筆者認(rèn)為,精細(xì)化管理是現(xiàn)代圖書館管理的必由之途。

(三)有利于落實(shí)“以人為本,服務(wù)第一”的宗旨

實(shí)施精細(xì)化管理,就是要從精細(xì)化管理的內(nèi)涵出發(fā),改變過去固有的管理模式,細(xì)化和規(guī)范各項(xiàng)管理與服務(wù)過程。堅持精心是態(tài)度,精細(xì)是過程,精品是成績。要求每位工作人員都要把平時看似簡單、很容易做的事情用心做好,認(rèn)真精心地把事情做對、做好,全面提升服務(wù)質(zhì)量。要緊緊圍繞讀者對文獻(xiàn)信息需求和利用的特點(diǎn),設(shè)計和優(yōu)化服務(wù)模式,開展多層次、多樣化、全方位的個性化服務(wù)。要大力提升圖書館工作人員服務(wù)的精品意識,滿足讀者對文獻(xiàn)信息的多樣化需求,提高讀者的滿意度。

三、圖書館實(shí)施精細(xì)化管理的措施

(一)統(tǒng)一精細(xì)化管理思想認(rèn)識,樹立精細(xì)化管理的圖書館文化

精細(xì)化管理首先應(yīng)該成為圖書館全體工作人員的工作態(tài)度、工作作風(fēng)、價值導(dǎo)向和精神追求,只有在精細(xì)化管理的內(nèi)容被各級領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員所接受與認(rèn)同、形成共識的情況下,工作人員的積極性和創(chuàng)造性才能最大限度地得到發(fā)揮,精細(xì)化管理的意識、目標(biāo)、方法才能較好地得到貫徹與落實(shí),從而獲得較好的管理成效。因此,統(tǒng)一全體工作人員的思想、態(tài)度、觀念,解決精細(xì)化管理的意識問題是實(shí)施精細(xì)化管理的首要問題。為此,應(yīng)從圖書館文化建設(shè)的制高點(diǎn)出發(fā),使精細(xì)化管理思想貫串于圖書館管理的各個層次,把精細(xì)化管理的思想滲透到圖書館每位工作人員的心中,為圖書館的精細(xì)化管理營造良好的氛圍,最終達(dá)到提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀念、自覺行動的目的。

(二)注重過程和細(xì)節(jié),以計劃先行為前提,以制度建設(shè)為保障

在精細(xì)化管理思路確立以后,接下來最重要的就是要結(jié)合自身現(xiàn)狀,按照“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的思路,細(xì)分工作目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作任務(wù)、工作流程。每開展一項(xiàng)活動,每做一件事情,都必須預(yù)先制定全面、詳盡、周密的計劃,要考慮到細(xì)節(jié),并要將目標(biāo)細(xì)化到可以實(shí)施的具體目標(biāo),然后各部門和個人再依此制定相應(yīng)的計劃。精細(xì)化管理是一種方法,為了確保這一方法有效運(yùn)作,需要建立規(guī)范化、流程化的管理制度框架。一整套精細(xì)、可行的制度可以引導(dǎo)工作規(guī)范,約束工作行為,明確獎懲措施,保障政令暢通,會對圖書館的發(fā)展起決定性作用。對此,應(yīng)從以下三個方面入手:一是建立責(zé)任制度。要按照圖書館工作目標(biāo)的總體要求,把工作職責(zé)和任務(wù)分解到各部門和各工作崗位,將圖書館每一個崗位的工作細(xì)分,責(zé)任到人。二是建立工作運(yùn)行制度。要根據(jù)工作職責(zé)和目標(biāo)要求,制定各項(xiàng)業(yè)務(wù)和服務(wù)工作實(shí)施的具體細(xì)則、流程規(guī)范,量化工作考核標(biāo)準(zhǔn),形成程序化文件,運(yùn)用程序化和數(shù)據(jù)化手段,使每一項(xiàng)工作內(nèi)容都轉(zhuǎn)化成看得見、摸得著、說得準(zhǔn)的具體任務(wù),保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行、有機(jī)協(xié)調(diào)。三是建立激勵制度。其目的在于彰顯圖書館特色,以激勵為主,使每個工作人員的發(fā)展都具有個性特色和活力,把工作人員的注意力引導(dǎo)到為圖書館整體發(fā)展盡心盡力上來,使個人的發(fā)展與圖書館的發(fā)展和諧共進(jìn)。

(三)循序漸進(jìn),持之以恒

精細(xì)化管理本身就是過程管理,它貫串于一個組織活動的始終,其生命力與組織共存亡。圖書館精細(xì)化管理同樣也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,是循序漸進(jìn),持之以恒的管理模式。要樹立不斷改進(jìn)、不斷完善和長期發(fā)展的過程觀念。要在實(shí)際工作中,及時發(fā)現(xiàn)問題與解決問題,循環(huán)往復(fù),持續(xù)不斷。通過一次循環(huán)解決了一些問題,工作就能前進(jìn)一步,服務(wù)質(zhì)量和管理效益就會有所提高。從一個循環(huán)到下一個循環(huán),不斷解決服務(wù)和管理工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,就會使各項(xiàng)工作不斷邁上新的臺階。從這個角度來講,精細(xì)化管理工程能把圖書館引向成功。

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