工程投標文件編制中軟件使用

□趙 潔（河南省水利第一工程局）

□單 強（河南省河川工程監(jiān)理有限公司）

工程投標文件編制中軟件使用

□趙 潔（河南省水利第一工程局）

□單 強（河南省河川工程監(jiān)理有限公司）

隨著《招投標法》越來越完善，水利工程投標文件編制要求也更加的精確、嚴謹、快速，Office辦公軟件應用技巧更能給投標文件編制帶來方便和快捷，提高工作效率和節(jié)省工作時間，保證投標文件編制質量。

投標文件編制；軟件使用；word

一、創(chuàng)建Word模板

投標文件編制時，使用word文檔每次都要進行頁面設置，還必須用手工調整它們的縮進、間距等，非常麻煩。利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進、間距，提高工作效率。

（一）進入WordXP的模板文件夾，在Windowst9x和WindowsMe下為C:WindowsApplicationDataMicrosofTemplates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C：DocumentsandSettings用戶名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，對文件夾選項進行設置才能夠進入），在此文件夾中有一個normal.dot文件，即為Word的默認模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調用WordXP打開它。

（二）單擊“文件”→“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，投標文件一般均為2.5cm。

（三）單擊“格式”→“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為2個字符，“間距”的“行距”一般可為“固定值”25磅，或設置所需的值。

（四）單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件，可保存為normall.dot文件。

（五） 再次進入 C：WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normall.dot。選中 normal.dot文件（老模板文件），按下 F2 鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，照此法再將新的模板文件normall.dot重命名為normal.dot文件。

制作步驟完成后，可單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可用新的模板設置來進行文件處理了。

二、不同版面文檔統(tǒng)一編排

在工程投標文件編制中技術方案、商務、資審均是采用不同的版面設置的，在對Word文檔進行排版時，要對同一個文檔中的不同部分采用不同的版面設置，如果通過“文件”菜單中的“頁面設置”來改變其設置，就會引起整個文檔所有頁面的改變。比如投標文件的文字由部分文檔1和證書圖片部分文檔2組成，文檔1是文字部分、要縱向打印，而文檔2因包括若干圖片、要橫向打印。同時，兩個文檔要采用不同的頁眉，文檔2要插入文檔1最后要統(tǒng)一編排頁碼。一般常規(guī)編輯是先打開文檔1，將插入點定位在例如20頁的開始部分，進行插入文件操作，結果是文檔2頁面混亂，也就是文檔2的頁面設置信息全部變?yōu)榱宋臋n1的頁面設置格式。在這種情況下，要在文檔1中重新設置插入進來的文檔2是很費時，而要分別打印文檔1和文檔2，統(tǒng)一自動編排頁碼的問題又很難解決。這時可利用Word的“分節(jié)”功能，能很容易地解決這個問題。其操作步驟如下：

第一步，打開文檔2，在文檔末尾插入一個分節(jié)符；

第二步，全部選中后按[復制]按鈕；

第三步，打開文檔1，并在19頁的末尾也插入一個分節(jié)符；

第四步，將光標定位在文檔1第20頁的開始部分，執(zhí)行“粘貼”操作即可輕松完成工作。

三、快速轉換大寫金額

在投標編制中，投標函的投標報價填寫和財務狀況的流動資金數(shù)目填寫都要數(shù)字大寫，直接輸入大寫數(shù)字往往文字容易出錯?？稍赪ord文檔中要填入數(shù)字的位置直接輸入數(shù)字例如123456，然后點擊“插入→數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁……”單擊“確定”，則123456就變成中文數(shù)字“壹拾貳萬叁仟肆佰伍拾陸”。

四、給跨頁的表格自動添加表頭

在投標文件編制中，如資審文件的人員簡歷、業(yè)績簡歷表一般都是多頁文檔表格相同，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭。如果每頁重新設置會很費時很麻煩，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭（若表頭有多行時要選定多行），在“表格”選單上單擊“標題行重復”便可輕松完成。

五、隱藏圖形來加速屏幕滾動

投標文件編制時，若文檔太大或圖片插入過多會覺得屏幕滾動太慢，這時則可在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡；選中“圖片框”復選框，可隱藏以嵌入方式（直接在插入點插入至文字的圖片）插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式導入的圖片（即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片）和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

六、圖片設置

在投標文件資審文件的編制中，證書現(xiàn)在都使用掃描圖片來展示，設置不當會出現(xiàn)編輯過程中移動或打印時空白現(xiàn)象。可在插入圖片后在頁面視圖中單擊“格式”菜單中的“圖片”命令（也可直接雙擊圖片彈出“設置圖片格式“選項卡），然后單擊“設置圖片格式”選項卡選中“版式”復選框選中“浮于文字上方”環(huán)繞方式，即可隨意改變大小和調整位置和方向。也可在“設置圖片格式”選項卡中選中“圖片”復選框中的“圖像控制”來調整圖片顏色、亮度和對比度使投標文件中的圖片色澤清晰美觀，提高標書編制質量。

七、恢復Word文檔

投標文件編制過程中會遇到這樣的情況，如打開很多文檔在工作、word文檔過大，編輯很多文字、圖片，長時間工作但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到死機或停電的突發(fā)情況，會大大影響投標文件編制進度，此時可采取以下步驟。

第一，先按菜單“工具”，再按“選項”；

第二，找出Word自動記錄文件的位置：按一下“文件位置”標簽，點選“自動恢復文件”，再按一下“更改”按鈕；

第三，利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C（復制），再點擊一下“取消”按鈕回到Word下；

第四，如果計算機工作量大Word系統(tǒng)不太穩(wěn)定，可把這個文件夾另外指定一個名稱，以方便找回文檔。就是打開資源管理器，尋找這個文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V（粘貼）。Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個以上的文件，可以從日期上判定哪一個是要找回的文件，從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標左鍵，就能直接打開，避免重新編輯文件。

八、結語

隨著水利工程市場競爭的日益激烈，水利工程招投標越來越規(guī)范化，而投標文件作為專家評標最直接最客觀的依據(jù)，能否編制出高質量的投標文件不僅是對投標人真實實力的一種有效檢驗，也是在競爭中獲勝的關鍵。所以投標文件編制過程中多學習辦公軟件的使用技巧和工作經驗，這樣才能提高標書編制質量和工作效率。

2010-05-07