高校室藏檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐與思考

□許 昉

上海第二工業(yè)大學(xué)成立于1960年，隨著教育事業(yè)蒸蒸日上，由一所業(yè)余工業(yè)大學(xué)發(fā)展演變成全日制大學(xué)，學(xué)校以工科為主，經(jīng)、管、文、理等多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展，是以多層次職業(yè)教育為主的一所新興本科院校。學(xué)校先后經(jīng)歷了“樹(shù)全國(guó)半工半讀一面旗幟”、“當(dāng)代成人教育戰(zhàn)線的排頭兵”、“發(fā)展高等職業(yè)教育”三次歷史性的跨越，培養(yǎng)了包起帆、李斌等一批高技能勞模，被社會(huì)譽(yù)為“勞動(dòng)模范的搖籃”、“高級(jí)技術(shù)人才深造的平臺(tái)”，是全國(guó)業(yè)余大學(xué)中最早獲得學(xué)士學(xué)位授予單位之一。學(xué)校保存的檔案，對(duì)研究我們國(guó)家上世紀(jì)六、七十年代走自力更生道路、半工半讀模式、校企合作辦學(xué)培養(yǎng)新知識(shí)型實(shí)用性人才等活動(dòng)極具歷史研究?jī)r(jià)值。由于歷史原因，學(xué)校經(jīng)歷了多次歸并,各個(gè)歷史階段檔案全宗的內(nèi)在質(zhì)量參差不齊，造成信息資源開(kāi)發(fā)利用的不便。尤其是部分檔案由于紙張質(zhì)量先天不足,已嚴(yán)重影響到利用價(jià)值。因此加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高檔案管理水平，適應(yīng)學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展的需要，應(yīng)擺上議事日程。筆者結(jié)合本校室藏檔案數(shù)字化工作實(shí)踐，提出幾點(diǎn)看法供探討。

一、室藏檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及作用

“室藏檔案數(shù)字化”是指將學(xué)校檔案室保存的傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案，根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字檔案資源的過(guò)程。以紙張、錄音帶、錄像帶等為存貯介質(zhì)的檔案材料，用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、圖像處理等現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)換產(chǎn)生圖片文件或影音文件，并運(yùn)用數(shù)字存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和元數(shù)據(jù)索引字段存貯于光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等大容量的存貯介質(zhì)上，通過(guò)全文識(shí)別（OCR）等技術(shù)達(dá)到圖片或文件相匹配，使之能夠通過(guò)各種方便的查詢(xún)途徑,迅速檢索出所需要的檔案材料。數(shù)字化的檔案信息，可以通過(guò)辦公局域網(wǎng)、校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效便捷的提供利用。

室藏檔案數(shù)字化在高校檔案工作中，可以起到多方面的作用。一是挽救歷史檔案。高校檔案室保存了一些價(jià)值珍貴的歷史檔案，因年代久遠(yuǎn)，出現(xiàn)老化甚至破損的現(xiàn)象，檔案數(shù)字化后，可以有效地通過(guò)信息載體將原始內(nèi)容和原貌保存下來(lái)，便于流傳百世。二是可以提高檔案檢索的速度。高校檔案全宗多，門(mén)類(lèi)多，案卷數(shù)量多，查找信息比較費(fèi)時(shí)。檔案數(shù)字化后，查找檔案的檢索時(shí)間由原來(lái)的每次平均20分鐘縮短到十幾秒，甚至幾秒鐘,速度顯著加快，便捷高效。三是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率，解決信息查找困難的問(wèn)題。檔案數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行模糊檢索,避免由于利用者提供的信息不準(zhǔn)，導(dǎo)致漏查、誤查和大量調(diào)卷的現(xiàn)象。四是有效保證了檔案實(shí)體的安全。檔案數(shù)字化后，普通的信息查詢(xún)可在計(jì)算機(jī)上直接查閱，無(wú)需調(diào)閱檔案原件，避免翻閱案卷造成的物理磨損和復(fù)印對(duì)檔案原件的損害。五是對(duì)部分字跡已開(kāi)始模糊褪變的檔案，能夠在數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)字跡變淡部分進(jìn)行局部加深，起到修復(fù)檔案的作用。

二、室藏檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備

檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)際就是檔案資源在數(shù)字狀態(tài)下的重組和再建，磨刀不誤砍柴工，前期對(duì)檔案保管、利用情況的調(diào)查研究是做好高校室藏檔案數(shù)字化工作的重要前提。目前高校室藏檔案數(shù)字化存在的主要矛盾不是技術(shù)問(wèn)題，而是數(shù)字化的成本，既包括資金成本，也包括時(shí)間成本。筆者認(rèn)為室藏檔案數(shù)字化，必須結(jié)合高校實(shí)際情況，先期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，確定分期分批進(jìn)行數(shù)字化的步驟，急用先“數(shù)”，“數(shù)”用結(jié)合，在滿(mǎn)足今后網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用需求的同時(shí)，盡可能減少成本投入，最大限度體現(xiàn)檔案數(shù)字化的成效和檔案工作的效益。

在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，我們主要考慮以下因素：一是從利用需求出發(fā)，依據(jù)利用率高低安排檔案數(shù)字化的順序,對(duì)平時(shí)利用比較多的檔案先期安排數(shù)字化。如改革開(kāi)放以來(lái)，學(xué)生走出國(guó)門(mén)，到世界各國(guó)深造的很多，需要提供在校成績(jī)單、學(xué)籍證明，教學(xué)和學(xué)籍檔案的利用率因此逐年上升，每年的借閱量占學(xué)校全部檔案借閱量的三分之二，就要優(yōu)先安排數(shù)字化。二是從檔案保護(hù)角度出發(fā)，對(duì)珍貴的歷史檔案，已經(jīng)破損嚴(yán)重的檔案，盡早安排數(shù)字化，作為搶救的措施。三是從投入資金出發(fā)，對(duì)室藏檔案有所篩選，確定數(shù)字化的范圍，避免對(duì)利用價(jià)值不大的檔案數(shù)字化，浪費(fèi)人力、財(cái)力。根據(jù)上述考慮因素，上海第二工業(yè)大學(xué)檔案數(shù)字化一期工程先對(duì)教學(xué)檔案中新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)總表進(jìn)行全文數(shù)字化，二期工程再重點(diǎn)解決歷年重要文書(shū)檔案的數(shù)字化，體現(xiàn)了利用為綱和成本效益的理念。

三、室藏檔案數(shù)字化的方法實(shí)踐

1、電子文件格式的選擇。室藏檔案數(shù)字化的主要形式是通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描，將檔案的紙質(zhì)幅面轉(zhuǎn)換為電子圖像文件，其轉(zhuǎn)換格式的選擇是技術(shù)核心問(wèn)題。

一般情況下,圖形圖像文件的保存格式以JPEG、TIFF為主，兩者各有所長(zhǎng)，JPEG格式可用最小的磁盤(pán)空間得到較好的圖像質(zhì)量，適合網(wǎng)絡(luò)傳輸，缺點(diǎn)是有損壓縮，容易造成圖像數(shù)據(jù)的輕微損傷；而TIFF格式可以實(shí)現(xiàn)非失真的壓縮，圖像質(zhì)量好，但占用磁盤(pán)空間比較大。筆者根據(jù)檔案的特性，認(rèn)為PDF(Portable DocumentFormat)格式作為檔案數(shù)字化的文件格式比較理想。主要表現(xiàn)為：（1）通用性強(qiáng)。PDF文件格式不受操作系統(tǒng)平臺(tái)的影響，不管是W indows，Unix，還是蘋(píng)果公司的Mac OS操作系統(tǒng)，都可以用。（2）集成度高。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨(dú)立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個(gè)文件中，還可以包含超文本鏈接、聲音和動(dòng)態(tài)影像等信息，同時(shí)支持特長(zhǎng)文件。（3）安全性好。系統(tǒng)使用WORD、EXCEL等文件時(shí)，不同利用者打開(kāi)文件，偶爾會(huì)發(fā)生格式改變，打印的效果與預(yù)期有出入，而PDF文件不存在這個(gè)問(wèn)題，突出了檔案的原始性特點(diǎn)。

高校檔案中的學(xué)籍檔案數(shù)量眾多，考慮到檔案數(shù)字化后，這些檔案要掛在校園網(wǎng)上，會(huì)受到校園網(wǎng)的容量限制。實(shí)踐中，我們結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，比較了幾種電子文件格式的長(zhǎng)處和短處，選擇JPEG為圖形圖像電子文件基礎(chǔ)保存格式，把一個(gè)學(xué)生的幾張成績(jī)表圖形圖像文件合并后轉(zhuǎn)換成PDF格式，再掛接到檔案管理系統(tǒng)中，既能夠保證文件質(zhì)量，又可以滿(mǎn)足文件上網(wǎng)對(duì)容量的要求，取得較好的效果。

2、電子文件的命名。高校檔案一般采用實(shí)體分類(lèi)法，檔號(hào)編制方法為“年度-分類(lèi)號(hào)-案卷號(hào).文件序號(hào)”，如2008年某教學(xué)檔案檔號(hào)為“2008-JX11-20.1”。實(shí)踐中我們認(rèn)為，檔案數(shù)字化后的電子文件以相應(yīng)的紙質(zhì)文件“檔號(hào)”命名比較合適。上述“2008-JX11-20.1”案卷，其數(shù)字化后的電子文件名稱(chēng)也對(duì)應(yīng)地為“2008-JX11-20.1”,關(guān)聯(lián)參見(jiàn)方便直觀，有利于保管和利用。

3、關(guān)注數(shù)字化工作的安全。維護(hù)檔案的安全是檔案工作的重要原則，也是高校檔案數(shù)字化工作應(yīng)時(shí)刻注意的問(wèn)題。一是保證檔案原件的安全。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要對(duì)案卷拆卷掃描、重新裝訂，要防止人為因素造成的原件污損、失竊等。二是要保證信息內(nèi)容的真實(shí)性。數(shù)字化僅僅是改變檔案存在的形式，不能改變其內(nèi)容，必須保持電子文件與原件內(nèi)容的高度一致。三是信息利用的安全。必須采取密級(jí)設(shè)定、用戶(hù)利用權(quán)限控制、防毒殺毒、網(wǎng)絡(luò)防火墻等措施加強(qiáng)管理。實(shí)踐中我們采用的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)用戶(hù)賬號(hào)加密、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)仁侄蝸?lái)保證檔案信息的安全。

四、室藏檔案數(shù)字化帶來(lái)的思考

1、轉(zhuǎn)變觀念，增加數(shù)字化意識(shí)?，F(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展改變了人們對(duì)檔案利用的需求，利用檔案，需要的不僅只限于“紙質(zhì)文獻(xiàn)”，而且還有更加利于檢索和貯存的數(shù)字化檔案信息資源。數(shù)字化的檔案信息能夠?yàn)槔谜咛峁└臃奖恪⒖旖莸姆?wù)，在進(jìn)入數(shù)字時(shí)代的今天，不能再用抄抄寫(xiě)寫(xiě)、裝裝訂訂的老眼光來(lái)看檔案工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要用科學(xué)發(fā)展的眼光審視檔案在學(xué)校發(fā)展中的地位和作用，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化的深遠(yuǎn)意義，從與時(shí)俱進(jìn)的角度和事業(yè)發(fā)展的高度，積極支持檔案信息化建設(shè)，在人、財(cái)、物等方面保障檔案數(shù)字化工作正常開(kāi)展，并不斷加快步伐。

2、夯實(shí)基礎(chǔ)，提升人員素質(zhì)。規(guī)范化是科學(xué)管理的基礎(chǔ),開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的重要前提是室藏檔案管理有序，案卷整理規(guī)范。因此，必須強(qiáng)化學(xué)校檔案室的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，只有夯實(shí)基礎(chǔ)，才能插上現(xiàn)代化翅膀騰飛。檔案數(shù)字化工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，需要提高檔案人員自身的數(shù)字化知識(shí)和工作能力。現(xiàn)代信息技術(shù)在給檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支持的同時(shí)，也向管理手段提出挑戰(zhàn)，檔案人員要勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)，探索信息技術(shù)與檔案學(xué)的融合與應(yīng)用。要針對(duì)不同層次的人員開(kāi)展系統(tǒng)的檔案數(shù)字化工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3、調(diào)整方法，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理。檔案工作長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)的半封閉管理模式，“重藏輕用”傾向比較嚴(yán)重，在很大程度上限制了檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和文檔管理軟件進(jìn)行文件收發(fā)、鑒定、歸檔、提供利用已成為現(xiàn)實(shí)，室藏檔案數(shù)字化后，要與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)融為一體，依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的作用。檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變，整個(gè)過(guò)程快捷、準(zhǔn)確，可以節(jié)省大量的人力物力，提高工作效率。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，傳統(tǒng)的工作流程要作相應(yīng)調(diào)整，使收集、整理、保管、鑒定、利用的每個(gè)環(huán)節(jié)都能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的操作，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息有更加開(kāi)放的利用環(huán)境和更加方便的利用途徑。

4、理順職責(zé)，形成長(zhǎng)效機(jī)制。高校檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣，工作量大。隨著高校校園網(wǎng)和各種數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立，檔案數(shù)字化的需求日益迫切，要充分考慮檔案數(shù)字化工作與相關(guān)校務(wù)管理工作的有機(jī)銜接，理順相關(guān)工作部門(mén)的職責(zé)，才能更好地為高校中心工作服務(wù)。

高校檔案數(shù)量眾多，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，需要檔案工作者長(zhǎng)期不懈的努力。要兼顧檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)與檔案信息的實(shí)用性，遠(yuǎn)近結(jié)合，制定檔案數(shù)字化工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和具體實(shí)施計(jì)劃，只有建立循序漸進(jìn)，持之以恒的長(zhǎng)效機(jī)制，將檔案數(shù)字化工作放上正確的位置，抓住機(jī)遇，勇于創(chuàng)新，才能把這項(xiàng)利在當(dāng)代，功在千秋的任務(wù)做實(shí)、做好。