關(guān)于工程竣工文件檔案管理的一點(diǎn)看法

李 培,陳瑞亮

(長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院,武漢 430212)

建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,主要由工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件組成。建設(shè)工程竣工文件的質(zhì)量控制,是指對(duì)影響建設(shè)工程竣工文件質(zhì)量形成的直接和間接因素進(jìn)行控制。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)》、《GB/T11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號(hào))、《SL223-2008水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》、《SL176-2007水利水電工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定規(guī)程》等相關(guān)規(guī)范要求,建設(shè)工程竣工文件作為工程竣工驗(yàn)收的條件,必須是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、真實(shí)地記述和反映建設(shè)項(xiàng)目施工及竣工驗(yàn)收的全過程,做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;同時(shí)又必須規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合歸檔要求。大中型以上和國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,工程檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。雖然近年來我國建設(shè)工程事業(yè)各方面都得到快速發(fā)展,但從企事業(yè)單位保存的建設(shè)工程文件來看,建設(shè)工程竣工文件仍然存在不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范的問題,亟待解決。很多參建單位存在著“重形象輕內(nèi)功,重施工輕內(nèi)業(yè)”的思想,總認(rèn)為干完活工程就完了,不注重資料的收集與整理歸檔。有些施工項(xiàng)目,因工程檔案的原因,致使工程質(zhì)保金無法正常結(jié)算甚至工程不能順利驗(yàn)收的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1 管理中的一些常見問題

(1)建設(shè)工程竣工文件不齊全。①一些建設(shè)項(xiàng)目缺少投資批文、規(guī)劃驗(yàn)收合格證、施工許可證等文件。②安裝及質(zhì)量證明文件不齊全。由于施工單位管理不善,技術(shù)人員對(duì)手中的設(shè)備安裝文件以及相關(guān)的合格證不重視,隨意亂放,造成文件丟失,而這些隨機(jī)文件廠家往往只提供一份。施工主材進(jìn)場(chǎng)合格證,主材實(shí)驗(yàn)文件不全,報(bào)批手續(xù)資料不全等現(xiàn)象常有發(fā)生。③竣工圖文件不齊全?？⒐D文件有漏做現(xiàn)象,竣工圖數(shù)量與施工圖相當(dāng),在施工前應(yīng)保存一套完整干凈的施工圖,以進(jìn)行改繪竣工圖。有些項(xiàng)目已經(jīng)改造和維修,但改造和維修后的竣工圖卻未進(jìn)行歸檔。

(2)工程文件的真實(shí)性不能保證。如有些工程聯(lián)系單的簽字有代簽現(xiàn)象,很明顯的都能看出來是別人代簽。單元工程質(zhì)量評(píng)定資料,有些實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)有涂改或刮改現(xiàn)象。

(3)建設(shè)工程竣工文件的編制不規(guī)范、不統(tǒng)一。比如用施工圖代替竣工圖,圖中無任何標(biāo)識(shí)說明該圖有無變更情況,圖紙和變更通知單分開立卷歸檔;有些竣工圖雖然按其變更作了修改和標(biāo)識(shí),但其修改和標(biāo)識(shí)無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);需重新繪制的竣工圖沒有按規(guī)定重新繪制。

(4)書寫材料不統(tǒng)一。個(gè)別圖紙變更部分筆跡五花八門,有用純藍(lán)墨水,藍(lán)黑墨水,炭素墨水,甚至有的用紅、藍(lán)圓珠筆、紅、藍(lán)鉛筆等。

(5)竣工圖上所做的變更和實(shí)際不符。個(gè)別變更通知單未編號(hào),整個(gè)工程變更情況不明,甚至沒有執(zhí)行的變更和已作廢的變更也做入了竣工文件,降低了竣工圖的使用價(jià)值。

2 歸檔質(zhì)量失控的主要原因

(1)上級(jí)主管部門檔案意識(shí)薄弱。在我國建設(shè)工程領(lǐng)域,長期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。上級(jí)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)往往只考核基層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其硬件質(zhì)量的管理,而對(duì)其軟件的質(zhì)量,包括歸檔文件的質(zhì)量通常不作為重要的考核內(nèi)容,懲罰措施也不嚴(yán)厲。

(2)施工隊(duì)伍素質(zhì)低,管理水平差,沒有專業(yè)的資料員是造成竣工文件質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的因素。

(3)部分檔案驗(yàn)收指導(dǎo)人員對(duì)工程知識(shí)掌握不全,造成對(duì)竣工文件編制指導(dǎo)質(zhì)量不高。

(4)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系不健全、不完善,缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。

3 控制措施

(1)加強(qiáng)全員檔案質(zhì)量意識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳,大力推進(jìn)竣工文件編制標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)工作,使各部門各專業(yè)有關(guān)技術(shù)人員及時(shí)了解和掌握新出臺(tái)的各類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

(2)建設(shè)單位要把好招、投標(biāo)關(guān)。通過對(duì)綜合素質(zhì)的考查,擇優(yōu)選出監(jiān)理單位、施工單位,在竣工文件質(zhì)量方面是有保障的,簽訂的合同中對(duì)資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、特殊要求、資料原件及復(fù)印份數(shù)、移交時(shí)間等予以明確規(guī)定;再配合建設(shè)單位的綜合質(zhì)量管理,可為得到高質(zhì)量的竣工文件創(chuàng)造了良好的條件。

(3)收集與歸檔同時(shí)進(jìn)行,工程文件按時(shí)收集,定期向接受單位歸檔,是保證工程文件完整的一個(gè)重要手段。明確現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員對(duì)竣工文件的質(zhì)量責(zé)任,可實(shí)行總工程師負(fù)責(zé)制,并建立健全崗位責(zé)任制及管理制度,對(duì)發(fā)現(xiàn)不合格的文件,堅(jiān)決予以否定,重新補(bǔ)做。配備專業(yè)的資料員,將建設(shè)工程竣工文件收集整理歸檔工作落實(shí)到實(shí)處。

(4)建立健全變更文件材料的形成和管理制度,文件收集與工程建設(shè)同步。做到變更文件材料要收集齊全,分類整理,定量統(tǒng)計(jì)。由于變更文件材料是繪制竣工圖的主要依據(jù),為了確?？⒐D的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可靠,必須重視變更文件的形成質(zhì)量:①應(yīng)按照形成時(shí)間先后順序分別編號(hào),防止在形成、積累、保管、移交等過程中遺失。②竣工圖編制單位必須按照要求,把各種變更文件材料收集齊全,分類整理,并說明變更文件的總件數(shù),以便于查閱,同時(shí)對(duì)變更單要逐一進(jìn)行審查核對(duì),并分別蓋上“已執(zhí)行”或“未執(zhí)行”章,以保證竣工圖編制無誤。③在施工單位繪制竣工圖時(shí),監(jiān)理單位和建設(shè)單位技術(shù)人員要嚴(yán)格履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職能。④竣工圖的編制與施工同步,同步繪制可以保證編繪的準(zhǔn)確,因施工后馬上編繪,記憶清楚,能正確修改,做到符合實(shí)際;保證修改時(shí)間,修改在施工過程中完成,把大量的編繪工作量劃分到整個(gè)施工過程中;保證參加工程建設(shè)的技術(shù)人員親自參加編繪,這不僅能保證竣工圖的質(zhì)量,同時(shí)可以避免當(dāng)一部分施工任務(wù)完成后,施工方部分人員撤離現(xiàn)場(chǎng),而竣工圖無人編繪或由不熟悉現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員編繪,竣工圖不切實(shí)際的局面。

(5)從我國目前質(zhì)量監(jiān)督程序來看,建設(shè)單位可以依靠設(shè)計(jì)單位的技術(shù)力量,審查施工單位編制的竣工圖,檢驗(yàn)設(shè)計(jì)的真實(shí)意圖在施工中有否完整真實(shí)地體現(xiàn),起到質(zhì)量監(jiān)督作用。

(6)檔案部門要提前介入、提供輔導(dǎo)、嚴(yán)格審查,并參加驗(yàn)收。

(7)新形勢(shì)下還要規(guī)范竣工文件編制質(zhì)量,吸收質(zhì)量體系認(rèn)證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化原理,進(jìn)一步理順竣工文件編制管理體系,及時(shí)完善各項(xiàng)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),把建設(shè)工程竣工文件編制歸檔推上一個(gè)新的臺(tái)階。