國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包回顧

張 芳 陳玉玉 （國家圖書館 北京 100081）

為適應信息社會的要求、實施國家圖書館“十一五”規(guī)劃綱要，2007-2009年國家圖書館通過招投標方式對館內俄文圖書卡片回溯工作進行了外包。目前，該項工作已接近尾聲，書目數(shù)據(jù)已全部制作完畢，正處于對制作數(shù)據(jù)的全面檢查驗收階段。本文擬通過對國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的原因、外包工作的開展及質量控制、外包過程中存在的問題及相關注意事項的介紹，增進各界對國家圖書館俄文圖書回溯工作的了解，促進資源的利用與共享，同時，也希望國家圖書館的經驗能對其他圖書館有一定的借鑒和推動作用。?

1 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的原因

國家圖書館俄文藏書是館內外文藏書的重要組成部分。自上世紀50年代起至2006年底，國家圖書館共收藏俄文及其他小語種圖書621 097冊（件）。這些圖書由12個獨聯(lián)體國家、波羅地海三國及保加利亞、塞爾維亞、馬其頓和我國共19個國家出版，文種共46種。其中，俄文圖書604 431冊，其他文種圖書16 666冊。2003年，國家圖書館俄文圖書采編工作開始使用ALEPH500自動化集成系統(tǒng)（以色列），數(shù)據(jù)格式采用MARC21格式。數(shù)據(jù)制作方式采取自建或通過Z39.50下載俄羅斯國立圖書館的數(shù)據(jù)（年費600美元）。2003-2006年共制作俄文新書書目數(shù)據(jù)22 853種/23 046冊，完成2000-2002年已編目圖書的回溯書目數(shù)據(jù)制作19 642種冊，并補做流通過程中的快速編目數(shù)據(jù)2 570種冊，共計45 065種/45 258冊。

2006年，國家圖書館制訂了本館“十一五”規(guī)劃綱要。其中主要任務為：“有計劃地進行館藏文獻卡片目錄的機讀數(shù)據(jù)轉換”[1]。因國家圖書館俄文圖書采編組共有7名員工，每年承擔約6 000種俄文新書的采編及約5 000種回溯書目數(shù)據(jù)制作等專項工作，無法在余下的4年時間內完成尚留有的57萬多冊圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作工作。為實施國家圖書館“十一五”規(guī)劃，2007年國家圖書館通過招投標方式，與北京社宇科技發(fā)展有限公司簽署合同，完成俄文圖書的回溯書目數(shù)據(jù)制作外包及館藏掛接外包工作。

2 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作的開展

圖書書目數(shù)據(jù)回溯工作是一件細致又煩瑣的工作，特別是小文種圖書。國家圖書館俄文圖書采編工作已進行了將近60年。在此期間，因歷史原因造成加工的俄文和其他小語種圖書在分類體系、著錄規(guī)則、索書號的采用及排架方式上均有較大差異，且同一文種圖書在不同的歷史時期也有較大的變化，因此需要我們去了解、認識，并找到數(shù)據(jù)制作最恰當?shù)谋憩F(xiàn)方式。同時，由于外包公司人員語言水平的局限和制作小語種圖書書目數(shù)據(jù)經驗的缺乏，在前期的調研準備階段及數(shù)據(jù)制作過程中都有大量的問題需要解決，管理及驗收工作任務艱巨。

首先，要摸清家底。2006年國家圖書館便開始對館內需回溯圖書的數(shù)量、排架方式、卡片狀況進行調研。截止到2006年底，國家圖書館尚有1999年以前編目、需制作回溯書目數(shù)據(jù)及館藏掛接（即粘貼條形碼，并通過其將圖書與數(shù)據(jù)連接）的俄文圖書57萬多冊；圖書的排序按編目年代分固定排架和分類排架兩種：1957年以前的圖書按托羅帕夫斯基編制的《十進分類法》進行排序，1958-1974年的按固定排架排序，1975-1999年的按《中國圖書館分類法》排序。為加快速度、保證質量，同時又能在制作回溯數(shù)據(jù)的過程中及時完成館藏掛接，我們選擇了與圖書排架順序一致的卡片目錄為依據(jù)進行俄文圖書回溯工作。因當時俄羅斯國立圖書館1998年以前的回溯書目數(shù)據(jù)數(shù)量較少，故國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作一律采取原始編目的方式。

其次，明確編目原則。國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)的制作遵循《MARC21書目數(shù)據(jù)格式使用手冊》、《西、俄文圖書編目著錄條例》、《俄羅斯編目條例》（俄文版），參考《西文文獻著錄條例》及其他相關標準。卡片回溯原則上要求嚴格依據(jù)卡片信息進行著錄，對目錄卡片中在格式、標識符、著錄及多卷書的處理等方面與現(xiàn)行標準不一致的地方進行修改、刪除、補充或找到其他相對合理的處理方式。如大寫字母僅運用于著錄項目第一個單詞的首字母、專有名詞和題名，單元內容按語法規(guī)則著錄；為便于查重，將叢編題名保留在叢編項中，而將卡片上著錄在叢編題名前的團體機構名稱改著在500字段，并加說明詞“В надзаг.:”（ 題名頁題名上方為 ） ；將卡片上為傳記所做的根查著錄在600字段個人主題附加中，并刪除多余的文字說明“о нем ”（論其）；將其他責任者在700字段作個人名稱附加等。

但針對某些不適宜按現(xiàn)行標準進行著錄的卡片，依舊采取據(jù)實如片著錄的方式處理。如1954-1958年和1975-2002年間編目的卡片，其索取號由分類號加著者號構成，且著者號與標目一致。當文獻有多個責任者時，通常按其第一責任者取著者號。但根據(jù)目前國家圖書館俄文圖書編目規(guī)則，文獻有多個（4個以上，含4個）責任者時，只需將第一責任者在700字段作個人名稱附加即可。在此情況下，在回溯過程中如果一概而論將多個責任者著錄在700字段，勢必造成數(shù)據(jù)中著者號與標目不一致。因此，盡管與現(xiàn)行標準不完全一致，但為了力求數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，我們仍選擇按卡片取多個責任者中的第一責任者作標目。對于俄文多卷書不同于西文圖書的或分散著錄，或集中著錄，而是根據(jù)圖書到館情況擇其連續(xù)卷冊進行集中著錄，采取了尊重卡片的集中著錄方式，既在一定程度上避免了系統(tǒng)內大量書目數(shù)據(jù)重復，又相對集中地對多卷書進行了揭示。

俄文圖書卡片回溯過程中還應注意語言方面的某些特性問題。在將245字段中的其他責任者、會議等在7--字段做附加時，應將這些名稱的變化形式（語法第二格，屬格）還原為第一格（主格）。如245字段著錄為：под ред. А. И.Иванова，700字段應著錄為：Иванов，А. И.，否則責任者的性別就由男人變?yōu)榕肆恕?/p>

另外，俄文字母А、В、Е、К、 М、Н、О、Р、С、Т、Х外形與英文字母相同，但在計算機系統(tǒng)內的編碼完全不同，若編目時在檢索字段著錄混淆，會直接影響系統(tǒng)的查重和檢索。如在索書號中出現(xiàn)錯誤，則會導致數(shù)據(jù)排序與圖書實際排序不一致，給讀者服務和數(shù)據(jù)使用帶來不必要的麻煩。國家圖書館俄文圖書編目所采用的索書號分別為：1954-1958年采用托羅帕夫斯基編的《十進分類法》和哈芙金娜編的《兩位著者號碼表》，1958-1974 年實行圖書固定排架，分類采用《中小型圖書館圖書分類表（草案）》，1975-2002年采用《中國圖書館分類法》和哈芙金娜編的《三位著者號碼表》。在上述分類法和索書號中，除《中小型圖書館圖書分類表（草案）》和《中國圖書館分類法》類號中的字母用英文著錄外，其余分類號、著者號、固定排架號中的字母均應用俄語表示。書目數(shù)據(jù)中ISBN號中的字母、羅馬數(shù)字一律用英文著錄，卷冊號、叢編編號用俄文著錄。

3 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的質量管理

充分發(fā)揮管理的控制職能，通過前期控制、同期控制和反饋控制的綜合運用，建立健全一整套行之有效的管理機制，加強與各方人員的溝通和協(xié)調，使得國家圖書館的俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作在艱難中不斷快速推進。截止到2009年10月底，已順利完成并通過館內驗收的書目數(shù)據(jù)共計447 994余種，國家圖書館館藏俄文圖書卡片目錄已全部實現(xiàn)可機讀，為館內俄文圖書讀者服務工作奠定了堅實的基礎。

俄文文獻資源本身具有的特殊性，使其在外包的過程中遇到了諸多的問題和挑戰(zhàn)：（1）工作任務重、時間緊，要在短短幾年的時間內完成幾十萬條數(shù)據(jù)的制作，壓力之大可想而知；（2）沒有現(xiàn)成的管理模式和經驗可以借鑒，只能摸著石頭過河；（3）外包公司工作人員需要跨越圖書館業(yè)務技能和語言兩大壁壘，培訓任務繁重；（4）卡片目錄和館藏分布情況復雜，文獻年代久遠，信息源不全。

面對上述挑戰(zhàn)，國家圖書館外文采編部成立了專門的回溯工作領導小組，具體負責對外包公司的指導、監(jiān)督、管理，與館內相關部門的溝通、協(xié)調以及與各科組間的配合。在前期控制中，領導小組根據(jù)每年的任務不斷調整和完善外包數(shù)據(jù)的制作標準，并與館業(yè)務管理處就驗收標準達成共識 ；由回溯工作領導小組組織定期和不定期的業(yè)務培訓，加大對外包人員的培訓力度（在前期控制中俄文圖書采編組根據(jù)俄文文種的特點在部門數(shù)據(jù)制作標準和業(yè)務培訓要點中作相應說明）。在同期控制中，第一，與外包公司將工作的完成進度具體約定到月，要求其每月嚴格按時保質保量完成當月回溯任務，對逾期未完成或完成質量不合格部分給予懲罰；第二，實行階段性驗收制度，每月下旬按全年回溯書目數(shù)據(jù)量的一定比例進行驗收，月底向部門和館業(yè)務管理處提交驗收報告，并對報告所附列表中的錯誤進行抽查，檢查是否已及時全部修改完畢；第三，長期由專人對外包工作進度進行跟蹤，防止出現(xiàn)前緊后松的情況，影響數(shù)據(jù)質量。在反饋控制中，不斷積累經驗，定期與外包公司進行溝通和反饋，總結經驗、提出問題，并對問題的解決提出有針對性的解決方案。與此同時，隨著俄文外包工作的不斷推進，國家圖書館更加注重與上級業(yè)務監(jiān)管部門的交流，積極達成各種共識，增加了外包工作的透明度。

4 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作過程中存在的問題

盡管在俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作開始之前已進行了大量調研和精心準備，但今天回頭看俄文回溯工作，仍發(fā)現(xiàn)許多問題。

4.1 卡片信息著錄不全

卡片上的登錄號（即財產號）作為文獻的身份識別代碼未被著錄進書目數(shù)據(jù)，造成卡片信息回溯不全。2003年以前，國家圖書館俄文圖書從采訪到流通都是手工操作，文獻從入藏起的全部相關信息原則上都被集中在唯一對應的登錄號下并記錄在館內俄文圖書采編組保存的俄文圖書登記簿上。如果將登錄號在書目數(shù)據(jù)的適當字段進行著錄，則通過一條書目數(shù)據(jù)即可獲悉一本書的全部信息，無需再去查找卡片，從而真正實現(xiàn)可機讀的目標。但目前由于種種原因未將其著錄進書目數(shù)據(jù)，若在后續(xù)工作中需要查找上機前采訪的某文獻的來源，數(shù)據(jù)里無登錄號指示，不便于利用登錄號進行查賬。

4.2 參考分類號信息著錄不全

上世紀50-60年代，國家圖書館曾使用過俄文全國統(tǒng)一編目卡片。集中編目工作由北京圖書館（1998年更名為國家圖書館）、中國科學院圖書館（2006年更名為中國科學院國家科學圖書館）、中國人民大學圖書館等單位合作，由全國第一中心圖書館委員會統(tǒng)一組織領導下的俄文統(tǒng)一編目組完成[2]。卡片的編制以來自蘇聯(lián)的卡片為基礎，卡片底端居中或靠右位置加打《中小型圖書館圖書分類表（草案）》分類號、《中國科學院圖書館圖書分類法簡表》分類號和《中國人民大學圖書館圖書分類法》分類號等本地信息。由于工作經驗和業(yè)務水平有限，加之回溯文獻涉及的年代久遠、情況復雜，以致回溯之初我們誤將卡片上的《中國科學院圖書館圖書分類法簡表》分類號與《中國人民大學圖書館圖書分類法》分類號認作是俄羅斯某時期的特殊分類號，因此并未要求全部著錄進書目數(shù)據(jù)，造成文獻分類信息回溯不完整，甚至可能會給其他機構參考館內數(shù)據(jù)造成一定程度的不便。

4.3 早期部分卡片上信息不全，很多書目數(shù)據(jù)的必備項目完全空缺。

我們在操作時要求外包公司回溯人員按卡片實際情況進行回溯。如果卡片上無出版信息，則260字段如是著錄：＄a [Б. м. : $bб. и. , $cб. г.] ；如果題名不全，則用省略號代替。雖然此種做法就回溯卡片本身而言并無不妥，但從后來的實際應用中逐漸發(fā)現(xiàn)，書目數(shù)據(jù)，尤其是多卷集等文獻的書目數(shù)據(jù)，其中大量描述性信息缺失，加之館藏俄文文獻數(shù)量巨大，因此給使用者通過館內系統(tǒng)進行檢索造成了一定困難。

4.4 外包人員業(yè)務水平有限

外包公司工作人員本身并未接受過系統(tǒng)的編目業(yè)務培訓，且多數(shù)工作人員并未掌握一定的外語技能，加之“外包公司系以營利為目的，造成了其不可能在編目人員配置、業(yè)務能力提高等方面進行長期持續(xù)性的投入”[3]，因此在驗收過程中經常會發(fā)現(xiàn)一些常識性的錯誤，如將題名中所含人名誤當作責任者而著錄進100或700字段；含多部分說明項的題名信息無法分辨如何著錄；因不清楚卡片上某些說明信息的涵義造成著錄錯誤。

4.5 質量評估方式存疑

雖然隨著經驗的不斷積累我們一直在尋找最佳的質量評估手段，但每年的回溯數(shù)據(jù)數(shù)量巨大、任務繁重，所以只能選擇按一定比例進行抽查驗收。國家圖書館業(yè)務管理處外包回溯數(shù)據(jù)驗收考核標準規(guī)定外包回溯數(shù)據(jù)抽驗比例為回溯數(shù)據(jù)總量的10%，但在實際操作中，俄文回溯數(shù)據(jù)外包驗收比例已經達到15%-20%。盡管如此，通過這樣的驗收方法得出的結論是否能真正體現(xiàn)回溯數(shù)據(jù)的質量仍待確認。

5 其他相關問題及注意事項

首先，加強回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的組織安排。圖書回溯工作是一項煩瑣、細致的工作，特別是與外包公司磨合初期。全年安排的工作數(shù)量應適當，工作節(jié)奏緊湊而不忙亂，避免因趕時間、搶工期造成質量難以保障，而后又花大量時間進行校對、修改，造成人力、物力的浪費。另外，館內各部門應全力協(xié)調、統(tǒng)一管理、標準一致，共同做好外包工作。

其次，在整個回溯外包工作的過程中，具體業(yè)務科組與外包公司的配合與協(xié)作也同樣重要。如國家圖書館俄文圖書采編組在俄文圖書回溯外包的前期，為提高外包公司人員數(shù)據(jù)制作速度與質量，向外包編目人員提供了館內工作人員長期以來積累的參考資料。如國家圖書館俄文采編組常用小語種代碼、國家代碼、地區(qū)代碼等。為便于外包公司人員著錄相關字段，將俄語單詞словарь（詞典）、энциклопедия（百科）、справочник（手冊）、конг ресс（會議）、библиография（書目）、указатель（索引） 等，以及俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作中細節(jié)的處理方式均體現(xiàn)在館內《外文采編部外包回溯數(shù)據(jù)MARC21格式要點說明》中，對外包公司更好地開展工作起到了一定的幫助、促進作用。

最后，加強外包人員規(guī)章制度的管理。嚴格執(zhí)行卡片目錄屜的交接手續(xù)，保證卡片不丟失及正確排序；掛接過程中圖書不能直接碼放在地面上，掛接完成后應將圖書正確歸架并擺放整齊；嚴格執(zhí)行書庫管理規(guī)定，嚴禁攜帶各種易燃、易爆等危險物品及食品入庫，保證用電安全，禁止大聲喧嘩，保持環(huán)境衛(wèi)生，不能將圖書條形碼隨處胡貼亂扔。

總之，國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包并非一帆風順，期間經歷了許多曲折，各種編目規(guī)則、標準的運用及規(guī)章制度的制訂也是一個不斷摸索完善的過程?？傮w來講，雖然該項工作目前還存在著一些問題，但成績是顯著的，效果是明顯的。首先，讀者通過因特網可以查詢本館采編的全部俄文圖書，增強了圖書檢索的便利性和圖書本身的利用率；其次，本館工作人員在新書的采選過程中也能在系統(tǒng)中查重，避免或減少再版書、重印書的采選，以增加采選品種，提高采選質量；最后，目前國內許多圖書館俄文圖書新書少、舊書多。五六十年代國內圖書館普遍使用全國性集中編目的俄文統(tǒng)一編目卡片，國家圖書館俄文卡片回溯外包的經驗或許對其他圖書館有一定的借鑒和參考意義。

[1]國家圖書館“十一五”規(guī)劃綱要[EB/OL].[2009-08-09].http://www.nlc.gov.cn/service/gygt_ghgy.htm.

[2]宋繼忠. 集中編目[EB/OL].[2009-08-09].http://www.czks.com/lib/name/nn10.htm.

[3]趙伯興, 戴行德. 論編目業(yè)務外包環(huán)境下的書目質量控制[J].國家圖書館學刊,2008(4):79.