一個(gè)基于比例的經(jīng)費(fèi)分配方法及其在溫莎大學(xué)的發(fā)展與應(yīng)用

●陳 杰，孫忠貴編譯

（聊城大學(xué) a．圖書館，b．?dāng)?shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院，山東 聊城 252059）

1 概況

溫莎大學(xué)是一所中等規(guī)模的綜合性大學(xué)，建立于1857年，最初是宗教性機(jī)構(gòu)——圣母學(xué)院，從1963年起，包括以前的幾所獨(dú)立的學(xué)院在內(nèi)，該學(xué)院成為一所公共性大學(xué)。Leddy圖書館作為學(xué)校的主要圖書館，承擔(dān)著為9個(gè)院系、140多門本科和研究生課程、9個(gè)教育合作機(jī)構(gòu)、1.6萬(wàn)余名全日制和非全日制學(xué)生服務(wù)的任務(wù)。PaulMartin法律圖書館是學(xué)校的第二圖書館，主要是為法律系的師生服務(wù)。這兩個(gè)圖書館的經(jīng)費(fèi)是分開管理的，本文主要論述的是Leddy圖書館的情況。

20世紀(jì)80年代中期以前，Leddy圖書館的經(jīng)費(fèi)是按院系分配的。即預(yù)算經(jīng)費(fèi)到達(dá)圖書館后再按照院系的設(shè)置進(jìn)行分配。預(yù)算經(jīng)費(fèi)分成兩個(gè)主要項(xiàng)目：專著和期刊。其中專著又進(jìn)一步細(xì)分為三項(xiàng)資金：確認(rèn)訂單、長(zhǎng)期訂單和批準(zhǔn)計(jì)劃。在這三項(xiàng)資金中，不是所有的學(xué)科都會(huì)有批準(zhǔn)計(jì)劃，而是由學(xué)科專家慎重分配本學(xué)科領(lǐng)域的專項(xiàng)資金。隨著專業(yè)課程和院系的發(fā)展壯大，溫莎大學(xué)已經(jīng)從一個(gè)小小的文科學(xué)院變成一個(gè)綜合性大學(xué)，重點(diǎn)放在汽車工程、環(huán)境科學(xué)和社會(huì)公平這三個(gè)處于研究頂峰的領(lǐng)域。在90年代中期，圖書館設(shè)立了第三個(gè)預(yù)算項(xiàng)目——主要是針對(duì)電子資源的。最初，電子資源的經(jīng)費(fèi)預(yù)算比較少，現(xiàn)在它大約占Leddy圖書館經(jīng)費(fèi)的3/4。

多年來，隨著機(jī)構(gòu)和環(huán)境的變化，預(yù)算經(jīng)費(fèi)的分配制度只做了很小的調(diào)整?；趫D書館預(yù)算和學(xué)校需求之間的差異，Leddy圖書館2005—2009年的戰(zhàn)略計(jì)劃規(guī)定徹底審查圖書館的藏書預(yù)算。首要?jiǎng)訖C(jī)是確保預(yù)算方面的支出能以最有效的方式滿足教師和學(xué)生的教學(xué)研究需要。更具體地說，它是一個(gè)公認(rèn)的需求問責(zé)制和透明的預(yù)算程序?，F(xiàn)在大學(xué)的課程、入學(xué)情況、學(xué)術(shù)資料的出版發(fā)行都出現(xiàn)了重大變化，所有這些因素也都要求必須對(duì)Leddy圖書館的預(yù)算經(jīng)費(fèi)分配進(jìn)行徹底審查。

2 組建經(jīng)費(fèi)分配工作組

2005年2月，在藝術(shù)與人文、經(jīng)濟(jì)和商業(yè)、科學(xué)、社會(huì)科學(xué)這些學(xué)科中挑選有藏書經(jīng)驗(yàn)的圖書館員組成了經(jīng)費(fèi)分配工作組，他們負(fù)責(zé)審查并向館長(zhǎng)與行政管理人員報(bào)告有關(guān)的預(yù)算經(jīng)費(fèi)情況。在2005年1月挑選小組成員之前，查閱內(nèi)容已經(jīng)公布給所有從事藏書工作的圖書館員。從這個(gè)意義上說，相關(guān)文獻(xiàn)查閱是該項(xiàng)工作的起點(diǎn)。

3 相關(guān)文獻(xiàn)

在圖書館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算及其分配方法方面，已有大量相關(guān)文獻(xiàn)存在。其研究范圍從有多少圖書館（機(jī)構(gòu)）使用一種或多種經(jīng)費(fèi)分配方法的一般問題，到具體分配方法在個(gè)別機(jī)構(gòu)的發(fā)展及應(yīng)用。

3.1 分配方法使用

40年代初，Muller在他的研究中發(fā)現(xiàn)，有73.3%的學(xué)校圖書館，其預(yù)算是分配給所屬學(xué)校的院系；70年代初期，Greaves調(diào)查美國(guó)東南部高校圖書館時(shí)發(fā)現(xiàn)，這一數(shù)據(jù)變?yōu)?7.5%，有所下降。Budd和Adams指出，通過上述兩項(xiàng)調(diào)查，所要闡明的是，過去一些年中，大多數(shù)高校圖書館是否使用某種特定經(jīng)費(fèi)分配原則。Budd和Adams還調(diào)查了834所高校圖書館（它們的年經(jīng)費(fèi)支出都在10萬(wàn)美元以上），調(diào)查問題主要涉及這些圖書館是否在使用某種經(jīng)費(fèi)分配方法，圖書館方面對(duì)使用的經(jīng)費(fèi)分配方法是否滿意。他們調(diào)查的信息反饋率較低（約為42.8%，即357所圖書館對(duì)調(diào)查給予了反饋），然而，40.6%的反饋者表明他們確實(shí)在使用某種經(jīng)費(fèi)分配方法。并且在這些反饋者中有77.5%的圖書館對(duì)他們所使用的經(jīng)費(fèi)分配方法表示滿意，22.5%表示不滿意。另外，值得注意的是，這項(xiàng)調(diào)查的范圍比較廣，調(diào)查對(duì)象從入學(xué)人數(shù)少于1000人的小型學(xué)院到入學(xué)人數(shù)超過30000人的大型高校均有涉獵。

3.2 分配方法的要素

Budd和Adams的研究還要追溯到歷史上學(xué)校圖書館的經(jīng)費(fèi)分配方法。1936年在Hekhuis的文章中提出了一個(gè)以學(xué)生學(xué)習(xí)時(shí)間（包括低年級(jí)和高年級(jí)）和院系提供的課程為要素的分配方法。Stetson繼承和發(fā)展了Hekhuist的理論，他在分配方法中仍采用了相類似的要素，但對(duì)不同要素的權(quán)重進(jìn)行了調(diào)整。事實(shí)上關(guān)于經(jīng)費(fèi)以何種分配方法最客觀、分配方法應(yīng)采用那些變量（要素）的爭(zhēng)論從來就沒有停止過。

Tuten和Jones研究的目的是明確各種經(jīng)費(fèi)分配方法中的共同要素，并就這些分配方法在小型院校圖書館的應(yīng)用提供指導(dǎo)。為此，他們調(diào)查了273所學(xué)院的圖書館（全日制學(xué)生人數(shù)從1000名到5000名不等），收到了70%的反饋，這其中40%在使用某種形式的分配原則。他們的調(diào)查內(nèi)容還包括：經(jīng)費(fèi)分配方法中預(yù)算/資金供應(yīng)情況；公眾/機(jī)構(gòu)對(duì)分配方法的知情度；分配方法的執(zhí)行情況和要素（特別兼顧了各種分配方法的共同要素）和修訂分配方法的頻率。此外，該調(diào)查研究還包括各種分配方法在圖書館應(yīng)用中的實(shí)際案例。還有一些研究涉及到圖書館在學(xué)科建設(shè)中的重要性，期刊和專著在學(xué)科建設(shè)中的重要性及學(xué)位授予的數(shù)量、層次在學(xué)科建設(shè)中的重要性。

除了上述調(diào)查研究，還有許多文章研究一些經(jīng)費(fèi)分配方法在具體圖書館中的發(fā)展及應(yīng)用，這些圖書館的規(guī)模有大有小。Donna Packer的文章是很有用的一個(gè)實(shí)例。她通過表格簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)了一些研究案例，并給出了各種變量、問題模型、資金單位和分配方法所涉及的材料。最近，KittiCanepi研究分析了28種經(jīng)費(fèi)分配方法，發(fā)現(xiàn)這些方法中最重要的因素是：學(xué)生人數(shù)、材料的成本/價(jià)格、全校人員使用/流通的數(shù)量。

4 專著經(jīng)費(fèi)分配方法

起初，經(jīng)費(fèi)分配方法只適用于Leddy圖書館的專著預(yù)算。和其他圖書館一樣，由于印刷版期刊正處于轉(zhuǎn)型狀態(tài)，所以近幾年來，該圖書館已經(jīng)取消了印刷版期刊的購(gòu)置，轉(zhuǎn)為利用電子期刊。大多數(shù)電子期刊均通過專門的電子資源資金支付，不再占用專項(xiàng)資金。

應(yīng)用專著經(jīng)費(fèi)分配資金時(shí)，要先排除那些和學(xué)校專業(yè)設(shè)置無(wú)關(guān)的參考書、珍貴的書籍和特殊收藏的圖書、政府文件。一般專著資金主要用于收集圖書館學(xué)和高等教育以及被圖書館員確定的重點(diǎn)學(xué)科的圖書。工作組提議每個(gè)年度根據(jù)圖書館員提出的建議制定出這四項(xiàng)資金的分配方法。第五項(xiàng)資金是購(gòu)置有關(guān)加拿大的各種資料。

其它專著的預(yù)算經(jīng)費(fèi)會(huì)根據(jù)發(fā)展情況分配給各專業(yè)學(xué)科。學(xué)科專家負(fù)責(zé)和確定如何分配本院系的經(jīng)費(fèi)。他們確立了以比例為基礎(chǔ)的經(jīng)費(fèi)分配方法，使用比例經(jīng)費(fèi)分配方法具有較強(qiáng)的靈活性，理解起來較為簡(jiǎn)單，實(shí)施也更容易。它包括五個(gè)因素：本科生人數(shù)、研究生人數(shù)、教師人數(shù)、圖書流通量以及圖書的價(jià)格。

4.1 本科生人群

目前，大學(xué)生作為一個(gè)群體是圖書館最大的用戶。對(duì)本科生人數(shù)我們?cè)O(shè)定了三個(gè)測(cè)量數(shù)據(jù)：人頭數(shù)、全日制學(xué)生人數(shù)、同等學(xué)歷學(xué)生人數(shù)。本科生使用圖書館主要是專業(yè)課程的需求，在經(jīng)費(fèi)分配中，本科生占35%（按五年的平均值算）。

4.2 研究生人群

研究生大約占溫莎大學(xué)學(xué)生總數(shù)的10%，他們相對(duì)于本科生來說，是更重要的圖書館用戶。在經(jīng)費(fèi)分配方法中，他們?cè)谘芯可側(cè)藬?shù)和全日制學(xué)生人數(shù)中選擇全日制研究生人數(shù)作為研究生的代表，其經(jīng)費(fèi)分配占分配方法的10%（按五年的平均值算）。

4.3 教職工人群

雖然在數(shù)量上和學(xué)生相比，教職工人數(shù)較少，但由于教學(xué)和科研的需要，教職工仍然是圖書館用戶中的重要人群。他們只選擇全職的教職工，其經(jīng)費(fèi)分配在分配方法中占5%（按五年的平均值算）。雖然5%看上去很少，但是它比學(xué)生在全部用戶中占有的價(jià)值還要大。

基于這三個(gè)因素的分配方法要占總分配方法的50%。

4.4 圖書的流通量

不同的學(xué)科使用圖書館是不同的，圖書的流通數(shù)據(jù)會(huì)有所不同。最初，他們的評(píng)估是基于國(guó)會(huì)圖書館分類法進(jìn)行的，后來證明是行不通的。圖書館中太多的學(xué)科并不符合資金所能代表的部分，同樣，一些跨學(xué)科的專業(yè)在國(guó)會(huì)圖書館分類法中并沒有預(yù)留分類，它們的資料都被分散在別的學(xué)科下面。所以，通過評(píng)估流通數(shù)據(jù)，他們認(rèn)為應(yīng)在特定資金項(xiàng)目中購(gòu)買這些資料。他們選擇資金資助課題所需的圖書的流通數(shù)據(jù)。這樣做的優(yōu)勢(shì)在于，可以為分配方法在實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中找到基礎(chǔ)，也可以為評(píng)估圖書館收藏圖書是否合乎專業(yè)設(shè)置找到依據(jù)。在分配方法中圖書的流通量占40%(按八年的平均值算)。

4.5 圖書的價(jià)格

在不同的學(xué)科之間，圖書的價(jià)格差異是很大的。有多種方法可以檢查不同學(xué)科之間圖書的價(jià)格，在書商提供圖書價(jià)格數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，靠經(jīng)驗(yàn)來選擇。為了使圖書價(jià)格更為精確，使用實(shí)際支付價(jià)格。在過去的五年中，他們使用的是平均價(jià)格，這一價(jià)格有逐漸增長(zhǎng)的趨勢(shì)。被選定的平均價(jià)格，中和了那些偶然購(gòu)買的（或經(jīng)常）非常昂貴或非常低廉的圖書價(jià)格之差。圖書的價(jià)格在分配方法中占10%。

4.6 其他相關(guān)因素

為了評(píng)估在分配方法中一些變量所產(chǎn)生的影響，他們制定了一個(gè)可以測(cè)試多種模型的電子表格。他們注意到雖然改變?nèi)魏巫兞慷紩?huì)引起最后結(jié)果的變化，但是總的趨勢(shì)應(yīng)是相同的。具體地說，某些院系的資金（特別是數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、工程學(xué)院中的五個(gè)工程科系資金）將會(huì)顯著增加，而其他（英語(yǔ)、歷史、語(yǔ)言）將會(huì)有明顯減少。在不同的模型中，不穩(wěn)定的資金一般來說是最少的，起到的影響也較小。至于為工程學(xué)院中不同科系設(shè)立的五項(xiàng)資金中出現(xiàn)極端的情況也是很小的。將這些資金和分配方法的實(shí)際使用進(jìn)行綜合分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)，人數(shù)在這方面起很大的作用，例如工程學(xué)院的分配資金得到了很大的提升，歸根到底是學(xué)生人數(shù)增加所致。

為了進(jìn)一步減輕潛在的不利分配的因素影響，學(xué)校將對(duì)分配方法嚴(yán)格執(zhí)行，第一個(gè)財(cái)政年度，任何經(jīng)費(fèi)都不會(huì)下降到最基本的配給（基本配給從2005/2006財(cái)政年度開始）。根據(jù)分配方法，只有他們的基本預(yù)算大大超過2005/2006基本配給的才能在2006/2007財(cái)政年度給予增加。

圖書館一直遵循把38000美元作為一次性資金的投入，工作組認(rèn)識(shí)到分配方法產(chǎn)生的功效可能會(huì)出現(xiàn)的比較慢，會(huì)給擬定的新計(jì)劃帶來影響，所以他們還建議把38000美元作為支持新的學(xué)科購(gòu)置方案，在適當(dāng)?shù)那闆r下進(jìn)行一次性購(gòu)買。

5 結(jié)論

近幾年來，由于期刊和電子資料的費(fèi)用增長(zhǎng)所帶來的經(jīng)費(fèi)預(yù)算上的壓力，專著資金已經(jīng)被壓縮，因此工作組建議，在分配方法執(zhí)行的第一年，圖書館的專著資金應(yīng)有10萬(wàn)美元（19%）的顯著增加。這10萬(wàn)美元不僅彌補(bǔ)了一些過去的失誤，還在一定程度上對(duì)那些長(zhǎng)期以來就缺少資金的學(xué)科領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了重新分配。工作組還建議，在未來幾年，整體預(yù)算中的20%應(yīng)增加到專著的基本預(yù)算中去，這就意味著專著預(yù)算會(huì)有大約5%的增加。今后的增長(zhǎng)將會(huì)隨分配方法執(zhí)行的情況而定，但要考慮到專著預(yù)算的重點(diǎn)會(huì)逐漸改變，以便使投入的資金更準(zhǔn)確。另外，工作組的報(bào)告建議成立一個(gè)經(jīng)費(fèi)分配咨詢委員會(huì)，它的成員將會(huì)審查專著預(yù)算分配方法的實(shí)施情況，并確定所要進(jìn)行的一些微調(diào)情況。全面審查將在第二年進(jìn)行，如果這些建議能被采納和實(shí)施，專著預(yù)算的分配方法將會(huì)每5年審查一次。

展望未來，咨詢委員會(huì)還將考慮到影響預(yù)算分配進(jìn)展的其他方面的發(fā)展，如迅速增長(zhǎng)的數(shù)字化內(nèi)容和趨勢(shì)對(duì)聯(lián)合采購(gòu)預(yù)算具有巨大的影響。在Leddy圖書館，按比例分配經(jīng)費(fèi)的聯(lián)合采購(gòu)（包括全國(guó)或省）近年來增長(zhǎng)得很快。直到最近，大多數(shù)的聯(lián)合采購(gòu)購(gòu)買了完整的雜志軟件包，盡管成套產(chǎn)品中會(huì)包含一般圖書館都不會(huì)購(gòu)買的部分。出版商現(xiàn)在開始提供類似“大交易”的電子圖書軟件包，Leddy圖書館已經(jīng)擁有幾千個(gè)網(wǎng)上圖書館，在2007年，他們通過購(gòu)買電子書平臺(tái)擴(kuò)大了館藏電子圖書的數(shù)量。在大多數(shù)情況下，購(gòu)買是按學(xué)科主題進(jìn)行的，對(duì)一些學(xué)科來說，電子圖書和印刷版圖書之間的差距已經(jīng)很小了。應(yīng)當(dāng)看到電子圖書發(fā)展的潛力，可用的大型、跨學(xué)科的軟件包的數(shù)量增長(zhǎng)都是十分突出的，與印刷版圖書相比較，電子圖書這一固有特征將會(huì)對(duì)專著資金的分配方法構(gòu)成挑戰(zhàn)。

（本文譯自：AnneKaay，PeterZimmerman．Thedevelopmentand application ofa unique percentage-based allocations［J］．LibraryCollections，Acquisitions，&TechnicalServices，2008 （32）：92－96）