以培訓(xùn)申請制破解中小企業(yè)培訓(xùn)難題

● 趙欣

對于中小企業(yè)的人力資源管理者來說，存在著企業(yè)與員工目標不一，員工需求分散，培訓(xùn)難于計劃、組織、管理，培訓(xùn)經(jīng)費缺口很大等等難題。中小企業(yè)既沒有條件照搬百事可樂強勢文化的培訓(xùn)模式，也無力建立IBM式的企業(yè)大學(xué)，更無法承擔(dān)核心員工流失的培訓(xùn)風(fēng)險,從而企業(yè)的培訓(xùn)管理陷入困境。

這種狀況如何應(yīng)對？筆者總結(jié)多年來的管理咨詢經(jīng)驗，在本文中提出培訓(xùn)申請制，嘗試破解中小企業(yè)培訓(xùn)管理難題，使培訓(xùn)能夠為企業(yè)盈利與員工發(fā)展服務(wù)。

一、中小企業(yè)的培訓(xùn)管理難題

1.中小企業(yè)與員工目標不一，且員工需求分散，培訓(xùn)難于計劃、組織。市場競爭中，中小企業(yè)為了取得優(yōu)勢，一般采取差異化戰(zhàn)略，將其核心產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)以及相應(yīng)的管理模式區(qū)別于同行業(yè)其他企業(yè)。因此，中小企業(yè)更需要專門人才，更強調(diào)培訓(xùn)的專業(yè)性、區(qū)別于競爭者的。但對員工來說，由于面臨著更為嚴峻的就業(yè)環(huán)境與失業(yè)壓力，他們更愿意參加諸如計算機認證、職稱英語等獲得勞動力市場廣泛認可、通用性較強的培訓(xùn)計劃。這使得管理者與員工在培訓(xùn)項目上的選擇難以取得一致。另外，中小企業(yè)員工需求多樣且較為分散，不成規(guī)模，難于集中安排。

2.中小企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱，管理人員“按圖索驥”，員工消極抵制，培訓(xùn)難以開展。我國中小企業(yè)脫胎于改革開放初期的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，管理基礎(chǔ)較為薄弱。人力資源管理及培訓(xùn)相關(guān)工作流程、激勵制度的缺失、制度流程間不相容現(xiàn)象的存在，使得培訓(xùn)管理無章可循，培訓(xùn)活動步步維艱。經(jīng)常是人力資源管理者按照“教科書”中的流程制定計劃、組織培訓(xùn)，員工則以“工作忙、走不開”為由請假不去；人事部門追求培訓(xùn)到課率，強制要求員工參加，卻發(fā)現(xiàn)教室里仍有相當比例的空位；那些較為“聰明”的管理者，采用將員工培訓(xùn)出勤情況作為考核指標且與薪酬掛鉤的策略，能明顯提高員工的到課率，卻對員工身在課堂、心從旁物的情況無計可施。

3.相對員工的潛在需求而言，中小企業(yè)培訓(xùn)經(jīng)費缺口很大。中小企業(yè)員工與大型企業(yè)員工相比，在獲得相當水平的薪酬后，缺少的正是與其職業(yè)發(fā)展緊密相關(guān)的培訓(xùn)。在人員基數(shù)較少的中小企業(yè)，培訓(xùn)經(jīng)費很少，再考慮到培訓(xùn)相關(guān)的間接支出，直接用于員工培訓(xùn)的經(jīng)費一般都低于規(guī)定比例。而且在經(jīng)濟不景氣時，管理層會將培訓(xùn)費作為成本費用控制與壓縮的對象。可以說培訓(xùn)經(jīng)費是中小企業(yè)人力資源部門開展培訓(xùn)工作的瓶頸。

4.中小企業(yè)與其員工面臨更大的培訓(xùn)風(fēng)險。由于員工數(shù)量較少、銷售額較低、資產(chǎn)規(guī)模不大，中小企業(yè)在抵御培訓(xùn)相關(guān)的人才流失風(fēng)險、專業(yè)技術(shù)泄密風(fēng)險、培訓(xùn)預(yù)期收益風(fēng)險方面能力很弱。常見的情況是：為員工支付了大額的培訓(xùn)費用，而已完成培訓(xùn)的核心員工卻流向了競爭企業(yè)或自立門戶，這對于中小企業(yè)幾乎是一種致命的打擊。同樣，員工參加培訓(xùn)需要投入時間、精力，某些時候還要做出犧牲，比如放棄公共假期、放棄眼前的獎勵或晉升的機會等。如果市場環(huán)境發(fā)生變化，“船小好調(diào)頭”的中小企業(yè)一旦改變原有計劃和項目，則員工辛苦所學(xué)將無用武之處，其個人利益受損。

培訓(xùn)收益的存在是中小企業(yè)培訓(xùn)管理的基礎(chǔ)，而組織協(xié)調(diào)難、管理成本高、員工積極性低、培訓(xùn)資金缺口大以及培訓(xùn)風(fēng)險的存在則是“攔路虎”。破解這些難題，要有廣闊的理論視野與不斷創(chuàng)新的勇氣。

二、培訓(xùn)申請制的提出

本文旨在遵循制度管理的理念，針對中小企業(yè)培訓(xùn)管理難題，在培訓(xùn)需求確定、培訓(xùn)項目實施、培訓(xùn)經(jīng)費使用、培訓(xùn)效果評估及培訓(xùn)風(fēng)險規(guī)避等環(huán)節(jié)進行制度設(shè)計。該制度的核心內(nèi)容是員工主動申請、企業(yè)按需審批，取其新意命名為培訓(xùn)申請制。該制度有以下幾個特點：

1.變培訓(xùn)管理中的命令、計劃為開放式申請。領(lǐng)導(dǎo)“拍腦袋”決定與簡單的員工調(diào)查這兩種中小企業(yè)培訓(xùn)計劃編制的常用方法，無法將企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃與員工發(fā)展目標結(jié)合起來。培訓(xùn)申請制以企業(yè)戰(zhàn)略、人力資源規(guī)劃、內(nèi)外部招聘計劃等為需求框架，允許員工基于實際崗位工作需求、結(jié)合自己所掌握的各種信息提出符合個人口味的培訓(xùn)項目申請。這既符合企業(yè)培訓(xùn)的根本目的，又充分考慮了員工需求多樣化且較為分散、難以集中組織的實際情況；另外，培訓(xùn)申請制還將培訓(xùn)管理中的信息搜集職責(zé)轉(zhuǎn)移到員工身上，無形中減輕了人力資源部的事務(wù)性工作負擔(dān)。

2.變被動培訓(xùn)員工為員工自主選擇培訓(xùn)。傳統(tǒng)的培訓(xùn)管理流程使得員工更多的是被動接受培訓(xùn)項目。培訓(xùn)申請制下，企業(yè)只需確立基本原則，只要申請言之成理，實際的培訓(xùn)項目完全由員工自己計劃和安排。比較而言，員工獲得了較多的自主權(quán)，必然會產(chǎn)生較強的培訓(xùn)動機，提高對培訓(xùn)課程的興趣、理解力及學(xué)習(xí)努力程度。

3.變無監(jiān)管的旅游、消費為有目的、高效率的學(xué)習(xí)?！芭嘤?xùn)必去風(fēng)景名勝地”似乎已成為企業(yè)培訓(xùn)活動的慣例，諸如此類的在職消費嚴重消耗著中小企業(yè)為數(shù)不多的培訓(xùn)經(jīng)費。培訓(xùn)申請制引入審批機制，為人力資源管理部門提供了有效的培訓(xùn)管控工具，可以規(guī)范培訓(xùn)經(jīng)費的使用，使得有限的資金產(chǎn)生最大的效益。

4.變高風(fēng)險投資為高素質(zhì)員工、高盈利企業(yè)。很多中小企業(yè)為解決培訓(xùn)風(fēng)險問題出臺硬性規(guī)定，例如對參與外訓(xùn)的人員設(shè)置工齡要求、對參訓(xùn)后若干年內(nèi)辭職、離職的人員規(guī)定賠償措施等等。此類措施雖然降低了企業(yè)的培訓(xùn)風(fēng)險，但也阻礙了培訓(xùn)的發(fā)展。培訓(xùn)申請制可以有效控制投資風(fēng)險。按照知識的通用性將培訓(xùn)分類，那些不但對本企業(yè)有用而且對其他企業(yè)也有用的通用知識培訓(xùn)，主要由員工個人承擔(dān)培訓(xùn)責(zé)任并支付培訓(xùn)成本；那些只對本企業(yè)有用而對其他企業(yè)用途很少或根本無用的非通用知識培訓(xùn)，主要由企業(yè)負責(zé)并支付培訓(xùn)成本。培訓(xùn)申請制可以最大化地擴大培訓(xùn)收益，引入培訓(xùn)成果轉(zhuǎn)化管理。鼓勵參加外訓(xùn)的員工結(jié)合工作實際展開內(nèi)訓(xùn)，使中小企業(yè)花一個人的培訓(xùn)費用提高全體人員的知識技能。這些規(guī)定，為那些參加“冷門”培訓(xùn)的員工提供了基本保障，為員工通過培訓(xùn)獲取更多個人收益提供了“綠色”通道。

三、培訓(xùn)申請制實例

某中型工業(yè)企業(yè)，年收入1.2個億，內(nèi)部包括研發(fā)、設(shè)計、采購、生產(chǎn)、檢驗、銷售各流程，設(shè)有質(zhì)量、人事、財務(wù)、資產(chǎn)、安全等職能部門，員工700余人，涉及近30個專業(yè)，涵蓋博士、碩士、本科、大專、中專、技校各學(xué)歷層次。該企業(yè)員工認為人力資源部門開展培訓(xùn)需求調(diào)查不過是“走形式”，對于企業(yè)提供的培訓(xùn)項目、培訓(xùn)課程也很少參加。年終考評時，各部門對人力資源部的培訓(xùn)管理頗有微詞，認為其效率低下，效果不佳。該企業(yè)的培訓(xùn)主管對此感到委屈：自從出現(xiàn)受訓(xùn)研發(fā)人員跳槽事件后，公司削減了培訓(xùn)開支，加強了計劃控制，此條件下仍正常開展培訓(xùn)已屬不易，卻得不到員工的理解和支持。為解決上述問題，結(jié)合該公司實際情況，遵循培訓(xùn)申請制的基本設(shè)計思路，制定公司培訓(xùn)申請制如下：

××公司培訓(xùn)申請制度（節(jié)選）

總則為進一步規(guī)范培訓(xùn)經(jīng)費的使用、完善公司的培訓(xùn)管理制度，提高在職人員素質(zhì)與技能,改善工作績效，依據(jù)國家《企業(yè)職工培訓(xùn)規(guī)定》、《職業(yè)技能培訓(xùn)和鑒定條例》的相關(guān)規(guī)定，制定本制度。

原則堅持公開、公平、公正的原則，堅持依法辦事、規(guī)范有序的原則。

范圍本辦法適用于××公司全體員工。

組織成立培訓(xùn)管理領(lǐng)導(dǎo)委員會，由公司領(lǐng)導(dǎo)層組成，負責(zé)培訓(xùn)管理制度的審定及重大決策，負責(zé)年度培訓(xùn)預(yù)算的審批、年終工作報告的審議，負責(zé)培訓(xùn)申請中的爭議的裁決；

成立培訓(xùn)申請審核委員會，由公司內(nèi)、外專家組成，定期召開會議，討論外部培訓(xùn)申請的評審原則及細則，負責(zé)員工培訓(xùn)申請書的審核，按規(guī)定給出是否支持該員工參與此培訓(xùn)項目的具體建議；

成立培訓(xùn)申請管理辦公室，由公司人力資源部相關(guān)人員組成，負責(zé)培訓(xùn)申請相關(guān)的信息發(fā)布、申請受理、初步審查、培訓(xùn)經(jīng)費使用管理、培訓(xùn)效果評估等具體事務(wù)。

員工申請的要求

公司員工可根據(jù)人力資源管理部門發(fā)布的崗位人員需求信息，撰寫培訓(xùn)申請書，向公司申請培訓(xùn)經(jīng)費資助，參加外部培訓(xùn)，申請要求如下：

①員工所申請的外部培訓(xùn)項目必須與人力資源管理部門發(fā)布的人力資源規(guī)劃、年度計劃、內(nèi)部招聘計劃及崗位人員需求信息相符合，不在上述文件范圍內(nèi)的或與之無關(guān)的培訓(xùn)申請不予受理；

②培訓(xùn)申請書必須寫明培訓(xùn)項目的承辦機構(gòu)、項目名稱、大致內(nèi)容、時間起止、所需經(jīng)費以及預(yù)計效果（培訓(xùn)效果的具體形式可以是權(quán)威機構(gòu)頒發(fā)的證書、獲得某項任職資格、能夠承擔(dān)某項具體工作、攻克某項難題、在公司內(nèi)部開展內(nèi)訓(xùn)）；

③培訓(xùn)申請書必須寫明申請人的性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)、現(xiàn)崗位、近期個人績效情況、以往參加培訓(xùn)情況等，對自身是否適應(yīng)培訓(xùn)要求、能否達到培訓(xùn)目的做出闡述；

④申請人將外部培訓(xùn)申請書提交給公司培訓(xùn)申請管理辦公室，領(lǐng)取回執(zhí)，等待通知。

培訓(xùn)申請的審批

公司培訓(xùn)申請管理辦公室（可設(shè)在人力資源部）負責(zé)受理員工的培訓(xùn)申請書，對其進行審批。員工培訓(xùn)申請的審核要點如下：

①公司培訓(xùn)申請管理辦公室負責(zé)對外部培訓(xùn)項目的真實性進行審查，即核實培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)經(jīng)費；

②公司培訓(xùn)申請管理辦公室負責(zé)對外部培訓(xùn)項目的風(fēng)險性進行審查，即對申請書所述的培訓(xùn)預(yù)計效果的具體形式進行審核，對該形式能否有效反映培訓(xùn)效果做出判斷；

③公司培訓(xùn)申請管理辦公室（或人力資源管理部門）聘請公司內(nèi)、外專家，按專業(yè)形成評審專家?guī)欤ㄆ诰S護更新，以確保評審機制的有效運行；

④公司培訓(xùn)申請管理辦公室將培訓(xùn)申請書匯總后，匿名提交給相關(guān)專業(yè)的3-5名專家進行評審。單人單次培訓(xùn)經(jīng)費在1萬元以下的，由3名專家審核；單人單次培訓(xùn)經(jīng)費在1萬元以上的（5萬元以下），由5名專家審核；

⑤專家對培訓(xùn)項目是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略及人才需求做出判斷；由專家對該申請人自身條件是否符合培訓(xùn)要求做出評估；

⑥公司培訓(xùn)申請管理辦公室收集專家意見，對于多數(shù)專家審核通過的申請書，簽字確認進入資助程序。

培訓(xùn)經(jīng)費的管理

①按規(guī)定以公司員工工資總額的2.5%計提培訓(xùn)經(jīng)費，將其中的80%劃撥構(gòu)成外部培訓(xùn)基金，用于資助本公司員工的外部培訓(xùn)申請，由公司培訓(xùn)申請管理辦公室負責(zé)管理使用；

②公司培訓(xùn)申請管理辦公室對外部培訓(xùn)申請的知識專用性進行判定，即按照普通知識、行業(yè)知識、公司專用知識對待資助申請進行分類，確定資助比例。普通知識培訓(xùn)資助比例為30%；行業(yè)知識培訓(xùn)資助比例為60%；公司專用知識培訓(xùn)的資助比例為90%；

③員工的申請通過審批后，培訓(xùn)費用中公司資助部分由員工通過向公司借款的方式先行支用，參加培訓(xùn)；

④待培訓(xùn)完成，由培訓(xùn)申請管理辦公室負責(zé)培訓(xùn)效果的審核，即審查受資助人（申請人）是否達到了前申請書所述的預(yù)期效果；

⑤受資助人達到預(yù)期效果的，可以有效憑證報銷規(guī)定比例的培訓(xùn)費用，沖抵借款；受資助人未達到預(yù)期效果的，當月起按照一定比例從該員工的工資收入中扣除，直至還清借款；

⑥培訓(xùn)申請管理辦公室可組織開展內(nèi)部培訓(xùn)，聘用前述達到預(yù)期培訓(xùn)效果的員工為內(nèi)部講師，將外部培訓(xùn)所獲得的知識與本公司實踐結(jié)合，將有用知識擴散到公司內(nèi)部，視參與內(nèi)部培訓(xùn)的員工數(shù)量及培訓(xùn)效果向該員工支付一定的報酬，內(nèi)部培訓(xùn)報酬最高可達外部培訓(xùn)經(jīng)費的100%。

附則本辦法未盡事宜，參照上級有關(guān)文件、規(guī)定執(zhí)行。本辦法在執(zhí)行過程中，如與國家政策調(diào)整發(fā)生矛盾時，按國家政策執(zhí)行。本辦法由人力資源部負責(zé)解釋。本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，原《××公司培訓(xùn)管理制度》同期廢止。

四、討論

培訓(xùn)申請制是在制度化管理理念指導(dǎo)下，針對中小企業(yè)培訓(xùn)管理中存在的問題，結(jié)合中小企業(yè)的管理特點而設(shè)計提出的，具有較強的可行性。培訓(xùn)市場的發(fā)展情況是影響制度可行性的重要因素。在實踐中還應(yīng)注意，切實衡量現(xiàn)有的培訓(xùn)制度所取得的投資收益與實行申請制的投資收益是決定是否采用該項制度的前提，在運行該制度時需要如上文實際案例所指出的那些機構(gòu)、人員經(jīng)費作為支撐。

1.李玲：《中國企業(yè)在職培訓(xùn)投資困境分析》，載《中國人力資源開發(fā)》，2004年第1期。

2.何臘柏：《通過機制創(chuàng)新破解企業(yè)培訓(xùn)困局》，載《中國人力資源開發(fā)》，2006年第8期。

3.田恩舜、楊雅清：《企業(yè)培訓(xùn)的風(fēng)險及其防范策略》，載《中國人力資源開發(fā)》，2004年第8期。

4.李春苗、林澤炎：《我國培訓(xùn)市場現(xiàn)狀調(diào)查》，載《中國人力資源開發(fā)》，2004年第5期。

5.辛欣、趙欣：《中小企業(yè)人力資源管理外包淺析》，載《企業(yè)科技與發(fā)展》，2007年第12期。