淺談會計電算化下的會計內(nèi)部控制

朱晶晶 天津交通職業(yè)學院

淺談會計電算化下的會計內(nèi)部控制

朱晶晶 天津交通職業(yè)學院

隨著科學技術的發(fā)展，計算機數(shù)據(jù)處理技術在會計領域已得到了廣泛應用。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計基本上從單純的手工記賬、算賬、報賬中解脫出來，會計核算的準確性和可靠性得到了很大提高。但是，它也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。本文主要分析了會計電算化對內(nèi)部控制的原則及由此產(chǎn)生的問題，并在此基礎上探討了電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的應對措施。

會計電算化；內(nèi)部控制；措施

近年來，我國十分重視對內(nèi)部控制的研究，并發(fā)布了一系列規(guī)范和指導意見，促進了企業(yè)內(nèi)部控制的建立和完善。但是，會計電算化的發(fā)展又給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。因此，建立會計電算化下的內(nèi)部控制顯得尤為重要。

一、實施會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的原則

美國注冊公共會計師協(xié)會的審計準則執(zhí)行委員會認為，會計控制的目標和主要特征并不隨著數(shù)據(jù)處理方法而變動。這種觀點表明，在電算化會計信息系統(tǒng)中建立內(nèi)部控制制度的目標仍然是保護資產(chǎn)，檢查會計數(shù)據(jù)的正確性和可靠性，任何損害企業(yè)資產(chǎn)，影響會計數(shù)據(jù)正確、完整可靠的事件，都必須從組織機構、技術方法等方面加以防范和杜絕。既要符合內(nèi)部控制的既定目標，又要根據(jù)數(shù)據(jù)處理的特點選擇和制定相應的策略，這應該成為設計電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的一個最基本的原則。

加強電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，能防止電算化會計信息失真，減少企業(yè)遭受損失的風險，給企業(yè)帶來效益。控制的實施需要花費一定的費用，這種耗費是必不可少的，成本和效益是一個事物的兩個方面，這兩個方面之間的比例不同，所產(chǎn)生的效應也不同。當內(nèi)部控制的效益大于成本時，控制帶來的是正效應；反之，帶來的將是負效應。建立內(nèi)部控制制度必須能給企業(yè)帶來正效應，這也應該成為設計這種制度的另一個重要原則，即“成本效益”原則。

二、會計電算化內(nèi)部控制中存在的問題

在目前的許多企業(yè)中，雖然會計電算化系統(tǒng)已投入使用，但其相應的內(nèi)部控制還存在著一些不完善之處，主要表現(xiàn)在:

1、電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位的職能權限問題。操作權限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會計業(yè)務處理大部分由計算機操作，人為控制減少，削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權限制度沒有真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實亡。

2、會計電算化系統(tǒng)下差錯的重復性和蔓延性。會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝。因此一個業(yè)務的數(shù)據(jù)錯誤往往會重復出現(xiàn)幾次，從一個環(huán)節(jié)蔓延至其他環(huán)節(jié)，導致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，錯誤的嚴重性加大。例如:錄入的錯誤數(shù)據(jù)會再次用到會計科目匯總的過程中，導致科目匯總數(shù)據(jù)錯誤，而在進行經(jīng)濟指標分析時，又可能再次使用錯誤的科目匯總數(shù)據(jù)。從而，因一個數(shù)據(jù)的錯誤而導致一連串系統(tǒng)的錯誤，影響到整個會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。

3、會計軟件的安全性及保密性問題。現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以至軟件投入運行后存在著安全隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風險，而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現(xiàn)問題后不便于追究責任。

4、會計資料的備份和保管不及時、不規(guī)范，導致財務數(shù)據(jù)丟失。在會計電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應堅持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實際工作中，有的單位并沒有真正落實，也沒有及時打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時，部分會計資料就會丟失，造成無法挽回的后果。

5、缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護人員。目前，許多會計人員對會計業(yè)務熟悉，但對計算機知識缺乏；而系統(tǒng)的維護人員對計算機知識熟悉，但對會計業(yè)務不夠了解，使得在系統(tǒng)運行中的故障不能及時分析、排除。

三、會計電算化下會計內(nèi)部控制的對策與措施

國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發(fā)生。

1、明確職責分工，加強組織控制。所謂組織管理控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，以通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。如將業(yè)務審核與計算機操作相分離、數(shù)據(jù)輸入輸出與數(shù)據(jù)審核相分離、程序設計及維護人員與計算機操作人員相分離、程序和數(shù)據(jù)文件的保管與計算機相分離等。

2、強化會計數(shù)據(jù)處理操作過程的控制，設計開發(fā)優(yōu)秀的會計軟件。電算化會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)加工的方法和流程與手工方式截然不同，因而檢查和糾正錯誤的方法也不同。手工方式下，可以可隨時對憑證、賬簿和報表的數(shù)據(jù)進行審核并糾正發(fā)現(xiàn)的錯誤，而在電算化方式中，一旦輸入系統(tǒng)的是錯誤數(shù)據(jù)，將導致整個會計過程的錯誤。因而，對電算化會計系統(tǒng)實行處理操作控制，是保證電算化系統(tǒng)能夠正確處理數(shù)據(jù)的一項重要措施。

3、加強系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)不被隨意操作，要加強系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項:設置操作權限、制定上機守則，禁止非操作人員操作；制定內(nèi)部操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作；建立必要的上機操作記錄制度，形成上機日志；健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外，系統(tǒng)文件由專人負責保管，使用和修改必須經(jīng)過有關領導審批，與系統(tǒng)無關人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會計數(shù)據(jù)信息的被操作。在系統(tǒng)開發(fā)階段，要設置對系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能，特別是對已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能，對已結賬的憑證與賬簿以及機內(nèi)賬簿生成的報表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能提供更改功能等。

4、做好電算化會計檔案的管理工作。企業(yè)應根據(jù)電算化會計檔案的特點，做好會計資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財務部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計資料應及時加貼外部標簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復制，對會計檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外，企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。

5、加強培訓工作，不斷提高財務人員素質(zhì)。會計電算化對財務人員的綜合素質(zhì)要求比較高，它涉及財務會計知識、計算機運用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術等方面知識。因此，要經(jīng)常對財務人員開展會計電算化內(nèi)部控制風險的防范教育和業(yè)務知識培訓，增強風險防范意識，不斷提高財務人員業(yè)務素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，更加有效地防范會計電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風險。

總之，發(fā)展會計電算化，是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化及促進改革的重要保證。加強會計電算化的內(nèi)部控制，有利于各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供準確、及時的會計信息，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2010.11.065