淺談人事檔案的重要性

鄒煥賢

（廣州市住宅建設(shè)發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510075）

在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險。對企業(yè)而言，為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。

1 人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。

在計劃經(jīng)濟時期，人事檔案是國家機關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。

在市場經(jīng)濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰(zhàn)略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。

因此，要正確認(rèn)識人事檔案的社會價值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

2 我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工的個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)以及解決勞動糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益。隨著市場經(jīng)濟的建立和社會的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展和新型勞動力市場的需求，在工作中遇到了很多問題。

2.1 人事檔案管理政出多門

現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2.2 部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題。沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

2.3 檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子里。

3 加強人事檔案工作的主要措施

建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有。成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位。

嚴(yán)肅檔案管理。當(dāng)年人事檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個詞匯就有著極大的威懾力，記得小的時候，老師就經(jīng)常嚇唬我們說，如果表現(xiàn)不好，你的劣跡會記入檔案。而到了今天，人事檔案管理卻出現(xiàn)了混亂，如有“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等現(xiàn)象，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷，極大地破壞了檔案的嚴(yán)肅性。為此，人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實可靠的數(shù)據(jù)。

改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)。現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用庫房，庫房內(nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機、去濕機、滅火器等設(shè)備，定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進行檢查。其次是根據(jù)單位資金實力，合理配置計算機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開展提供及時，準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻。

人事檔案可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關(guān)手續(xù)時，比如報考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養(yǎng)老保險、辦理出國手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)。根據(jù)目前我國有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。

[1]李瑋.對高校人事檔案整理的幾點思考與設(shè)想[J].山東教育學(xué)院學(xué)報，2009-08-01.