優(yōu)化內控設計　預防采購腐敗

倪井喜

摘要：文章通過剖析采購腐敗的形式、危害、成因，從設計理念、健全內控、優(yōu)化流程人才培養(yǎng)等方面，提出了企業(yè)采購內控制度的設計思路。

關鍵詞：內控設計預防采購腐敗

中圖分類號：F270文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2009)05-293-02

現(xiàn)有環(huán)境下，采購腐敗可謂觸目驚心。在許多企業(yè)，只要你和采購沾點邊，一年賺上幾十萬元、上百萬元，是常有的事。以前有人說采購回扣的油水很大，現(xiàn)在有些時候根本不能用“油水”來形容，得借用“油田”這個詞了。我們只有痛恨采購腐敗行為而束手無策嗎?預防優(yōu)先，用制度防范腐敗是一個重要的研究方向。

一、認識采購腐敗的形式和危害

1采購腐敗名堂多多。采購業(yè)務人員收受業(yè)務伙伴提供的好處和便利，這些腐敗形式包括提供財物、安排就業(yè)崗位、提供貨源渠道、承擔額外費用、舉行高檔宴請、組織旅游服務、安排情色誘惑、代為處理社會關系和其他私人利益等。采購腐敗、鉆營投機的現(xiàn)象遠遠不止這些。其實說到底，采購腐敗無非分為三類：受賄、挪用公款和以權謀私。

2采購腐敗危害很大。采購腐敗的危害，一邊是表面性的，另一邊為隱藏性的。何為表面性的危害?就是我們常說的采購回扣，使企業(yè)的利益直接受損。那何為隱藏性的呢?這是因為采購人員收取回扣，從而購進價高質次的產品或材料。企業(yè)一旦使用質量較差的產品或材料，將會造成生產停頓，報廢品驟增、重工機率增加、無法及時交貨履約、以及交貨后隱患較多、退貨客訴等接二連三出現(xiàn)，因此企業(yè)信譽每況愈下，最終導致失去客戶，危及企業(yè)生存。

二、當前中國企業(yè)采購腐敗成因淺析

1從官場腐敗宏觀環(huán)境看采購腐?。骸皥觥钡牧α?，風氣的力量。人類社會是發(fā)展到了一定的階段才產生了官。最初的官可能并沒有什么行為規(guī)范，但由于官的行為有經常性，所以漸漸就形成了習慣，形成了風氣。形成了氣候，形成了規(guī)矩，不管是誰當了官都要身不由己地跟著行事，因而就形成了官場。而官場一旦產生，又在不知_不覺之中影響和左右著官的行為。進入官場，你必須順著官場風氣行事。別人吃吃喝喝、收受禮品，你也得跟著干。否則你就可能受排擠、打擊、淘汰甚至迫害。

物以類聚，人以群分。一群人聚在一起在時候往往會形成某種風氣，某種勢力，某種習慣，某種規(guī)矩，某種道德，某種氛圍，某種環(huán)境，很類似于“場”。在黑社會中有哥們義氣，我們可以稱為哥們義氣場。在這樣的環(huán)境下每個成員都要受這種義氣的影響并作為自己的行為準則。如果有誰不遵守這個規(guī)矩。那他就要受到排拆、打擊。在酒桌上一群人都互相勸酒，而且有種種不成文的規(guī)矩，在這種氛圍下。如果你不肯喝酒那是很難辦到的，除非你不怕掃了別人興致離開這個環(huán)境。中國的成語如：入鄉(xiāng)隨俗、擇鄰而居、近朱者赤、兵敗如山倒等，說明如果一群人的行為形成了“風”，其作用比法規(guī)還厲害，擋都擋不住。他們的行為不是由紀律和規(guī)范決定的，而是被“場”、被風氣所影響和控制了。采購腐敗的形成也有這樣的宏觀“場”的影響。

2從微觀上追溯原因，企業(yè)和個人利益的分離化是一個重要因素。中國企業(yè)在采購員績效考核和薪酬分配、制度和崗位建設、職業(yè)生涯規(guī)劃、員工培訓等一整套系統(tǒng)上都存在著問題，企業(yè)與個人的利益沒有最大限度地揉合到一起，這是采購腐敗的根源所在。

3從企業(yè)內部控制上追溯原因，監(jiān)督與懲罰不嚴格助長了腐敗的風氣。采購人員腐敗動機的形成，需要回答三個問題。第一。腐敗的收益有多大?第二，腐敗的風險有多嚴重?第三，腐敗被發(fā)現(xiàn)的可能性有多大?如果判斷的結果是收益大，風險小，并且不會輕易被發(fā)現(xiàn)，那么采購腐敗動機因此形成了。企業(yè)疏于采購行為的監(jiān)督，默視回扣行為，沒有有效的預防機制、發(fā)現(xiàn)機制、懲罰機制，或者只有制度沒有執(zhí)行，最終只有給腐敗者壯膽。助長腐敗的風氣，給自己釀成苦果。

三、跨國公司限制采購腐敗實踐的借鑒

一般來說，跨國公司的薪水要高于本土企業(yè)的2～3倍，總監(jiān)這一級別可能差距會更大，這有利于跨國公司吸引人才，但是這不是跨國公司限制采購腐敗根本手段。在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設是限制采購腐敗的三種主要手段。

1績效考核。在考核中，跨國公司交替運用兩套指標體系，即業(yè)務指標體系和個人素質指標體系。業(yè)務指標體系主要包括：采購質量是否提高?質量事故造成的損失是否得到有效地控制?供應商的服務是否增值?采購是否有效地支持了其他部門，尤其是生產部門?采購管理水平和技能是否得到提高?當然，這些指標還可以進一步細化，如采購成本可以細化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，并同上一個半年的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務繢效。應這些指標都是硬性的，很難加以偽飾，所以這種評價很殘酷，那些只會搞人際關系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會原形畢露，評估的結果當然就不會如其所愿。

2企業(yè)文化。在探討這個問題前，我們有必要比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異。在影響企業(yè)之間關系的一些觀念之中，當前中國人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。

3采購制度建設。為了規(guī)范跨國采購行為，適應在不同文化背景下開展業(yè)務，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務開展手冊》《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購員人手一份。這些手冊不僅宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購員該做什么不該做什么。比如，跨國公司規(guī)定，只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應商的宴會：在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。

四、預防優(yōu)先的采購內控制度設計思路

從根源制度上鏟除腐敗的環(huán)境和土壤，從思想領域和制度建設方面引導人們改過自新，制度預防比單純的個案懲罰更重要。領先的采購管理制度，是預防采購腐敗的重要武器。

1應用大禹治水的理念，指導采購制度設計。中華先輩大禹，在治水實踐中總結出的洪水易疏不易堵的道理。為了控制江河的泛濫，就必須筑堤導流。導流堤壩必須具備三個條件：一是連續(xù)的。不能有缺口，也不能有滲漏、管涌等隱性缺陷；是有足夠的高度；三是有足夠的強度。同樣，要造就新的采購風氣。就要制定規(guī)范采購員行為的制度，作為采購員行為規(guī)范的邊界，正確引導采購員的行為。設計采購制度也同建設導流堤壩一樣：必須完整周密，不能有盲區(qū)，不能留缺口和空子或暗道，不能搞網開一面，不能搞下不為例；必須有足夠的高度，也就是能控制所有采購人員，不能只

對下不對上，不能有不受監(jiān)督、控制的特殊人員；必須有足夠的強度，也就是權威性和穩(wěn)定性，能夠抵抗任何勢力的沖擊。

為了控制江河還必須改善流域的生態(tài)環(huán)境，做好水土保持，變濁流為清流。同樣，為建立新的采購風氣，也必須改變采購員的成分：一是截斷品德敗壞采購員入場的通道；二是堅決淘汰不良分子；三是通過上層對下層的帶動作用，先進對一般的示范作用，形成新的采購風氣，使廉潔者能理直氣壯、揚眉吐氣。使歪風邪氣沒有市場。也就是一方面通過制度建立約束機制形成邊界條件，使采購員難以渝越；另一方面通過培育好采購員的行為形成風氣、形成新的作風、形成無形的力量，從而影響大多數(shù)人的行為。

2導入采購內部控制理論，規(guī)范采購制度中有關組織機構、業(yè)務流程、崗位權責的制定。(1)結構決定功能。比如同是碳元素，只由于排列組合的方式不同，可變成金剛石，也可變成石墨，而金剛石較之石墨，無論在硬度上和用途上均有天壤之別。采購組織機構建設的好壞直接影響到采購的經營成果及控制效果。以國內采購內控較好的典型來感受一下結構的重要性。國家電網公司招投標實行“推薦、評標、定標三分離”，推薦入圍廠家或者篩選投標單位的人員，不得參與評標和定標工作；評標的人員不得參與推薦和定標I作；定標的人員不得參與推薦入圍廠家和評標工作。古井酒廠實行采購權、定價權、驗收權、付款權的“四權分立”，其核心則是采購、定價權兩權的分立。管定價的不管采購，管采購的不管定價。國投新集能源股份有限公司實行采購“三條線管理”，即市場調研、廠家的選擇、招投標的組織一條線；采購業(yè)務一條線；質量監(jiān)督、物資驗收、跟蹤服務一條線。采購業(yè)務員只負責產品采購、參與招議標、辦理商務手續(xù)，不參與市場調研及質量驗收，使采購業(yè)務由原來的“一個人長跑”改為“多人接力”，實現(xiàn)以機構促廉。(2)優(yōu)化采購流程。制定明確的采購流程有助于企業(yè)實現(xiàn)對采購的控制，通過控制環(huán)節(jié)(要素)避免漏洞，實現(xiàn)企業(yè)采購的目的。流程可采用的要素有：貨比三家引入競爭，發(fā)揮公開招標中供應商間的博弈機制，選擇最符合自身成本和利益需求的供應商；通過電子商務方式降低采購處理成本(交通、通訊、運輸?shù)荣M用)；通過批量計算合理安排采購頻率和批量，降低采購費用和倉儲成本；對供應商提供的服務和產品進行“菜單式”購買。(3)透明監(jiān)督，嚴懲暗箱操作。實行三公開、兩必須，即“三公開”是指采購品種與數(shù)量和質量指標公開、參與供貨的客戶和價格競爭程序公開、采購完成后的結果公開：“兩必須”是指必須在貨比三家后采購、必須按程序、按法規(guī)要求簽訂采購合同。建立以請購制度、經濟合同、結算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)中設置下列控制點和關鍵控制點：審批；簽約；登記；承付；驗收；審核；記賬。其中，“承付”、“驗收”和“審核”為關鍵控制。構建行政監(jiān)察、財務審計、制度考核全方位監(jiān)督體系，形成嚴密的監(jiān)督網，使得采購人員拿回扣更加困難，更加容易被發(fā)現(xiàn)，受的懲罰更大，從而大大增加采購人員拿回扣的風險成本。當采購人員發(fā)現(xiàn)拿回扣的風險代價大于拿回扣可獲得的經濟利益時，其一般就不回去做這種得不償失的事了。

3體現(xiàn)績效考核，采購制度要實現(xiàn)預防采購錯弊、保持供應鏈效率與激情。領先的績效考核可以達到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務，沒有為個人謀利的空間。(1)績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶。那些供應商們?yōu)槭裁匆o采購員“好處費”?無非是想提高價格或在質量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在其業(yè)務績效上。如果有績效考核這個“緊箍咒”，采購腐敗的機會成本就會大得多。(2)繢效考核是保持職工激情、提高供應效率的利器?？冃Э己说慕Y果直接影響到采購人員的崗位的升遷和薪酬的分配。采購人員通過績效評估，也將與銷售人員或財務人員一樣，對公司的利潤貢獻有了客觀的衡量尺度，成為受到肯定的工作伙伴，對其士氣提高大有幫助。

4開發(fā)采購人力資源，采購制度注重吸收新鮮的血液充實采購團隊。一是輪換采購人員；二是培訓提高采購員的素質；三是重視培養(yǎng)采購管理人才，提高薪酬待遇。

參考文獻：

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4劉彬，萬薇薇電力建設企業(yè)采購風險的防范措施與應對策略電力建設,2007(2)。

(作者單位：國投新集能源股份有限公司安徽淮南232172)

(責編：賈偉)