關(guān)于高校講座檔案建設(shè)與管理的思考

摘要:講座檔案是高校教學(xué)與科研的重要信息源,它具有與其他類型檔案不同的特點(diǎn),并有不同的管理模式。在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的今天,講座檔案建設(shè)與管理前景的在于采取數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化形式管理。

關(guān)鍵詞:講座檔案 現(xiàn)狀 特點(diǎn) 管理形式 前景

為了培養(yǎng)適應(yīng)中國經(jīng)濟(jì)與文化快速發(fā)展的人才,如何建設(shè)高水平的中國大學(xué)一直是中國高等教育需要思考的問題,中國政府也為此投入了大量的資金, 像“211工程”,“985計(jì)劃”都是這一愿望的表現(xiàn)。體現(xiàn)到各高校具體工作中,就是對(duì)科研活動(dòng)的日益重視。各高校不僅出臺(tái)各種獎(jiǎng)勵(lì)政策鼓勵(lì)教師進(jìn)行科研,而且每年還劃出專門資金邀請(qǐng)國內(nèi)外知名專家學(xué)者到學(xué)校舉行各種形式的講座?？上У氖?許多高校對(duì)這些投入大量人力物力財(cái)力的講座并沒有進(jìn)行有效管理,缺乏建立講座檔案的理念。為了更加有效地建設(shè)與管理高校講座檔案,我們既需要分析目前各高校對(duì)講座檔案建設(shè)與管理的情況,又要結(jié)合講座檔案區(qū)別于諸如人事檔案等其他檔案形式的特點(diǎn),探索講座檔案的管理模式和前景,從而更加有效地發(fā)揮講座在提高學(xué)校教學(xué)與科研水平中的作用。

一.講座檔案建設(shè)與管理現(xiàn)狀

從目前了解到的情況來看,各高校對(duì)講座檔案的建設(shè)與管理的情況不容樂觀,大體存在以下幾種情況:

1.認(rèn)識(shí)不到講座檔案建設(shè)的重要性,認(rèn)為沒必要建立講座檔案

一場(chǎng)講座的組織從總體規(guī)劃到最后把講座專家送走實(shí)際上是一個(gè)復(fù)雜的工程,這其中不僅是資金投入問題,而且是學(xué)校許多部門合力的結(jié)果。講座的主講人一般都是國內(nèi)外相應(yīng)學(xué)科的權(quán)威人士或?qū)W科帶頭人,從講座的選題到內(nèi)容是專家學(xué)者們都精心準(zhǔn)備,代表了各領(lǐng)域最新的研究成果和學(xué)科動(dòng)態(tài),其價(jià)值不亞于學(xué)校圖書館的館藏資源,如果沒有很好地保存實(shí)在是很大的浪費(fèi)。而講座檔案的建設(shè)就是為了使這筆資源的使用持久化。

2.對(duì)講座檔案的建設(shè)與管理流于形式,沒有認(rèn)真對(duì)待

一些高校雖然有建立講座檔案的意識(shí),但管理上基本處于放任狀態(tài)。首先,雖然講座過程中注意到收集相關(guān)資料,但過后既無專門場(chǎng)所進(jìn)行保存,也無專人整理與看管,管理責(zé)任不明確,往往是一鎖了之,甚至產(chǎn)生資料遺失的現(xiàn)象;其次,即使有專人負(fù)責(zé)的高校,也存在人員配備太少,造成管理混亂,有名無實(shí);第三,由于資金支持不夠,使其沒有獲得相應(yīng)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支撐,或者已有的技術(shù)更新不力,管理手段無法適應(yīng)現(xiàn)在科技發(fā)展給檔案工作帶來的變化,更嚴(yán)重的是由于日積月累,使一些講座資料受到損壞。

3.管理形式封閉,講座檔案使用效率低下

對(duì)講座資料的使用也是目前講座檔案管理中需要思考的問題。有許多高校認(rèn)為一次講座的生命力就在短短的一兩個(gè)小時(shí),沒有讀者(或使用者)意識(shí)。在管理上采取封閉管理,把講座資料作為歷史記憶來陳列排設(shè),不對(duì)外開放,造成這些資料使用率低下,沒能進(jìn)一步發(fā)揮這些資料在教學(xué)與科研中的作用,使這些講座資料成為無人光顧的古董。

從以上分析看出,目前高校講座檔案的建設(shè)與管理工作亟待改善。應(yīng)根據(jù)上述情況,努力完善現(xiàn)行制度,從意識(shí)上重視對(duì)講座檔案的建設(shè),劃出相應(yīng)資金,加強(qiáng)管理。另一方面,如果要對(duì)講座檔案進(jìn)行有效管理,我們首先要做的是弄清楚講座檔案區(qū)別于其他檔案類型的特點(diǎn)。

二.講座檔案的特點(diǎn)

說起檔案,人們自然會(huì)聯(lián)想起另外一個(gè)詞,即“保密”。確實(shí),在許多情況下,我們會(huì)贊同有論者提出的以下觀點(diǎn):“檔案是黨和國家的核心秘密, 檔案保密工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作, 如何做好檔案管理的保密工作是保護(hù)國家秘密, 捍衛(wèi)國家利益的重要一環(huán)”。概括起來,講座檔案具有公開性、形象生動(dòng)性以及技術(shù)含量高這三個(gè)顯著特點(diǎn)。

一定意義上說,講座檔案與館藏圖書資料無異,都是人類智慧的結(jié)晶,其重要價(jià)值在于它的知識(shí)普及性,在于它對(duì)后來學(xué)習(xí)者提供源源不斷的靈感,它的生命力正來源于它的使用者。實(shí)際上,講座檔案自誕生起就是一件公眾的事情:從材料的收集到整理都是多人協(xié)作努力的結(jié)果。如果對(duì)講座檔案采用傳統(tǒng)的封閉式管理,無異于扼殺它應(yīng)有的價(jià)值。

當(dāng)然,與圖書資料不同,講座檔案的內(nèi)容具有逼真直觀性的特點(diǎn)。一場(chǎng)講座最起碼由主講人與聽眾兩部分。這樣,講座檔案的制作除了是讓后來的師生讀到一些相關(guān)文字資料外,更重要在于還包括了由許多圖片與聲像資料構(gòu)成。這種形象生動(dòng)性使后來借閱者突破時(shí)空限制,有種親歷現(xiàn)場(chǎng)的感覺。

正如上文所述,講座檔案不僅是由文字資料組成,而且還包括圖片、聲像等。講座檔案的制作和保存對(duì)技術(shù)的依賴性很強(qiáng),尤其是對(duì)管理人員的電腦技術(shù)提出更高的要求,而對(duì)錄相母帶的剪輯、編輯與保存更是需要有專業(yè)人士來把關(guān)。

下面本文將結(jié)合講座檔案的特點(diǎn),繼續(xù)討論此類檔案的幾種管理模式,并根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展水平,提出講座檔案建設(shè)與管理的前景所在。

三.講座檔案建設(shè)與管理的模式與前景

1.講座檔案建設(shè)與管理的模式可以分為三種形式:

首先要提的文本形式,這是講座檔案最基本的保存形式。文本形式又包含兩種形式,即傳統(tǒng)書面文本形式與現(xiàn)代電子文本。對(duì)于講座檔案來說,最基本的書面文本形式包括宣傳海報(bào)與現(xiàn)場(chǎng)記錄(有時(shí)還有總結(jié)報(bào)告)。在隨著電腦技術(shù)的介入,電子文本由于其節(jié)約紙張、易于保存等特點(diǎn),越來越受到現(xiàn)代檔案管理者的歡迎。至于講座檔案,電子文本可以是原先紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)換,還包括主講人打印和印發(fā)的材料、制作的PPT、幻燈片等。

講座檔案建設(shè)與管理的另一種形式是聲像圖片形式。上文中提到的講座檔案所具有的形象生動(dòng)性的特點(diǎn)主要是源于這部分材料。有論者已注意到圖片檔案區(qū)別于文字檔案擁有的“歷史記憶與再現(xiàn)功能的特點(diǎn)”。而講座檔案由于聲像資料的加入使這個(gè)特點(diǎn)顯得越發(fā)突出。具體而言,這部分檔案材料包括講座進(jìn)程中所采集到的照片、錄音磁帶,以及錄相帶。

講座檔案建設(shè)與管理的第三種形式實(shí)際上是利用現(xiàn)代電腦技術(shù)對(duì)以上信息資料加工所形成的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)形式。我們知道,互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)給現(xiàn)代檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,這主要?dú)w功于互聯(lián)網(wǎng)能夠迅速地實(shí)現(xiàn)資源共享?；ヂ?lián)網(wǎng)的這個(gè)特點(diǎn)尤其適合對(duì)講座這一類型的檔案進(jìn)行管理。在實(shí)際工作中,我們利用電腦技術(shù)對(duì)已經(jīng)收集的各種文本資料與聲像圖片資料進(jìn)行加工,進(jìn)行數(shù)字化處理,通過創(chuàng)立網(wǎng)站、設(shè)計(jì)網(wǎng)頁或與校園網(wǎng)進(jìn)行鏈結(jié)的形式來實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息共享利用。

2. 講座檔案建設(shè)與管理的前景

以上三種講座檔案的管理模式從對(duì)資料的保存來說,很難說孰優(yōu)孰劣,但考慮到講座檔案的生命價(jià)值主要是它未來的使用價(jià)值,第三種模式應(yīng)當(dāng)是未來講座檔案建設(shè)與管理的發(fā)展方向,因?yàn)檫@種經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案由于具有“收藏?cái)?shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存儲(chǔ)自由化、信息資源共享化和結(jié)構(gòu)連接化”的特點(diǎn)[3],既方便對(duì)種類繁多的講座檔案進(jìn)行保存管理,又能最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享,充分實(shí)現(xiàn)它的使用價(jià)值。

鑒于各高校長期以來所積累的各種講座資料,建立講座檔案是一個(gè)迫切需要解決的問題,但如何對(duì)講座檔案實(shí)現(xiàn)有效建設(shè)與管理是一個(gè)有待大家出言獻(xiàn)策的問題。例如,即使是采取數(shù)字網(wǎng)絡(luò)形式來管理講座檔案,也涉及到網(wǎng)頁制作、維護(hù)與更新等問題。本論文提出的一些觀點(diǎn)以期起到拋磚引玉的作用。

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(吳月蓉,廊坊師范學(xué)院,社會(huì)發(fā)展學(xué)院)