淺論公共檔案館的建設(shè)

周　璐　張　攀

摘要：近年來。公共檔案館的建設(shè)是檔案界理論和實(shí)踐研究的新熱點(diǎn)，本文從政府、公眾和公共檔案館自身三個(gè)方面加以分析，綜合論述了這三個(gè)因素對(duì)于公共檔案館建設(shè)的影響，希望在實(shí)踐中，能夠調(diào)動(dòng)各方力量，共同促進(jìn)公共檔案館又好又快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公共檔案館；政府；公眾

在社會(huì)轉(zhuǎn)型和信息化浪潮的推動(dòng)下，公共檔案館的建設(shè)成為時(shí)代的必然。一方面，政府職能的轉(zhuǎn)變要求更加透明、開放、民主的政治環(huán)境，而檔案館作為民眾了解政府的一個(gè)重要窗口也應(yīng)該更加開放和貼近民眾。另一方面，隨著國民文化素質(zhì)的提高和民主意識(shí)的增強(qiáng)，人們對(duì)于檔案和檔案館的了解逐漸增多，越來越多的人渴望利用檔案提高自身文化修養(yǎng)或維護(hù)自己的合法權(quán)益。最重要的是，我國的檔案館大部分是建于上個(gè)世紀(jì)六七十年代，其建筑形式、管理機(jī)制、服務(wù)理念和服務(wù)方式等方面都已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化、多元化、人本化的大環(huán)境，只有標(biāo)志著親民、開放、文化和服務(wù)的公共檔案館才是與社會(huì)相適應(yīng)、人民和國家需要的、有利于檔案事業(yè)快速發(fā)展的新時(shí)代檔案館。因此，傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型已經(jīng)是刻不容緩。

目前，公共檔案館的建設(shè)尚處于起步階段，雖然檔案界普遍認(rèn)同了公共檔案館的提出，也認(rèn)識(shí)到其建設(shè)的重要性，但是，大多數(shù)檔案館都是在“孤軍作戰(zhàn)”，得不到政府和外界的支持，僅僅停留在喊口號(hào)的階段，雷聲大雨點(diǎn)小，沒有實(shí)質(zhì)性的措施。公共檔案館的建設(shè)是多方因素促成的結(jié)果，需要各方面的努力與配合才能成功，簡(jiǎn)單地說，公共檔案館建設(shè)不是只關(guān)系到檔案館自身的問題，還關(guān)系到政府和每個(gè)公民自身，是全社會(huì)的問題。我認(rèn)為，政府和公眾是影響公共檔案館建設(shè)的比較重要的兩個(gè)外在條件，因此，著重從這兩個(gè)方面和檔案館自身進(jìn)行分析，希望能引起各方重視，加強(qiáng)配合，使公共檔案館的建設(shè)如火如荼地發(fā)展下去。

1政府在公共檔案館建設(shè)中發(fā)揮著領(lǐng)頭作用

1．1政府的重視是公共檔案館建設(shè)的前提?！皺n案館是保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，是為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供檔案信息服務(wù)的中心。”縱觀檔案事業(yè)發(fā)展史，只有當(dāng)國家和政府重視檔案事業(yè)發(fā)展時(shí)，檔案館才能夠相應(yīng)地有很好的發(fā)展，反之則不然。例如，在建設(shè)公共檔案館方面走在全國前列的上海市，就是一個(gè)重視檔案事業(yè)的例子。早在1999年，由市政府制定的《上海城市發(fā)展總體規(guī)劃(1999～2002)中長期城市建設(shè)行動(dòng)計(jì)劃》就破天荒地把檔案館列入群眾性文化設(shè)施建設(shè)之中，上海已經(jīng)把檔案館與圖書館、博物館等公共文化單位一樣放在面對(duì)全體公眾的重要位置。在2004年?！渡虾?shí)施科教興市戰(zhàn)略行動(dòng)綱要》把檔案信息應(yīng)用數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信用檔案建設(shè)作為整個(gè)科教興市主戰(zhàn)略的組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越依賴于科技和人才這些軟實(shí)力，作為重要信息源的檔案館在城市建設(shè)、地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展、豐富百姓文化方面所作的貢獻(xiàn)越來越大。政府必須意識(shí)到這一點(diǎn)，從長遠(yuǎn)角度看待檔案館等公共設(shè)施的社會(huì)效益和潛在的經(jīng)濟(jì)推動(dòng)力，重視公共檔案館的建設(shè)，將其提上工作日程，納入政府事業(yè)規(guī)劃，將公共檔案館的建設(shè)問題通過法規(guī)政策加以落實(shí)并對(duì)其建設(shè)進(jìn)行有效監(jiān)督，才能保障公共檔案館建設(shè)的順利進(jìn)行。

1．2政府的財(cái)政撥款和優(yōu)惠政策是解決公共檔案館資金問題的關(guān)鍵。資金問題一直是困擾公共檔案館建設(shè)的“瓶頸”。“公共檔案館主要是由各級(jí)政府的公共資金來維持，但全國3100多家公共檔案館中又有多少家是資金充足的呢?雖然在1996年～2002年期間，我國GDP總量持續(xù)上升，但各省、自治區(qū)、直轄市各級(jí)檔案行政管理部門和國家公共檔案館事業(yè)的經(jīng)費(fèi)總體上并沒有隨著經(jīng)濟(jì)的增長而持續(xù)上升，甚至還出現(xiàn)了幾年的負(fù)增長局面，致使大部分地區(qū)公共檔案館事業(yè)經(jīng)費(fèi)相當(dāng)緊張。”“以2003年為例，我國GDP，漢量達(dá)到了116694億元，而當(dāng)年我國投入檔案行政事業(yè)費(fèi)和檔案館事業(yè)費(fèi)卻只有4.2111億元，只占到GDP的0.0036％?！蓖ㄟ^以上這些描述，我國公共檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)短缺的情況可見一斑。巧婦難為無米之炊，對(duì)于公共檔案館，我們需要更多的支持，而不是指責(zé)。政府應(yīng)該加大對(duì)公共文化設(shè)施的財(cái)政投入，因?yàn)楣矙n案館建設(shè)與否、建設(shè)得好壞，不僅是反映一個(gè)地方文化素養(yǎng)和城市品位的問題，也是一個(gè)關(guān)系到人民精神生活和政治權(quán)利的問題，同時(shí)還是一個(gè)能否提高科技創(chuàng)新力從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的問題，從穩(wěn)定社會(huì)秩序、保障人民合法權(quán)益、提高生產(chǎn)力出發(fā)，這種投資也是值得的。因此，政府要為公共檔案館提供多種獲得企業(yè)贊助和社會(huì)捐助的渠道和優(yōu)惠政策，并以政策落實(shí)，形成長效機(jī)制。使公共檔案館建設(shè)無后顧之憂。

1．3政府是公共檔案館政務(wù)信息公開的活水之源?！墩畔⒐_條例》第16條規(guī)定：各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機(jī)關(guān)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點(diǎn)、信息公告欄、電子信息屏等場(chǎng)所、設(shè)施，公開政府信息。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開的政府信息。上述法律條文雖然簡(jiǎn)單，但它卻傳達(dá)了一個(gè)重要信息，那就是履行政務(wù)公開職能的公共檔案館已經(jīng)是公平、民主和權(quán)利的代表。政務(wù)信息公開是公共檔案館職能創(chuàng)新的表現(xiàn)，有利于快速打造公共檔案館的良好形象，為公共檔案館乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機(jī)。但是。要想為公眾提供可持續(xù)的、高質(zhì)量的服務(wù)，來自政府的支持是至關(guān)重要的。只有政府明確自身職責(zé)，本著打造陽光政府和充分尊重公民知情權(quán)的態(tài)度，按照法律規(guī)定，將應(yīng)該予以公開的和人民渴望了解的紅頭文件及時(shí)送交公共檔案館，才能使公共檔案館的這一職能發(fā)揮實(shí)質(zhì)的長久的作用，而不是形同虛設(shè)?！皢柷堑们迦缭S，為有源頭活水來”，政府就是公共檔案館的活水之源。

從以上幾個(gè)方面可以看出，政府在公共檔案館的建設(shè)過程中，起著舉足輕重的作用。政府有責(zé)任也有能力為公共檔案館提供政策、資金和資源方面的支持，為民眾打造一個(gè)真正服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的檔案館。

2公眾對(duì)于公共檔案館的建設(shè)有著間接的催化作用

2．1檔案取之于民。公共檔案館的一個(gè)基本要求就是館藏的社會(huì)化，而館藏的社會(huì)化要求公共檔案館除了接收黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的檔案外，還要擴(kuò)大對(duì)民生檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等各方面涉及老百姓生活檔案的收集。這些檔案分布廣泛、零散，光靠檔案部門自身的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要我們每個(gè)公民有檔案意識(shí)，平時(shí)多注重檔案的積累和珍貴檔案的收集、保護(hù)，多向檔案館捐贈(zèng)或寄存檔案，為豐富檔案館資源盡一份力。實(shí)際上。我國民間確實(shí)有很多熱衷于收集檔案、保護(hù)檔案的公民，他們?yōu)楸Ｗo(hù)國家的檔案資源作出了貢獻(xiàn)。例如著名的“京城第一破

爛王”趙慶偉，辭去董事長的職務(wù)，幾十年如一日在北京城里尋找購買被大家稱為文化垃圾的文物、手稿等，他的收藏筆記上寫著：“青史成灰，悲莫大焉!天生我材必有用，既無力創(chuàng)造，就全力保護(hù)吧?！边€有一位叫曹云泉的已是古稀之年的老人，幾年來靠騎著自行車、坐公交車和步行，獨(dú)自一人走遍江蘇南通的大地，用手中的相機(jī)和筆為496棵百年以上的古樹建立了檔案，對(duì)古樹的保護(hù)和文明的傳承作出了貢獻(xiàn)，并且將其全部無償捐獻(xiàn)給了南通市檔案館。這些都是愛檔護(hù)檔的好榜樣，他們的精神值得我們學(xué)習(xí)。

2．2檔案用之于民。檔案只有得到公眾的利用，其價(jià)值才能實(shí)現(xiàn)。公眾的利用需求為檔案事業(yè)發(fā)展指明了方向，是檔案事業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力。目前，公眾利用檔案的目的不僅是局限在學(xué)術(shù)研究、參考咨詢等方面。利用檔案解決實(shí)際問題如財(cái)產(chǎn)繼承、經(jīng)濟(jì)糾紛、落實(shí)政策、婚姻關(guān)系、學(xué)歷資歷證明、工作調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)保險(xiǎn)等的人越來越多，檔案在化解矛盾、改善民生方面的作用被人們充分認(rèn)可，人們對(duì)檔案的依賴性也越來越強(qiáng)。政務(wù)信息公開和利用檔案休閑也逐漸成為人們新的需求，特別是實(shí)行政務(wù)信息公開以后，普通百姓的維權(quán)意識(shí)和民主意識(shí)有了很大提高，查閱檔案和政府紅頭文件的渴望也更加強(qiáng)烈，“據(jù)成都市檔案局的問卷調(diào)查顯示，有70.36％的被調(diào)查者有了解政府公開信息的需求，有74.21％的被調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)該建立政府公開信息服務(wù)中心?！边@是一個(gè)很令人欣慰的現(xiàn)象?，F(xiàn)在不少公共檔案館在人們生活中還充當(dāng)了休閑娛樂場(chǎng)所的角色，有的地方將檔案館作為城市的一張名片，納入重要旅游景點(diǎn)的行列。2006年4月8日，在人民大會(huì)堂舉辦的“中國最值得外國人去的50個(gè)地方”的評(píng)選活動(dòng)中，上海市檔案館就憑借外灘新館公共服務(wù)的優(yōu)勢(shì)成功獲得此次評(píng)選的銀獎(jiǎng)。國外的一些檔案館，不僅設(shè)有禮堂、自助餐廳、康樂中心，甚至還有咖啡廳、網(wǎng)吧等，休閑氣息相當(dāng)濃厚。所有這些設(shè)計(jì)絕不是無中生有，而是對(duì)人們利用需求的滿足，這些新的需求無疑為公共檔案館的發(fā)展注入了新的血液。拓展了新的空間。

2．3公民文化素質(zhì)的提高是打造公共檔案館不可或缺的背景。一個(gè)國家的公民重視檔案的程度，代表了這個(gè)國家的文明程度。公民文化素質(zhì)的提高是公共檔案館建設(shè)的一個(gè)有利背景。我們不難想象，連溫飽都成問題的人們或者文化層次很低的人們，有多少利用檔案的需求，而且在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，公共檔案館網(wǎng)絡(luò)體系也逐漸形成，如果有的公民不會(huì)使用互聯(lián)網(wǎng)，這也將大大降低公眾對(duì)公共檔案館的使用率和認(rèn)可度。因此，公共檔案館的打造和人民文化素質(zhì)的提高應(yīng)該是同步的，公眾的文化素質(zhì)提高了，才會(huì)更加注重精神文化和自身合法權(quán)益，更加關(guān)心城市的歷史和發(fā)展，更加關(guān)注民族的過去和將來，更進(jìn)一步，才會(huì)選擇到檔案館等文化設(shè)施來休閑娛樂，陶冶性情。國民素質(zhì)的提高是公共檔案館事業(yè)發(fā)展的軟環(huán)境，它無形中促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)越來越多的人知道檔案館時(shí)，當(dāng)公眾到檔案館的次數(shù)越來越多時(shí)。公共檔案館的形象已經(jīng)慢慢在他們心中樹立起來了。

3檔案館自身的完善才是公共檔案館建設(shè)的重頭戲

外因是變化的條件，內(nèi)因是變化的根據(jù)。無論是政府還是社會(huì)公眾，其對(duì)于公共檔案館的建設(shè)主要是外部因素，歸根結(jié)底，要想建設(shè)一個(gè)真正意義上的公共檔案館，還必須落實(shí)到檔案館自身，簡(jiǎn)單地說，有賴于檔案人員意識(shí)的人性化、檔案館館藏的社會(huì)化和檔案服務(wù)方式的多樣化和現(xiàn)代化。

3．1服務(wù)理念處處體現(xiàn)以人為本——親民。了解國內(nèi)外優(yōu)秀的公共檔案館，不難發(fā)現(xiàn)一個(gè)顯而易見的事實(shí)，那就是作為公共文化設(shè)施的檔案館，無論是其建筑設(shè)計(jì)還是其服務(wù)理念。小到檔案借閱的流程手續(xù)，大到檔案館的整體功能設(shè)計(jì)，無不體現(xiàn)了以人為本、用戶至上的法則。比如，“在美國檔案館查閱檔案，不需介紹信，也沒有文化限制，接待廳的咨詢?nèi)藛T熱情、詳細(xì)、耐心地了解利用目的和查檔內(nèi)容后，便開始主動(dòng)地介紹查檔程序，或指導(dǎo)利用者利用錄像片查看‘查閱指南，在利用室，利用者只要通過桌上的計(jì)算機(jī)提出利用檔案的項(xiàng)目、內(nèi)容，填寫‘查閱服務(wù)單，稍后，即可到取卷臺(tái)領(lǐng)取所需的檔案資料了?？s微品、聲像檔案放在利用室的鐵柜里，利用者可隨意取用”。加拿大公共檔案館為了隨時(shí)滿足用戶的需求，全年365天、每天24個(gè)小時(shí)不間斷開放，大大方便了公眾的利用。以人為本，是公共檔案館建設(shè)的精髓和核心價(jià)值所在。而國內(nèi)有些檔案館，館藏很豐富，設(shè)備很齊全，但是，總感覺少了一點(diǎn)人情味，這里的人情味，更多的是對(duì)人的尊重，對(duì)人的關(guān)懷。傳統(tǒng)的檔案館里，檔案人員老是擺著一副官臉，對(duì)待用戶不只是談不上熱情，而且是冷冰冰的。試想。這樣的檔案館，誰會(huì)愿意進(jìn)去呢?而同樣作為公共文化設(shè)施的圖書館和博物館，在公眾印象中，一直都是熱情服務(wù)、處處為用戶著想的。所以，公共檔案館的建設(shè)，首先是正確服務(wù)理念的樹立，這應(yīng)該是公共檔案館的神之所在，有了這個(gè)思想基礎(chǔ)，建設(shè)公共檔案館就成功了一半。

3．2館藏的真正社會(huì)化——近民。檔案館的最終目的是保管檔案給用戶利用，檔案才是公眾來檔案館的目標(biāo)。因此，衡量一個(gè)檔案館是否公共檔案館，非常重要的一個(gè)指標(biāo)就是看其館藏是否真正實(shí)現(xiàn)了社會(huì)化、公共化，只有做到館中有貨，才能做到熱情服務(wù)，使用戶滿意而歸，而不是像現(xiàn)在許多檔案館那樣，以一句令人掃興的“查無檔”將用戶拒于門外。

館藏的社會(huì)化，準(zhǔn)確說來，應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)館藏的平民化和多元化，因?yàn)?，現(xiàn)在的國家綜合檔案館，其館藏主要是政府機(jī)關(guān)的文書檔案，種類和載體形式都比較單一。脫離了占社會(huì)絕大多數(shù)的主體——普通老百姓。有學(xué)者提出，綜合檔案館應(yīng)該加強(qiáng)“人本、人文檔案”的收集，“人本、人文檔案”即名人檔案、譜牒檔案、宗教檔案、重要私營企業(yè)檔案、民間重要社團(tuán)檔案、年代久遠(yuǎn)的珍稀檔案、民間收藏檔案、婚姻檔案、房地產(chǎn)檔案和公證檔案等，這是一個(gè)很好的建議，許多檔案館正在積極實(shí)踐。上海市檔案館的珍檔薈萃欄里，就有契約票證、名人手跡、商標(biāo)廣告、公文布告、珍貴資料和歷史寫真這些豐富多彩的檔案資源：深圳市檔案館也緊跟社會(huì)的發(fā)展，適時(shí)舉行了以“地震無情、深圳有愛”和“點(diǎn)燃激情、傳遞夢(mèng)想”為主題的圖片征集活動(dòng)。當(dāng)然，檔案館館藏結(jié)構(gòu)的改變也不是一朝一夕就可以做到的，檔案人員應(yīng)該逐步培養(yǎng)社會(huì)檔案觀，另外，在國家層面最好有相應(yīng)的政策和法規(guī)出臺(tái)支持調(diào)整目前檔案館館藏的接收和征集范圍，充實(shí)公共檔案館的“內(nèi)涵”。

3．3便捷高效的利用方式——便民。一個(gè)現(xiàn)代化的公共檔案館，其服務(wù)方式必然是多種多樣而且方便快捷的，這是由公共檔案館的服務(wù)對(duì)象決定的。公共檔案館的服務(wù)對(duì)象是全體公眾，因此，他們的需求是多種多樣的，有的人是做學(xué)術(shù)研究，有的人需要決策參考，有的人只是休閑娛樂。而這就要求檔案人員提供不同形式和不同獲取方式的檔案，學(xué)術(shù)研究的需要提供準(zhǔn)確完整的原文，決策參考的可能只需二次文獻(xiàn)，休閑娛樂的或許更青睞于看展覽。由于利用檔案的用戶條件不同，檔案人員也要以不同的方式為他們服務(wù)，比如離檔案館近的可以到館借閱，而離得遠(yuǎn)的就需要網(wǎng)上瀏覽或是通過信函、電話、傳真、電子郵件等方式利用，這也要求接待利用的工作人員要熟悉館藏，熟悉各種檢索工具，會(huì)使用各種現(xiàn)代化設(shè)備。客觀條件的復(fù)雜性都對(duì)檔案館的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率提出了挑戰(zhàn)，但是。不管面對(duì)什么樣的情況，檔案館的要求只有一個(gè)，那就是以最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)令用戶滿意，而只有能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)的檔案館，才能稱得上是公眾心中的公共檔案館。

在第十三屆國際檔案大會(huì)上，加拿大國家檔案館館長特里?庫克在其主報(bào)告中說：“20世紀(jì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)，甚至通常由人民管理。，我們的，記憶宮殿是為人民，而不是為國王服務(wù)的。”公共檔案館就是這樣一種“屬于人民、為人民服務(wù)、由人民管理的”檔案館，這就是公共檔案館本質(zhì)的內(nèi)涵。公共檔案館的建設(shè)，同樣也離不開人民和為人民服務(wù)的政府的支持，只有全社會(huì)行動(dòng)起來，舉多方之力，才能為公共檔案館的建設(shè)掃除觀念和實(shí)際中的障礙，使公共檔案館乃至檔案事業(yè)的發(fā)展一路坦途。

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(作者單位：周璐，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院；張攀，青海橋頭鋁電有限公司來稿日期：2009-06-10)