對(duì)聲像檔案工作的思索

劉文英

一、聲像檔案管理存在的問(wèn)題

1.聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”現(xiàn)象?！耙挥病笔侵嘎曄裨O(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的86個(gè)單位中,85%的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備,設(shè)備總數(shù)達(dá)62臺(tái)(等)。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂,沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求,42%的設(shè)備閑置,沒人會(huì)用,難以發(fā)揮作用。

2.攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”現(xiàn)狀。攝錄人員在各自單位中有直接或間接從事聲像檔案工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位174人攝錄人員中,有專職73人,兼職101人,經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)僅8人?！叭酢北憩F(xiàn)在174人中,專業(yè)工齡1～5年43人,5年以上者僅占11%。事實(shí)證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用,加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū),造成了聲像管理上的不規(guī)范。

3.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。調(diào)查中有74個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度,其余12個(gè)單位處于無(wú)章可循的自由處理狀態(tài)。沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位只有制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

4.保管條件差,聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有廣播電視局、公安局、法院等幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其他單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存,不具備防潮、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等。

5.收集渠道不暢,聲像檔案流失。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如:照片底片需同時(shí)歸檔,影像要輔以文字說(shuō)明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝錄人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。但目前館藏聲像檔案較為匱乏,基層單位中有近1/4的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來(lái)源。源頭沒控制住,加之征集措施不得利,渠道不暢,造成聲像檔案館、室藏匱乏。

眾所周知,每次縣里或基層單位組織重大活動(dòng),召開重要會(huì)議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的聲像資料。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行,但在檔案館(室)卻找不到這些原始檔案。原因是,多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免,從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求的相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失,有關(guān)人員檔案意識(shí)不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不歸檔,用完之后就歸為己有或下落不明,又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理的建議

1.加強(qiáng)宣傳,提高認(rèn)識(shí),爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。搞好檔案工作不僅是檔案管理部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的組織保證。要爭(zhēng)取宣傳單位,新聞部門的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營(yíng)造出一種良好的檔案氛圍,要積極為中心工作服務(wù),通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.加強(qiáng)管理,抓落實(shí)。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。要制定全縣的聲像檔案管理辦法,同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集,歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案當(dāng)定期向上級(jí)檔案館移交。要抓落實(shí),確保有關(guān)法規(guī)和制度落實(shí)到實(shí)處,制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循,有法可依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸案質(zhì)量。

3.加強(qiáng)監(jiān)督、分類指導(dǎo)與培訓(xùn)。針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對(duì)不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫。對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促使其逐步規(guī)范管理。對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)力度,不留死角,全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為保管好,形成如聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.結(jié)合實(shí)際,疏通收集渠道。從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)配齊專柜或設(shè)專室不現(xiàn)實(shí)。我認(rèn)為,結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件。力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用各種形式收集也很重要。結(jié)合各立檔單位實(shí)際,全面出擊,采取多種形式收集。①通過(guò)正常移交接收,科室移交檔案室,檔案室移交檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。③重點(diǎn)人物直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外,還須指派(或聘請(qǐng))攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)等。④廣泛的社會(huì)征集,對(duì)散存的民間聲像檔案,運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式,采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn),建立名人全宗個(gè)人代存等方式廣泛征集。

5.對(duì)檔案主管部門的建議。針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)、重要會(huì)議、檔案失控、聲像檔案流失的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的因素,應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像,負(fù)責(zé)其他各類歸檔的收集歸檔工作,以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案(特別是聲像檔案),保證及時(shí)、齊全、完整地歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用?！?編輯/永安)