人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展

寧芳芳　閆　萍

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展, 我國(guó)政治體制和人事制度都相繼進(jìn)行了改革, 與之相關(guān)的人事檔案管理工作, 也必須研究和探索適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理的新模式。

一、人事檔案的意義及特點(diǎn)

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的,是組織人事部門按照黨的干部政策,在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料,是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)。檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分,是做好干部工作的基本條件之一。干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量,涉及每個(gè)干部的切身利益,它反映個(gè)人的經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)。人事檔案是國(guó)家檔案體系中的一種,與其他檔案相比,有其明顯的特點(diǎn):一人一宗的立卷方式,每一卷檔案就是一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)等各方面的綜合反映。人事檔案隨著人員的變動(dòng)而在不同的管理層間轉(zhuǎn)移。同時(shí)每個(gè)人的檔案隨著時(shí)間的推移和個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的增加而不斷增長(zhǎng),只有到一個(gè)人死亡后才終止其歸檔材料的收集、整理;檔案內(nèi)容有機(jī)密性,干部檔案中的有些內(nèi)容未成為歷史檔案解密開發(fā)之前,是需要保密的。

二、人事檔案管理體制及存在問題

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推進(jìn),管理體制在推動(dòng)人事檔案事業(yè)發(fā)展、正確培養(yǎng)考察選拔任用干部、促進(jìn)人事制度改革、保障干部職工權(quán)益等方面發(fā)揮了積極的作用。但現(xiàn)行的《干部檔案工作條例》中的有些內(nèi)容已不能適應(yīng)目前形勢(shì)發(fā)展的要求,同時(shí)企事業(yè)單位產(chǎn)權(quán)制度改革的實(shí)施,干部人事制度改革的深化、流動(dòng)人員的大幅度增加,以及一些社會(huì)不良風(fēng)氣等給人事檔案管理帶來了一定的沖擊,再加上人事檔案管理體制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及時(shí)跟上,給人事檔案工作帶來很大困難,主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1.對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠,管理理念未能及時(shí)更新。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作,不容易取得明顯成績(jī)。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和部分同志認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要,沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置,出現(xiàn)了用時(shí)想到、不用時(shí)不要、考核檢查時(shí)突擊整理的現(xiàn)象。平時(shí)對(duì)檔案工作不投入,出現(xiàn)問題后不能積極主動(dòng)地去解決。同時(shí),設(shè)施落后、制度不嚴(yán)、管理不善等原因也導(dǎo)致了人事檔案工作一直處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2.人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)功能弱化,棄檔現(xiàn)象增多。人事檔案與社會(huì)管理職能的分離將成為趨勢(shì),傳統(tǒng)的“單位人”將越來越多地轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”,人事檔案的很多功用正在逐漸消失。一些人對(duì)檔案的作用產(chǎn)生了懷疑,在轉(zhuǎn)遞檔案有困難的情況下放棄了檔案。隨意將檔案取走或帶走, 其可靠性、真實(shí)性就大打折扣, 修改、涂改、偽造人事檔案的違紀(jì)、違法事件屢有發(fā)生, 檔案內(nèi)容不實(shí),擅自造檔的現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.收集歸檔材料不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。目前,人事檔案收集的范圍仍為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料等十類。就現(xiàn)在而言,遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前對(duì)人才全方位、深度考核的要求,個(gè)人實(shí)際業(yè)績(jī)、個(gè)人信用情況等材料未能納入收集范圍,競(jìng)爭(zhēng)上崗、民主測(cè)評(píng)、推薦提名、辭職辭退等方面形成的材料以及離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集,收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題,尚不明確。

三、人事檔案管理新模式的特點(diǎn)

人事檔案管理新模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立并與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)的, 因而它應(yīng)是一種社會(huì)化、開放式管理模式且具有以下特點(diǎn)。

1.人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立, 產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式,人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)。因此, 作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作, 也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu), 這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu), 而是面向政、事、企全社會(huì), 其管理對(duì)象包括該區(qū)域范圍內(nèi)所有干部人事檔案, 其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性, 可以為整個(gè)區(qū)域內(nèi)提供人事檔案服務(wù)。

2.人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性, 決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中, 人事檔案的收集、整理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事部門負(fù)責(zé), 該部門人事檔案來源單一, 僅限于本單位人員, 內(nèi)容也較為簡(jiǎn)單; 而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu), 其來源要廣泛得多, 可以來自該區(qū)域范圍內(nèi)的各類人員, 又由于每類人員身份不同, 集中起來顯得人員復(fù)雜, 其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。如果繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案, 顯然已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求。

3.利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才, 無論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才, 選拔合格或優(yōu)秀人才, 還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)等, 都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性, 導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性; 也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍, 不僅組織上需要, 而且許多個(gè)人也需要, 那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案, 經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用, 但它們的要求不完全一樣, 呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

現(xiàn)階段, 政府部門制定了進(jìn)一步加大人才流動(dòng)和人才柔性流動(dòng)的各項(xiàng)優(yōu)惠政策, 不斷推動(dòng)人才合理流動(dòng)。但當(dāng)前人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)還具有一定的制約作用。因此, 在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下, 建立一種社會(huì)化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的,也是可行的, 盡管在現(xiàn)階段主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理, 但今后在更大范圍內(nèi)、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。我們期待著這種管理模式的拓展, 以更好地服務(wù)于社會(huì)。□ (編輯/永安)